文书档案交接文据及填写方法
档案交接文据格式
人 员 签名
d
e
.
。
移 出 和 收进 日 期应 当相 同
.
。
机关 和 直 属 单位
上 述 各栏填 写 完毕 后 应加 盖 单 位 印章
.
,
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之 问 或 机 关 内部机 构 之 间 的 档案 交 接 亦应 参 照 使
用
2
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属 个 人所 有 档 案 的 拥 有 者 应 在 移 出 单 位
。
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2 4
.
检索 及参考工 具种类 栏应 填人 按规 定随 档
。
领导 人或 由能 承担 责 任 的单 位 内的部 门 负责人 签 名
。
案一 同移交的有关材 料
、 、
一 般应随档案 移交案卷 目
。
录 资料 目 录 全宗指 南 和 著 录 卡片等材料
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.
经 办人栏应 由对档 案交接负有直 接责任 的
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2
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、
、
档案 交接 文 据的格式
.
与 档案馆 之间 档案馆 与档案 馆之 间及本 单位 内 部 的档案交接属 移交
b
.
3
1
档案 交接 文据是在 变更档 案保 管者或所 有者
, . 。
的 过 程中 形 成 并具 有 法 律效 力 的 文 件 档案交接文 据 应 一式二 份 分别 山移交单位 和 接 收单位 保 存
5
检索及参考工具 的 数量单位为册 ( 套 )
.
贵州 档 案 △ 文 件 法规
9 96
.
6
中 华人 民 共 和 国 国 家 标 准
GB / T
39 68 一 9 2
档案交接文据格式
档案交接文据格式
摘要：
一、档案交接文据的概述
二、档案交接文据的格式要求
1.标题
2.交接双方信息
3.档案信息
4.交接时间与地点
5.交接过程描述
6.交接结果与责任
7.签名及日期
三、档案交接文据的实际应用与重要性
正文：
档案交接文据是在档案管理过程中，记录档案交接过程的一种书面文件。
它具有重要的法律效力和参考价值，对于保证档案的完整性和安全性具有重要意义。
首先，档案交接文据的格式要求非常严谨。
在文据的顶部，应写上“档案交接文据”作为标题，用以明确文据的主题。
接着，应详细列出交接双方的单位名称、部门、姓名等信息，以表明交接双方的身份。
其次，档案交接文据中最重要的部分是档案信息。
这包括档案的名称、数量、载体形式、起止日期、档号、密级等详细信息。
这些信息的记录有助于确
保档案的准确性和完整性，便于后续的查找和利用。
此外，档案交接文据还需记录交接时间与地点，以及交接过程的描述。
这有助于了解档案交接的具体情况，以便在出现问题时进行追溯。
同时，交接结果与责任的明确也是必不可少的，这可以为交接双方提供依据，确保责任的落实。
最后，档案交接文据应由交接双方签名及日期，以示对文据内容的认可。
签名及日期是档案交接文据的生效条件，也是其具有法律效力的依据。
总之，档案交接文据是档案管理过程中不可或缺的一环，它的格式要求严谨，内容详细具体，对于确保档案的完整性和安全性具有重要意义。
工作档案交接协议书范本(3篇)
第1篇协议编号：_______甲方（档案提供方）：____________________乙方（档案接收方）：____________________鉴于甲方因工作调动、退休等原因，需要将所负责的工作档案完整、及时地移交给乙方，双方本着公平、公正、互利的原则，经友好协商，达成如下协议：一、档案内容1. 甲方所负责的工作档案包括但不限于以下内容：（1）工作总结、报告、计划、方案等文字材料；（2）项目合同、协议、会议纪要等文件；（3）财务报表、审计报告、预算方案等财务材料；（4）员工档案、人事调动、奖惩记录等人力资源材料；（5）其他与工作相关的资料。
2. 甲方应确保所提供的档案真实、完整、准确，不得故意遗漏或篡改。
