秘书实务5
新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档
池内幸司
国土交通省河川计划课课长
第五章
微型案例
会议组织与服务
××大学授予徐××、钱××教授“终身成就奖”大会程序 （2013年10月20日） 一、请主席台就坐的领导人和颁奖对象入席。 二、介绍出席会议的领导人及主要来宾。 三、主持人宣布：××大学授予徐××、钱××教授“终身成就 奖”大会开始。 四、校党委书记××作主题讲话。 五、校长××宣读枟××大学授予徐××、钱××教授“终身成 就奖”的决定。 六、校党委书记和校长向徐××、钱××教授颁发“终身成就奖” 证书和奖金。 七、学生代表向徐××、钱××教授献花。 八、徐××教授讲话。 九、钱××教授讲话。 十、市教委领导讲话。 十一、主持人宣布：××大学授予徐××、钱××教授“终身成 就奖”大会结束。
会议议程安排表 日期：2019年12月08日（星期二） 会场：东京三田共用会所3F会议室
日方代表团团长致词 中方代表团团长致词 双方团长介绍团员 议事进行确认 （中方）气候变化对中国水资源影 响 答疑和讨论 （日方）适应气候变化的水危害和 风险评估 答疑和讨论 午餐 合影
交流议题1：应对气候变化的措施 11:00 11:30 11:45 12:15 12:30 13:45 王建华 中国水利水电科学研究院
第五章
小提醒
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。 （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足 时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在 做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事 先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在 预算时要适当留有余地。
新编秘书实务(第5版)习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作
第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。
优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。
A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。
A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。
A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。
A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。
A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。
A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。
A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是（八）。
A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。
A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。
A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙（B）是决策督查的目的之一。
A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。
A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。
秘书实务第5章差旅安排
03 行程中服务保障措施
协助办理登机手续及行李托运
提前了解航班信息
秘书应提前获取领导的航班信息， 包括航班号、起飞时间、登机口
等，以便做好行程安排。
协助办理登机手续
在机场，秘书应协助领导办理登 机手续，如打印登机牌、托运行
李等，确保流程顺畅。
确认行李安全
在行李托运前，秘书应仔细检查 行李是否符合航空公司的规定， 并协助领导将行李妥善安置，确
协助处理突发事件
在发生突发事件时，秘书应立即启动安全预案，协助领导妥善处理相 关事宜，如联系医疗机构、报警等，确保事态得到及时有效控制。
04 返程后总结与报销流程
整理出差成果，撰写总结报告
汇总出差期间的工作成果和收 获，包括会议记录、商务洽谈 结果、市场调研数据等。
分析出差期间遇到的问题和困 难，提出改进措施和建议。
节约性原则
02 在保证工作质量和效率的前提
下，尽量降低出差成本。
安全性原则
03 确保出差人员的人身和财产安
全，选择信誉良好的酒店和交 通工具。
灵活性原则
04 根据实际情况灵活调整行程安
排，以应对可能出现的突发情 况。
提前预订原则
05 提前预订机票、酒店等，以确
保行程的顺利进行并享受优惠 价格。
尊重当地文化习俗原则
