采购仓库管理制度及流程样本

采购、仓库管理制度及流程

一、目

为了进一步健全公司采购管理制度，规范物资采购流程，提高公司采购效率，明确岗位职责，保证采购工作正常化、规范化，加强与各部门间配合，特制定本制度。

二、合用范畴

合用于我司所有采购物资及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃工作，各级管理人员和采购经办人必要高度注重。采购必要坚持“秉公办事、维护公司利益”原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选用。

四、工作程序

（一）采购申请

1、采购之前，申购人应向仓库询问所需物资与否有库存，以免重复采购。

2、申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做物资，应酌情提前，给与采购部门充分采购时间。

3、各部门申购人应根据所需物资名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购筹划单》（表1），并以每周四下班时间为结点，向行政部发送

下一周采购筹划，逾期将自动划分为次次周采购筹划。

4、物资采购筹划单由钉钉系统上报审批流程，经各部门领导审批后由行政部接受，汇总后派专人负责采购，行政部统一保管和发放。

5、物资采购筹划单请规范填写，并尽量详尽。填写不规范或漏填，将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而导致采购物品与所需不符，由申购部门自行负责。

6、如因特殊因素浮现无法提前筹划紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通，并同步填写《紧急申购单》（表2）上报审批流程。

7、若撤销采购，应及时告知采购部门，以免导致不必要损失。

（二）采购流程

1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购筹划，并做好相应工作安排。

2、采购工作应在有关申购审批流程结束后开始进行；紧急申购可酌情解决。

3、到货后必要严格检查货品数量、质量等与否符合规定。如不符合，应及时进行退换货解决；符合货品做好采购台账，并办理入库登记。

（三）采购付款方式

1、采购人员以审批结束《采购筹划单》或《紧急申购单》为根据，到财务部备案后，办理借支采购费用，或告知财务办理汇款手续。

2、借支款项专款专用，不得用于与借款用途无关开支。如无需开支时，借款人应积极归还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款使用。

3、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时，若所借金额不不大于报销金额，需把多余金额退回财务部，不得以私人借支形式与财务部挂账。

4、若因故无法提迈进行采购借支，则需采购人员进行先行垫付，并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。

5、由财务部门直接付款、有订金或滞纳金等形式分期式付款，需采购人员与财务部门配合，保证付款及时性与精确性。

（四）入库流程

1、采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接，填写《入库单》（表3），办理物资入库。

2、商品核验无误后，仓库管理员根据入库单及时进行物资登记，更新库存账目，详细记录商品名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。

3、将入库物资放入仓库，保证仓库整洁有序。

（五）领用出库流程

1、领用部门需先填写《领用出库单》（表4），再进行物资领取。

2、为倡导节约节俭，普通惯用物品损耗，需以老旧换新。

3、仓库管理员依照领用单，及时更新《库存台账》（表5）。

（六）采购流程图如下：

五、采购及仓库管理细则

（一）采购经办人行为规范

1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完毕后及时进行备案并保证备案材料真实、齐全。

2、采购人员应合法发展与供应商关系，在执行业务过程中，要遵守所有合用于业务法律、法规。

3、采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式馈赠、回扣或贿赂。

（二）采购部门职责

1、接受采购筹划单后，应优先查看库存物资，以库存为优先使用。

2、无法于申购部门需求日期购买完毕，应提前告知申购部门。

3、无固定供应商物资种类，采购经办人员必要货比三家，综合考虑到货时间、价格、质量、发票等方面，方可进行采购；有固定供应商，需注意价格变动，保证到货时间。

4、需要外出采购，应先获得部门负责人批准，并进行外出登记。外出期间禁止从事与采购工作无关活动。

5、需订立交易合同，应优先保证公司利益，精确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等有关信息，按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。

6、为了节约采购成本和提高采购效率，普通采购业务应尽量采用集中采购方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应合同，减少紧急采购。

7、公司规定定期福利性物资采购，无需采购筹划申请，但要做好出入库台账。

8、各类物资均应向正规商家采购，原则上规定所有采购物资均应开具发票。实在无法开具发票，必要有收据。网络采购应保存聊天记录及付款证明。

（三）采购经办人职责

1、建立供应商资料台账与价格记录。

2、进行询价、比价、议价及定购作业。

3、所购物资品质、数量异常解决及交期进度控制。

4、建立采购台账，做好采购记录。

5、及时与供应商进行发票索要及对账工作。

（四）仓库管理员职责

1、应严格按照流程规定进行出库、入库办理，并及时、精确维护库存及有关账目。

2、实时监控惯用消耗品库存量，当库存量降到安全库存如下时，及时上报申请补仓。

3、物资领用，原则上采用先进先出方式。

4、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作，并学会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。

5、若仓管人员变动，须在盘库后办理交接手续。

（五）库存盘点

1、仓库需依照经管物品重要限度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原则上规定所有库存物品每季度至少循环一次。

2、仓库应在财务部组织下，每年进行一次全面盘点。

3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。如有差别应查证因素并及时跟进解决，修正库存。盘点表使用《库存盘点表》（表6）