党政机关公文格式要素解读

党政机关公文格式18要素解读党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对规范机关公文处理工作发挥了重要作用。但由于党政机关公文适用规则的不同，造成体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，影响了机关公文处理的整体水平。

《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号，以下简称《条例》)对党的机关和国家行政机关公文处理作出统一规范，建立起统一的党政机关公文标准。为配合《条例》的实施，国家质检总局、国家标准化委员会对GB／T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准进行了修订，发布了GB／T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》标准)。《格式》标准首次将适用范围扩大到党政机关；首次将公文用纸统一为A4型国际标准用纸，并对公文排版、公文格式各要素编排、公文式样等作了较多修改。

公文格式是公文的表现形式。公文格式的范畴包括：一是公文的组成要素及其标注位置；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式由公文内容决定，又服务于公文内容需要。我们如果有漂亮的外表，又有丰富的内涵，就堪称完美；同样，公文如果有规范的格式，又有充实的内容，就是一篇完美的公文。我们要像维护自己的形象一样规范公文的格式。

《条例》第九条规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。18个要素按其所在位置，又可分为版头部分、主体部分、版记部分和页码。这18个要素，就像我们的18个器官，如果哪一个不规范，就不能称之为完美。

与《国家行政机关公文格式》国家标准相比，《格式》标准新增了两个要素：“发文机关署名”“页码”；删除了1个要素：“主题词”；修改了6个要素：将“公文份数序号”改为“份号”，“秘密等级和保密期限”改为“密级和保密期限”，“发文机关标识”改为“发文机关标志”，“公文标题”改为“标题”，“公文正文”改为“正文”，保留“附件”并增加“附件说明”。

下面，从《条例》规定、《格式》标准、要点说明、常见问题等4个方面，对党政机关公文格式18要素进行一一解读。

一、份号

《条例》规定：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

《格式》标准：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

要点说明：标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。并不是所有公文都需要编制份号，涉密公文应当标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。普发的省委文件均标注份号，并且发往同一单位的公文编号相对固定，便于管理。在实际操作中，有的是用印号机手工在成文上加盖份号，有的印刷

设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，对此不作统一要求，也不强求必须为6位数字，3—6位均可，编虚位补齐(如果是3位，从“001”编起，不能编为“1”，或“01”)；份号的字体和颜色也未作统一，公文印发机关可自行掌握（多用黑色3号黑体字）。版心即页面中主要内容的所在区域，也就是公文的文字区，“顶格编排”是指份号第一个数字紧贴版心左边缘（距左页边28mm）。

常见问题：1.涉密文件不标注份号；2.份号的数字不按规定标注，随意性大；3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行，而是编排在右上角，或编排在版心之外。

二、密级和保密期限

《条例》规定：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

《格式》标准：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

要点说明：涉密公文依据保密法的规定，按涉密程度明确标注“绝密”“机密”“秘密”（引号与引号之间、书名号与书名号之间不加顿号，如《中国共产党章程》《中国共产党纪律处分条例》《中国共产党党内监督条例（试行）》《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》）和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文，则按照《国家秘密保密期限的规定》（绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年）认定，或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”

“机密”“秘密”两字之间空一字。

常见问题：1.确定密级和保密期限时存在过紧或过松两种倾向；

2.密级标注不规范，有的保密期限中的数字使用汉字；有的标注在右上角；有的不标保密期限，但“绝密”“机密”“秘密”两字之间未空字。

三、紧急程度

《条例》规定：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

《格式》标准：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

要点说明：紧急程度标注位置分三种情形：1.既没有份号，又没有密级和保密期限，则编排在左上角第一行；2.只有份号，但没有密级和保密期限，则编排在左上角第二行；3.既有份号，又有密级和保密期限，则编排在左上角第三行。非紧急公文不标注紧急程度。如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间空一字，即应标注为“特急”。

常见问题：1.不急的公文标注了紧急程度；2.标注位置随意，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；3.未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办；4.紧急公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度“特提”“平急”，或将“加急”件标注为“紧急”“急件”等。

四、发文机关标志

《条例》规定：由发文机关全称或者规范化简称加“文件二字组