二、交接方式1. 甲方应在协议签订之日起____个工作日内，将上述档案资料按照以下方式移交给乙方：（1）纸质档案：将档案资料整理成册，并确保每册档案的顺序、页码正确；（2）电子档案：将档案资料整理成电子文档，并提供相应的电子存储介质（如U盘、光盘等）；（3）网络传输：如双方同意，可通过网络传输方式交接档案资料。
2. 乙方应在收到档案资料后____个工作日内，对档案资料进行验收，并确认档案的完整性、准确性。
三、保密条款1. 双方对本协议涉及的档案资料负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。
2. 保密期限自协议签订之日起至档案资料内容公开之日止。
四、责任与义务1. 甲方责任：（1）确保档案资料的完整性、准确性；（2）在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作；（3）对乙方在交接过程中提出的问题给予及时、准确的解答。
2. 乙方责任：（1）在规定时间内完成档案资料的验收工作；（2）妥善保管档案资料，确保档案安全；（3）对档案资料进行合理利用，不得用于非法目的。
五、违约责任1. 如甲方未在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作，乙方有权要求甲方承担违约责任，并赔偿由此给乙方造成的损失。
2. 如乙方未在规定时间内完成档案资料的验收工作，甲方有权要求乙方承担违约责任，并赔偿由此给甲方造成的损失。
档案申请移交函格式模板
档案申请移交函格式模板全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：档案申请移交函格式模板尊敬的XXX（单位名称）：您好！根据双方协议，我方要求将以下档案移交给贵单位，请查收：1. 档案名称：XXX2. 移交原因：（简要说明）3. 移交内容：（具体内容）4. 移交时间：年月日请贵单位查收后签字确认，并及时通知我方，谢谢合作！此致敬礼XXX单位年月日（签字）第二篇示例：档案申请移交函格式模板尊敬的（档案管理单位名称）：您好！根据我单位的相关工作需要，现申请将以下档案进行移交，希望能够尽快办理相关手续。
具体档案信息如下：1. 档案名称：（填写具体档案名称）2. 档案编号：（填写具体档案编号）3. 移交原因：（填写移交档案的原因，如公文归档、项目结束等）鉴于以上情况，我单位特向贵单位提出档案移交申请，请协助办理相关手续，确保档案的安全移交及顺利归档。
为方便双方工作，特向贵单位提供以下相关材料：1. 移交档案清单：（填写移交档案的具体清单，包括档案名称、数量等）2. 移交文件：（如有必要，提供涉及移交档案的相关文件）在办理相关手续时，我们愿意积极配合贵单位的工作，及时提供所需的配合材料和协助，以便尽快完成档案移交工作。
也请贵单位保障档案的安全与保密性，确保档案移交的顺利进行。
特此函请贵单位尽快安排相关工作人员接收移交档案，并协助完成档案移交手续。
如有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我单位联系，谢谢！此致敬礼！（单位名称）（联系人）日期：年月日以上就是关于档案申请移交函的格式模板，希望对大家有所帮助！第三篇示例：档案是公司、组织或个人的重要资料和记录，对于保留和管理档案需要谨慎细致的处理。
有时候，由于种种原因，需要将档案从一个部门或机构移交至另一个部门或机构，这时就需要编写一份档案申请移交函。
下面是一份关于档案申请移交函的格式模板：（公司/部门名称）（地址）（联系电话）（邮编）日期：____年____月____日收件单位名称收件单位地址收件单位联系电话收件单位邮编尊敬的收件单位：我方为（公司/部门名称），根据工作需要，现申请将以下档案移交至贵单位保管，希望贵单位能够接收并妥善管理这些档案，以确保档案的完整性和安全性。
文书交接书范文
文书交接书范文
以下是一份文书交接书的范文：
交接书
尊敬的[接收方姓名]：
本人[交出方姓名]，根据相关规定和要求，现将文书[文书名称]进行交接，并确保所交文书真实、完整、无误。
一、交接文书的详细信息
1.文书名称：[文书名称]
2.交接时间：[交接时间]
3.交接方式：[交接方式]（如面对面、邮寄等）
