技术文件管理制度PPT课件
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质量管理体系文件管理知识PPT课件
三、文件管理的整改要求
2、规程类文件规定不够清楚详细，可操作 性不强。另外还存在多重引用现象。
在制定操作规程和工艺、检验规程时应 具体详细，能按规定进行合规操作或判定 。如控制项目及参数、记录间隔、检测项 目及间隔、测量部位、使用工具（精度等 级）、质量参数（指标）等
将标准、公司规定和本部门的要求写入
1
文件管理知识培训
一、文件管理的要求 二、文件管理的现状 三、文件管理的整改要求
2020/3/2
2
一、文件管理的要求
1、体系文件包括 ①手册、程序； ②方针、目标指标文件 ③产品标准、检验试验方法标准，技术
条件/协议，工艺操作、质量检验试验、设 备操作/检修、安全操作、检定/校准等规 程；
2020/3/2
2020/3/2
21
谢谢！
Thank You！
2020/3/2
22
文件以电子文件的形式发放后如需文件以电子文件的形式发放后如需要受控的纸质文件应由本部门要受控的纸质文件应由本部门单位文件管单位文件管理员将文件打印成纸质文件并按理员将文件打印成纸质文件并按545545条条规定盖受控章注明分发号填写规定盖受控章注明分发号填写发文单发文单进行发放
文件管理知识培训
2020/3/2
7
一、文件管理的要求
③受控文件(指前四类文件)的分发，由各 单位文件管理人员负责发放到相应岗位。 操作岗位应有必要的指导/规范操作的文件。
④以书面形式发放文件，应由文件管理 员打印文件、填写[发文单] 、加盖“受控” 印章、注明分发号，以确保文件的可追溯 性。接收单位应在[发文单]上签名。
2020/3/2
2020/3/2
12
二、文件管理的现状
信息技术之文件管理教材PPT课件(9页)
•
7.写作时可以选取一点，从点上突破 ；也可 以综合 阐释， 从面上 把握。 而在写 作时， 不能只 是单纯 地谈自 己对快 乐的感 受，尽 可能从 具体的“ 形象” 和“意境 ”中， 把自己 对快乐 的感受 表现出 来。具 体立意 ，可以 有以下 几个角 度：
•
8.而流放伊犁，使林则徐远离了时势 环境的 客观影 响，如 何生存 ，如何 作为， 坚守什 么，追 求什么 ，更多 地依赖 于他个 人主观 的选择 ，更多 地取决 于个人 意志和 品质， 这对他 的英雄 人格和 本质恰 恰是个 严峻的 考验。 苦难和 挫折是 人生的 标杆， 往往更 能测出 一个人 生命的 高度和 深度。 人在顺 境中顺 势而为 容易， 但要在 逆境中 坚守慎 独难。
单击加号，可以展开层 次结构图，单击减号， 可以关闭层次结构图。
上一页
显示减号，表 示该文件夹里 有子文件夹， 其层次结构图
已经展开。
没有加号或减号， 表示该文件夹里没
有子文件夹。
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第 4 章 文件管理
改变右窗格中的资源排列顺序 示例
▲ 右击鼠标，选择“排列图标（I）”命令上打开它的子菜单，选择排序方 式。 ▲ 选择“详细资料”显示方式时，单击右窗格顶部的“名称”、“修改时 间”、“大小”和“类型”按钮，可以让右窗格里显示的资源按相应的方式 排序。
▲ 打开“查看”菜单，移到“排列图标（I）”命令上打开它的子菜单，单 击其中的“按名称（N）”、”按大小（Z）”、”按日期（D）“等命令， 就可以按相应的方式排序。
用资源管理器管理磁盘文件
示例
与使用“我的电脑”窗口时的情况类似。
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第 4 章 文件管理
查找文件或文件夹
计算机操作系统之文件管理PPT课件
两级目录结构
将文件分为用户文件和系统文件两大 类，分别存放在不同的目录下。
树形目录结构
采用多级目录结构，形如一棵倒立的 树，根目录在最上层，子目录逐层向 下展开。
无环图目录结构
在树形目录结构的基础上，引入指针 实现目录间的链接，形成网状结构， 但不允许出现环。
路径名与链接技术
路径名
