第八章 秘书工作方法与规律

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秘书工作规律、思维与方法概述

秘书工作规律、思维与方法概述

秘书工作规律、思维与方法概述秘书是一个非常重要的职位,在企事业单位中担负着协助领导工作、提高效率的重要职责。

作为一名合格的秘书,需要具备一定的工作规律、思维与方法。

下面将就秘书工作的规律、思维与方法进行详细论述。

首先,秘书工作的规律。

秘书工作是一个复杂的工作,需要进行良好的时间管理。

一个合格的秘书需要合理安排自己的时间,根据工作的优先级进行分配,确保高效完成各项任务。

另外,秘书工作需要保持高度的机密性,要对机关、企事业单位的各类文件和材料妥善保管,确保不泄露机密。

其次,秘书工作的思维。

秘书需要具备良好的沟通能力和协调能力。

与上级、下级以及其他部门保持良好的沟通联系,了解各方需求,及时协调解决问题。

在处理问题时,秘书要考虑全局利益,分析问题的根本原因,提出合理的解决方案,并推动落实。

此外,秘书需要具备主动积极的工作态度,善于发现问题和挑战,及时提出改进意见,并能够承受工作压力。

再次,秘书工作的方法。

秘书需要具备良好的信息搜集和整理能力。

秘书可以通过各种途径获取信息,如阅读书籍、参加会议、利用互联网等。

在搜集到信息后,秘书需要进行整理和分类,形成有效的信息库,方便随时查阅。

此外,秘书还需要具备良好的文件处理能力,包括文件的起草、审阅和归档等。

文件起草时,要注意用语准确、条理清晰;审阅文件时,要仔细审查各项内容的准确性和完整性;归档时,要按照一定的规范,方便后续查阅。

为了提高工作效率,秘书还可以运用科技手段。

如使用电子邮件和即时通讯工具进行信息沟通,使用办公软件进行文件处理和数据管理,使用日历和提醒工具进行时间管理等。

合理运用科技手段可以大大提高秘书的工作效率和准确性。

综上所述,秘书工作的规律、思维与方法对于提高工作效率和协助领导工作具有重要意义。

合理安排时间、保持机密性、良好的沟通协调能力、积极的工作态度、信息搜集整理能力、文件处理能力和运用科技手段等,都是一个合格秘书所应具备的基本素质。

只有不断学习和实践,不断总结和提高,才能不断适应工作的需要,成为一名优秀的秘书。

第八章 秘书工作方法与规律

第八章 秘书工作方法与规律

秘书掌握和运用这一公文撰拟的方法应注重四个方面:
一是规范性。在内容上要符合政策法规规范,在体式上和程序上要符合
行文规范。
二是严肃性。要忠实地体现组织意志,实事求是,不允许执笔者带有主
观随意性。
三是准确性。要系统完整地表达领导意图,在了解领导意图上不能出现
歧义,在表达上要准确鲜明,便于执行者透彻理解,准确地遵照执行。
(七)会稿协调方法
在制发文件的过程中,如各部门仅从自身的职能管理需要出发,
就可能与相关部门的文件内容产生矛盾,使执行过程出现失调和 混乱现象。为了避免此类现象,作为领导组织的秘书部门除了要 对各职能部门有关文稿进行核稿外,也可通过组织各方参加会稿, 一起研究加强各方面管理的办法,避免出现相互冲突之处,强化
各方认识上的片面性和行动上的互不相让,甚至针锋相对,引起 各方在整体配合上的失调。对于因局部的权力冲突和利益冲突而 引起的各方在整体配合上的失调,可采用融合协调方法。
秘书在融合协调时应注意:
一要从失调问题中的相关因素入手,将其中的共同之处、相容之
处与差异之处、对立之处分开。
二要强调整体目标、整体利益的重要性,使各方都充分认识到配
因及时向上级反映,并提出协调措施的具体建议,供领导者参考,以便 尽早对计划进行必要的调整,使之符合客观环境变化的要求。
(六)节奏程序协调方法
在实践中,节奏步调和谐一致,进展程序环环紧扣、相互连接,
是确保组织有序协调运转的重要前提。若出现各局部、各子系统 步调不一致,进展程序混乱的情况,全局的整体运转就会出现失 调。这时要运用节奏程序协调方法。
单位与整体运转同步、协调发展。
(二)秘书督促检查工作注意事项
五要把握执行的行为准则,鞭策拖拉的,处理顶牛的,查处违法

第八章秘书工作方法

第八章秘书工作方法
v 4、伴随领导公务活动的方法
v 不搀杂个人目的,周密安排,步调一致,拾遗补缺,主动适应 变化
v 5、领导与秘书主辅配合一体化
第八章秘书工作方法
三、秘书工作方法与社会实践 v 1、在实践中形成,受实践的检验 v 2、在运用中学习,在学习中探索 v 3、在探索中创新,在创新中求效
第八章秘书工作方法
第二节 秘书应掌握的领导方法
第八章秘书工作方法
2020/11/27
第八章秘书工作方法
第一节 秘书工作与管理实践
v 一、秘书工作方法与管理实践
v 1、组织目标为秘书选用工作方法 v 秘书选择工作方法,必须坚持组织功利目标 v 2、组织规范为秘书选用工作方法提供了依据
v 权责分配规范、组织纪律规范、组织运行规范、国家法律
v 3、组织需要是秘书选择工作方法的基础 v 4、组织管理方法适用于秘书工作
第八章秘书工作方法
3rew
演讲完毕,谢谢听讲!
再见,see you again
2020/11/27
第八章秘书工作方法
v 分析:案例中错误地运用行政命令的方法,不仅达不到 目的,反而损害了农民的积极性,违背了农村土地使用 政策;小王没有提请有关领导注意相关政策,是失职的 表现。
第八章秘书工作方法
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v 调查研究的过程:准备阶段,调查阶段,研究阶段,
解决问题阶段。
v 一般程序:1、确定调查目的任务;2、选择调查对象,
并让调查对象做好准备;3、确定调查人员并做好有关 准备;4、制定调查方案,实施调查;5、对调查材料进 行分析研究,找出解决问题的方法;6、解决问题,并 在实践中检验、补充、发展所得的认识和所制定的方案。
v 常用调查方法:普查,抽样调查,典型调查,重点调