4.交接地点：[交接地点]
5.交接内容：[交接内容描述]
6.其他需要说明的事项：[其他需要说明的事项]
二、交接文书的确认和接收
本人确认以上文书已经完整、无误地交接给[接收方姓名]，并请[接收方姓名]在接收后对文书进行检查和确认。
如有任何问题或疑虑，请及时告知本人。
三、签名和日期
本人签名：[交出方签名]
日期：[签署日期]
接收方签名：[接收方签名]
日期：[签署日期]（如有）
以上是一份简单的文书交接书范文，您可以根据实际情况进行修改和完善。
档案申请移交函格式模板
档案申请移交函格式模板全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：【档案申请移交函格式模板】尊敬的XX单位：您好！我是XXX公司的XXX，现就我公司XXX档案的移交事宜向贵单位提交申请，特发此函，望尽快处理。
详细内容如下：一、移交原因：我公司需要将一部分档案资料移交至贵单位，以便双方能够更好地合作与交流。
二、移交内容：我公司计划移交的档案资料包括：XX文件、XX文件、XX文件等，共计XXX份。
三、档案移交方式：我方将在XX年XX月XX日将上述档案资料交由我公司专员送至贵单位办公室，由双方共同确认后办理相关手续。
四、移交责任人：我公司指定XXX作为本次档案移交的负责人，负责协调双方的工作，并确保档案移交的顺利进行。
五、联系方式：如有任何问题或疑虑，请随时与我方联系，我公司联系电话为XXX，邮箱为XXX。
在此，我公司代表全体员工向贵单位表示最诚挚的感谢，并期待双方能够保持良好的合作关系。
希望贵单位能够对本次档案移交事宜给予支持与配合，共同促进双方的发展。
特此函呈XX年XX月XX日XXX公司名称XXX负责人签名以上就是一份关于档案申请移交函格式模板，希望对您有所帮助。
祝您工作顺利！第二篇示例：档案申请移交函格式模板尊敬的xx单位领导：您好！我是xx单位的xx，现就我单位的档案申请移交事宜致函。
我单位因某种原因需要将部分档案移交至您单位管理，为了保证档案的顺利交接和管理，特向贵单位提出以下移交申请：1. 移交档案的种类及数量：（列出需要移交的档案种类和数量）2. 移交档案的主要内容：（简要描述移交档案的主要内容，以便贵单位了解档案的重要性）3. 移交档案的出处：（说明这些档案的来源及原持有单位）4. 移交档案的保管要求：（说明贵单位应如何保管这些档案，包括安全性、机密性等要求）5. 移交档案的移交流程：（说明如何进行移交，包括时间、地点、人员等）希望贵单位能尽快处理我单位的档案移交申请，确保档案的有序管理和保管。
档案交接文据格式
3.2.1第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略）4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
1主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
4.2.4检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册（套）。4.3第三部分的填写方法（未完待续）
【关闭窗口】
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各式各样类档案形成的最早和最晚时间。
4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应移出单位填写，接收单位核实。
4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。
4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。c.经办人栏就由对档案交接负有直接责任的人员签名。d.移出和收进日期应当相同。e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
档案交接文据格式
档案交接文据的格式通常包括以下部分：
1. 标题：
文据的标题通常为“档案交接文据”或类似的表述，明确表示这是关于档案交接的正式文件。
2. 文档编号：
如果有文档编号系统，应在文据的右上角或左上角标注文档的唯一编号。
3. 交接双方信息：