评估风险与制定应对策略
安全风险评估
根据出差地的安全状况，评估可 能存在的安全风险，如恐怖袭击、
社会治安问题等，并制定相应的 防范措施。
健康风险评估
了解出差地的卫生状况和疾病流行 情况，评估可能对健康造成的影响， 并准备必要的药品和防护措施。
工作风险评估
分析出差过程中可能遇到的工作难 题和挑战，提前制定应对策略和解 决方案。
秘书实务5
• 3、本周日程表 • 一周之内的主要活动，如开会、外出拜访 客户、听取汇报等记在这个表内，这是上 司一周之内具体安排的基本依据。
• 4、当天日程表 • 依据周日程表制定出来。
上司活动安排的原则
1、必要性 2、统筹性 3、简化性 4、合理性
上司日程管理的基本要求：
1.统筹兼顾: 所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织 的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。 2.安排规范: 就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类 组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实 效，克服形式主义。 3.效率原则: 日程表的安排要体现效率原则。
4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及 时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况， 这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过 程。 5. 组织的各类重大活动的安排。 6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一 般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假， 替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。
时间管理与上司日程安排
1、秘书自己时间管理 2、上司时间管理 3、上司日程安排
时间管理的好坏直 接决定着秘书的工作 效率和工作前景，秘 书应学习先进的时间 管理理论，从而为自 己的个人发展奠定好 良好的基础。
讨论 1
你如何分配自己的时间？ 一天的时间？ 一周的时间？ 一年的时间？ 一生的时间？
讨论 2 时间都去哪儿了……
上司日程安排
一、常规活动安排
1、年活动安排 2、月活动安排 3、周活动安排 4、日活动安排
二、专项活动安排
需要拟写策划方案，如出访方案、接待方案等
四、制作日程表的方法
• 1、年度日程表 • 不必要太细，只要把年度一些固定的重大 活动，如董事会、全国经销商大会等重要 活动记录在这个表内就可以。
2019年秘书证五级试题及答案(卷四)
2019年秘书证五级试题及答案（卷四）一、单项选择题1.秘书实务的性质是( )A.辅助性B.综合性C.专业性D.事务性2.例行会议的组织属于( )A.急办之事B.必办之事C.缓办之事D.可办之事3.秘书为领导者拟定工作日程表( )A.必须向领导者报告B.不必向领导者报告C.可以向领导者报告D.定稿后向领导者报告4.秘书撰拟法定公文首先要熟悉( )A.行文规则B.业务知识C.语体特征D.公文法规5.危急事件具有( )A.突发性B.必然性C.全面性D.周期性6.“此件很好，拟予批转，请史书记阅示”的拟办意见适用于( )A.阅知件B.阅示件C.拟办件D.建议件7.秘书筛选文件的目的是( )A.辅助领导者科学决策B.减轻领导者阅文负担C.便于对文件有效管理D.使公文撰制更加规范8.高层次信息必须具备的三个要素是( )A.有情况、有分析、有建议B.有情况、有动态、有归纳C.有情况、有加工、有观点D.有典型、有事例、有经验9.按原始信息资料向所提供的主题层层逼近是信息加工的( )A.归纳法B.浓缩法C.纵深法D.扩充法10.要对某一事物进行深入细致的调查应选择( )A.全面调查B.典型调查C.统计调查D.文献调查11.“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是( )A.调查过程B.研究过程C.行文过程D.成果转化过程12.某公司拟召开十周年成立大会，会场布置应体现出的气氛是( )A.庄重B.简朴C.热烈D.严肃13.会议成功召开的前提与基础是( )A.安全保密B.勤俭节约C.周到服务D.充分准备14.规范的议案内容包括( )A.案由、案据和方案B.建议、论证和方案C.情况、分析和方案D.案由、分析和结论15.落实信访工作责任制必须遵循的原则是( )A.联系群众，发扬民主B.分别处理，综合反映C.分级负责，归口办理D.及时请示，就地解决16.秘书部门收到匿名信应( )A.积极受理B.不予受理C.公开调查D.追究写信人17.国务院颁布《信访条例》的时间是( )A.1992年10月28日B.1993年8月28日C.1994年9月28日D.1995年10月28日18.会见合影时的礼宾次序，主人居中( )A.主客双方随意站列B.主客双方前后排列C.主客双方间隔排列D.主客双方左右分列19.客人的某项要求与拟订的接待计划有冲突时，秘书部门应( )A.