指从根目录出发到达指定文件所经过的目录序列，分为绝对路径和相对路径两种 。
回收。
文件管理是系统资源管理的集中 体现之一，直接影响系统的效率
和性能。
文件是存储在外部介质上的数据 集合，操作系统通过文件管理实 现对数据的组织、存取和保护。
文件系统基本功能
01
实现文件的有效存储、 读取和更新，保证数据 的可靠性和完整性。
02
提供方便的文件操作和 访问手段，支持多用户 共享文件和保护文件安 全。
01
02
03
索引节点的概念
存储文件元数据的数据结 构，包括文件属性、权限 、时间戳等。
目录项的概念
存储文件名和索引节点指 针的数据结构，用于将文 件名映射到索引节点。
分离技术的优势
提高文件检索速度，减少 磁盘I/O操作次数，支持 高效的文件系统操作。
磁盘调度算法优化
1 2 3
磁盘调度算法的作用
确定磁盘读写操作的顺序，以优化磁盘访问时间 和系统性能。
03
文件系统组织结构
目录结构设计原则
层次性原则
目录结构应清晰、有层次，便 于管理和维护。
稳定性原则
目录结构应相对稳定，不应频 繁变动。
可扩展性原则
目录结构应具备一定的扩展性 ，以适应未来的需求变化。
安全性原则
目录结构应保证数据的安全性 和完整性。
文件管理PPT课件
元数据检索
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
精细化管理及技术管理六项制度文件宣贯培训课件
详见附表、附件
三.项目成本管理系统V1.0 四.对运行过程中存在问题的分析总结
中铁七局集团郑州工程有限公司
第二部分 技术管理六项制度
一.主要文件
1、中国中铁关于切实做好工程施工技术管理六项制度建设和执行工作的通知 （中铁股份生产〔2014〕83 号）； 2、关于开展“工程施工技术管理六项制度建设和执行”及“工程项目综合管 理信息系统应用”工作落实情况检查活动的通知（网络电报2014-130 ）； 二、附件、附表
精细化管理及施工技术管理 六项制度文件宣贯培训
中铁七局集团郑州工程有限限公司
目
第一部分
第二部分
录
精细化管理
施工技术管理六项制度
中铁七局集团郑州工程有限公司
第一部分 精细化管理文件宣贯
一.主要文件
1.关于印发《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）》的 通知（中铁股份成本〔2014〕107 号）； 2.关于印发《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理检查办法》的通知 （中铁股份成本﹝2014﹞152号）； 3.中国中铁建设项目作业指导书； 4.关于印发《中铁七局集团有限公司工程项目精细化管理手册》的通知（中 铁七工经〔2014〕248号）； 5.关于印发《中铁七局集团郑州工程有限公司项目精细化管理实施细则》的 通知（中铁七郑工经〔2014〕169号）； 二.精细化管理技术部门职责分解
中铁七局集团郑州工程有限公司
ISO文件控制和管理培训课件
借阅人员应维持文件／档案之整洁，不得污损、划记，非经允许不得拆卸、 复印，使用完应尽速归还。档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后入档
6.外來文件管理：
若外來文件需要資料中心列管，申請者填寫“文件发行变更申请表 (FQ3-001-03)” 移交至資料中心；
外來文件編號延用原文件編號。 外來文件若有版次則使用原版次，若無版次，則按照《文件撰寫與編碼管理辦法》編
訂。
➢ 18
F 1 ORCECON IS NO. 五.文件管理常見問題： 1.發行前之撰寫及簽核： 文件未經過會簽就申請發行； 文件簽核級別不正確； 文件的格式、架構及流程圖不正確。 表單的編碼放置位置不正確，通常會放在右上角； 使用之表單已更新，但是未經過發行； 修訂內容及修訂章節不明確，通常都會寫“第XX葉修訂內容”，不具體。
原檔文件封面及內頁蓋作廢章，以示區別。
4.文件保存：
失效文件正本一律加盖”文件作废”章后与有效文件分开存放；一般性正本文件至少 保存三年。
➢ 17
F 1 ORCECON IS NO.