秘书工作的规律及秘书的思维与方法ppt

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第一节 秘书工作得规律性
一、秘书工作得一般规律2 (二)一般规律得运用 1、从目标把握,坚持主辅配合得正确方向。(某服
装公司案例) 2、从主辅加深理解,提高综合辅助得有效性。 3、从主辅配合协调,提高综合辅助得效率。 4、从主辅增强素质,提高综合辅助得效能。
第一节 秘书工作得规律性
二、秘书工作得特殊规律1
第二节 秘书工作思维
一、运用一般思维方法2 (三)其她思维法
1、想像振奋法。 通过想象开拓思路、激发创造灵感 2、发散思维法。 特点就是思维方向多角度、多侧面、多层次; 思维活动随机应变。 3、结构思维法。 从系统与子系统得依存关系,从属关系与各种 联系得条件中分析事物规律得方法。 4、生疑提问法。 对一种事物或一个对象提出疑问得思维方法。 5、系统思维法。 从系统得观点出发,从系统与要素、要素与要 素、系统与环境之间相互联系与相互作用得关系综合地考察事物。 6、层层逼近法。 通过层层分析,向问题得实质与核心一步步地 “逼近”地思维方法。
指秘书在授权办理特定工作事务中,兼有“领导代表”与“秘 书”得双重角色 2、综合协调强化整体功能原则。
指秘书在处理协调工作中,要按照整体大于部分之与得原理, 充分发挥综合部门得作用,正确使用各种协调手段,从目标、利 益 、功能、节奏等多方面促子系统 、各要素、各相关方面得协 调配合。 3、有效信息沟通原则。
返 回
第二节 秘书工作思维
二、特殊思维方法 (一)秘书思维得层次选择 1、秘书与领导同层次思维。 2、秘书与领导不同层次思维。 3、秘书得多层思维。 (二)选择思维角度得方法 1、秘书得本位思维。 2、秘书得换位思维。 3、秘书得多角度思维。 (三)秘书把握思维节奏得方法 1、秘书与领导思维同步。 2、秘书超前思维。 3、秘书继后思维。

秘书工作的特殊规律

秘书工作的特殊规律
秘书工作的特 殊规律
-
目录
办公室日常工作 规律
秘书工作的特殊规律
A
秘书工作作 为企业、单 位中重要的 一环,有其 特殊的规律
和特点
B
这些规律和 特点是由秘 书工作的性 质、任务、 职能所决定 有助于更好 地进行秘书 工作,提高 工作效率
PART 1
办公室日常工作 规律
PART 2
秘书公文写作的 规律
-
致谢词
感谢XXX提供的学习与实践的机会 感谢团队,特别感谢XXX给予的耐心指导
感谢同事以及舍友的帮助 感谢评审!
办公室日常工作规律
一.办公室日常工作存在意义,是使领导的工作有头绪,使大量的复杂的繁琐的工作制度 化、科学化、效率化 二.办公室日常工作的正常有效运转,标志着中枢职能的强有力实现 三.办公室日常工作尽量合理化、科学化 四.合理优化办公室环境,可增强办公室的凝聚力和向心力事务性与政务性的交织秘书工 作既有政务性,也有事务性。政务性是指秘书参与政务活动,为领导提供政策建议等;事 务性是指秘书处理日常事务,如文件管理、会议组织等。这两者是交织在一起的,政务性 的事务处理和事务性的政务工作中,都需要秘书有高度的责任感和细致的工作态度

秘书工作的规律与方法(ppt 34页)

秘书工作的规律与方法(ppt 34页)

上司
员 工 秘 书
员 工 员 工电脑 Nhomakorabea门
员工 员工 秘书
窗户
员工 员工

上司

茶几

了解时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里就是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间还早——拖延 文件满桌病 喋喋不休的电话粥 源源不断的信息
跨越时间的陷阱 要事第一 学会拒绝 计划使用时间
第五讲:秘书工作的规律与方法
第一节:秘书工作的一般规律 第二节:秘书工作的特殊规律 第三节:对立统一规律 第四节:秘书的职业守则 第五节:秘书的思维方法 第六节:秘书的工作方法
第一节:秘书工作的一般规律
一、秘书工作一般规律的揭示 秘书在主辅配合中近身综合辅助与领
导对秘书公务服务需要相适应规律 二、秘书工作一般规律的运用
相同 5、因果推理:从某些现象的变化推出现象之间的
因果联系。
(二)形象思维和灵感思维
1、形象思维:通过感性形象把握事物的状态
2、灵感思维:是一种突发性思维,也叫直觉 或顿悟
(三)其他思维:发散思维法、生疑提问法 等
二、特殊思维方法
(一)秘书选择思维层次的方法 1、秘书与领导的同层次思维 2、秘书与领导的不同层次思维 3、秘书的多层次思维
(二)秘书选择思维角度的方法 1、本位思维 2、换位思维 3、多角度思维 (三)秘书把握思维节奏的方法 1、同步思维 2、超前思维 3、继后思维
发散思维教你解放智慧 有一天,牧师正在家里准备布道用的材料,不料,
他的小儿子却一直吵闹不休。牧师灵机一动,从杂志上撕 下一页地图,撕成碎片,对小儿子说:宝贝,地图被弄坏 了,你要是能把它拼好,我就给你两美圆。小孩子高高兴 兴接过了那些碎片。牧师长吁一口气说,现在好了,可以 安心工作了! 不料,没到十分钟他的小儿子就回来了: “爸爸,给我那两吧。”牧师看到那张拼好的地图,大惑 不解:怎么会这么快就拼好了呢?