原计划不变B.作出适当调整C.重新制订计划D.劝其放弃要求20.商务谈判中开盘价的提出者是( )A.卖主B.买主C.卖主或买主D.中间人21.对谈判双方具有约束力的法律性文书是( )A.意向书B.投标书C.会谈纪要D.协议书22.秘书随从工作的显著特征是( )A.日常性B.定期性C.流动性D.稳定性23.年终总结前夕，秘书跟随领导视察所属单位属于( )A.调查研究型随从工作B.检查考核型随从工作C.处理问题型随从工作D.商务谈判型随从工作24.传真的英文缩写是( )A.FaxB.TelexC.EMSD.Tel25.电话按照通话的范围可分为( )A.普通电话、保密电话B.公用电话、磁卡电话C.短途电话、长途电话D.固定电话、移动电话26.一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害的密级是( )A.绝密B.机密C.极密D.秘密27.防治计算机病毒的基本方法是( )A.发现—解剖—杀灭B.监测—控制—修改C.发现—跟踪—破坏D.监测—检验—删除28.对可能发生的危急情况进行分析属于( )A.事件监控B.事件演习C.事件预测D.事件调查29.领导者日常活动是一项( )A.会务活动B.交际活动C.商务活动D.事务活动30.考虑来宾座次安排的主要因素是( )A.水平高低、年龄大小B.学历高低、工资多少C.地位高低、职务大小D.水平高低、能力大小二、多项选择题31.文稿审核制度包括( )A.自审B.他审C.初审D.复审E.终审32.秘书部门信息工作的特点包括( )A.服务性B.综合性C.针对性D.适时性E.专业性33.会议签到的方式有( )A.簿式签到B.卡式签到C.口头签到D.电话签到E.电子签到机签到34.秘书人员打公务电话的原则是( )A.清楚B.简短C.礼貌D.温柔E.保密35.接待来访的程序包括( )A.接待B.登记C.接谈D.处理E.回访【参考答案】一、单项选择题1.C2.B3.A4.D5.A6.D7.B8.A9.C 10.B11.B 12.C 13.D 14.A 15.C16.A 17.D 18.C 19.B 20.C21.D 22.C 23.B 24.A 25.A26.D 27.A 28.C 29.D 30.C二、多项选择题31.CDE 32.ABCD 33.ABE 34.ABCE 35.ABCDE一、选择题1.人员网络反馈方式是( A )。
秘书实务 第五章 接待工作实务 PPT课件
要预先联系好迎接客人的交通工具和宾馆； 要作必要的沟通
➢ 乘车途中可介绍本地情况、宾馆位置、活动安排、注意 事项等；
29
接待的“六要”、“四不”
不要久留（到达下榻处，作必要的介绍后即可离 开）；
不要对客人提出要求（客人是上司邀请的）； 不要漠不关心（客人因气候、疲劳或偶染小恙应
1.表示对交际对象的重视 2.了解对方的确切身份
• 现场收藏 • 注意三禁
一禁“揉”、二禁“压”、三禁“忘”
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办公室外的迎接
去办公楼或公司大门口，来访者工作单 位或下榻的宾馆去迎接
• 到达迎接地点的时间：
– 提前5~10分钟，不能迟到
• 陪同的路线：
– 考虑方便和近捷，考虑公司形象
• 走路的位置：
➢ 上司授权，根据此来访者事由是否符合公司利益、上 司是否欢迎来决定；
➢ 如不能确定，应对来访者的要求作有回旋余地的答 复；
安排会晤
➢ 根据来访者与上司关系密切程度、来访事由缓急程度 以及上司是否在公司内而作出相应安排
把来访者引见给上司，并作介绍，为来访者送 上饮料。
会晤结束按照上司吩咐送别客人。
• 集体介绍的顺序
– 先介绍人数较少的一方； – 被介绍双方皆不止一人，依照礼规，先介绍位卑的
一方，后介绍位尊的一方。 – 介绍的一方人数不止一人，可采取笼统的方法进行
介绍，如：“这是我的家人”，“他们都是我的同 事”，但最好一一介绍；
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未预约来访者的接待
搞清来访者的身份和来访事由 ； 应请示上司是否接受来访
7
8
正式场合女士着装忌讳
• 正式场合——以旗袍、长裙等礼服为宜，质地好款式简单。 • 工作场合——职业套装，以套裙、套装为宜，颜色和款式
秘书实务第5章差旅安排
第五章 差 旅 安 排
第一节国内商务旅行的准备
一、需要了解的情况 ❖旅行的原因 ❖时间、地点 ❖人员安排
2
第五章 差 旅 安 排
第一节国内商务旅行的准备
二、应该做的准备工作
❖选择、预订交通工具
预订车票 预订飞机票
❖预订旅馆
预订途径 预订方法
❖预支差旅费 ❖准备资料和行装
❖制定旅行计划和日程表
3
旅行计划表
11
第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
三、其他准备
❖掌握时差换算 ❖兑换外币 ❖准备适当的礼物 ❖了解所到国的背景资料 ❖准备资料和各种证件 ❖准备行装
❖制定用品行装一览表
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第五章 差 旅 安 排
第二节 出国旅行的准备
可以携带上飞机的物品 一个大包、随身手提包、伞、手杖、读 物、儿童食品、摇篮、轮椅、假肢
