第一章 外贸英语函电中E-mail的写作要领
商务英语写作-写E
商务英语写作
写E
一、要小心写在e－mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定e－mail也可以作为法律证据，是合法的。
所以发e-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。
如报价等。
发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。
因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。
如果可以，你就可以发送压缩格式的了。
这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。
你可以在上面加上logo等。
英文E-mail的写作要领.
英文E-mail的写作要领随着电脑走进千家万户，一张无形的巨网也悄然织起。
这就是Internet （因特网，国际互联网）。
一旦连接了Internet，信息传递就成为一件非常轻松惬意的事情。
在网上最常使用的服务就是E-mail（电子邮件，electronic mail，常缩略为E-mail，e-mail 或email），这是因为电子邮件不但使用方便、传播快捷、可以一信多发，而且价格十分低廉，特别适合国际间的交流。
那么e-mail有什么写作要领呢？首先，必须要标题（Heading）栏的“收件人（To）”框中输入收信人的E-mail 地址。
“主题（Subject）”框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
“主题”框的内容切忌含糊不清。
像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow‘s meeting canceled.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today！E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
如：Tommy，或者Mr. Smith.E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
外贸函电的写作要领？外贸,函电,写作
外贸函电的写作要领？-外贸,函电,写作-商务指南-5、回复迅速及时给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
6、标题这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到，事实上，E—ma ｉｌ的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容，看起来象的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除.比如这样的标题“How aｒｅyou?”，“Can ｗe worｋtｏｇethｅr？”，建议您改成“Prosal： Bright Ideas Ｉmrts－—Zhejiaｎg Teｘtile’ｓPartｎｅrsｈip Oprｔuｔy"或“Ｉntrｏｄucｔioｎ: Ｏur Prｏｄuｃt Oｆfeｒing ｓ for Briｇhｔ Ideａs Ｉｍrｔs。
”这样您的邮件会显得更加专业。
７、精确当涉及到数据或具体的信息时，比如时间，地点,价格，货号等等,尽可能做到精确.这样会使交流的内容更加清楚，更有助于事务的进程.8、针对性请在邮件中写上对方的名称，或在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种的通函,从而表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DeaｒSirs"or “DearSiroｒMadaｍ"。
商务函电的作用，一是索取信息或信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则，即：完整（pｌete）正确（corｒectness)清楚(cleａrness)简洁(concｒeteneｓｓ）具体（coｎｃｒeteｎeｓs）礼貌（ｃourｔesy)体谅（cｏnsｉｄeｒaｔion)完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
e mail英语作文格式
e mail英语作文格式English:When writing an email in English, it's important to follow a clear and organized format to ensure effective communication. Start with a concise and informative subject line that summarizes the purpose of the email. Begin the email with a greeting, using the recipient's name if known, followed by a brief introduction or reference to any previous communication. The body of the email should be well-structured, with each paragraph focusing on a single topic or point. Use clear and polite language, avoiding jargon or slang that may be unfamiliar to the recipient. Provide relevant details or information in a logical order, and use bullet points or numbered lists for clarity if necessary. Close the email with a courteous closing remark, such as "Thank you for your attention" or "I look forward to your reply," followed by your name and any necessary contact information. Finally, proofread the email carefully for any errors in grammar, spelling, or punctuation before sending it.中文翻译:在写英语邮件时，遵循清晰有序的格式以确保有效沟通至关重要。
外贸英文函电中E-mail的写作技巧
外贸英文函电中E-mail的写作技巧首先，必须要标题（Heading）栏的“收件人（To）”框中输入收信人的E-mail 地址。
“主题（Subject）”框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
“主题”框的内容切忌含糊不清。
像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow’s meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification。
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI （For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
如：Tommy，或者Mr. Smith。
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。
常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。