秘书工作规律、思维与方法概述PPT(63张)

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第六讲:秘书工作规律、思维与方法
一、秘书工作规律
• (一)秘书工作一般规律 • 在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务
服务需要相适应
• 为此揭示了秘书工作中: • 最本质最稳定的关系:秘书与领导主辅配合 • 基本特征:领导近身综合辅助 • 基本内容:综合辅助,既办事、办文、办会,
提供事务服务,又出谋划策,拾遗补缺,提供 参谋辅助 • 位置:领导身边,即“近身”
• 最后,当建筑材料齐备后,再将沟里的水放掉,
并把建筑皇宫的废杂物——建筑垃圾统统填入 沟内,这样又恢复了皇宫前面宽阔的大道。
丁渭造宫—续2
• 显然,这是一个非常杰出的方案。 • 首先,丁渭就地取材烧砖,解决了近处无土烧砖的难题,避免了从更
远的地方去取土烧砖;
• 其次,利用河道运送大量建筑材料,既解决了运输难题,又能将各种
案例分析
• 案例40(P137)中,领导更换后,秘书应如何做适应 工作的需要的变化?
• 案例41(P138)中,梅秘书如何与代总主辅配合,坚 持依法经营的?若代总听从了混混杨光杆的话,其后 果如何?
• 案例42(P139)中,腐败分子杨某想与其秘书建立怎 样的关系?建立这种关系的目的是什么?当腐败分子 的“忠臣”,意味着什么?
(二)一般思维方法在秘书工作中的应用
• 1、逻辑思维方法
• (1)直接推理
• 从一个判断,推出结论。
• (2)演绎推理
• 一般到个别,整体到个体
• (3)归纳推理
• 个别到一般,个体到整体
• 决策执行中:收集信息进行反馈,协助领导调控 • 2、管理事务:凡领导需代劳的,尽职尽责完成; • 领导工作需要服务的,及时有效提供; • 领导工作需要参谋辅助的,竭尽全力献计献策。

秘书工作方法与规律课件

秘书工作方法与规律课件

信息收集与处理
收集信息
通过多种渠道收集有用的 信息,如阅读文件、听取 汇报、实地调查等。
处理信息
对收集到的信息进行整理 、分析和归纳,提取有用 的信息,为领导提供决策 参考。
保密工作
对于一些机密信息,要严 格保密,确保信息安全。
03
秘书工作规律
领导意图的把握
准确理解领导意图
秘书要充分了解领导的工作要求 、目标和期望,以便在工作中准
作的及时性和高效性。
03
时间预留
在制定计划时,要适当预留一 些时间,以应对突发情况或进
2
03
建立沟通渠道
协调各方资源
传达指示
及时了解领导的需求和意见,通过多种沟 通方式,如电话、短信、会议等,保持信 息的畅通。
在领导需要与其他部门或人员进行协调时 ,要积极沟通、合理调配,确保工作的顺 利进行。
尊重他人
秘书要尊重他人的意见和建议,以便建立良好的人际关系。
解决问题
在工作中遇到问题时,秘书要积极与他人协商解决问题,以便达成 共识。
04
秘书工作技能提升
文字处理能力提升
总结词
加强文字理解、提高写作能力
详细描述
秘书作为文字工作者,文字处理能力是基本技能之一。提高文字处理能力需要注 重写作技巧、语法和标点使用,同时加强阅读理解训练,提高对文字的理解能力 。
秘书突发事件处理案例
总结词
冷静、果断、机智
详细描述
通过分析秘书处理突发事件的案例,总结出 秘书在处理突发事件时的特点和能力,强调 冷静、果断和机智等关键能力。
秘书人际关系处理案例
总结词
人际关系、团队合作、领导力
详细描述
通过分析秘书处理人际关系的案例,总结出 秘书在处理人际关系方面的特点和能力,强 调团队合作、领导力和有效的沟通技巧等关

第八章 秘书职能

第八章 秘书职能

第八章秘书职能(下)第一节协调沟通秘书的协调沟通作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。

秘书常常代表上司,传达领导的指令或收集领导所需要的情况,与其他部门、人员有着广泛的接触,也容易产生矛盾,需要及时协商、沟通、调解。

秘书的地位往往是在“一人之下,众人之上”,又处于工作网络的“关节点”,上下左右的工作与人际关系都要秘书去协调,力争达到平衡和统一。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段,是秘书部门和秘书人员的重要职责。

秘书在组织内外的沟通协调中,能够发挥重要的作用,具有不可替代的职能。

一、秘书沟通协调的职能基础组织有分工就必须有配合。

组织能否恰当地分工、和谐地配合,决定着组织的功能和效率。

现代组织系统结构复杂,分工细密,必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书处于组织的领导机关,处于中心枢纽的位置,这就决定秘书具有沟通协调的职能基础。

(一)信息枢纽具有沟通协调优势秘书部门是组织内外信息集散的重要信息枢纽,是组织运转的“神经系统”。

秘书在处理信息的过程中,能够及时发现局部失调现象和潜在的失调危险。

(二)综合部门具有沟通协调的便利条件秘书部门是领导机关各职能部门的综合部门。

秘书部门不仅上通领导决策下连执行基层,而且在机关各职能部门中横向贯通,起着职能综合和决策与执行的中介作用。

(三)办公部门蕴藏着沟通协调的能量秘书部门是领导机关的办公部门。

办公部门往往受命于领导人,代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务。

在办理各项事务的过程中不仅与各子系统、各相关方面能保持密切的联系,而且能取得各相关方面的信任和支持。

这是秘书为各相关方面提供办公、办会、办事的办公服务所取得的效果。

我们可以把它理解为公务服务所取得的信赖效应。

当有关方面出现某些矛盾、分歧等失调现象时,秘书虽然没有持掌管理系统中支配的权力,但凭借其为各相关方面提供公务服务所取得的信赖效应,秘书进行沟通协调,能够取得良好的效果。