二、下榻宾馆的礼节 不要在房间里大声喧哗 有些电视频道是收费的，而且费用不低，特 别是放成人节目的频道 内衣裤洗完后只能晾在卫生间内，不能挂在 阳台或房间里，不能穿睡衣走出房间
20
第五章 差 旅 安 排
第三节出国旅行的注意事项
二、下榻宾馆的礼节 正确使用设备 国家许多宾馆不提供盥洗用具 宾馆的卫生间里的地面多数没有下水道 冰箱里的小食品饮料费用很高，最好看清价 格再动用 出门最好带好钥匙且不要弄丢
晚上，李新在洗澡的时候，没有把浴帘拉上，结果流了一 地水，把房间里的地毯泡湿了一块。第二天，宾馆服务员在 收拾房间时发现了这个问题，报告了经理。经理根据地毯损 害程度，决定让他们赔偿100欧元，否则不可以结账离开。 李新觉得很冤枉，谁知道四星级宾馆连下水道都没有!他们 无奈地交了罚款。回国后，简总经理批评秘书不该订这么一 家宾馆，以致出了这些问题。
秘书基础与实务5
2
管理，按其语词义解释，就是管辖、处
管 理的意思。
理 的 含
管理学界对于“管理”一词的含义，有 各种不同的解释。
义
我们认为，管理就是管理者有效地利用
人力、物力和财力去实现组织目标的过程。
秘书基础与实务
3
管理作为一种行为过程，有一 系列的管理职能。所谓管理职能， 就是管理人员在完成管理任务的过 程中所具有的职责与功能。
第五章 协助管理
管理活动
是领导活动的
一部分。辅助
协 助 管 理
领导者做好计 划、组织、指 挥、控制等管 理过程中的秘 书工作，是秘
书部门特别是
企业秘书部门
的重要职能之
一。
秘书基础与实务
协助管理概述 管理过程中的秘书工作 督促检查工作
1
协
管理的含义
助
管 理
协助管理的特点
概
述
协助管理的原则
秘书基础与实务
意或授权，主动做好有关辅助工作。
秘书基础与实务
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要学会撰拟指令
在传达上级指令的 过程中，主要有三个方 面的辅助工作：
要正确下达指令
要选择传达方式
秘书基础与实务
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学
要学会撰拟指令。从公文的分类
会 上看，指令属于指挥类公文。如命令
撰 （令）、决议、决定、意见等文种。
拟 撰拟这类公文，要十分注意内容的准
秘书基础与实务
5
是指人们为落实计划而进行的组
组 织 职
织、设计以及建立和发挥组织功能的 过程。组织职能是实现管理目标的重
能 要手段，也是完成计划的资源保证。
它回答“任务由谁做”的问题。
秘书基础与实务
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2019年秘书证五级试题及答案（卷四）
2019年秘书证五级试题及答案（卷四）2019年秘书证五级试题及答案（卷四）一、单项选择题1.秘书实务的性质是( )A.辅助性B.综合性C.专业性D.事务性2.例行会议的组织属于( )A.急办之事B.必办之事C.缓办之事D.可办之事3.秘书为领导者拟定工作日程表( )A.必须向领导者报告B.不必向领导者报告C.可以向领导者报告D.定稿后向领导者报告4.秘书撰拟法定公文首先要熟悉( )A.行文规则B.业务知识C.语体特征D.公文法规5.危急事件具有( )A.突发性B.必然性C.全面性D.周期性6.“此件很好，拟予批转，请史书记阅示”的拟办意见适用于( )B.阅示件C.拟办件D.建议件7.秘书筛选文件的目的是( )A.辅助领导者科学决策B.减轻领导者阅文负担C.便于对文件有效管理D.使公文撰制更加规范8.高层次信息必须具备的三个要素是( )A.有情况、有分析、有建议B.有情况、有动态、有归纳C.有情况、有加工、有观点D.有典型、有事例、有经验9.按原始信息资料向所提供的主题层层逼近是信息加工的( )A.归纳法B.浓缩法C.纵深法D.扩充法10.要对某一事物进行深入细致的调查应选择( )A.全面调查B.典型调查C.统计调查D.文献调查11.“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是( )A.调查过程B.研究过程C.行文过程D.成果转化过程12.某公司拟召开十周年成立大会，会场布置应体现出的气氛是( )B.简朴C.热烈D.严肃13.会议成功召开的前提与基础是( )A.安全保密B.勤俭节约C.周到服务D.充分准备14.规范的议案内容包括( )A.案由、案据和方案B.建议、论证和方案C.情况、分析和方案D.案由、分析和结论15.落实信访工作责任制必须遵循的原则是( )A.联系群众，发扬民主B.分别处理，综合反映C.分级负责，归口办理D.及时请示，就地解决16.秘书部门收到匿名信应( )A.积极受理B.不予受理C.公开调查D.追究写信人17.国务院颁布《信访条例》的时间是( )A.1992年10月28日B.1993年8月28日C.1994年9月28日D.1995年10月28日18.会见合影时的礼宾次序，主人居中( )A.主客双方随意站列B.主客双方前后排列C.主客双方间隔排列D.主客双方左右分列19.客人的某项要求与拟订的接待计划有冲突时，秘书部门应( )A.原计划不变B.作出适当调整C.重新制订计划D.劝其放弃要求20.商务谈判中开盘价的提出者是( )A.卖主B.买主C.卖主或买主D.中间人21.对谈判双方具有约束力的法律性文书是( )A.意向书B.投标书C.