5.文件借閱：
文件若需携出ISO资料中心查阅，应以借阅之名义，填写“文件申请、借阅 单”，经主管签核，至ISO资料中心办理借阅申请(借出以3天内归还为原则)
文件类别 一阶文件
制定 管理代表
审查 副总级主管
会签 相关部门主管
核准 总经理
二阶文件 三阶文件
主办单位课 长
主办单位工 程师组长
部级主管 主办单位课长
相关部门主管 相关部门主管
管理代表 部级经理
二阶文件会签相关单位后, 呈请管理代表审核； 一阶文件,会签相关单位后, 呈请总经理审核 。
4）文件發行：
1.範圍：各體系二、三階文件；
6.外來文件管理：
若外來文件需要資料中心列管，申請者填寫“文件发行变更申请表 (FQ3-001-03)” 移交至資料中心；
外來文件編號延用原文件編號。 外來文件若有版次則使用原版次，若無版次，則按照《文件撰寫與編碼管理辦法》編
訂。
➢ 18
F 1 ORCECON IS NO. 五.文件管理常見問題： 1.發行前之撰寫及簽核： 文件未經過會簽就申請發行； 文件簽核級別不正確； 文件的格式、架構及流程圖不正確。 表單的編碼放置位置不正確，通常會放在右上角； 使用之表單已更新，但是未經過發行； 修訂內容及修訂章節不明確，通常都會寫“第XX葉修訂內容”，不具體。
原檔文件封面及內頁蓋作廢章，以示區別。
4.文件保存：
失效文件正本一律加盖”文件作废”章后与有效文件分开存放；一般性正本文件至少 保存三年。
➢ 17
F 1 ORCECON IS NO.
5.文件借閱：
文件若需携出ISO资料中心查阅，应以借阅之名义，填写“文件申请、借阅 单”，经主管签核，至ISO资料中心办理借阅申请(借出以3天内归还为原则)
文件类别 一阶文件
制定 管理代表
审查 副总级主管
会签 相关部门主管
核准 总经理
二阶文件 三阶文件
主办单位课 长
主办单位工 程师组长
部级主管 主办单位课长
相关部门主管 相关部门主管
管理代表 部级经理
二阶文件会签相关单位后, 呈请管理代表审核； 一阶文件,会签相关单位后, 呈请总经理审核 。
4）文件發行：
1.範圍：各體系二、三階文件；
制药工程GMP(文件管理)PPT
制药工程gmp(文件管理)
• GMP文件管理概述 • 文件分类与编码 • 文件生命周期管理 • 文件安全与保密 • GMP文件管理常见问题与解决方案 • GMP文件管理最佳实践
01
GMP文件管理概述
GMP文件定义与重要性
GMP文件定义
GMP文件是指制药企业按照GMP（药品生产质量管理规范）要 求编写的，用于指导和管理药品生产全过程的一系列文件。
文件的修订
根据实际生产情况和技术变化， 对文件进行修订和完善。
文件的编制
根据药品生产工艺和流程，编 制相应的GMP文件。
文件的批准
经企业负责人批准后，文件方 可生效并投入使用。
文件的归档与保管
建立完善的文件归档和保管制 度，确保文件的长期保存和可 追溯性。
02
文件分类与编码
文件分类原则
完整性
确保文件分类涵盖制药工程GMP的各个方面，不 遗漏任何重要信息。
• 总结词：文件使用与维护是制药工程GMP文件管理的重要环节，涉及到文件 的执行、更改、修订和补充等操作。
• 详细描述：在使用过程中，各部门应严格按照文件要求执行，确保生产、质量 控制等环节的规范操作。同时，应根据实际生产情况及时对文件进行维护，包 括文件的更改、修订和补充等操作。在维护过程中，应保持文件的原始记录和 修改记录，以便追踪和审查。
• 总结词：文件的销毁与归档是制药工程GMP文件管理的必要环节，需要建立 完善的制度和操作规范。
• 详细描述：制药企业应制定详细的文件销毁与归档制度，明确文件的销毁方式 、存储介质、存储期限等要求。同时，应加强文件的备份和安全管理，防止数 据泄露或损坏。对于归档的文件，应定期进行整理和更新，保持文件的完整性 和准确性。通过完善的文件销毁与归档管理，可以提高制药工程GMP文件管 理的效率和可靠性。
• GMP文件管理概述 • 文件分类与编码 • 文件生命周期管理 • 文件安全与保密 • GMP文件管理常见问题与解决方案 • GMP文件管理最佳实践
01
GMP文件管理概述
GMP文件定义与重要性
GMP文件定义
GMP文件是指制药企业按照GMP（药品生产质量管理规范）要 求编写的，用于指导和管理药品生产全过程的一系列文件。
文件的修订
根据实际生产情况和技术变化， 对文件进行修订和完善。
文件的编制
根据药品生产工艺和流程，编 制相应的GMP文件。
文件的批准
经企业负责人批准后，文件方 可生效并投入使用。
文件的归档与保管
建立完善的文件归档和保管制 度，确保文件的长期保存和可 追溯性。
02
文件分类与编码
文件分类原则
完整性
确保文件分类涵盖制药工程GMP的各个方面，不 遗漏任何重要信息。
• 总结词：文件使用与维护是制药工程GMP文件管理的重要环节，涉及到文件 的执行、更改、修订和补充等操作。
• 详细描述：在使用过程中，各部门应严格按照文件要求执行，确保生产、质量 控制等环节的规范操作。同时，应根据实际生产情况及时对文件进行维护，包 括文件的更改、修订和补充等操作。在维护过程中，应保持文件的原始记录和 修改记录，以便追踪和审查。
• 总结词：文件的销毁与归档是制药工程GMP文件管理的必要环节，需要建立 完善的制度和操作规范。