二、秘书沟通协调的特点秘书的沟通协调职能与领导人不同。

秘书从业经验:秘书工作的规律与方法

秘书从业经验:秘书工作的规律与方法

教学⽬标:理解秘书⼯作的⼀般规律与原则 :理解秘书⼯作⽅法与组织实践的关系能掌握秘书的科学思维⽅法和具体业务⽅法第⼀节秘书⼯作规律⼀、秘书⼯作的⼀般规律秘书⼯作的⼀般规律。

即秘书在主辅配合中,近⾝综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律,揭⽰了领导对秘书公务服务需要。

1、事务服务和参谋辅助的投⼊必须相适应2、主辅配合的有效程度对秘书⼯作起着关键性作⽤ :3、领导对秘书公务服务的需要,对秘书⼯作的职能范围、职能作⽤、职能地位等是决定性的4、秘书发挥其职能作⽤,是在满⾜领导需要,适应环境条件的变化、与领导主辅配合的前提下,通过事务服务和参谋辅助体现出来的。

5、公式表达:D=+(-)K*L*(S+A)D领导对秘书的满意度K受各⽅⾯影响的条件参数L主辅配合有效程度S 事务服务投⼊(智能、体⼒、时间)A参谋辅助投⼊⼆、⼀般规律的运⽤1、把握⽬标,坚持主辅配合的正确⽅向2、加深主辅理解,提⾼综合辅助的有效性。

实践中,主辅理解和配合有四种状况:和谐共振型;领导牵引型;秘书促进型;配合失调型;3、协调主辅配合,提⾼综合辅助的效率4、增强主辅素质,提⾼综合辅助的效能试析107页案例三、秘书专项职能活动规律1、经常性⼯作的规范化、程序化、科学化规律2、秘书知识、能⼒、素质与其职能要求相适应的规律3、领导⽴意与秘书忠实、完整、正确表达相⼀致的写作规律四、对⽴统⼀规律在秘书⼯作中的运⽤事务与政务;被动与主动;综合性与专业学;维持与适应;听命与劝谏;宣传与保密;谋划与执⾏;全⾯与重点;规范性与随机性;间接性与直接性第⼆节秘书⼯作的原则⼀、⼀般原则1、正⾯效益原则2、以领导⼯作为核⼼原则3、具体⼯作流程闭环运作原则⼆、专门性原则1、受权理事双重⾓⾊原则2、综合协调强化整体功能原则3、有效信息沟通原则第三节秘书职业思维秘书在⼯作实践中,除掌握⼀般思维⽅法之外,要熟练掌握和运⽤秘书⼯作的特殊思维⽅法。

⼀、注重选择思维层次及掌握相应的⽅法1、秘书与领导的同层次思维正确把握领导⼯作的价值观;准确把握领导的指责范围;深⼊把握的个性特⾊2、秘书与领导的不同层次思维实事求是,考察不同层次的具体问题;从具体层次的具体问题出发,分析具体原因;⽐较领导层次与特定层次的看法,找出共同点与差异点,了解问题之所在;根据产⽣问题的不同原因找出相应层次的⽅法。