会谈纪要D.协议书22.秘书随从工作的显著特征是( )A.日常性B.定期性C.流动性D.稳定性23.年终总结前夕，秘书跟随领导视察所属单位属于( )A.调查研究型随从工作B.检查考核型随从工作C.处理问题型随从工作D.商务谈判型随从工作24.传真的英文缩写是( )A.FaxB.TelexC.EMSD.Tel25.电话按照通话的范围可分为( )A.普通电话、保密电话B.公用电话、磁卡电话C.短途电话、长途电话D.固定电话、移动电话26.一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害的密级是( )A.绝密B.机密C.极密D.秘密27.防治计算机病毒的基本方法是( )A.发现—解剖—杀灭B.监测—控制—修改C.发现—跟踪—破坏D.监测—检验—删除28.对可能发生的危急情况进行分析属于( )A.事件监控B.事件演习C.事件预测D.事件调查29.领导者日常活动是一项( )A.会务活动B.交际活动C.商务活动D.事务活动30.考虑来宾座次安排的主要因素是( )A.水平高低、年龄大小B.学历高低、工资多少C.地位高低、职务大小D.水平高低、能力大小二、多项选择题31.文稿审核制度包括( )A.自审B.他审C.初审D.复审E.终审32.秘书部门信息工作的特点包括( )A.服务性B.综合性C.针对性D.适时性E.专业性33.会议签到的方式有( )A.簿式签到B.卡式签到C.口头签到D.电话签到E.电子签到机签到34.秘书人员打公务电话的原则是( )A.清楚B.简短C.礼貌D.温柔E.保密35.接待来访的程序包括( )A.接待B.登记C.接谈D.处理E.回访【参考答案】一、单项选择题1.C2.B3.A4.D5.A6.D7.B8.A9.C 10.B11.B 12.C 13.D 14.A 15.C16.A 17.D 18.C 19.B 20.C21.D 22.C 23.B 24.A 25.A26.D 27.A 28.C 29.D 30.C二、多项选择题31.CDE 32.ABCD 33.ABE 34.ABCE 35.ABCDE一、选择题1.人员网络反馈方式是( A )。
秘书理论与实务5套试题
《秘书理论与实务》模拟试题（一）一、名词解释（每小题3 分，共30 分）1．秘书学秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
2．平行文平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。
3．秘书工作机构秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
4．协调协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。
5．督查督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。
6．保密保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。
7．印信工作印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。
8．文书工作文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
9．信访工作信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。
10．沟通现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。
从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一二、简答题（每小题5 分，共25 分）1．秘书应当具有哪些能力？秘书处理人际关系的一般准则有哪些？能力:（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则：（1）尊重（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允2．秘书写作有什么特点？其原则和要求是什么？特点：（1）代单位立言，非个人意愿（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式原则：（1）符合方针、政策、法令、法规（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神秘书写作的要求：（1）信息量大，措施具体，指示性强（2）内容高度概括，语言表达实用，精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味3．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？会前准备（1）会议计划和成本预算（2）文件准备（3）会场准备（4）会议议程、程序的拟定（5）会议通知的发送会间工作（1）会场的组织与服务（2）会议信息的收集与编发（3）会议文件的起草会后工作（1）会场清理（2）人员离会（3）会议决算（4）会议文书立卷（5）会议传达（6）会议催办4．信访处理的程序和方法是怎样的？