第八章 秘书工作方法与规律

相互配合的各项职能管理。
（八）会商协调方法
当某个矛盾或问题涉及几个管理部门的职权范围时，可以约请相
关管理部门共商协调办法。秘书部门要针对实际问题的客观需要， 约请相关管理部门派人参与会商；要向会商人员全面地介绍有关 失调问题的全面情况，并提出需要进行协调的关键和重点；要全 面准确地综合各会商人员的看法和意见，制定出协调的具体措施；
无论是领导者还是秘书协助领导进行的督促检查，其任务都是以
监督、催促、检查的手段，来清除和克服决策执行中可能出现的 决策目标的偏差和有关原则、标准、要求方面的失误，并确保实 现决策目标。
（一）秘书督促检查工作的范围
上级组织交办的要求汇报事项；本组织的领导批示及会议决定的
事项；本组织制发的文件贯彻落实情况，下级请示的办理情况以 及下级要求帮助解决的有关事项；新闻单位披露的或人民群众反 映的有关本组织工作上存在的问题或要求核查的问题；各信息渠 道反映的有关本组织中出现的重要问题等。
方的协调配合，由此促进各方接受变通协调方法。
四是当有关各方接受变通协调方法后，要帮助各方认识到他们之
间原本就没有原则上的分歧和根本利益冲突，各方的利益是一致 的，使各方相互间加强理解，加强协调配合，增强协调意识，避 免类似失调现象再次发生。
（三）融合协调方法
某些权力冲突和利益冲突只不过存在于局部问题上，但由于有关
因及时向上级反映，并提出协调措施的具体建议，供领导者参考，以便 尽早对计划进行必要的调整，使之符合客观环境变化的要求。
（六）节奏程序协调方法
在实践中，节奏步调和谐一致，进展程序环环紧扣、相互连接，
是确保组织有序协调运转的重要前提。若出现各局部、各子系统 步调不一致，进展程序混乱的情况，全局的整体运转就会出现失 调。这时要运用节奏程序协调方法。
（一）沟通协调方法
沟通是指情况、意见或思想的交流；协调即配合得适当。管理作
为一个过程，沟通与协调相互依存，相互作用，具有一致性。
在管理过程中出现的矛盾或失调，有不少是因为信息沟通不畅或
受阻，或信息传递中出现某种干扰而产生的。秘书虽不具有解决 问题的强制权力和支配权力，但具有信息枢纽的优势，只要通过 及时传递真实、全面的信息，促进彼此相互沟通，消除隔阂或误 会，矛盾或失调问题就能得到解决，使其恢复协调状态。
秘书采用计划协调法应注意：
一是对计划执行不力或执行不当的，应要求执行者严格按计划执行，不
能因局部问题影响整体计划目标的实现。
二是对有关方面在执行计划时因意外灾害或事故受损而造成失调的，可
将此情况及时向领导汇报，以便获取必要的支持和帮助，使计划得以顺 利实施。
三是对因计划本身的疏漏而造成的执行中的失调，应把失调现象及其原
各方认识上的片面性和行动上的互不相让，甚至针锋相对，引起 各方在整体配合上的失调。对于因局部的权力冲突和利益冲突而 引起的各方在整体配合上的失调，可采用融合协调方法。
秘书在融合协调时应注意：
一要从失调问题中的相关因素入手，将其中的共同之处、相容之
处与差异之处、对立之处分开。
二要强调整体目标、整体利益的重要性，使各方都充分认识到配
佳效益。
（二）集中办理与分段进行相结合的方法
秘书应首先尽可能将手头的工作，在保证质量的前提下一鼓作气、
一气呵成地集中精力迅速办理完毕，避免中途间断或搁置，这样 既可保证质量又可提高效率。若遇到工作量大、进展流程又较长 的任务在办理中必须暂停，优先处理其他问题的情况，则应将未 完成的事项先记下工作要点，待临时出现的事务处理后，再迅速 按工作重点完成第一件事，以确保工作的连续性和完整性。
四是若差异或对立一时难以解决，可暂时搁置，首先恢复主要方
面的协调配合，以免对全局工作造成重大损失；对差异或对立之 处，可逐步解决，或请领导进行裁决。
（四）政策法规协调方法
实践中的某些失调现象，是由于理解或执行有关政策、法规出现
偏差造成的，对此类失调问题，宜用政策法规协调方法。
政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调
单位与整体运转同步、协调发展。
（二）秘书督促检查工作注意事项
五要把握执行的行为准则，鞭策拖拉的，处理顶牛的，查处违法
