行政秘书学

行政秘书学

秘书（★）：乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

秘书的分类：（★）

按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。

按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。

按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。

秘书的层次（★）：高级、中级、初级。

秘书工作的内容：（★）

（1）办文：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理

（2）办会：会议会务组织

（3）办事：调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项

秘书的工作性质、特点：（★）1.机要性（机密性）2.综合性3.辅助性（服务性、从属性、被动性）

秘书的工作作用：（★）1.协调作用 2.信息枢纽作用3.参谋助手作用4.公共关系作用（形象作用）

现代秘书职业的变化特点（★）

1、从技能性工作向智能性工作转化。

2、从常规内向思维向外向开放思维转化。

3、从事务性服务向信息化服务转化。

4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。

现代秘书工作的发展趋势（★）

1、秘书工作职业化

2、秘书工作职能强化

3、秘书工作科学化

4、秘书任职资格化

秘书机构的概念（理解）

广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。

狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。

秘书工作机构的地位：（★）

1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构

2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构

3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构

4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构

秘书工作机构的性质：（★）

秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是服务、协调部门。

秘书与领导的关系(论述、联系实际分析)（★）

在秘书的职业活动中，秘书与领导的关系是一种至关重要又十分复杂的人际关系。它集中体现了秘书工作的本质内容和特点，关系的状况又直接影响到单位的工作效率和秘书的身心健康、才智的发挥。秘书与领导关系的实质是一种立体的多层面的关系，是建立在共同的事业、目标的基础之上的。

（一）人格地位上的平等关系

（二）实现目标工作中的同事关系

（三）工作职能上的上下级主辅关系

（四）工作过程上的主从关系

（五）工作沟通上的双向交流关系

（六）工作绩效上的一体关系

秘书为领导班子服务中的几种关系的把握

（一）为主要领导人服务与为领导班子服务

（二）为中心工作服务与日常工作服务

（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾

（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作

（五）对口请示，避免交叉请示

（六）逐级请示，避免越级请示

（七）加强沟通，避免产生误会

（八）筛选信息，避免说是道非。

秘书的职业素养（★）

1、秘书的思想素养：良好的政治修养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟

2、秘书的知识素养：基础知识：社会基础知识和自然科学知识。专业知识：文书写作与处理、办公管理、会议组织等。行业知识：秘书所在行业、系统的专业知识。相关知识：经济学、心理学等

3、秘书的能力素养：基础能力：敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力。业务能力：表达能力。听知能力、办事能力。交际能力、协调能力。学习能力、应变能力。操作能力、管理能力。组织计划能力、预测能力

4、秘书的心理修养：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作

5、秘书的职业道德修养：理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉

最基本职业修养：忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨

办公室管理

1、办公室管理工作：（1）办公环境管理（2）日常安排与管理（3）电话管理（4）印信管理（5）值班工作（6）邮件处理

2、办公环境的管理原则：方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

办公室的布局与布置（了解）

1、布局：①封闭式布局②开放式布局

2、办公环境布置

布置要点：（2）营造一个安静的工作环境（3）保证良好的采光、照明条件(4)合理安排座位(5)力求整齐、清洁。

布置的原则：（1）采用一个大间办公室。（2）使用同一大小的桌子。（3）档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。（4）采用直线对称的布置。（5）主管的办公区域需保留适当的访客空间。（6）将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。（7）主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。（8）全体职员的座位应面对同一方向布置。

（9）常用的文件与档案，应置于使用者附近。（10）应保持公共空间和私人空间的独立。（11）桌与桌之间应留有一米左右的距离。（12）桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。（13）最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。（14）计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。

接待工作的基本原则、规格和程序（了解）

1、基本原则：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

2、接待规格：

①高格接待：是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。包括几种情况：

A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见，下级领导要出面作陪；

B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪同座谈；

C、下级领导来访，领导应该出面做陪；

D、接待公司的重要客户。

②对等接待：指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。接待工作中最为常用。

③低格接待：指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。

3、接待工作的一般程序

⑴发出邀请

邀请可分为口头、电话、书面、登门邀请及邮件邀请等。采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。

⑵接待前的准备工作

接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。

①平时的准备工作

A、思想心理的准备

a、诚挚恳切的态度

b、团结合作的工作精神

B、业务知识和能力

C、物质和环境的准备接待

（3）、接受任务后的接待准备工作

一般情况下，来宾来前会事先通知，接到通知后，秘书接待准备工作一般程序如下。

A、了解来宾的情况

B、确定接待规格

C、制定接待工作计划

4、接待工作的实施⑴迎接来宾⑵会见、会谈的接待⑶宴请接待⑷安排参观游览⑸安排娱乐活动⑹新闻报道⑺送客

秘书时间管理的方法：

（1）ABCＤ工作法（★）：现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。

（2）时间表编制法：时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。

秘书收集信息的主要内容和形式：

内容：政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息。

形式：文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息、

会议：