（1）受理、登记（2）立案、呈批（3）承办、交办、转办（4）调查、处理（5）催办、回告（6）审查、结案（7）复信、督查（8）总结、综合研究（9）立卷5．秘书协调有哪些主要内容？其主要步骤和方法是怎样的？内容：（1）政策协调（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调步骤：（1）摸清情况（2）找出症结（3）提拟方案（4）反复磋商（5）督促落实（6）检查反馈方法：（1）信息沟通法（2）宣传教育法（3）中介法（4）求同存异法（5）冷处理法（6）避虚就实法（7）先易后难法（8）步步为营法（9）场景变换法（10）交谈法三、多项选择题（每小题2 分，共20分，选多或少选均不得分）1、秘书的职业特征是（ 1．Abcde ）A．服务的直接性B．服务的稳定性C．知识化D．年轻化E．女性化2、秘书工作的特点是（ 2．Acde ）A ．辅助性B ．直接性C ．综合性D ．机密性E ．服务性3、秘书工作机构的设置原则是（3．Acd ）A ．精简原则B ．横向层次尽量少C ．横向幅度可适当加大D ．纵向层次尽量少4、秘书人员的自我管理包括（ 4．acde ）A ．工作管理B ．人员管理C ．行为管理D ．时间管理E ．办公环境管理5、秘密按照范围可以分为（5．cde ）A ．军事秘密B ．商业秘密C ．国家秘密D ．组织秘密E ．个人秘密6、秘书写作的内容（ 6．abcde ）A ．公文B ．法规类C ．经济类D ．事务类E ．礼仪类7、公文立卷的意义是（ 7．Abcde ）A ．保持文件之间的历史联系B ．维护文件的完整与安全C ．便于查找D ．便于保管E ．为档案工作打下基础7、案卷标题的拟写要注意（ 8．bcd ）A ．字体的美观B ．政治上的正确性C ．文字表达要概括准确D ．案卷标题的结构要完整9、信访的办理原则是（ 9．ab ）A ．分级负责B ．归口办理C ．以事实为依据D ．实事求是10、协调的主要作用是（ 10．Abcd ）A ．缓解矛盾B ．消除误会C ．积极平衡D ．融洽关系E ．信息沟通四、论述题（共 10 分）（1）保密工作关系到国家的安全与利益；（2）保密工作关系到社会的稳定；（3）保密工作关系到经济和科技的发展；（4）保密工作关系到领导工作的成效。
第5章秘书实务中沟通技巧
沟通的类型 （一）人际沟通 秘书在商务活动中要处理的人际沟通，主要有与上司的沟通、与同事的沟通、与客户的沟通。 1、与上司的沟通 是上司的助手，对内要处理本应由上司自己处理的大小事务性工作，以节省上司的时间和精力，使其将全部 精力投入重大决策和经营管理上；对外则是替上司沟通与联系，成为上司的耳目，使上司在紧张繁忙的商场 竞争中把握全局而稳操胜券。与上司相处好也是秘书本人工作是否愉快、职位是否稳固的关键。
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要为上司的进一步决策做好前期辅助工作。因此，秘书要有这样的思想准备，做好上司的助手。 人格上平等关系。商务秘书一定要把握这样的一个原则：对上司的忠诚，当上司的优秀助手都是 有底线的，这个底线就是法律与道德的底线，即违法的事情不能做；违背道德、损害人格的事情不 能做。
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（2）秘书与上司相处的原则 服从而不盲从。上司的决策需要贯彻下去，秘书应该全力以赴，不打折扣地为上司做好辅助工作，不能 在其他人面前说上司的不是以显示自己的清高。但是服从不是盲从，当上司的决策和指挥有失误之处，秘 书要通过正确的沟通方法与上司进行沟通。 辅助而不越位。不能打着上司的旗号为自己谋私利，损害公司的利益。要珍惜上司对自己的信任，谦虚 谨慎、低调做人。 关系但要把握分寸。你对上司的关心与尊重体现在哪卓有成效地完成上司交给你的所有工作，体现你的 落落大方、有礼有节的谈吐和规范的礼仪上，而不是做一些阿谀奉承、有损人格甚至遭人唾弃的事情。
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执行上司的意见和决策。 协助上司渡过难关。上司在工作、学习或处理事务中也会有感到棘手的时候，此时，秘书决不能袖手 旁观，应积极协助上司克服各种困难，尽可能解除上司的后顾之忧，与上司共同渡过难关。 正确对待上司的错误。人无完人，秘书应正确对待上司的失误；积极参谋提醒，帮助上司少犯错误； 自觉承担秘书的责任，做好补救工作，减少错误带来的损失和负面影响。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容
秘书实务的具体工作内容包括以下几方面：
1. 接待工作：负责接待来访人员，了解他们的需求，并将他们引导到相应的人员处；接听和转接电话，并提供必要的信息。
2. 文件管理：负责文件的收集、整理、归档和保管，确保文件的安全和易于查找。
3. 行政协助：协助上级主管安排会议和行程，准备会议文件和材料，记录会议纪要，并根据需要安排和组织培训活动。
4. 信息管理：负责整理和管理各种信息，包括邮件、报告、备忘录等，并及时传达重要信息给相关人员。
5. 会务管理：负责组织和管理各种会议、活动和座谈会，包括场地的预定、会议材料的准备、参会人员的邀请和接待等。
6. 出差安排：负责安排上级主管的出差行程，包括机票、酒店预订、交通安排等，并提供必要的出差支持。