称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：Jimmy,I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best regards,David在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight?lol：Laughing out loudoic：Oh, I see.mte：My thoughts exactly.brb：I’ll be right back.c u 2morrow：See you tomorrow.fanx 4 ur elp：Thanks for your help.gr8：greatbtw：By the wayimho：In my humble opinionasap：As soon as possible.另外，网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩，还创造了一种表示感情的小符号，英语叫smiley.如：：-）代表“I’m smiling at this”，：-（代表“I’m sad about this”。
外贸英语函电email范文
外贸英语函电email范文English Response:English Response:Dear [Recipient's Name],。
I hope this email finds you well. My name is [Your Name] and I am writing to inquire about the status of our recent order (Order No. XXXX). We placed this order with your company on [Date], and according to our records, thedelivery was scheduled for [Date/Time]. However, we havenot yet received any updates regarding the shipment.We understand that unforeseen circumstances can arisein the shipping process, but it is crucial for us to have a clear understanding of when we can expect the goods to arrive. Our production schedule relies heavily on thetimely receipt of these materials, and any delays couldhave significant implications for our operations.Could you please provide us with an update on the current status of the shipment? Specifically, we would like to know if the order has been dispatched from your warehouse and if so, the estimated arrival date. Additionally, if there have been any delays or issues with the delivery, we would appreciate any relevant details you can share with us.Furthermore, I would like to remind you of the importance of ensuring the goods are properly packaged to prevent any damage during transit. We have had instances in the past where items arrived in less than satisfactory condition due to inadequate packaging, which resulted in delays and additional costs for us.We value our partnership with your company and are committed to maintaining a positive and mutually beneficial relationship. However, timely communication and reliable service are essential components of this partnership, and we trust that you will take the necessary steps to address our concerns promptly.Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response and resolution of this issue.Best regards,。
英语邮件写作E
写好E-mail十大守则1、清楚鲜明的标题2、适当的字号和字体：12或者14磅，new times Roman字体3、段落应分明：利用段落来区分不同的主题，每个段落之间空1或1.5倍行距4、检查拼字及标点符号：无顿号5、不要用大写：强调的时候再用。
6、避免心情符号、行话及首字母缩略词7、语气要有礼貌：多用please thank you could you 等，如果收信人是不认识的人，就必须先说明自己是谁及你为何写这封信，8、内容简洁扼要：明确表达来意，重点放在你想表达的信息以及你希望对方配合的事情上，同时尽量使用简短及清楚的句子，一个句子只表达一个想法，且只用必要的字，不罗嗦。
9、口语化：简单口语化的表达10、答复时间明确写E-MAil的目的第一传达信息，第二其次让对方有所行动，因此，最主要让对方清楚你在表达什么意思。
写E-mail的四部曲第一步：开场提及你写这封信的缘由及目的，并定出全文的主题第二部：主旨具体陈述这封信的主旨，以一个段落表达一个主题为原则，看需要几个段落来陈述主旨，第三部：行动要求对方有所行动，例如回信、表达意见、交文件等第四部：结尾最后再以客气的口语为总结，让对方了解你的期待。
最常用的50个英文短语：1、first of all2、In the meantime3、From one’s point of view4、Generally speaking5、In conclusion /all in all 总之6、In accordance with /according to7、In terms of 就什么而论；在某方面8、Apart from that/besides/in addition 除.......之外9、Rather than/instead of 而不是10、Due to/ because of 由于11、In case 假使；倘若12、As far as I know13、In view of 鉴于；考虑到14、Even though 虽然15、Prior to 在........之前16、As long as 只要17、As a reminder 在此提醒18、From one’s perspective 从........观点19、In that case 既然那样20、On one’s behalf 代表某人21、For reasons outlined above 根据上述的理由22、Be subject to 决定于23、In light of 按照24、As well 同样的也25、In my opinion26、Compared with /in comparison with27、By the way 顺便提起28、To my knowledge/based upon my understanding 据我理解29、Actually/ as a matter of fact / in fact 事实上30、To tell you the truth / frankly speaking 坦白说31、In spite of 尽管32、In order to33、As usual34、In principle 原则上35、On the whole 整体而言36、As for 至于37、As you know 如你所知38、With regards to 关于39、As yet / so far 迄今40、From the time being 暂时41、In any case 无论如何42、What’s more /moreover / furthermore 再者；而且43、Account for 解释44、Be in line with 与.......一致45、On the basis of 基于46、On the ground of 因为；基于以下的理由47、In advance 事前48、As frist sight 初看之下49、In this regard 就这方面而言50、Run into 遇到。
