Office2007系列Outlook使用技巧

Office2007系列Outlook使用技巧

1.更加符合您工作习惯的设置

介绍Outlook 2007中用户视图的配置方法。不同的人使用Outlook会有不同的习惯，Outlook为每个用户提供了度身订造的界面，

您可以

通过选择【视图】菜单中的【阅读窗格】来调整阅读窗格的位置；

通过【视图】菜单中的【待办事项栏】来调整待办事项栏的显示，

通过【视图】菜单中的【导航窗格】来调整导航窗格的显示状态。

这样，您就可以根据自己的工作习惯定义一个合适的Outlook工作界面了。

2.拽出来的高效

介绍如何使用Outlook 2007中的待办事项栏：待办事项栏是Outlook 2007中全新引入的元素，在很大程度上能够提升用户的工作

效率。很多用户不习惯待办事项栏，往往会直接把它关掉。

其实，待办事项栏是个很不错的工具，需要安排日程的时候，只需双击日历上的日期，即可快速安排约会。如果针对某一封邮

件需要安排会议，或者添加一个任务，只需要点中邮件，拖拽到日历的相应日期上，或者拖拽到任务列表中即可。临近的约会会在

待办事项栏中显示，随时提醒您不要错过重要事情！

3.使用颜色标记

介绍Outlook中，分类标记的使用：Outlook 2007中，每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记，点击它就能够快

速为邮件设置不同的颜色，用以标记邮件的类别。用好这个功能能够让我们效率大增。

您可以右键点击这个小方块，选择【所有类别】，在弹出的对话框中对颜色类别的名称进行设定，

比如红色代表“重要事项”，绿色代表“个人事件”，黄色代表“电话会议”，蓝色代表“出差”…这样，在收到一封邮件后，就可

以根据内容进行类别的标记了，并且类别标记可以设置多个，只需多次点击类别图标即可。另外，邮件设置好了类别后也会方便进行

检索。

例如，可以直接在搜索框中输入“出差”，那么所有之前标记了蓝色“出差”标记的邮件都会被检索到。这个标记类别还适用于

日历中的日程。

4.重要人物特别待遇

介绍如何设置Outlook将不同来源的邮件显示成不同颜色，加以区分。您是不是每天都会收到大量的邮件，而老板的邮件也会混杂

在其中？在收到的这些邮件中，自然应该优先查看老板发来的指示或者任务。怎样才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同？

您可以选择【工具】菜单下的【组织】，在【组织】设置界面中选择【使用颜色】，设置“发件人为...”的时候使用“红色”，之

后点击【应用颜色】。

这样，以后老板发来的邮件，会在收件箱中用红色显示，您就再也不会错过重要任务了。

5.给同事上个闹钟

介绍如何为自己或他人添加提醒。每天繁杂的工作，难免会有遗忘。有没有下班走出办公室才想起有件重要的事情忘了做的经历？

很多时候我们需要一个助手随时提醒自己，或者是提醒自己的下属。在Outlook中发送邮件时，我们不仅可以通过邮件告知对方工作的内

容，还能够通过撰写新邮件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】的功能来给自己或对方上个“闹钟”，以实时提醒重要的事件。

在【后续标志】的下拉菜单中，选择【添加提醒】，可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒，并且可以设定提

醒的具体时间，这样就不怕遗忘重要任务啦！

6.收集民意

使用Outlook的投票功能进行简单的调查，如果希望做个简单的民意调查，比如对某件事赞成还是反对，不用费尽周折收集信息，

Outlook 轻轻松松就能搞定这件事。

首先按照常规的方式撰写邮件，把调查的内容如实写在邮件的正文中，接下来在【选项】选项卡中找到【使用投票按钮】，通过下拉

菜单找到所需的选项，或者通过自定义进行按钮的设定。设置完成后就像发送普通邮件一样发送这封邮件，被调查者在Outlook收到这封邮

件后，就能够看到您刚才设置的投票按钮，只需轻松点击他的意向，这些信息就自动的收集到您的收件箱啦！

7.签名随心换

介绍Outlook中邮件签名的使用。我们经常会面对很多客户，而针对不同的客户可能会需要不同的邮件签名。

在Outlook中，您可以在【工具】－【选项】－【邮件格式】－【签名】中设置多个签名档，比如一个是带有手机号码等联系信息的，

另外一个则不带有这些联系信息。当发送邮件的时候，您可以在邮件编辑的界面中，找到【邮件】选项卡中的下拉菜单，非常轻松地选择

针对这封邮件，使用相应的签名档，做到签名随心换！

8.邮件定时发送

让电子邮件按需、定时发送的技巧。有些时候电子邮件并非越早发出越好，我们经常会选择一个最佳发送时机。然而繁忙的工作往往

使得我们在最佳发送时机到来的时候不方便甚至忘记发邮件。

那么我们可以提前撰写好邮件，在新邮件的界面中写好标题和收件人，之后选择【选项】选项卡，点击【延迟传递】按钮，在弹出的

对话框中设置【传递不早于】选项，这样的话，邮件就会乖乖的躺在发件箱里，直到设定的时间到了，Outlook执行自动发送/接收时才会

被自动发送出去。