7. 文件起草和处理：负责起草和处理各种文件，如信函、备忘录、报告等，并确保文件的准确和及时地发送和处理。
8. 其他工作：根据具体的工作需要，还可能负责其他行政和办公室工作，如采购办公用品、处理办公设备的维修等。
以上仅为秘书实务的一般工作内容，具体工作内容可能会因不同的公司和行业有所差异。
秘书实务知识点总结
秘书实务知识点总结一、秘书的职责和作用1.1 秘书的基本职责秘书是一种行政职务，在组织中负责管理、协调、沟通等工作。
一个好的秘书应该具备良好的组织能力、协调能力、应变能力和沟通能力。
秘书也是一个组织的窗口和纽带，可以帮助领导者处理日常事务，维护组织内部的秩序和协调各部门之间的关系。
1.2 秘书的作用秘书在组织中扮演了至关重要的角色，其作用主要包括：（1）提供行政支持：秘书协助领导者处理文件、安排日程、筹备会议等行政工作；（2）协调沟通：秘书应该与各部门、各层级的员工进行良好的沟通与协调，促进信息的流通和工作的协同；（3）保密工作：秘书在日常工作中可能接触到一些敏感信息，所以需具备严格的保密意识和能力；（4）组织管理：秘书需要组织和管理各类会议，确保会议顺利进行并记录会议纪要；（5）处理危机事件：在紧急事件发生时，秘书需要迅速采取行动，处理各种突发事件，保持组织的正常运转。
二、秘书的职业素养2.1 专业知识作为一名秘书，要求具备良好的专业知识，包括组织管理、信息管理、行政协调等方面的知识。
此外，还需要掌握一定的法律知识、财务知识以及相关技术知识，以便更好地应对各种工作场景。
2.2 沟通能力秘书职责繁重，需要与各层级的员工进行沟通，处理日常事务。
因此，良好的沟通能力对于一名秘书来说至关重要。
秘书应该具备清晰的口头表达能力、写作能力和人际交往能力。
2.3 协调能力秘书需要协调各部门之间的工作，需要解决不同部门的矛盾和冲突，需要协调不同员工的利益。
协调能力是一名优秀秘书必备的素养。
2.4 保密意识秘书通常会接触到一些敏感信息，因此需要具备严格的保密意识，不得泄露机密信息，确保信息的安全。
2.5 职业道德一名合格的秘书应该具备良好的职业操守和职业道德，公正、廉洁、谨慎地履行自己的职责。
三、秘书实务知识点3.1 文件管理（1）文件的分类和整理：秘书在日常工作中需要处理大量的文件，需对文件进行分类、整理，确保文件的完整性和易于检索。
《秘书实务》课件
模棱两可。 忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。 忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息，或利用不
及时，延误了时机。 忌空间性失误 无视不同地域因素对信息运用的制约，不从
地区实际情况出发，盲目照搬。 忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化，凭个人兴
第5章 信息工作
[本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择适宜的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反响
一、情景案例
第一节 信息的收集与整理
新飞电器公司产品销售 量一季度很不景气。秘书小 杨深入到各个市场，了解市 场情况和产品需求，与消费 者直接交谈，发放问卷，收 集消费者对产品的价格、性 能、效劳等方面的评价，通 过网络查询更为全面的相关 信息。经理根据小杨收集的 信息对产品作了充分定位第 二季度该公司销售量就直线 上升。
〔3〕主题分 类法。
〔4〕数字分
(1)溯源法。 (2) 数理统计法。 (3)核对法。 (4)逻辑法。 (5)调查法。
一第、二情节景信案例息的传递与存储
二、根本知识 〔一〕信息的传递 1．信息传递的要素
(1)信源 (2)信道
2．信息传递的形式
〔1〕信件 〔2〕备忘录 〔3〕通知 〔4〕传阅单 〔5〕内部刊物 〔6〕新闻稿 〔7〕新闻发布会 〔8〕声明
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔一〕会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 3.会议名称、时间、地点
〔参见教材第100-101页例如〕
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔二〕拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后
秘书实务5
常见的参观的项目
（1）组织的展览室； （2）生产设备和工艺流程； （3）厂区环境； （4）员工的教育与培训
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
确定主题 安排开放参观的内容 选择开放参观的时机 确定邀请对象 选择参观路线 策划宣传工作 做好解说准备
秘书的职责
①准备与寄发请柬 ②为来宾准备休息服务处 ③准备介绍材料 ④准备特殊的参观用品，如卫生服、 安全帽等 ⑤准备茶水饮料 ⑥准备赠送的礼品和纪念品
参观服务的要求： 参观服务的要求：
①来宾到达后热情引导接待 ②放映视听资料时认真解说 ③参观过程中为来宾做向导 ④做好招待来宾的餐饮服务 ⑤耐心解答来宾提出的各种问题 ⑥做好欢送工作
