Word排版步骤与技巧

Word排版技巧

一、设置封面

1、插入表格

为什么是表格呢？因为表格是一个标准格式化的布局方式，与直接手动码字快速方便很多。

2、插入文档部件

在建立的表格中插入文档部件——文档属性，标题、作者、单位、发布日期。

（当然可以手动输入，不过以上方式可以自动为文档加入一些额外信息，对知识产权保护有一定作用，同时便于文档管理）

格子不够则右击某个单元格，插入——在下方插入行。

3、设置格式

根据要求，设置格式，拖动表格放好位置，

并选择整个表格，将对齐方式设置为全居中。

接着，选择整个表格，设计——表框——无框线。

这样，一个比较正式的封面就做好了。

同理，内封也是如此制作。

二、框架与多级列表

在「视图」中，将「导航窗格」（在Word 2007中为「文档结构图」）选上，方便不同的章节跳转导航。

写文章是需要一个框架的，特别是在大量文字的报告论文中。

于是，我们首先来定这个框架，每一部分的标题，换行输入，然后在开始——样式处，选择「标题1」

同时，我们在导航窗格中清楚的看到了文字结构。当然这还不够，接着，我们将光标放在某个章节标题处，选择开始——段落——多级列表。

当然，一般选择默认的即可，不过根据论文格式要求，需要自定义。「定义新的多级列表」，将数字附近添加额外内容即可。

同理，我们在节标题（标题2）等，也如此设置。于是得到一个结构明了的文档框架了。

值得注意的，在导航窗格中，我们选中某个标题，敲击回车，便可得到一个同级的新标题，这对布局相当管用，特别是对于编了章节号的标题，它也会自动生成相同格式的章节号，并且，在这里拖动章节标题的位置，会相当智能。

三、编辑样式

一般来说，默认样式可以满足日常需求，但是论文要求不同，于是这些样式需要逐个修改。

这些没有固定格式，所以自行修改，注意在样式基准处，务必选择（无样式），同时这样式设置请在上一小节前进行。

同样的，像文中图表表格格式也可以通过这个预设。

1、编辑标题样式

选择“格式”菜单中的“样式”命令，打开“样式”对话框。单击“新建”按钮，打开“新建样式”对话框。如图9所示。

图9

首先在“名称”框中键入文章标题样式名称“书籍标题1”，接着在“基准样式”下拉列表框中选择“正文”样式，在“后续段落样式”下拉列表框中选择“正文(首行缩进2字)”样式。

单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“字体”命令，打开“字体”对话框。如图10所示。

图10

单击“字体”选项卡，将文章标题字体设置为“黑体”、“常规”、“小二号”，单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。

单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。如图11所示。

图11

单击“缩进和间距”选项卡，在“间距”选项区中将“段前间距”和“段后间距”设为“2行”，“大纲级别”设为“1级”，“对齐方式”为“居中对齐”。

单击“换行和分页”选项卡，切换到“换行和分页”设置页面。如图12所示。

图12

将“孤行控制”选中，这样可以防止Word在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。由于我们需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中，这时可以将“段前分页”选项选中。这样当我们应用文章标题样式后，Word 2000就会自动在文章标题前加上一个分页符。

设置完成后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。为了便于在今后的编辑操作中可以迅速应用“书籍标题1”样式，我们为“书籍标题1”样式指定一个快捷键，这样只要按下设定的快捷键就可以快速应用“书籍标题1”样式。

设置“书籍标题1”样式快捷键的方法是：单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框。如图15所示。

图15

此时光标在“请按新快捷键”框中闪烁，按下为“书籍标题1”样式设定的快捷键Alt+1，接着单击“指定”按钮，将Alt+1快捷键指定到“书籍标题1”样式。单击“关闭”按钮返回“新建样式”对话框。

所有的设置结束后，单击“确定”按钮返回“样式”对话框，单击“关闭”按钮将“样式”对话框关闭。这时就完成了对“书籍标题1”样式的设置工作。

在书籍中文章标题一般是以“第1章文章标题”、“第2章文章标题”……的形式有规律地使用。这时我们可以在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行自动编号，即在文档中应用文章标题样式后，自动在标题文字前添加“第一章”、“第二章”……等编号内容。这样既可以提高书籍编辑效率，又可以防止编号出现遗漏和差错，而且当调整标题结构后，标题

编号可以自动变化。

“书籍标题2 和标题3”样式的设置方法与“书籍标题1”样式的设置方法基本相同，只是在具体的格式和参数设置方面有所不同。所有标题样式的后续段落样式一般都使用正文样式。

在 Word 中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况，标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。具体方法是：把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，如图1-3所示，最后单击“确定”按钮即可。

提示：如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。

2、编辑正文样式

有时中英文混排在中文与英文字符之间Word会自动留出空白，如果想去掉这个空白，打开段落对话框点击“中文版式”标签。在字符间距选项中消去“自动调整中文与西文的距离”的勾选（图37圈1）。同样，中文与数字的间距也可以在字符间距选项中得到调整。

排版英文文档或者中文文档中出现较长的英文单词时，常会遇到行尾单词过长影响了页面的整齐。这时可以使用“页面布局”选项卡→页面设置组→断字命令（图39）。自动断字会在适当的位置将该单词分成两部分，并在行尾使用短横线进行连接。