e mail英文作文格式
e mail英文作文格式英文：Email writing format is an important aspect of communication in today's digital world. It is essential to follow a proper format while writing an email to ensurethat the message is conveyed effectively. The following are some of the key elements of an email writing format:1. Subject Line: This is the first thing that the recipient sees, and it should be concise and clear. It should give a brief idea about the content of the email.2. Salutation: The salutation should be formal or informal, depending on the relationship between the sender and the recipient.3. Body: The body of the email should be divided into paragraphs, and each paragraph should have a clear purpose. It should be written in a concise and clear manner.4. Closing: The closing should be polite and formal, and it should include a signature.中文：电子邮件写作格式是当今数字世界中沟通的重要方面。
商务日语函电第4课 邮件的格式ppt课件
的换行，每个内容之间最好空出一行，以便于阅读。 9、署名〔署名〕：填入寄件人的姓名、联络方式。同时还要填
入地址、号码、号、本人公司的主页网址，以便对 方运用邮件以外的方式也能联络到。
第一单元 商务文书的格式
第四课 邮件的格式
邮件
电子邮件又称E－mail，它是英文Electronic mail的 简写，是利用计算机网络进展信息传输的一种现代化 通讯方式。E－mail与传统函件相比，具有速度快、 价钱低、可同时传送文本、图像、声音、动画等多种 信息的特点。
商务邮件也有比较固定的格式、礼节和运用方法。 作为商务人士就需求掌握邮件的制造、管理、回复、 以及发送方法。
6、收件人称号〔送信先の名前〕：假设收件人是公司，有时可 能几个人共用一个邮箱，因此最好写清楚收件公司的称号、 部门的称号、职位、姓名。
7、应付语〔挨拶文〕：假设是长期业务往来的客户，只需简短 的应付语即可，例如「いつもお世話になっております。田 中商事の中村です。」等等。要留意的一点是，假设给初次 往来的客户发邮件，需求较特点就是要简单。 2、对于正式的恳求、致歉函件最好不要采用邮件方式。 3、件名是邮件的主题和中心，要求一看到件名就能知 道邮件的大体内容。 4、对于邮件的行文，最好一行控制在30-35字左右。 这样有利于对方阅读。即对方不需求挪动光标，就可 以看到全文。 5、一定要有署名，其中包括公司称号、、地址、 本人姓名、所属部门、联络、、邮件地址。
邮件的组成部分
1、发件人〔宛先〕：这里需求填入对方的邮件地址。 2、抄送CC〔Carbon Copy〕:抄送是同时发给多个人邮件时常用
外贸英语函电基础之E-mai、Fax、Memo
Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。
Foreign Trade ENGLISH CORRESPONDENCE
E-mail Fax Memo
CONTENTS
基 E-mail 础 Fax 篇 Memo
CONTENTS
基 E-mail 础 Fax 篇 Memo
FOREIGN TRADE ENGLISH CORRESPONDENCE
Sample Dear Mr Green
Fax
Memo
Please arrange to send us the following shoes for an exhibition which we are going to have in Shanghai Shimao Square next month.
Kelly Smith
FOREIGN TRADE ENGLISH CORRESPONDENCE
Task 2 下面是一封拒绝对方付款方式的商务信函。写信人是银鹰厨具有限公司的刘晓
燕，收信人是新加坡远东有限公司的Wek Poh先生，写信日期是2012年12月18 日。 请你根据所学的信函的齐头式判断这封信在格式上有哪些错误，并把他们改正过来。
FOREIGN TRADE ENGLISH CORRESPONDENCE
Fax
Email的英文写作的格式及
E-mail的英文写作的格式及电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。
随着电脑走进千家万户，一张无形的巨网也悄然织起。
这就是Internet(因特网，国际互联网)。
一旦连接了Internet，信息传递就成为一件非常轻松惬意的事情。
在网上最常使用的服务就是E-mail(电子邮件，electronic mail，常缩略为E-mail，e-mail 或email)，这是因为电子邮件不但使用方便、传播快捷、可以一信多发，而且价格十分低廉，特别适合国际间的交流。
那么e-mail有什么写作要领呢?首先，必须要标题(Heading)栏的'收件人(To)'框中输入收信人的E-mail 地址。
'主题(Subject)'框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过XXX个字母。
'主题'框的内容切忌含糊不清。
像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow's meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification。
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如：URGENT：Submit your report today!E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如'Dear Mr. John'之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
如：Tommy，或者Mr. Smith。
外贸英语函电课件3：电子邮件格式
Avoid colloquialisms and abbreviations
Avoid using casual language or industry-specific abbreviations to ensure clarity and professionalism.
Use "you" appropriately
Use "you" in a respectful and inclusive manner, avoiding exclusive language that could offend or create misunderstandings.