秘书工作方法及日常工作安排

秘书工作方法及日常工作安排

秘书工作方法及日常工作安排秘书在日常工作中扮演着至关重要的角色,负责协助管理层和团队完成日常任务,并保证办公室运转顺利。

为了提高工作效率,秘书需要采用一些方法和安排来应对繁忙的工作。

以下是一些秘书的工作方法及日常工作安排:1. 组织和管理日程:秘书需要掌握管理层的日程安排,包括会议、约会和其他重要事件。

他们应确保时间安排合理,并预留足够的时间来完成各项任务。

2. 保持良好的沟通:秘书需要与管理层、员工和外部联系人保持良好的沟通。

他们应及时回复邮件、电话和其他通信方式,并确保信息的准确传达。

3. 整理和归档文件:秘书需要处理和管理大量的文件和文档。

他们应将文件妥善分类、整理和归档,以便日后查阅。

4. 安排会议和行程:秘书负责安排会议的时间、地点和日程安排,并在会议开始前准备好必要的文件和资料。

此外,他们还需要为管理层和员工安排出差行程,包括预订机票、酒店和交通工具等。

5. 处理事务和协调工作:秘书通常在日常工作中处理各种事务,如预订会议室、安排员工培训和协调各部门之间的工作。

他们需要保持灵活性和高效率,以应对各种突发情况。

6. 管理办公室设备和供应:秘书负责管理办公室设备和供应,包括购买办公用品、维护设备的正常运转和处理日常维修事宜。

7. 保持机密性和保密性:秘书需要处理机密和敏感信息,因此他们必须遵守保密协议和保证信息的安全。

8. 持续学习和提高技能:秘书的工作要求他们不断学习和更新知识,以适应不断变化的工作环境。

他们可以参加培训课程、阅读相关书籍和参与专业组织活动,以提高自己的技能和专业水平。

总之,秘书工作方法及日常工作安排的关键是组织能力、沟通技巧和高效率。

通过合理安排日程、处理事务、管理文件和保持良好的沟通,秘书可以为管理层和团队提供高效支持,并帮助办公室运作更加顺利。

第八章秘书工作的方法指向与规律。

第八章秘书工作的方法指向与规律。

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科学管理时间的方法主要有: ABC分类处 (二) 理方法
统筹计划 时间法
(一)
海外的几种 时间管理方 (四) 法
23
合理利用零 (三) 碎时间法
(一)统筹计划时间法 所谓计划使用时间,就是要在时间资源的使用上, 做到有计划、定标准,定量运用时间。
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明确开 会目的 会后纪 要跟踪 F
A
作好会 B 前准备
9
秘书对领导工作拓展延伸的工作方法,可以归纳为 :以保证取得领导工作的预期效果为目的,注重工 作的整体性与连续性,做好各种后续事务,使工作 落在实处,圆满完成。
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三、为领导工作补偿代劳
代劳:是指领导由于公务繁忙、时间有限,而将部分 本该领导亲自办理的事务,交给秘书去办理。 本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙 或时间有限,授权、委托秘书去办。如代表领导出 面协调;办理公务;主持会议;接待客人;回复函 电等。
6
秘书的铺垫性工作方法,可以归纳为:以领导的工 作目标为指导,按领导工作进程和将要采取的措施 与要求操作。
7
二、为领导工作拓展延伸
对领导工作的拓展与延伸,同样是秘书工作的任务 ,是体现参谋助手作用的重要方面。
8
秘书做好拓展延伸工作应注意:
1
准确把握领导工作预期效果
2
把握后续事物的具体要求
3
注重工作的整体性与连续性
11 10 9 8 7
12
1
2
3 4 6 5
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农妇的效率 有一位农妇,正在工作,她怎么工作呢?二只手打 毛线,一只脚正推动着摇篮,摇篮里睡着一位刚出 生不久的婴儿,另外一只脚在推动一个链条带动的 搅拌器,嘴里哼着催眠曲,炉子上烧着有汽笛的水 壶,耳朵注意听水有没有烧开。 但是效率专家觉得很奇怪,为什么每隔一会儿,她 就站起来,再重重地坐下去,这样一直地重复?效 率专家再仔细一看,才发现这位农妇的坐垫,竟是 一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。因此效率专家 说不必查了,他已经知道高效率的原因了。

秘书工作基本规律的具体表现

秘书工作基本规律的具体表现

秘书工作基本规律的具体表现
秘书工作的基本规律具体表现为:
1.时间管理:秘书需要根据工作的重要性和紧急性合理安排自己的工作时间,确保能
够高效地完成任务。

2.组织能力:秘书需要具备良好的组织能力,能够管理文件、日程安排、会议安排等,确保工作的顺利进行。

3.细致周到:秘书工作需要注重细节,对文件、文件夹和工作内容进行准确无误的记
录和整理。

4.灵活性:秘书需要具备灵活性,能够应对突发情况和变动,及时做出调整和安排。

5.沟通能力:秘书需要具备良好的沟通能力,能够与领导、同事和客户进行有效的沟
通和协调。

6.保密性:秘书需要严守职业道德和保密原则,保守工作中涉及的机密信息和敏感事务。

7.自我管理能力:秘书需要自我管理,能够有效地设置工作目标、制定计划,并能够
自律地执行。

8.团队合作:秘书需要能够与团队成员和其他同事进行良好的合作和协作,共同完成
工作任务。

9.快速学习能力:秘书需要具备快速学习新知识和技能的能力,以应对不同领域的工作和需求。

10.自我提升:秘书应不断提高自己的专业知识和技能,通过学习和培训不断提升自己的能力水平。

秘书工作规律介绍_秘书基础_

秘书工作规律介绍_秘书基础_

秘书工作规律介绍如何工作都会有自己的规律,而秘书负责管理日常事务的责任和义务,那么秘书的工作有什么规律呢?下面小编给大家介绍关于秘书工作规律的相关资料,希望对您有所帮助。

秘书工作规律如下(一)秘书工作的基本规律1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间,本质上是一种供求关系。

其中,领导工作的“需求”居于支配和主导地位,而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。

因此,领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”,即秘书工作赖以存在的客观基础。

2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的,主要是指领导者在实施领导行为的过程中,需要秘书人员辅助完成的公共事务。

随着新时期的发展,领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化,因此,秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。

3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。

随着这种需求的日渐强化,将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求,这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。

所以,不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。

4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好,只有更好”。

而从秘书工作的价值角度来看,一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。

领导对秘书人员提供服务的满意程度越高,领导工作绩效越明显,秘书工作的价值就越大。

因此,领导对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志。

秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律,正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾,明确秘书工作的重要价值,更好地为领导做好综合辅助性服务。

(二)秘书工作的具体规律秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现,其主要体现为下述三点:1.秘书参谋活动的规律所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段,以辅助领导决策为目的。