• 详细描述：制药企业应制定详细的文件销毁与归档制度，明确文件的销毁方式 、存储介质、存储期限等要求。同时，应加强文件的备份和安全管理，防止数 据泄露或损坏。对于归档的文件，应定期进行整理和更新，保持文件的完整性 和准确性。通过完善的文件销毁与归档管理，可以提高制药工程GMP文件管 理的效率和可靠性。
文件管理培训课程PPT课件
标识位置明确
标识应位于文件的显眼位置， 方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反 映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致， 避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映 文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符 ，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件 及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用 及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整 性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要 性进行分类管理，提高管理效 率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用 效率，促进知识共享和业务协 同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术 的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。
标识应位于文件的显眼位置， 方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反 映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致， 避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映 文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符 ，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件 及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用 及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整 性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要 性进行分类管理，提高管理效 率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用 效率，促进知识共享和业务协 同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术 的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。
信息技术：文件的管理 课件(苏科版四年级上)
删除文件
选中无用的文件右击选“删除”命令然后确 认
删除文件的操作只能针对于你自己无用文件进行
课堂小结
• 新建文件夹 • 复制与粘贴文件 • 删除文件
了解“我的电脑”现有的文 件情况，分清它们的归属关系。
……
新建文件夹
建一个属于你自己的文件夹 并给它起一个恰当的名子。
空白处右击—新建——文件夹——换名
复制与粘贴
选中文件右击选“复制”然后到目的地右击“粘 贴”
上机练习
• 按文件类型分
文本文件放一个文件夹
图片文件放一个文件夹
Байду номын сангаас
上机练习
• 按文件内容分
文件受控管理方法及流程ppt课件
不分层次——牵一发而动全身 分层次 ——头痛医头，脚痛医脚
3
文件管理层次及要求
文件层次管理模式
管理手册 程序文件
三层次管理文件 三层次管理文件
（职能部门）
（项目部）
技术文件
记录
一层次
二层次
三层次 （文件） 三层次 （记录）
4
受控的含义及方法
为什么文件要受控？（含义） 状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改/作 废时，不知道该收多少份回来； 状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现 场存在新旧两个版本的文件； 状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导 致无人问津； 状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印 时又搞错版本。
号）作废； 加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。
8
文件发放、回收、销毁流 程
发放流程：