乱纪的。
六要准确把握效果要求。坚持标准，实事求是，对执行中的阶段
性效果、最终效果、具体任务效果和社会影响等，进行全面的督 促检查，使其完整地符合决策计划的要求。
七要敢于务实求是。若是在督促检查实践中发现决策、计划、指
（一）ABCD分类处理方法
对于繁杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺
序，将要事、急事列为A类，优先办理；将重要但不急办的事项 列为B类，应接着处理；将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C 类，有时间才做；既不重要也不紧急的，属于D类，可以不做。 每日依轻重缓急，从A类循序着手，就能充分利用时间，取得最
托，采用定期沟通与不定期沟通相结合的方式，并在工作交往中 加强人际间的思想交流，促进相互配合，共同为组织整体管理服 务。
秘书部门与职能部门的信息沟通，一般都在正式组织渠道内进行，
按月、季或年度进行正式文件沟通。
四、秘书公文撰拟方法
不同文种的公文在写作上也有着不同的具体方法。就整体而言，
秘书撰写公文的方法是：严格遵循政策法规和公文规范；以实事 求是的精神忠实地体现组织意志；以准确鲜明的语言系统完整地 表达领导意图；以严密的逻辑结构层次清晰地传达决策和管理内 容，使公文有效地发挥管理的工具性作用。
理解，巩固协调效果。
（二）变通协调方法
在实际工作中，有时在一些非原则性问题上，有关各方各执一词，
互不相让，结果使矛盾激化，引起失调。秘书在协调中，若发现 这类既无根本利益冲突和权力冲突，又无重大原则分歧的失调问 题，即可采取变通协调方法。
采用变通协调方法要注意：
一要肯定有关各方所坚持的看法或观点中Hale Waihona Puke Baidu合理部分，特别要赞
（七）会稿协调方法
在制发文件的过程中，如各部门仅从自身的职能管理需要出发，
就可能与相关部门的文件内容产生矛盾，使执行过程出现失调和 混乱现象。为了避免此类现象，作为领导组织的秘书部门除了要 对各职能部门有关文稿进行核稿外，也可通过组织各方参加会稿， 一起研究加强各方面管理的办法，避免出现相互冲突之处，强化
（二）秘书督促检查工作注意事项
一要准确把握依据，只有自己深入理解决策、计划、指示及文件
精神，准确把握有关要求，才能正确地进行督促检查。
二要全面掌握有关实际情况，使督促检查有的放矢，针对性强，
取得实效。
三要把握目标要求，发现执行目标有偏差，必须督促其立即纠正，
避免造成更大的失误。
四要掌握工作的进度要求，推动停顿的，促进缓慢的，使各执行
秘书掌握和运用这一公文撰拟的方法应注重四个方面：
一是规范性。在内容上要符合政策法规规范，在体式上和程序上要符合
行文规范。
二是严肃性。要忠实地体现组织意志，实事求是，不允许执笔者带有主
观随意性。
三是准确性。要系统完整地表达领导意图，在了解领导意图上不能出现
歧义，在表达上要准确鲜明，便于执行者透彻理解，准确地遵照执行。
目
1
秘书专项业务工作方法 秘书工作规律及其应用
2
CONTENTS
录
PART
秘书专项业务工作方法
1
一、秘书协调方法
从本质上讲，协调就是解决矛盾。通过协调淡化矛盾，调和矛盾，
最终解决矛盾。协调方法一般是指为达到协调目标而采取的有条 理、可实施的措施和办法。秘书工作必须从实际出发，立足于自 身的职能地位和职能特征，灵活选用适当的协调方法。
方法。若相关政策法规之间有模糊或局部矛盾之处，或者在理解 或解释上有不确定之处，就必须以制定政策法规的领导机关的解 释和评判为定论，不能在各执一词的争论中使问题长期得不到解 决，更不能使失调现象扩散蔓延，影响全局工作的进程。
（五）计划协调方法
工作计划是为实现预定的目标，对将要进行的工作做出的有序安排。若
示等中有与客观实际不符的疏漏、失误之处，应及时把有关情况 向领导反映，并提出有关调整的建议，供领导参考，以求及时进 行补充、修正和完善。
（三）秘书督促检查的方法
秘书在督促检查中，可以根据客观实际的需要，灵活选用许多具