The Writing Method of Blessing Words
Writing of opening remarks
简洁明了
开篇应简洁明了，直接进 入主题，避免过多的寒暄 和客套。
表达目的
在开篇明确表达邮件的目 的，让收件人能够快速理 解邮件的核心内容。
礼貌用语
使用礼貌用语，表达对收 件人的尊重和感激，建立 良好的沟通氛围。
Writing method of self introduction
05
Signature of email
The importance of signatures
Professional image
外贸英语函电写作和技巧
千里之行，始于足下。
外贸英语函电写作和技巧外贸英语函电写作是外贸工作不可或缺的一部分。
准确、简洁、专业的函电写作能有效提高沟通效率，增强与海外客户的合作关系。
以下是一些关于外贸英语函电写作和技巧的指导，希望对你有所帮助。
一、函电格式1. 信头：包括发信公司名称、地址、电话、传真、Email等，一般位于信纸的上方左侧。
2. 日期：写明信件的日期，格式为“月/日/年”，例如：“January 1, 2022”。
3. 收信人地址：开始写信的第一行右对齐，包括收信人的姓名、公司名称、地址等。
4. 称谓：收信人的称谓，例如“Dear Mr./Ms./Dr. + 姓氏”。
5. 正文：信件的正文部分，要简明扼要、结构清晰、内容准确。
6. 结尾：以“Yours sincerely”或“Yours faithfully”等表示对方的身份，签名后写上自己的姓名、职务等信息。
7. 抄送：如果需要抄送给其他人，可以在结尾处写明抄送对象。
8. 附件：如果有附件需要发送，可以在信件结尾提醒对方。
二、函电写作技巧1. 使用熟悉的语言：在函电写作中，应使用熟悉的语言风格和词汇，确保信息准确传达，避免歧义。
2. 简洁明了：避免使用过多的复杂词汇和长句子，尽量使用简洁明了的句子和常用词汇，以提高合作伙伴的理解度。
第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。
3. 结构清晰：合理安排函电的结构，明确表达自己的意图。
一般可以分为引言、主体和结尾三个部分。
引言中，可以简单说明写信的目的；主体部分可以详细描述相关事宜；结尾部分可以再次表达感谢并进行总结。
4. 注意礼貌用语：使用礼貌词语、客套话以及感谢的措辞，以展现对海外客户的尊重和关注。
5. 核对错误：在发出函电前，务必仔细检查拼写和语法错误。
这样能够提高信函的专业性和可读性。
6. 适应文化差异：考虑对方文化差异，适当的表达方式，有助于建立更好的信任关系。
三、函电常用表达1. 发出询价函：We are writing to inquire about.../We would like to get some information about...2. 提供报价函：According to your request, we are pleased to offer you.../We have pleasure in submitting our quotation as follows...3. 确认订单：We are in receipt of your order.../We acknowledge the receipt of your order...4. 延迟交货通知：We regret to inform you that there will be a delay in delivery.../We would like to inform you that we are unable to meet the delivery date specified in your order...千里之行，始于足下。
外贸函电_Unit 1商务信函
学习目标
Unit one
• 了解商务信函的结构、格式、写作原则
• 掌握商务信函的常用表达
• 能够根据不同商务情境采用不同的格式 撰写商务信函。
Contents
Unit one
• Section 1: Introduction
• Section 2 : The Structure of A Business Letter • Section 3: The Formats of A Business Letter • Section 4: Writing Principles of A Business Letter
•
Toronto 4, Canada
August 22, 2010
Our Ref.No.SWE/119
Your Ref.No.M.306/0038
• China National Metals & Minerals Import & Export Corporation,
• P.O. Box No.65,
Unit one
Section 1: Introduction
• 现代商务交流的主要方式及特征
• 现代商务中信函交流的意义
Envelope
ion 1: Introduction
• 现代商务交流的主要方式及特征
1. 信函 主要特点：意义重大、提升形象； 表达准确、格式规范；
Unit one
⑴ 开头语（Opening Sentences）
开头语无统一格式。
a. 用客套语将对方来信的日期、编号、主题 及主要内容加以概述，使对方一目了然来信 是答复哪一封信件。
外贸英语函电基础之E-mai、Fax、Memo
Fax
Memo
Please arrange to send us the following shoes for an exhibition which we are going to have in Shanghai Shimao Square next month.