移出单位：包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
接收单位：同样包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
4. 交接日期：
明确记录档案交接的具体日期。
5. 档案信息：
档案所属年度：指档案内容所涵盖的时间范围。
档案类别：如永久、长期、短期等，根据档案的重要性和保存期限进行分类。
数量（卷、件、米）：具体记录档案的数量单位。
档案内容概述或清单：如果有必要，可以详细列出档案的具体名称或内容摘要。
6. 检索工具种类及数量：
如果有配套的检索工具，如索引、目录等，应注明其种类和数量。
7. 交接性质：
描述交接的原因，如移交、寄存、征购、收购、捐赠等。
8. 交接说明：
对交接过程中的特殊要求或注意事项进行说明。
9. 接收意见：
接收单位负责人确认接收档案，并签字盖章。
10. 附件：
如果有相关的附件，如档案清单、交接清单等，应在此处注明。
11. 签署和日期：
移出单位负责人签名和日期
接收单位负责人签名和日期
以上是一份基本的档案交接文据格式，具体的格式可能会因机构或国家的规定有所不同。
在制作交接文据时，应参照适用的标准或规定，确保文据的合法性和有效性。
档案交接文据格式
档案交接文据格式一、背景介绍档案交接是组织机构内部流转档案的重要环节，为保证档案的完整性和安全性，规范的档案交接文据格式是必不可少的。
二、档案交接文据格式的重要性1.保证档案的完整性：正确的文据格式能够记录档案移交的内容和过程，避免档案遗漏或损坏。
2.确保档案的安全性：档案交接文据格式明确记录了档案的归属和责任，有助于防止档案被篡改或滥用。
3.便于档案追溯：规范的文据格式能够帮助相关人员追踪档案的流转情况，提高档案管理效率。
三、档案交接文据格式的内容要求在进行档案交接时，以下内容是必须包含在文据格式中的： - 档案基本信息：包括档案名称、编号、分类、数量等基本信息。
- 移交原因：记录档案移交的原因和背景。
- 移交范围：明确描述本次档案移交的范围和具体内容。
- 移交时间：记录档案移交的具体时间。
- 移交人员：列出参与档案移交的人员及其职务。
- 接收人员：记录档案接收人员的姓名和职务。
- 移交方式：描述档案移交的方式和手续。
- 签字确认：移交和接收双方必须签字确认档案移交的内容和过程。
- 其他事项：如有其他需要备注或说明的事项，也应当在文据格式中详细描述。
四、档案交接文据格式的填写注意事项1.准确性：填写文据格式时，必须准确记录档案信息，避免遗漏或错误。
2.清晰度：文据格式应当清晰易懂，避免歧义和误解。
3.规范性：文据格式应当符合规范要求，统一格式和标准，便于管理和查阅。
4.保密性：涉及机密信息的档案交接文据格式应当注意保密，避免泄露机密信息。
五、档案交接文据格式的管理与存档完成档案交接后，文据格式应当及时归档存档，便于日后查阅和追溯。
管理人员应当建立档案交接文据的档案管理系统，确保文据格式的安全和完整性。
六、结语档案交接文据格式是档案管理工作中不可忽视的环节，规范的文据格式能够有效保障档案的完整性和安全性，提高档案管理效率。
组织机构在进行档案交接时，应当严格按照规定填写文据格式，做好档案交接工作。
档案交接文据格式
档案交接文据格式（最新版）目录1.档案交接文据的定义和重要性2.档案交接文据的格式要求3.档案交接文据的内容要求4.档案交接文据的签署和保管正文一、档案交接文据的定义和重要性档案交接文据是指在档案移交过程中，为了明确双方责任和确保档案资料的安全，所形成的一种书面材料。
它在档案管理中具有重要的作用，可以有效地防止档案的丢失、损坏和泄密，是保证档案资料完整性和准确性的重要手段。
二、档案交接文据的格式要求档案交接文据的格式要求严格，一般包括以下几个部分：1.标题：一般为“档案交接文据”或“档案交接清单”。
2.交接双方的名称和地址：包括档案移交方和接收方的全称、地址、联系人及联系方式。
3.档案名称和数量：列明本次交接的档案名称、卷号、册数、页数等详细信息。
4.交接日期：明确档案交接的具体日期。
5.交接双方的签名和盖章：双方在文据上签字并加盖单位公章，以示确认。
6.附件：如有其他相关材料，如档案目录、照片等，应一并列明。