编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的 复印件交相应的文控管理员；
文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖 “受控”印章，并填写发放号；
编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地 点，并要求文件接收人签署发放记录；
11
文件发放、回收、销毁流 程
一些注意事项：
某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管 理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定 义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期 手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允 许有效期超过3个月。
受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补 发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水 号方式赋予新的发放号。
文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。
10
文件发放、回收、销毁流 程
销毁流程：
文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎 的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留 签字版原件），同时保持销毁记录。
3
文件管理层次及要求
文件层次管理模式
管理手册 程序文件
三层次管理文件 三层次管理文件
（职能部门）
（项目部）
技术文件
记录
一层次
二层次
三层次 （文件） 三层次 （记录）
4
受控的含义及方法
为什么文件要受控？（含义） 状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改/作 废时，不知道该收多少份回来； 状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现 场存在新旧两个版本的文件； 状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导 致无人问津； 状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印 时又搞错版本。
号）作废； 加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。
8
文件发放、回收、销毁流 程
发放流程：
编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的 复印件交相应的文控管理员；
文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖 “受控”印章，并填写发放号；
编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地 点，并要求文件接收人签署发放记录；
11
文件发放、回收、销毁流 程
一些注意事项：
某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管 理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定 义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期 手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允 许有效期超过3个月。
受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补 发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水 号方式赋予新的发放号。
文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。
10
文件发放、回收、销毁流 程
销毁流程：
文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎 的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留 签字版原件），同时保持销毁记录。
文件控制培训PPT
4) 记录表格(record) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
图纸 技术文件管理制度
图纸技术文件管理制度一、总则图纸技术文件是企业生产经营活动中的重要组成部分，是企业生产的基础和依据。
为了规范和加强图纸技术文件的管理工作，提高图纸技术文件的利用效率和方便性，确保图纸技术文件的安全和完整性，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于本企业的所有图纸技术文件管理工作。