FOREIGN TRADE ENGLISH CORRESPONDENCE
Fax
Memo
备忘录属于非正式文体，它只限于企业或公司内部各部门使用，不适用于企业 或公司之间 使用。
其目的在于传递信息、通知决定、说明工作进度等。所涉及的一般是比较紧急 的，需要迅速处理的事情。
一般由以下几个部分组成：
Foreign Trade ENGLISH CORRESPONDENCE
E-mail Fax Memo
CONTENTS
基 E-mail 础 Fax 篇 Memo
CONTENTS
基 E-mail 础 Fax 篇 Memo
FOREIGN TRADE ENGLISH CORRESPONDENCE
如果收信人和写信人关系比较密切 ，结尾只写"Best regards"或“Best wishes"就可以了。 3、如果传真有附件和需要抄送给其他人的话，就要在传真中写上 “Enclosure”和cc。 4、要求对方回复的传真，应在传真中注明“Please reply”。
CONTENTS
基 E-mail 础 Fax 篇 Memo
TO: Adward CO. , Ltd
FROM：Liu Feng
信 头
ATTN: John Green
E-mail写作要领
E-mail写作要领E-mail是现代生活中不可或缺的一部分，它既方便快捷，又能够传达和记录信息。
然而，要写一封好的E-mail并不容易，需要掌握一些关键要领。
本文将为你介绍写一封优秀E-mail的要领。
首先，要注意E-mail的格式。
合适的格式能够帮助读者直观地了解邮件的主题和内容。
一个典型的E-mail格式包括主题、称呼、正文和签名。
主题应该简洁明了地概括邮件的内容，称呼应该根据收件人的身份和关系选择合适的称谓，正文应该包括清晰的段落和标点，签名应该包括发件人的姓名和联系方式。
其次，要有明确的目的和重点。
在写E-mail前，要确立写信的目的和重点，以便在正文中清晰地表达和组织思路。
例如，如果是要申请工作，可以先介绍自己的背景和能力，然后说明申请的职位和原因，最后表达希望得到面试的意愿。
目的和重点要放在信件的开头和结尾，以便让读者快速了解邮件的主要内容。
第三，要使用简洁明了的语言。
E-mail通常是用来传达信息的工具，因此要避免使用冗长复杂的语言。
句子应该简洁明了，用词要准确清晰。
避免使用无关的修辞和娇气的措辞，以免让读者产生困惑或误解。
同时，要注意语法和拼写错误，在写完邮件后进行检查和校对是必要的。
第四，要注重礼貌和尊重。
无论你写给任何人，都要展示礼貌和尊重。
在称呼中使用适当的称谓，例如“亲爱的”、“尊敬的”等，表达你对收件人的尊重和关心。
在正文中使用礼貌的措辞，并避免使用攻击性或冒犯性的语言。
记得在结尾处表达谢意和祝福，以展示你的善意和关心。
第五，要注意邮件的逻辑和结构。
在写E-mail时，要保持逻辑清晰和结构完整。
从整体上组织邮件的内容，确保信息的层次结构和连贯性。
使用标题和段落清楚地表达不同的主题和关系。
如果需要提供详细的信息或附件，可以使用列表、编号或标题来帮助读者理解。
最后，要及时回复和回复邮件。
E-mail是一种快速传递和交流信息的工具，因此要尽可能在收到邮件后及时回复。
如果不能立即回复，可以在邮件中表达感谢并说明会尽快回复的时间。
BEC商务英语写作：电子邮件Email写作格式及范文(2024版)
e-mail的格式 先看下⾯⼏个例⼦，熟悉⼀下e-mail的格式，并注意e-mail在语⾔上的特点。
例1. To:***************** From:*************** CC: Suject:Pricing policy meeting Hi Mike! We'll meet at 2pm tomorrow afternoon to discuss the pricing policy for our new product. Could you come and join us? please let me know ASAP. 例2. To:***************** From:***************** CC: Suject:Arranagement for a new employee A new employee will join our company recently.please prepare a desk and a chair for him. Thanks! 例3. To:******************* From:********************** CC: Suject:Hotel Reservation Hi Green! Please make suitbale hotel reservation for Mr. and Mrs.Smith from evening of July 18 through morning of July 23. reservation [rez've茂()n] n. 预约，预订;保留 从上⾯的实例中可以看出e-mail的格式主要包括4项： To：即这个e-mail发给谁，通常是接受者的电⼦邮件信箱。
From：即这个e-mail是谁发的，通常是发送者的电⼦邮件信箱。
e-mail英语作文格式
e-mail英语作文格式Title: The Essentials of Professional Email Communication.Email has become an integral part of professional communication, serving as a primary medium for conveying information, collaborating on projects, and building relationships. As such, it's crucial to master the art of writing effective and professional emails. This article aims to guide you through the key elements of a well-constructed email, ensuring that your messages are clear, concise, and impactful.1. Clear Subject Line.The subject line is the first point of contact between your email and the recipient. It should be brief, descriptive, and accurate, giving the reader a clear indication of what the email contains. Avoid using vague or misleading subject lines, as they may lead to confusion orneglect.2. Formal Greeting.Begin your email with a formal greeting such as "Dear [Recipient's Name]," or "To Whom It May Concern." This establishes a professional tone and recognizes the recipient's importance.3. Brief Introduction.In the introduction, briefly explain the purpose of your email. This sets the context for the reader and prepares them for the main content. Keep this section concise and to the point.4. Main Body.The main body of