三、档案交接文据的内容要求档案交接文据的内容应详细、准确，主要包括以下几个方面：1.档案的基本情况：包括档案名称、档号、保管期限等。
2.档案的移交原因：阐述档案移交的原因，如部门撤销、人员变动等。
3.档案的移交范围：明确本次移交的档案范围，包括全宗、案卷、文件等。
4.档案的移交时间：明确档案移交的具体时间，以便双方做好准备工作。
5.档案的接收责任：明确档案接收方对档案的保管、使用、销毁等责任。
四、档案交接文据的签署和保管档案交接文据应由双方代表在交接现场签署，并加盖单位公章。
签署后的文据应由双方分别保存，以备日后查证。
文书档案材料移交归档规范与要求【模板】
文书档案材料移交归档规范与要求1. 文书档案文件材料主要来源于学校、学校各处室，各二级学院在职能活动中形成的具有参考、凭证、研究保存价值的原始文件材料及与学校工作紧密相关，需要贯彻执行的上级及有关部门的文件材料。
文书档案材料涉及面广，按学校2015年修订的《分类方案、归档范围、保管期限表》即“三合一”（下同）制度要求，应归档的文书档案材料主要包括：党群、综合、劳动人事、后勤保障、教学、科研等方面。
2.严格归档范围。
按学校“三合一”制度，对本校未经会议讨论、领导审阅或签发的未生效的文件、草稿，一般性文件的历次修改稿，重份文件、图表；上级机关普发的供参阅或下发征求意见未定稿或仅供参考的抄件、事务性、临时性文件，上级及有关部门颁发的，但不需贯彻执行的无查考利用价值的文件材料不需归档。
既不得漏归，也不得泛泛而归。
3.归档份数。
学校党、政、工、团编号发文即“红头”文件，由校办兼职档案员负责收集、登记、积累、编页整理、定期移交归档。
其归档份数为定稿一份，正本（印件）一式三份（一份入卷归档，一份编制发文汇集，一份编制专题汇集）；其他“白头”文件，重要的一式二份，一般的一式一份。
4．部分文件应成套归档。
学校及各二级学院发文（包括转发文和联合发文）处理签、签发稿（定稿）、正文、附件、重要文件的修改稿，职代会、团代会及请示与批复、来文与复文、评选通知与表彰结果、转发文与被转发文、联合发文等内容关联紧密、不可分割的文件材料要求成套性、且必须反映学校职能活动全过程，以确保归档文件完整齐全，准确系统。
文号缺失或重复的要附文字说明。
5.学校年度工作总结以文件形式发出的，其文件编号应预留编排在总结年，不要编排在次年，并与同年工作计划成套归档；上级及有关部门颁发的与我校有关的跨年度编号表彰文件及回复、批复我院报告、请示的文件材料，处理完毕后与相关文件成套归针对年度整理。
6. 归档文件材料、图表等必须符合公文处理规定。
无论“红头”文件、“白头”文件等文尾落款处均应准确、完整、规范署单位名全称和发文时间，并加盖单位或部门印章，以示合法有效。
档案交接模板
档案交接模板一、档案交接模板（一）档案交接说明嗨，小伙伴们！今天咱们来唠唠档案交接这个事儿。
档案交接呢，就像是传递一个装满回忆和重要信息的宝盒。
这宝盒里可能装着各种各样的东西，比如你的学习成绩啦，参加过的活动记录啦，还有一些重要的证明材料之类的。
（二）交接双方信息1. 移交方名称：[移交方单位或个人名称]联系地址：[具体地址]联系方式：[具体联系方式]2. 接收方名称：[接收方单位或个人名称]联系地址：[具体地址]联系方式：[具体联系方式]（三）档案内容明细1. 个人基本信息档案这里面有你的基本情况，像出生日期、性别、籍贯这些信息。
这就好比是你的身份小标签，让别人能快速对你有个基本的了解。
2. 学业相关档案这可就丰富啦，从你小学到大学的成绩单，各种考试的准考证，还有你获得的奖状证书等。
这些可都是你学习历程的见证者，每一张成绩单都像是你在学习之路上攀登的一个个小脚印。
3. 社会实践档案参加过的社团活动记录、志愿者服务经历，还有实习报告等都在这个部分。
这体现了你在校园之外的成长和锻炼，是你综合素质的一种展示。
（四）交接的状态说明1. 档案完整性移交方要保证档案是完整无缺的哦。
就像送礼物一样，可不能把有破损或者缺少零件的东西交出去。
如果有缺失的部分，要在交接的时候说明情况，比如是因为某些特殊原因丢失了某份文件，还是根本就没有这份文件。
2. 档案准确性档案里的信息都得是准确无误的。
要是名字写错了，或者某个成绩记录错误，那可就麻烦啦。
移交方要对档案内容进行仔细核对，确保没有错误。
（五）交接手续1. 清单制作双方要共同制作一份档案交接清单，把交接的档案一项一项地列清楚。