三、管理要求1、图纸技术文件的保管（1）对于图纸技术文件，应当按照文件的性质和重要程度进行分类保管，并建立相应的档案室。
（2）对于有保密要求的图纸技术文件，应当建立专门的保密档案室，设置专门的保密责任人负责保密工作。
2、图纸技术文件的归档（1）对于新的图纸技术文件，应当建立完整的归档流程，确保文件的准确、完整和及时归档。
（2）对于旧的图纸技术文件，应当定期进行清理和整理，及时淘汰不再需要的文件，以便节约存储空间和提高管理效率。
3、图纸技术文件的查阅和借阅（1）对于需要查阅和借阅的图纸技术文件，应当按照规定的程序和权限进行，并严格控制借阅范围和时间。
（2）对于查阅和借阅过程中的丢失或损坏，应当严格追究责任，并采取相应的补救措施。
4、图纸技术文件的备份（1）对于重要的图纸技术文件，应当定期进行备份，确保文件的安全性和完整性。
（2）对于备份文件的保存位置和方式，应当根据具体情况进行合理安排。
5、图纸技术文件的审查和更新（1）对于新的图纸技术文件，应当进行专门的审查和审核，确保文件内容的准确性和可靠性。
（2）对于旧的图纸技术文件，应当定期进行更新和修订，以保持文件的时效性和适用性。
6、图纸技术文件的安全保护（1）对于图纸技术文件的安全保护，应当建立完善的安全管理制度和安全措施，确保文件的安全和保密。
（2）对于泄密或丢失的情况，应当及时报告并采取相应的应急措施。
7、图纸技术文件的流转（1）对于图纸技术文件的流转，应当建立完整的流转流程和记录，严格控制文件的流转范围和目的。
（2）对于流转过程中的延误或损坏，应当追究责任并修订相关制度。
文件管理培训课程PPT课件
受控编号与版本号。
10
受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
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受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
6
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。
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受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
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受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
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文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。
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电子版文件传输发放路径
13
FTP工具的使用
• 第一步：双击打开软件 • 第二步：单击“会话”→“快速连接” • 第三步：在弹出的窗口中完整填写以下3项
地址或URL： 192.168.20.190 用户名称： jishu 密码：XHY20180119 输入完成后，单击“连接”
14
FTP工具的使用
• 2、下料尺寸：理论板料尺寸。 • 闭模高度：理论闭模高度。 • 重 可根据图纸类型增减）
• 明细栏位置在标题栏的上方，按由上而下的顺序填写。当 有两张或两张以上同张图样代号的装配图时，应将明细栏 放在第一装图纸上。
• 1、明细栏一般由序号、名称、材质、规格、数量单位、 备注组成。
组件）需用两张或两张以上的图纸绘制时，需填写同一图样代号中图 纸的该张所在的张次及总张数。 视角：所绘制对角看图视角。
23
3.3参数栏（此项适用于模具工程图）
• 1、参数栏：由下料规格、素材类型、表面积方向性要求、 是否为外观件、使用冲床、闭模高度、模具估重、装箱尺 寸（H*W*L）等组成（视情况增减项）
26
3.7字体
字体及书写方法 • 1、字体工整、笔划清楚、间隔均匀、排列整齐。 • 2、在所绘图纸中所有涉及数量的数字，均用阿拉伯数字
表示，其计量单位应采用国家正式公布的符号或中文名称。 • 3、同一张产品图纸和文件中，所有字体应采用宋体，并
3
制管项目产品图纸的编号
4
制管项目产品图纸的编号
5
制管项目模具和包装图纸的编号
6
冲压项目产品图纸的编号
7
冲压项目产品图纸的编号
8
冲压项目模具和包装图纸的编号
9
工装、检具、其他类图纸
10
技术文件的存档
• 5.5.1存档 • a、批量存档：各类需归档的资料移交技术资料室时，移交人需向技术资料室索取《技
本地 我的电脑
共享文件夹
第四步：在左侧我的电脑中找到需要上传的文件 在右侧选择需放入哪个共享文件夹
第五步：右键单击需传输文件→传输 OK，完成了
15
电子文件的命名规范
16
《制图标准化管理规定》
17
制图的基本要求