体的方法。其中带有一定普遍性的基本方法可以概括为：以领导 决策、计划、指示、文件精神及解决问题的目标要求、内容要求、 行为要求和时效要求等为依据，针对客观实际状况，通过监督、 催促、检查的手段，克服执行过程中的目标的差异、进度的差异、 行为的差异、效果的差异等，以确保令行禁止，克服可能出现的 决策计划本身的疏漏和失误，以确保实现预定的目标，取得良好 的实际效果。
在计划执行中措施不当或客观条件发生变化，就有可能出现失调现象。 对此类问题，可采取计划协调方法。
秘书在受命处理这类问题时，必须在准确调查了解造成失调的原因的基
础上，针对具体情况采取相应的协调措施。
采用计划协调的要领是：要准确地理解和把握全盘计划；要全面地、深
入地、动态地认识客观环境；要从计划、环境、执行三方面分析造成失 调的主要原因，并提出相应的对策，尽早解决失调问题。
采用沟通协调方法要注意：
一要准确把握失调是否是由信息沟通不畅或受阻造成的，若有此
原因，采用此法才有效。
二是要了解隔阂或误会的消除需要怎样的信息内容、需要采取何
种方式沟通、需要选择怎样的最佳时机，把这些都分析清楚并做 好充分准备之后再进行协调，才能收到良好的效果。
三要注重促进失调各方之间的相互沟通，这样有利于增进相互的
四是严密性。在层次结构上要有严密的逻辑性，在内容上也要符合逻辑，
不能模棱两可而造成执行上的混乱。
五、秘书工作进程调度方法
秘书在为领导工作服务中，总体上处于辅助和被动地位，而且工
作的范围广泛，事务繁杂。如果调度无方，穷于应付，就会陷入 忙乱，忙中出错，影响工作质量和效率；若调度有方，合理安排， 就能在被动地位上取得主动，确保工作忙而不乱、忙而有序，促 进工作质量和效率的提高。
要在实施协调的进程中，组织参与会商的部门通力合作，取得圆
满的协调效果。
二、秘书督促检查方法
督促检查是发挥指挥、监督、控制等职能的重要领导活动，是保
证决策顺利实施的重要管理措施，也是秘书辅助领导工作的重要 内容。从理论上讲，督促检查是一种领导行为，其目的是贯彻落 实国家的法律与党的路线、方针、政策，达到政令畅通，令行禁 止。
第八章
秘书工作方法与规律
引言
本章主要介绍了秘书专项业务工作方法，以及对正确使用这些方
法具有指导意义的秘书工作的一般规律和特殊规律；进而阐述了 对立统一规律及其在秘书工作中的体现。
秘书工作方法，指的是秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、
程序和手段。科学合理的工作方法有利于提高工作效率，优化效 果。
三、秘书信息沟通方法
（一）秘书与领导的沟通方法
秘书与领导的沟通，根据不同的情况，可灵活选用许多具体的方
法。其一般普遍适用性的方法可以概括为：根据实际需要确定沟
通内容，根据领导工作节奏确定沟通时机、沟通形式、沟通对象， 以求有效地为领导工作服务。
（二）秘书与职能部门的沟通方法
秘书与职能部门沟通的方法，一般以正式组织信息关系渠道为依
合失调对整体是极为不利的，也是组织整体利益、组织管理制度 和纪律所不允许的，即通过晓之以利害，使有关各方产生协调的 意愿。
秘书在融合协调时应注意：
三要在各方相同、相近或相容的基础上，提出一个各方都可以接
受的协调方案，对差异之处以有关政策法规为依据，采取灵活的 折中的方法加以处理，使各方在不受损失的情况下，恢复协调配 合。
赏其中的共同之处，在肯定和赞赏中淡化各方的对立情绪，并使 其心理上得到满足。
二要在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上，避开差异
之处，提出一个各方都可以接受的协调方法，并强调此方法就是 从各方看法中得到的启示，由此强化各方的认同感。
采用变通协调方法要注意：
三要强调变通协调方法对各方都有利，事业的整体利益更需要各
秘书在运用督促检查方法的实践过程中，要注意以下问题：
一要注重程序性。秘书督促检查要经过领导授权、批准、按有关制度立
项后，才能进行。要按确定项目、检查督促催办、结果反馈的运作环节 有序地进行。
二要注重层次性。要按照分级负责制度进行督促检查。
三要注重政策性。必须严格地按照方针、政策、法规办事。 四要注重权威性。对执行单位完成任务情况的督促检查要注重权威性。