这个清单就像是交接的小账本，以后要是有什么疑问，就可以拿出来看看。
2. 签字确认交接完成后，移交方和接收方都要在交接清单上签字。
这签字可不得了，就代表着双方都认可了这次交接的内容和状态。
这是一种责任的传递，也是一种信任的体现。
（六）特殊情况说明1. 档案损坏处理要是在交接的时候发现档案有损坏的情况，双方要协商怎么处理。
档案交接文据格式
档案交接文据格式随着社会发展和科技进步，各行各业都离不开电子化、信息化与机械化的推广。
为了保护信息的安全性与合法性，在档案交接过程中必须建立一套可信的文据格式。
本文将从档案交接的概念、档案交接的方法、档案交接的要素、档案交接文据格式的应用、档案交接文据格式的标准、档案交接文据格式的流程等方面进行论述。
一、档案交接的概念档案交接是指将某个机构的档案资料移交至另一机构的过程，涉及多方协作、文件传递、数据收集、审核、审批等复杂的环节，需要系统性地进行管理和规范化。
二、档案交接的方法档案交接可采用人工交接、网络交接和无纸化交接三种方式。
人工交接是传统的交接方式，主要是实物移交。
网络交接是指将档案放在互联网中交接，比较便利，但也需要网上见证等措施。
无纸化交接是最近几年出现的交接方式，采用数字化技术，以文件电子化为基础，将档案文档扫描后通过互联网方式进行交接。
这种方式具有安全、节省空间、便于审批等优点。
三、档案交接的要素1、建立交接清单。
交接清单是档案交接中极其重要的环节之一，必须详细列出移交的档案名称、数量、存放位置、移交日期等信息。
2、确定交接权限。
必须确定好交接的权限，每个人必须按照职责进行档案交接，确保档案的安全性和保密性。
3、做好交接前的准备工作。
交接前需要核对档案的完整性、准确性、规范性，检查档案的防盗、防火、防潮等措施。
4、确保档案的移交过程。
档案移交的过程中必须确保档案移交的完整、可靠性和代表性。
四、档案交接文据格式的应用档案交接文据格式在档案交接过程中发挥重要作用，通过规范交接文据格式的制定、审核和实施，能够保障档案交接记录的准确性、安全性、可审计性和追责性。
具体应用包括：移交单据、交接清单、验收单据、移交记录、移交效果评价等内容，记录交接的全过程，从而确保交接过程的规范、透明和监管。
五、档案交接文据格式的标准为确保档案交接文据格式的统一规范，规范下发的档案交接标准为包括《档案交接规定》、《档案交接文据格式标准》、《档案交接审核规范》等。
档案交接文据格式
档案交接文据格式摘要：一、档案交接文据的定义与作用二、档案交接文据的格式要求1.标题2.编号3.交接双方信息4.交接内容5.交接时间与地点6.签名与盖章三、填写注意事项1.清晰明确2.规范用词3.严谨细致四、档案交接文据的范例与解析正文：一、档案交接文据的定义与作用档案交接文据，是指在档案管理部门之间进行档案资料交接时，所使用的一种书面凭证。
它主要用于明确双方在档案交接过程中的权利义务，确保档案资料的安全、完整和准确，便于日后追溯和管理。
档案交接文据在机关、企事业单位、社会组织等档案管理工作中发挥着重要作用。
二、档案交接文据的格式要求1.标题：档案交接文据的标题应简洁明了，直接反映文据的主题，如“某单位档案交接文据”。
2.编号：文据应设有唯一的编号，便于管理查询。
编号可包括单位名称、档案类别、年度、序号等信息。
3.交接双方信息：在文据正文开头，应详细列明交接双方的单位名称、联系人、联系方式等基本信息。
4.交接内容：交接内容应详细列明本次交接的档案资料名称、数量、规格、载体等信息，以便双方清点核对。
5.交接时间与地点：明确档案交接的具体时间、地点，以及双方约定的具体交接方式。
6.签名与盖章：在文据尾部，交接双方应签字或盖章，以表示对交接文据内容的确认。
三、填写注意事项1.清晰明确：填写档案交接文据时，应确保文字表述清晰、条理分明，便于双方理解和执行。
2.规范用词：文据中应使用规范的词语和表述，避免使用模糊或不规范的词汇。
3.严谨细致：在填写过程中，要注重细节，确保各项内容准确无误，避免出现错漏。