秘书工作的规律与方法

秘书工作的规律与方法

秘书工作的规律与方法秘书工作是一个需要良好组织能力和协调能力的职位。

秘书在公司中起到桥梁和纽带的作用,既需要处理公司内外的事务,又需要与各个部门进行沟通和协调。

下面将介绍秘书工作的一些规律与方法。

首先,秘书需要具备良好的组织能力。

秘书要负责处理大量的文件和资料,需要定期整理和归档。

在处理文件时,秘书应该建立一套明确的分类和编号体系,以便于快速查找和使用。

同时,秘书还需要制定有效的时间管理计划,合理分配自己的工作时间,提高工作效率。

其次,秘书需要具备出色的沟通和协调能力。

秘书一般作为公司内外的信息交流窗口,需要与领导、同事和客户进行有效的沟通。

秘书应该学会倾听,了解他人的需求,并及时为其解决问题。

在协调工作方面,秘书要能够与各个部门进行紧密合作,确保各项工作的顺利进行。

再者,秘书需要具备保密能力。

秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件,因此需要对这些信息进行保密。

秘书应该建立一套严格的保密制度,确保信息的安全性,不泄露公司和客户的机密信息。

另外,秘书还需要具备自我管理能力。

秘书通常会面对各种各样的工作任务和压力,要能够正确处理和应对。

秘书应该具备良好的情绪管理能力,保持乐观的心态,以应对各种挑战和困难。

同时,秘书还需要不断提升自己的专业知识和技能,以适应公司不断变化的需求。

此外,秘书还应该注重团队合作。

秘书与各个部门和同事的联系紧密,需要与他们建立良好的合作关系。

秘书应该积极参与团队活动,主动提供帮助和支持,以促进团队的凝聚力和合作精神。

最后,秘书还需要具备良好的服务意识。

秘书的工作目标是为公司和领导提供优质的服务,满足他们的需求。

秘书应该积极倾听他人的需求,提供及时的解决方案,以实现客户满意度的提高。

同时,秘书还应该关注细节,注重工作的质量和效果,为领导和公司创造价值。

综上所述,秘书工作需要具备良好的组织能力、沟通和协调能力、保密能力、自我管理能力、团队合作能力和服务意识。

只有全面掌握这些规律与方法,才能在秘书工作中做到游刃有余。

秘书工作一般规律的基本要素

秘书工作一般规律的基本要素

秘书工作一般规律的基本要素秘书工作是现代企业管理体系中不可或缺的一环,其作用是协助领导层进行日常行政事务的处理,保证工作的有序进行。

秘书工作的一般规律包括以下几个基本要素。

一、高效的时间管理作为秘书,时间管理是非常重要的一项能力。

要合理安排时间,做好日程安排,确保各项工作能够按时完成。

秘书应具备良好的时间观念,能够高效地处理各种工作任务,避免拖延和浪费时间。

二、精确的信息处理能力秘书工作涉及到大量的信息处理,包括文件整理、电话接听、邮件回复等。

秘书需要具备快速而准确地处理信息的能力,确保信息的及时传递和准确性。

在处理信息时,要注意保密性,确保机构内部信息的安全。

三、优秀的沟通协调能力秘书作为领导和团队之间的桥梁,需要具备良好的沟通协调能力。

秘书应善于倾听,能够与领导和同事之间进行良好的沟通,理解并传达各方的意见和要求。

同时,秘书还需要协调各项工作,解决工作中的问题和冲突,保持团队的和谐与稳定。

四、细致的组织管理能力作为秘书,组织管理是必不可少的能力之一。

秘书需要制定工作计划和流程,合理安排各项工作的优先级和时间节点。

同时,秘书还需要对会议和活动进行组织和协调,确保各项工作的顺利进行。

五、灵活的应变能力秘书工作常常面临各种突发情况和变化,秘书需要具备灵活的应变能力,能够迅速调整工作计划和处理方法,应对各种挑战和困难。

秘书还应具备独立思考和解决问题的能力,能够快速做出决策并有效执行。

六、良好的人际关系处理能力秘书作为企业内部的重要角色,需要与各个部门和同事保持良好的关系。

秘书应具备良好的人际交往能力,善于处理人际关系,建立和谐的工作氛围。

同时,秘书还需要处理来自外部的来访和合作事务,代表企业与外界保持良好的关系。

七、保持专业素养作为一名优秀的秘书,不仅需要具备上述能力,还需要保持良好的个人形象和职业素养。

秘书应具备良好的仪容仪表,举止得体,言谈举止得体。

同时,秘书还需要不断提升自己的专业知识和技能,保持对行业和企业的了解和关注。

秘书学教案第八章秘书工作的规律与原则

秘书学教案第八章秘书工作的规律与原则

第八章秘书工作的规律与原则在领导工作实践中,秘书在主辅配合中的近身综合辅助是不可缺少的,而且必须与领导公务服务相适应。

领导者既要处理决策、指挥、协调、控制等要务,又要处理经常发生的日常事务。

随着组织规模的扩大和社会分工的细化,一方面,需要权责相对集中以求指挥统一、步调一致,维护组织的整体性;另一方面,需要领导者透彻地了解各方面的实际,保持与各相关方面的关系与沟通,处理组织中的各项事务。

这无疑加重了领导工作的负担。

这些负担仅凭领导者个人之力是难以承担的。

由此,就产生了与领导主辅配合的,近身综合辅助充当参谋助手的秘书人员。

秘书在主辅配合中,近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律:一是揭示了一切秘书工作和所有秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系一一秘书与领导主辅配合关系;二是揭示了秘书工作的基本特征一一领导近身综合辅助性;三是指明了秘书工作的基本内容:综合辅助,既办文办会办事,提供事务服务,又出谋献策,拾遗补缺,提供参谋辅助;既充当近身助手,又充当近身参谋;四是指出了秘书发挥职能作用的位置一一领导身边,即“近身”;五是指出秘书辅助必须与领导需要相适应。

秘书工作虽然经历了数千年的发展和演变,虽然不同国家、地区、行业,不同的组织管理中都有不同的运作方式的秘书工作,虽然秘书工作的内容日益纷繁,但不同时代、不同国度、不同组织、不同业务系统的秘书工作中,秘书辅助与领导对辅助的需要相适应的固有的本质联系未变;在领导近身综合辅助的基本特征未变;事务服务和参谋辅助的综合辅助的基本内容未变;处于领导身边的近身职能位置未变。