1.确定主题 1.确定主题
（1）扩大组织的知名度，提高美誉度 （2）促进组织的业务拓展 （3）和谐组织与社区的关系 （4）增强员工或家属的自豪感
2．安排开放参观的内容
（1）情况介绍：事先准备好简明生动、印 刷精良的宣传小册子。 （2）现场观摩：让参观者参观现场。 （3）实物展览：参观组织的成果展览室； 可以陈列资料、模型、样品等实物。此 外，参观活动内容的确定还要考虑到参 观者的需要和兴趣。
3．选择开放参观的时机
周年纪念日 重大的节假日 开业庆典 社区节日 ……
5．选择参观路线
（1）能引起参观者的兴趣 （2）能保证参观者的安全 （3）对组织正常工作干扰小
7．做好解说准备
（1）挑选并培训导游或解说人员 （2）制作并寄发请柬 （3）设立接待服务处 （4）准备特殊的参观用品 （5）准备礼品或纪念品。
秘书实务第5章
【思考题】
1.什么是会议？会议有哪些功能？ 2.会议的类型有哪些？ 3.会前应做好哪些准备工作？ 4.会议组织工作的要求是什么？ 5.怎样写会议记录和会议简报？ 6.你认为秘书部门能为端正会风做哪些工作？ 7.某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请 了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近 百人参加。秘书小华负责接站和报到工作，但因为 她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接 着处，没能准时报到，因而损害了供公司的良好形 象。请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。
三、按会议时间来分
（一）定期性会议 是指处理经常性工作的例行会议。如机关的办公例 会、各种学会年会等。 （二）不定期会议 是指根据需要而随时召开的会议。如防汛紧急会、 抗灾紧急会等。
第三节
一、会前准备阶段
会议的组织工作
会前的准备工作，是保证会议开好的前提。为了使 会议达到预想效果，会前必须做好充分的准备。会 前的准备工作一般包括以下几项： （一）思想准备 秘书人员要深刻理解会议的指导思想。对会议的目 的、任务、议题以及开好这次会议的作用、意义， 要有十分明确的认识。只有思想上高度重视，工作 起来才会积极主动。
（二）预案准备
1、会议名称：会议名称要妥当，名实相符。 2、会议召开的时间及会期：会议时间的长短，取决于会议 的内容和会议经费。以紧凑为宜，切忌勉强拉长。 3、会议规模、出席单位、外请单位及人员、人数：会议要 由哪级人员参加，由哪一级单位派人出席，哪些单位派人列 席，事先都要全面考虑好。 4、会议的组织领导：包括会议主持人、会务工作负责人， 即会议的领导班子和工作班子。 5、会场及地点：会场大小尽可能为与会人数相当。会场地 点也尽量选在代表住地附近。 6、代表食宿地点：住房分配方案，要及早编定，一般以代 表团来划分。就餐地点不宜距与会人员的住地太远。 7、会议议程、议程和程序的安排：日程，是根据会议的计 划和进程，逐日做出安排；议程，是指对已确定的议题列出 先后顺序，然后依次进行；程序，是对会议各项活动，按先 后顺序做出安排。这三者是会议进展的蓝图，一旦确定，即 照此执行。因此，一定要做得细致周密。
秘书实务具体工作内容
秘书实务具体工作内容秘书实务具体工作内容秘书是公司、政府机关、大学等其它组织内部非常重要的职业。
在工作中，秘书需要协助上司和其它相关人员完成各种任务，是公司组织中必不可少的一个环节。
下面我们就来了解一下秘书实务的具体工作内容。
1. 接待来访者：秘书需要接待来访的客户、供应商、投资者等各种人员，对其进行登记、安排会议等工作，同时协调公司其它部门按照上司的要求迅速处理来访者提出的问题。
2. 处理文件和邮件：秘书需要协助上司处理公司内部和外部的邮件和文件，包括信函、传真、电子邮件、和其它的一些文书工作等。
秘书需要了解公司通讯的方方面面，熟练掌握邮件和文件的处理方式，对邮件和文件明确分类，并及时进行交付。
同时需要根据上司的要求及时回复邮件和文件，避免出现延误等问题。
3. 接听来电：秘书需要经常接听公司内部和外部的来电，将信息准确记录下来，并传达给上司或其它工作人员。
此外，秘书还需要筛选重要的来电信息，把不必要的电话和汇报留言或者面洽其他的同事解决。
4. 协调会议：秘书需要协调好公司内部和外部的各种会议、研讨会、展览会等活动。
秘书需要准备会议文件、参会人员名单、会议议程等材料，并协调好会议的各种事宜，包括会场的安排、设备的准备、餐食的安排、会务人员的配备等等。
5. 组织出差：秘书需要协调好公司内外出行的行程，并处理各种相关手续。
包括票务订购和改签、住宿预定、交通安排、时间安排等。
这里的细节很多，而且出行的规划与实际情况也会有着很大的变化。
因此，秘书需要灵活应对，有时候还需熟悉外语。
6. 负责文件档案：秘书需要负责文件的归档和存储，对公司内部各种文件进行分类、编目和储存，以便方便以后查阅。
此外，秘书还需要定期检查档案，并且归档工作需要严格遵守保密原则，确保文件安全。
7. 统筹安排上司日程：秘书需要对上司的工作时间进行科学规划和安排。
其工作主要是使用日历软件管理全部上司的行程，确定各种活动日程，包括出差、会议、见客户、签约、接待等等。