四、档案交接文据的范例与解析【范例】某单位档案交接文据一、交接双方信息：单位名称：甲单位联系人：张三联系电话：138XXXX12345单位名称：乙单位联系人：李四联系电话：139XXXX12345二、交接内容：1.档案名称：XX项目验收报告2.档案数量：2份3.档案规格：A4纸4.载体：纸质三、交接时间与地点：时间：2022年9月15日10:00地点：甲单位档案室四、签名与盖章：甲单位（盖章）：乙单位（盖章）：【解析】本范例中，档案交接文据按照格式要求，明确了交接双方信息、交接内容、交接时间与地点等内容，简洁明了，便于双方执行和日后追溯。
档案移交说明模板
档案移交说明模板
尊敬的接收方：
您好！
我单位现将一批重要档案资料进行正式移交，具体情况如下：
一、档案基本情况
档案名称：__________________________
档案类别：包括但不限于业务文件、财务报表、项目文档、人事资料等。
档案数量：共计______份/册/盒。
归档时间范围：自____年____月至____年____月。
二、档案内容概述这批档案涵盖了我单位在此期间的各项主要工作活动记录，详细记录了各项业务的执行过程、结果及相关的数据统计、决策信息等内容。
所有档案均按照国家和行业相关规定进行了分类、整理和归档，并确保其完整性、真实性、有效性和安全性。
三、档案交接清单随本说明附上详细的档案交接清单（电子版与纸质版），列明每一份档案的具体名称、编号、日期、页数等信息，以便您方便核对和管理。
四、移交方式与时间本次档案移交采用现场点交的方式，定于____年____月____日完成。
届时我方将由专人负责陪同并逐一解释相关档案内容和管理要求。
五、后续责任档案移交完成后，从即日起，上述档案的所有保管权和责任转移至贵单位，我方不再承担保管义务。
同时，根据保密协议或相关法律法规，双方需继续保持对敏感信息的保密原则。
敬请查收并妥善保管。
如有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我们联系。
此致，
[您的姓名]
[您的职位]
[您的联系方式]
[移交单位名称]
[移交日期] 附件：档案交接清单。
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档案交接文据
档案交接文据的填写方法
一、第一部分的填写方法
1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。
①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
④移出和收进日期应当相同。
⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2、交接性质由交接双方共同填写。
3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者
属寄存。
③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
二、第二部分的填写方法
1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。
2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。
一类一款顺序填入。
3、档案的数量一般应以卷为计量单位。
零散文件可用长度米为计量单位。
声像档案可用张、盘为计量单位。
2001年以后的文书档案以件为计量单位。
4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。
一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。
三、第三部分的填写方法
1、移出说明栏应由移出单位填写。
2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
③有无在档案交接中产生的其它文件。
④其它需要说明的事项。
3、接收意见栏应由收进单位填写。
4、接收意见栏应填入交接过程及验收意见。
①交接过程中有无需要记录的事项。
②由移出方填写的各栏是否属实。
③依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。
5、第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。
附在本文据之后，并注明相应栏目。