• 3.1图框 • 3.2标题栏 • 3.3参数栏位置在标题栏右上角或标题栏的上方（可根据图纸幅面方向调参数区的位置） • 3.4明细栏位置在标题栏的上方 • 3. 5技术要求或说明 • 3.6图纸比例 • 3.7字体 • 3.8线性 • 3.9尺寸标注 • 3.10公差
25
3. 5技术要求或说明 3.6图纸比例
• 3.5.1、技术要求填写清晰明了。 • 3.5.2、填写说明：按由上而下的顺序填写， 序号1、2、3…。
CAD图纸比例采用1：1、2：1、3：1、4：1、5：1、6：1 六种，同一张图样不允许出现三种比例。无论采用那一种比 例绘图，尺寸数值均按原值出图。
《技术文件管理规定》
1
范围
适用于全公司技术文件的管理，包括各类相关 • 国家标准、行业标准、企业产品技术标准 • 产品图纸、轧辊及辅件图纸、模具图纸、包装图纸 • 工装图纸、量具检具图纸 • 作业指导书
2
技术文件的签署职责
• 5.2.1编制(设计) • a、对所设计产品的结构、性能、参数的正确；公差和材料；产品设计的工艺性、加工要求及合理性负责。 • 图样及技术文件的编制符合国家及行业有关标准规定，内容正确、清晰。 • c、标题栏、明细表及其他项填写正确。 • 5.2.2审核 • a、对所设计图样进行审核核对，对设计中的错误提出修正建议，保证设计图纸的质量。 • b、审查设计文件是否贯彻了国家的现行标准和有关法律、法规规定。 • c、审核人员对文件的实际可操作性，是否满足使用要求，是否满足顾客要求等负责，并对其完整、正确、统一负责。 • 5.2.3标准化 • 未经审核的制图文件均为无效版本，不得归档和使用 • 审查文件和图纸其比例、字体大小、格式等是否符合《制图标准化管理规定》。 • 审查设计/制图人员是否遵照执行各类标准。 • 5.2.4批准 • a、对产品设计文件的总体适用性、产品的可靠性、安全性负责。 • b、审查设计文件是贯彻了国家的现行标准和有关法律、法规规定。
• 2、序号：对应图纸标注的序号，数字1、2、3……表示。 • 名称：填写图样中相应组成部分的名称 • 材质：图样中相应组成部分的材料 • 规格：填写图样中相应组成部分尺寸或型号
数量单位：图样中相应组成部分在装配中所需要的数量 ， 单位：套、件、kg等。
• 备注：填写该项的附加说明或其他相关的内容。
术资料移交明细表》电子版格式，并完整录入技术资料移交明细，带电子版《技术资 料移交明细表》和需移交的技术文件到资料室办理移交手续，资料员经当面清点后， 双方签字确认，资料室存一份，移交部门存一份。 • b、零散存档：技术文件经编制审批后，由设计编制人员与资料员办理纸质和电子文档 存档手续，填写《技术文件存档登记表》。 • c、受控状态产品图纸入库时，设计编制人员应提供批量生产许可证，否则不予存档 • d、凡需归档的技术文件资料在移交时，凡不符合《技术文件管理规定》标准要求或技 术文件资料不全的，资料员有权拒绝接收。 • 5.5.2技术文件的更改 • 技术文件更改时，必须标记更改处，更改日期，更改人等相关信息。
18
3.1图框
• 同一种产品采用同一种图框格式!!! • 图框线用粗实线绘制 • 分为A3和A4两种规格。
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3.2标题栏
（图1制管产品图纸标题栏）
20
3.2标题栏
（图2冲压产品图纸标题栏）
21
3.2标题栏
（图3冲压模具标题栏）
（图4 制管模具、一般模具、工装、检具类标题栏）
22
3.2标题栏
a、更改区：更改区中的内容，由上而下顺序填写。 标记：数字1、2、3…依次填写
处数：填写同一标记所表示的更改数量。 更改内容：实际更改内容 签字和日期：填写更改人的姓名和更改日期。 b、签字区 c、其他区： 材质：填写绘制图纸实际加工厚度-材料。 比例：绘制图纸采用的比例。 单位：mm 重量：图纸对应产品的重量，单位kg，可不写出计量单位。 页次：第几页用数值表示/总页数用数值表示 例如1/1；当一个零件（或
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电子版文件传输发放路径
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FTP工具的使用
• 第一步：双击打开软件 • 第二步：单击“会话”→“快速连接” • 第三步：在弹出的窗口中完整填写以下3项
地址或URL： 192.168.20.190 用户名称： jishu 密码：XHY20180119 输入完成后，单击“连接”
14
FTP工具的使用
• 2、下料尺寸：理论板料尺寸。 • 闭模高度：理论闭模高度。 • 重 可根据图纸类型增减）
• 明细栏位置在标题栏的上方，按由上而下的顺序填写。当 有两张或两张以上同张图样代号的装配图时，应将明细栏 放在第一装图纸上。
• 1、明细栏一般由序号、名称、材质、规格、数量单位、 备注组成。
组件）需用两张或两张以上的图纸绘制时，需填写同一图样代号中图 纸的该张所在的张次及总张数。 视角：所绘制对角看图视角。
23
3.3参数栏（此项适用于模具工程图）
• 1、参数栏：由下料规格、素材类型、表面积方向性要求、 是否为外观件、使用冲床、闭模高度、模具估重、装箱尺 寸（H*W*L）等组成（视情况增减项）
26
3.7字体
字体及书写方法 • 1、字体工整、笔划清楚、间隔均匀、排列整齐。 • 2、在所绘图纸中所有涉及数量的数字，均用阿拉伯数字
