档案管理理论与档案整理

档案管理学

档案的分类：

1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。

2 按照内容标准有两种划分方法：

3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；

记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。 4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案

5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6 在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案

档案管理理论分析

1 环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用;

八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研

2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈

3 三阶段论：形成→管理→利用

档案的起源

1 文字产生前的档案：

①结绳记事②书契③岩画

2文字产生后的档案

①文字

②载体

国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）

国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸

档案的定义：

复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。

1法语国家：档案是文件

三个方面：2 英语国家：档案是进入到档案馆的文件

3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心

档案的属性：

1 本质属性：原始性

2一般属性：知识性：储存传播知识

信息性：①扩充性 ②可压缩性 ③可替代性 ④可传输性

文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务

档案的价值和作用

1 价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】

2 作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）

档案工作的基本原则

1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等

2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等

1我国档案事业管理体制——集中制 国家所有（立档单位）

集中管理

分级设馆

馆网庞大

2 基本原则（基本原则建立在管理体制上）

①统一领导，分设管理 ：A 分设按行政级别来分级B 按专业来分设

②维护档案的完整与安全

：A 数量要求完整，质量保证 B 安全性：实体安全、内容安全

3便于社会各方面利用：

（1） 以档案原件提供利用

（2） 以档案复制品提供利用

（3） 综合档案内容编写书面资料提供利用

收集的定义：

档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。

收集的内容：

1 对本单位需归档文件的收集

2 对现行、撤销机关永久文件的接收

3 对历史档案的接收和征集工作

收集工作的要求：

1、 馆藏现状：

（1） 范围上：主要收集一级单位档案，对于二、三级单位档案选择收集

（2） 内容上：以机关档案为核心

（3） 门类上：以纸质档案为主

（4） 时间上：建国以后档案为主

2、丰富馆藏的标准：

（1）数量充分，质量优化

（2）成分充分，结构合理

（3）内容广泛，层次分明

3、收集工作的要求：

（1）归档文件齐全完整

（2）加强归档文件的指导

（3）保持全宗的不可分散性

（4）推行入馆（室）质量标准化

单位内文件的归档：

1、 归档制度的定义：

归档制度：各单位在工作生活中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。

2、归档范围：

3、归档时间：大单位，每年3~4月份；小单位，随办随归 老范围 上级机关下发的文件资料 本级机关形成的文件资料 下级机关上报形成的文件资料 同级机关交往形成的文件资料 本机关主要职能活动文件 以我为“中心”权益文件 需执行的上级机关的文件 其他有关查考文件 新范围

不归档范围

4、归档要求：

①遵循文件材料形成的规律和特点

②保持文件间的有机规律

③区分不同价值，便于保管利用

档案鉴定：一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。

档案鉴定步骤：

1、 整理之前：①归档→②移交

2、 档案室鉴定：①接收档案→②定期鉴定→③入馆鉴定

3、 档案馆：①接收鉴定→②定期鉴定

鉴定工作的历史分期：

【卡林斯基，波兰人，提出“档案鉴定的历史分期”，分为三个历史阶段】

第一分期（1789—1880）——“粗线条”时期

① 颁布档案鉴定法规

② 分类：【革命标准】 有用文件 历史文件 封建文件 无用文件

③ 颁发】

第二分期（1800—第一次世界大战前）

① 文件生的速度加快

② 鉴定标准的出现

③ 禁止销毁年限出现

第三分期（Ⅰ战后—Ⅱ战前）

① 列宁档案法的颁布

② 档案鉴定所有权发生变化

③ 鉴定理论的出现

第四分期（Ⅱ战后——）

① 文件数量激增

② 新的标准，层出不穷

③ 档案类型的新型化

国外鉴定理论分析：

1、 年龄鉴定理论——由迈斯奈尔提出

① 一般标准：a 高龄文件应受尊重 b 应当避免极端 c 反对过于抽象d 暂时性目的的文件处理完毕后销毁 e 永远性机构起源与发展应保存

② 涉及事项的标准：A 国家行政机关是不动产权利的文件 B 私人权利、地方公共权利的文件

③ 涉及来源的标准：A 保存与行政机关任务有关的文件

B 关于政策程度及普遍性案卷

C 保存 有关本机关行政事务的文件

D 下级机关的特殊文件

保存 销毁