因此,与领导主辅配合近身综合辅助,揭示了秘书工作的一般规律。

2.从现实实践看秘书工作一般规律秘书的一切工作实践,都在与领导主辅配合中进行,都要与领导公务服务需要相适应,都要围绕领导工作展开而处于从属和辅助地位。

在领导的一切工作事务中,秘书都要自始至终地、全面地发挥近身综合辅助作用,充当操办事务的助手、运筹策划的参谋。

8秘书工作方法-精选文档219页

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(二) 办公室的设备设施管理
随着物质的丰富和办公条件的改善,办公 室的设备设施也日益复杂,设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。
1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
宜,但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长, 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要,又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取,文 具柜可以不同的式样搭配配置, 但要总体风格一致。
2 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室,设备配置不一,配置的依
据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端(手机)、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。
书人员相对固定的办公座位格局。
有两种办公形式(见图6-25)。
封闭式办公 办公的形式
一两名秘书在一间 办公室
开放式办公 若干秘书同在一间 办公室
图6-25 办公的形式
不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的,也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公,各自 默默忙碌,低声言语,领导可以一目了然井然 有序的办公状态。
第八章 秘书“办事”的工作
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结
通过讲解办公室秘书所从事的各项事 务工作,主要有办公室管理工作、日常事 务处理、有关会计报表、银行事务、现代 办公设备及现代交通工具的使用,了解办 公室事务管理的基本内容,掌握办公室事 务管理要求和处理这些事务的基本方法与 技巧,提高管理效率。
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秘书在运用督促检查方法的实践过程中,要注意以下问题:
一要注重程序性。秘书督促检查要经过领导授权、批准、按有关制度立
项后,才能进行。要按确定项目、检查督促催办、结果反馈的运作环节 有序地进行。
二要注重层次性。要按照分级负责制度进行督促检查。
三要注重政策性。必须严格地按照方针、政策、法规办事。 四要注重权威性。对执行单位完成任务情况的督促检查要注重权威性。
三、秘书信息沟通方法
(一)秘书与领导的沟通方法
秘书与领导的沟通,根据不同的情况,可灵活选用许多具体的方
法。其一般普遍适用性的方法可以概括为:根据实际需要确定沟
通内容,根据领导工作节奏确定沟通时机、沟通形式、沟通对象, 以求有效地为领导工作服务。
(二)秘书与职能部门的沟通方法
秘书与职能部门沟通的方法,一般以正式组织信息关系渠道为依
托,采用定期沟通与不定期沟通相结合的方式,并在工作交往中 加强人际间的思想交流,促进相互配合,共同为组织整体管理服 务。
秘书部门与职能部门的信息沟通,一般都在正式组织渠道内进行,
按月、季或年度进行正式文件沟通。
四、秘书公文撰拟方法
不同文种的公文在写作上也有着不同的具体方法。就整体而言,
秘书撰写公文的方法是:严格遵循政策法规和公文规范;以实事 求是的精神忠实地体现组织意志;以准确鲜明的语言系统完整地 表达领导意图;以严密的逻辑结构层次清晰地传达决策和管理内 容,使公文有效地发挥管理的工具性作用。
四是若差异或对立一时难以解决,可暂时搁置,首先恢复主要方
面的协调配合,以免对全局工作造成重大损失;对差异或对立之 处,可逐步解决,或请领导进行裁决。
(四)政策法规协调方法
实践中的某些失调现象,是由于理解或执行有关政策、法规出现
偏差造成的,对此类失调问题,宜用政策法规协调方法。
政策法规协调方法,是以系统完备的政策法规体系为依据的协调
因及时向上级反映,并提出协调措施的具体建议,供领导者参考,以便 尽早对计划进行必要的调整,使之符合客观环境变化的要求。
(六)节奏程序协调方法
在实践中,节奏步调和谐一致,进展程序环环紧扣、相互连接,
是确保组织有序协调运转的重要前提。若出现各局部、各子系统 步调不一致,进展程序混乱的情况,全局的整体运转就会出现失 调。这时要运用节奏程序协调方法。
四是严密性。在层次结构上要有严密的逻辑性,在内容上也要符合逻辑,
不能模棱两可而造成执行上的混乱。
五、秘书工作进程调度方法
秘书在为领导工作服务中,总体上处于辅助和被动地位,而且工
作的范围广泛,事务繁杂。如果调度无方,穷于应付,就会陷入 忙乱,忙中出错,影响工作质量和效率;若调度有方,合理安排, 就能在被动地位上取得主动,确保工作忙而不乱、忙而有序,促 进工作质量和效率的提高。
示等中有与客观实际不符的疏漏、失误之处,应及时把有关情况 向领导反映,并提出有关调整的建议,供领导参考,以求及时进 行补充、修正和完善。
(三)秘书督促检查的方法
秘书在督促检查中,可以根据客观实际的需要,灵活选用许多具
体的方法。其中带有一定普遍性的基本方法可以概括为:以领导 决策、计划、指示、文件精神及解决问题的目标要求、内容要求、 行为要求和时效要求等为依据,针对客观实际状况,通过监督、 催促、检查的手段,克服执行过程中的目标的差异、进度的差异、 行为的差异、效果的差异等,以确保令行禁止,克服可能出现的 决策计划本身的疏漏和失误,以确保实现预定的目标,取得良好 的实际效果。
佳效益。
(二)集中办理与分段进行相结合的方法
秘书应首先尽可能将手头的工作,在保证质量的前提下一鼓作气、
一气呵成地集中精力迅速办理完毕,避免中途间断或搁置,这样 既可保证质量又可提高效率。若遇到工作量大、进展流程又较长 的任务在办理中必须暂停,优先处理其他问题的情况,则应将未 完成的事项先记下工作要点,待临时出现的事务处理后,再迅速 按工作重点完成第一件事,以确保工作的连续性和完整性。
采用沟通协调方法要注意:
一要准确把握失调是否是由信息沟通不畅或受阻造成的,若有此
原因,采用此法才有效。
二是要了解隔阂或误会的消除需要怎样的信息内容、需要采取何
种方式沟通、需要选择怎样的最佳时机,把这些都分析清楚并做 好充分准备之后再进行协调,才能收到良好的效果。
三要注重促进失调各方之间的相互沟通,这样有利于增进相互的
要在实施协调的进程中,组织参与会商的部门通力合作,取得圆
满的协调效果。
二、秘书督促检查方法
督促检查是发挥指挥、监督、控制等职能的重要领导活动,是保
证决策顺利实施的重要管理措施,也是秘书辅助领导工作的重要 内容。从理论上讲,督促检查是一种领导行为,其目的是贯彻落 实国家的法律与党的路线、方针、政策,达到政令畅通,令行禁 止。
方的协调配合,由此促进各方接受变通协调方法。
四是当有关各方接受变通协调方法后,要帮助各方认识到他们之
间原本就没有原则上的分歧和根本利益冲突,各方的利益是一致 的,使各方相互间加强理解,加强协调配合,增强协调意识,避 免类似失调现象再次发生。
(三)融合协调方法
某些权力冲突和利益冲突只不过存在于局部问题上,但由于有关
各方认识上的片面性和行动上的互不相让,甚至针锋相对,引起 各方在整体配合上的失调。对于因局部的权力冲突和利益冲突而 引起的各方在整体配合上的失调,可采用融合协调方法。
秘书在融合协调时应注意:
一要从失调问题中的相关因素入手,将其中的共同之处、相容之
处与差异之处、对立之处分开。
二要强调整体目标、整体利益的重要性,使各方都充分认识到配