表示，其计量单位应采用国家正式公布的符号或中文名称。 • 3、同一张产品图纸和文件中，所有字体应采用宋体，并
3
制管项目产品图纸的编号
4
制管项目产品图纸的编号
5
制管项目模具和包装图纸的编号
6
冲压项目产品图纸的编号
7
冲压项目产品图纸的编号
8
冲压项目模具和包装图纸的编号
9
工装、检具、其他类图纸
10
技术文件的存档
• 5.5.1存档 • a、批量存档：各类需归档的资料移交技术资料室时，移交人需向技术资料室索取《技
本地 我的电脑
共享文件夹
第四步：在左侧我的电脑中找到需要上传的文件 在右侧选择需放入哪个共享文件夹
第五步：右键单击需传输文件→传输 OK，完成了
15
电子文件的命名规范
16
《制图标准化管理规定》
17
制图的基本要求
• 3.1图框 • 3.2标题栏 • 3.3参数栏位置在标题栏右上角或标题栏的上方（可根据图纸幅面方向调参数区的位置） • 3.4明细栏位置在标题栏的上方 • 3. 5技术要求或说明 • 3.6图纸比例 • 3.7字体 • 3.8线性 • 3.9尺寸标注 • 3.10公差
25
3. 5技术要求或说明 3.6图纸比例
• 3.5.1、技术要求填写清晰明了。 • 3.5.2、填写说明：按由上而下的顺序填写， 序号1、2、3…。
CAD图纸比例采用1：1、2：1、3：1、4：1、5：1、6：1 六种，同一张图样不允许出现三种比例。无论采用那一种比 例绘图，尺寸数值均按原值出图。
《技术文件管理规定》
1
范围
适用于全公司技术文件的管理，包括各类相关 • 国家标准、行业标准、企业产品技术标准 • 产品图纸、轧辊及辅件图纸、模具图纸、包装图纸 • 工装图纸、量具检具图纸 • 作业指导书
2
技术文件的签署职责
• 5.2.1编制(设计) • a、对所设计产品的结构、性能、参数的正确；公差和材料；产品设计的工艺性、加工要求及合理性负责。 • 图样及技术文件的编制符合国家及行业有关标准规定，内容正确、清晰。 • c、标题栏、明细表及其他项填写正确。 • 5.2.2审核 • a、对所设计图样进行审核核对，对设计中的错误提出修正建议，保证设计图纸的质量。 • b、审查设计文件是否贯彻了国家的现行标准和有关法律、法规规定。 • c、审核人员对文件的实际可操作性，是否满足使用要求，是否满足顾客要求等负责，并对其完整、正确、统一负责。 • 5.2.3标准化 • 未经审核的制图文件均为无效版本，不得归档和使用 • 审查文件和图纸其比例、字体大小、格式等是否符合《制图标准化管理规定》。 • 审查设计/制图人员是否遵照执行各类标准。 • 5.2.4批准 • a、对产品设计文件的总体适用性、产品的可靠性、安全性负责。 • b、审查设计文件是贯彻了国家的现行标准和有关法律、法规规定。
• 2、序号：对应图纸标注的序号，数字1、2、3……表示。 • 名称：填写图样中相应组成部分的名称 • 材质：图样中相应组成部分的材料 • 规格：填写图样中相应组成部分尺寸或型号
数量单位：图样中相应组成部分在装配中所需要的数量 ， 单位：套、件、kg等。
• 备注：填写该项的附加说明或其他相关的内容。
术资料移交明细表》电子版格式，并完整录入技术资料移交明细，带电子版《技术资 料移交明细表》和需移交的技术文件到资料室办理移交手续，资料员经当面清点后， 双方签字确认，资料室存一份，移交部门存一份。 • b、零散存档：技术文件经编制审批后，由设计编制人员与资料员办理纸质和电子文档 存档手续，填写《技术文件存档登记表》。 • c、受控状态产品图纸入库时，设计编制人员应提供批量生产许可证，否则不予存档 • d、凡需归档的技术文件资料在移交时，凡不符合《技术文件管理规定》标准要求或技 术文件资料不全的，资料员有权拒绝接收。 • 5.5.2技术文件的更改 • 技术文件更改时，必须标记更改处，更改日期，更改人等相关信息。
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3.1图框
• 同一种产品采用同一种图框格式!!! • 图框线用粗实线绘制 • 分为A3和A4两种规格。
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3.2标题栏
（图1制管产品图纸标题栏）
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3.2标题栏
（图2冲压产品图纸标题栏）
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3.2标题栏
（图3冲压模具标题栏）
（图4 制管模具、一般模具、工装、检具类标题栏）
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3.2标题栏
a、更改区：更改区中的内容，由上而下顺序填写。 标记：数字1、2、3…依次填写
处数：填写同一标记所表示的更改数量。 更改内容：实际更改内容 签字和日期：填写更改人的姓名和更改日期。 b、签字区 c、其他区： 材质：填写绘制图纸实际加工厚度-材料。 比例：绘制图纸采用的比例。 单位：mm 重量：图纸对应产品的重量，单位kg，可不写出计量单位。 页次：第几页用数值表示/总页数用数值表示 例如1/1；当一个零件（或