IT企业的合同管理制度
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合同管理制度
1.1 总则
1.为了加强对公司合同的规范化管理,防范经营风险,本制度涉及合同的拟定、审定、签订、
履行等部分,特制定本办法。
2.根据公司的业务范围,将全部经济合同分为“销售业务合同”及“一般经济合同”两大类。
销售业务合同分为:软件、硬件、系统集成及服务合同等,“一般经济合同”分为采购合同
及办公、行政管理购入物资或获得各种服务签订的合同。
1.2 合同的拟订
1.各业务部门在经营活动中,不论是购入物资或获得服务;还是对外供应物资或提供服务(除
现款现货的小额零售业务外,小额业务定义为:人民币20000元以下的业务),各种经营业
务原则上必须采用书面的形式签订经济合同或协议。对外供应物资或提供服务,签订销售业
务合同;购入物资的签订采购合同;办公、行政管理等购入物资或获得各种服务的签订一般
经济合同。
2.经济合同应符合<<合同法>>的有关规定。
3.公司对外签订的各种销售业务合同,应尽量满足公司合同文本格式的要求,对超过公司格式
合同内容的客户需求,应事先经过有关方面的审定。
4.签订经济合同,一般应具有以下要素:
●产品(或项目)名称、品种、型号、规格、等级、技术标准;数量和计量标准;包装标
准;
●合同履行方式、期限、地点;验收方式;
●价款或酬金;结算方式;
●产品的违约责任,争议解决方法;
●合同当事人的单位名称、地址、联系电话、邮编、业务代表、账户、税务等信息;
●合同的有效期限;
●双方约定的其他事项。
5.销售业务合同中收款进度确定的原则:合同的收款进度应与合同的工程进度匹配,原则上参
照以下方式执行:
●签订合同一周内,应收到不低于合同总价20%的预付款(软件合同应不低于30%),公司
在收到预付款后开始进场,实施合同;
●合同资产已转移、工程已实施,收款不得低于合同总额的50%;
●合同验收后一月内,公司收完除质保金外的全部余款。原则上质保金不得超过合同总额
的5%;
●招投标的纯硬件采购合同,除应满足以上阶段付款要求外,在资产已全部转移对方后十
天内应收到全部硬件采购成本。
●合同中应注明,因甲方原因不能按期进场者,不能影响货款的支付。
●特殊情况需获得财务副总经理的批准。
1.3 合同的审定
1.合同签订前的送审。按照合同的性质、内容、合同标的实行分工审核制,有关人员在收到送审
合同后,如有需修改的内容,应在三天内与业务人员沟通。
●所有销售业务合同在签署前,业务人员应将合同交分管副总经理审核;办公室交部门负
责人审核。
●公司确定的新开发软件产品,应交技术总监审核;
●所有经济合同经相关的负责人审核后,再交财务副总经理审定、盖章;
●公司签订50万元以上的经济合同、对外投资等重大经济活动的有关合同或协议,除按照
公司章程履行相应程序外,由财务副总负责组织CMO、CEO、法律顾问审阅。
2.各级人员在审查合同时,应注意下列事项:
●当事人是否具有签订和履行合同的权利能力和行为能力;
●合同当事人的经营范围、经营方式、注册资金,签订的经济合同是否超越其经营范围和
经营方式,委托代理手续是否完备;
●合同内容是否符合法律、政策的要求,双方意思表示是否真实一致,权利义务是否平等;
●格式是否规范,主要条款是否完备,内容是否具体,文字是否准确清晰。
●销售业务合同的付款进度是否符合本办法规定。
●销售业务合同毛利的审定:原则上公司所签销售业务合同应有毛利,对毛利为零或亏损
的合同,由各事业部总经理初审后报财务副总经理审定,并明确亏损的“消化”渠道。
凡亏损超过5万元的报CEO及财务副总经理共同审定。
1.4 合同的签订
1.合同签订的条件:所有的经济合同需按本办法第三条的规定,完成了审核程序。
2.经济合同签章:正式签订的经济合同,必须加盖经济合同章。
●经济合同专用章时公司签订经济合同时专门使用的印章,本公司签订的经济合同必须加
盖经济合同章方能生效,不得以公章代替。
●公司应设专人保管并建立合同专用章登记薄以备查询。
●严禁在空白合同上加盖合同专用章或公司其他有效印鉴,凡在空白合同上盖章的,将严
肃追究盖章者责任。
3.合同文本的管理:凡经双方加盖经济合同章的买进、卖出的各种经济合同文本,实行统一管理
与分类专项管理相结合的方式进行管理。
●公司财务部为公司经济合同的统一管理部门。经盖章生效的经济合同原件交财务部一份,
作为收款、结算的依据。财务部应设置专人负责经济合同的档案管理,履行下列职责:
✓妥善保管合同文本及附件、双方往来函电、授权委托书、介绍信、有关图表以及双方协商记录等原始资料;建立合同签订履行情况台帐。
✓每月按销售业务合同签订的份数、涉及金额、履行份数及履约金额向各事业部及财务副总经理报送“结算表”,并将合同纠纷数、违约原因及责任、解决情况、变更解除合
同等信息,上报财务副总经理、CMO、CEO。
✓销售业务合同实施完成后,市场部将双方签字的《工程任务书》交财务部,财务部将合同原件(含各种附件)、验收报告、《工程任务书》等相关资料归档备查,相关的技
术资料归技术部门管理。
●各业务部门对合同实行分类专项管理,作为实施、查询的依据。
✓市场部负责本部门销售业务合同管理;
✓办公室负责一般经济合同管理。