财务经理跨部门沟通技巧

财务经理跨部门沟通技巧

财务是个细致谨慎的的工作，不仅要加紧做领导交待的工作和及时了解现行财务法律法规的硬性指标，还必须参加公司部门的各种会议，有时不得不在会议中浪费很多时间，还未达成最终的结果。或即使在仓促中达成一致，也最终也根本解决不了问题，相关部门会利用其中的漏洞，大做文章。最终追责或奖励时导致业务部门"踢皮球"或"抢功"或业务部门开具的发票和其他文件资料根本不规范。财务部门忙了半天，得到的结果是"组织不力"、"不配合相关部门"、"数据不准确".沟通是一项系统工程，需要企业从财务经理到财务部门员工都要形成共识，建立机制，共同做好，使企业形成畅通的沟通渠道。在财务项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。

沟通可以分为正式沟通与非正式沟通。正式沟通一般指在组织系统内，依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等。非正式沟通就是在非正式渠道、在非正式场合了解信息，进行沟通。如同事之间信息传播。非正式沟通往往不能彻底解决问题，但可以掌握对决策有用的信息，因此财务管理者可以利用平时休闲时间做好为正式沟通做好准备。

一、沟通前准备

沟通背景分析，现代企业优化管理沟通，必须重视环境分析，建立环境分析机制，既要经常分析内部环境，又要分析外部环境，因人因事因时因地而异。要特别重视对沟通过程发生影响的环境因素分析：一是心理背景。包括沟通主体自己的心情和沟通主体对于对方的感受和态度，避免由于偏见与好恶而出现偏差。

二是人员背景。包括相关参会人员的性格、管理风格等。上司在场与否？若上司在场，就要做好全面的数据准备资料，争取达成最终的决议。

三是文化背景。它更是潜在而深入地影响每一个人的沟通过程与沟通行为。当不同文化在沟通中发生激烈碰撞或交融时，人们能深刻感受到文化的威力。

二、集中主要问题不离题

确定沟通目标的意义在于：分析整个沟通过程所要解决的最终问题。

针对沟通前众多的信息，沟通者必须组织一个清晰的概念传达给与会人员，才能实现有效沟通。这个清晰概念的组织包括：确定明确目标、明确观点、安排具体内容。沟通目标不仅要按指导性和咨询性策略进行，还要明确总体目标、行动目标和沟通目标。既要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系，又要明确主导目标，善于在主导目标的规范下，考虑如何把对方的目标进行整合，确定最后的行动目标和沟通目标。他们对什么感兴趣？怎样激励他们？他们对于沟通的主题了解什么？他们需要哪些新信息？沟通客体分析是成功管理沟通的出发点。要善于运用沟通客体策，最终达到目标。

三、制定详细的沟通计划

要对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和充分的准备。要了解与人物的基本情况，了解项目相关角色对项目的期望，需要得到的项目信息及时间。

四、信息的搜集、组织

信息策略是管理沟通的第四个重要环节，成功的沟通者在每次沟通发生之前，首先要考虑如何完善沟通的信息结构。信息策略的制定，关键在于解决好怎样强调信息、如何组织好信息这两个问题。为了使信息顺畅地传递至与会者，并使其易于接受，各种数据资料是至关重要。如果在会议开头就阐述重点，称为直切主题。由于直接切入主题能更快、更容易地为听众所接受，故在商务场合中应尽可能多地采用。如果在结尾说明重点，则称为间接进入主题，利用各种数据做支持，即采用循序渐进、逐条分析、最后推出结论的方法，以缓解具有排斥心态者的抵触情绪，进而转变其态度。为此，要善于运用信息策略。

五、优选渠道

沟通总是通过一定的媒介包括书面和非语言而完成的。渠道是由发送者选择的、借由传递信息的媒介物。书面沟通渠道主要用于要求严谨，需要记录备案的沟通。可以作为正式沟通渠道。在当今信息经济时代，电子信息通道出现了多样化，如现在已经被企业利用的管理沟通电子渠道有：电子数据库、电子数据交换、个人电子邮件、组群电子邮件、可视电子会议、手机及电脑与网络共同传递的电子短信息、企业内联网、企业独立网站、企业互联网、企业电子刊物等一些新渠道。从理论上讲，财务沟通应该比以前有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。

六、开展即时交流

为进一步促进相关部门之间的交流，可通过网络开展多种形式的即时交流，如在线咨询和解答系统。在设立在线即时交流时要注意保持通道的畅通，回答迅速。

七、做好会后记录

"没有记录等于没有发生".这句话基本上绝大部分的有企业管理经验的人都知道，但是，真正在意这句话对于企业管理的影响的人却并不多。

很多企业中存在执行力不强的原因就是信息沟通不顺畅，而导致信息沟通不顺畅的原因居然是由于没有养成书面语言沟通的习惯。笔头沟通不仅是一种传统的沟通形式，也是现代企业最可靠的沟通方式。"口说无凭，落笔为准".在现代企业的商务活动中，商务函件、协议、单据、申请报告等都要以笔头纪录方式加以认同。笔头沟通信息易纪录并永久保存，信息传递方式快捷并可特别关注细节，能精确用词并使相关受众能得到真实的信息。一要善于运用不同的沟通方式，发挥纸张、传真、电子邮件、电子会议系统的不同作用。二要按受众导向的文字组织原则进行并根据受众特点来组织文字信息。三要提升笔头沟通的语言组织技能。把握笔头沟通的语言逻辑的最高层次、中间层次、基础层次，善于运用演绎、归纳等推理方式以增强文章的说服力。四要重视笔头沟通的写作全过程，包括收集材料、组织观点、提供材料、起草文稿和修改文稿。五要把握写作特点，要简明扼要、重点突出、言简意赅；明确写作目的，按不同受众选好风格、渠道偏好及不同的沟通方式；把握好写作的换位思考。六要相关领导签字必须齐全。每次沟通的决议都要交每位出席的领导签字，并保存。否则，我们沟通的内容就前功尽弃了。

八、重视反馈

提供信息在明确问题的性质后，提出解决问题的方法和途径。在提供信息时，首先要强调的是信息的正确性，并要简单明了地进行说明，为了使对方易于接受和理解，有时可用口头的、书面的或其他辅助方式。完整无缺的沟通过程，必定包括了信息的成功传送与反馈两个大的过程。没有反馈的沟通过程，容易出现沟通失误或失败。为了检验信息沟通的效果，即接受者是否正确、完美、及时地接受并理解了所需要传达的信息，反馈是必不可少和至关重要的。如果相关部门想要沟通成功，要求接受者及时进行反馈是必要的。当发送者发现传达的信息没有被理解，就应进行第二次甚至更多次地传送。同样地，如果接受者发现发送者收到自己的反馈后，再发送回来的信息表明理解有误，则在调整了理解之后，有必要进行第二次或第三次反馈，直到确认自己对信息的理解准确无误为止。

九、执行效果搜集