1
秘书专项业务工作方法 秘书工作规律及其应用
2
CONTENTS

PART
秘书专项业务工作方法
1
一、秘书协调方法
从本质上讲,协调就是解决矛盾。通过协调淡化矛盾,调和矛盾,
最终解决矛盾。协调方法一般是指为达到协调目标而采取的有条 理、可实施的措施和办法。秘书工作必须从实际出发,立足于自 身的职能地位和职能特征,灵活选用适当的协调方法。
相互配合的各项职能管理。
(八)会商协调方法
当某个矛盾或问题涉及几个管理部门的职权范围时,可以约请相
关管理部门共商协调办法。秘书部门要针对实际问题的客观需要, 约请相关管理部门派人参与会商;要向会商人员全面地介绍有关 失调问题的全面情况,并提出需要进行协调的关键和重点;要全 面准确地综合各会商人员的看法和意见,制定出协调的具体措施;
单位与整体运转同步、协调发展。
(二)秘书督促检查工作注意事项
五要把握执行的行为准则,鞭策拖拉的,处理顶牛的,查处违法
乱纪的。
六要准确把握效果要求。坚持标准,实事求是,对执行中的阶段
性效果、最终效果、具体任务效果和社会影响等,进行全面的督 促检查,使其完整地符合决策计划的要求。
七要敢于务实求是。若是在督促检查实践中发现决策、计划、指
秘书采用计划协调法应注意:
一是对计划执行不力或执行不当的,应要求执行者严格按计划执行,不
能因局部问题影响整体计划目标的实现。
二是对有关方面在执行计划时因意外灾害或事故受损而造成失调的,可
将此情况及时向领导汇报,以便获取必要的支持和帮助,使计划得以顺 利实施。
三是对因计划本身的疏漏而造成的执行中的失调,应把失调现象及其原
(二)秘书督促检查工作注意事项
一要准确把握依据,只有自己深入理解决策、计划、指示及文件
精神,准确把握有关要求,才能正确地进行督促检查。
二要全面掌握有关实际情况,使督促检查有的放矢,针对性强,
取得实效。
三要把握目标要求,发现执行目标有偏差,必须督促其立即纠正,
避免造成更大的失误。
四要掌握工作的进度要求,推动停顿的,促进缓慢的,使各执行
合失调对整体是极为不利的,也是组织整体利益、组织管理制度 和纪律所不允许的,即通过晓之以利害,使有关各方产生协调的 意愿。
秘书在融合协调时应注意:
三要在各方相同、相近或相容的基础上,提出一个பைடு நூலகம்方都可以接
受的协调方案,对差异之处以有关政策法规为依据,采取灵活的 折中的方法加以处理,使各方在不受损失的情况下,恢复协调配 合。
方法。若相关政策法规之间有模糊或局部矛盾之处,或者在理解 或解释上有不确定之处,就必须以制定政策法规的领导机关的解 释和评判为定论,不能在各执一词的争论中使问题长期得不到解 决,更不能使失调现象扩散蔓延,影响全局工作的进程。
(五)计划协调方法
工作计划是为实现预定的目标,对将要进行的工作做出的有序安排。若
在计划执行中措施不当或客观条件发生变化,就有可能出现失调现象。 对此类问题,可采取计划协调方法。
秘书在受命处理这类问题时,必须在准确调查了解造成失调的原因的基
础上,针对具体情况采取相应的协调措施。
采用计划协调的要领是:要准确地理解和把握全盘计划;要全面地、深
入地、动态地认识客观环境;要从计划、环境、执行三方面分析造成失 调的主要原因,并提出相应的对策,尽早解决失调问题。
赏其中的共同之处,在肯定和赞赏中淡化各方的对立情绪,并使 其心理上得到满足。
二要在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上,避开差异
之处,提出一个各方都可以接受的协调方法,并强调此方法就是 从各方看法中得到的启示,由此强化各方的认同感。
采用变通协调方法要注意:
三要强调变通协调方法对各方都有利,事业的整体利益更需要各
理解,巩固协调效果。
(二)变通协调方法
在实际工作中,有时在一些非原则性问题上,有关各方各执一词,
互不相让,结果使矛盾激化,引起失调。秘书在协调中,若发现 这类既无根本利益冲突和权力冲突,又无重大原则分歧的失调问 题,即可采取变通协调方法。
采用变通协调方法要注意:
一要肯定有关各方所坚持的看法或观点中的合理部分,特别要赞
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