your email should contain the core information you wish to convey. Organize your content into logical paragraphs, with each paragraph addressing a specific point. Use bullet points or numbered lists tobreak up longer paragraphs and improve readability.5. Clear Call to Action.If your email requires a response or action from the recipient, make it clear what you expect them to do. Provide specific instructions or deadlines, and offer assistance if needed.6. Closing.End your email with a polite closing, such as "Thank you for your attention to this matter" or "Looking forward to your reply." This reinforces the professional tone and leaves the recipient with a positive impression.7. Signature.Include your name, title (if applicable), and contact information in your email signature. This ensures that the recipient has easy access to your contact details if they need to follow up on your email.8. Proofread and Edit.Always proofread and edit your emails before sending them. Check for spelling and grammar errors, as well as any typos or inconsistencies. Using a spellchecker and reading your email aloud can help catch these mistakes.9. Consider the Tone.The tone of your email should reflect the nature of your relationship with the recipient and the purpose of the message. While a professional tone is always advisable, you can adjust your language to be more informal or friendly when communicating with colleagues or acquaintances.10. Use Attachments Wisely.If you need to include additional information or documents, attach them to your email. However, avoid overusing attachments, as they can make emails bulky and difficult to read. Whenever possible, try to summarize keypoints in the email itself and provide links to online resources instead of attachments.In conclusion, writing professional emails requires attention to detail and a focus on clarity and conciseness. By following these guidelines, you can ensure that your emails are effective in conveying your message and building strong professional relationships. With practice and attention to these essential elements, you'll become a master of email communication in no time.。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一章外贸英语函电中E-mail的写作要领
第一节E-mail 和传统商务信函
E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。
可以直呼其名，或使用头衔加上姓。
如：Tommy，或者Mr. Smith。
在写电子邮件时，还大量使用缩写，如He’s，We’re，He’d，etc.。
Email文体的另一个特点就是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的形式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。
常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。
称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：
Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：
d u wnt 2 go out 2nite: do you want to go out tonight?
lol: laughing out loud
oic: Oh, I see.
mte: My thoughts exactly.
brb: I’ll be right back.
c u 2morrow: See you tomorrow.
tnk 4 ur elp: Thanks for your help.
gr8: great
btw: By the way
imho: In my humble opinion
asap: as soon as possible
另外，网友们为了给枯燥的文字假如感情色彩，还创造了一种表示感谢的小符号，英语叫smiley，如：:-）代表“I’m smiling at this”，:-( 代表“I’m sad about this”。
（☺英文状态下先输入:，然后是-，之后是），就会出现这个笑脸符号）
（☹英文状态下先输入:，然后是-，之后是(，就会出现这个哭脸符号）
上述缩略词和小符号要试具体情况而定，不宜滥用。
E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是撰写业务信函更是如此，写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错误。
当然Outlook Express 等软件的“拼写检查”功能可以助你一臂之力。
第二节E-mail的写作要领
1、设置“发件人”名称。
外商在收邮件时先看的是“发件人”栏，因此，邮箱名应该写成英文，一方面方便外商记忆，也避免有些外商的邮箱不能识别中文而出现乱码。
至于“发件人”具体的名称，可简单地写成业务员的英文名字，也可设置成某产品名称，如Chemical Exporter等，能起到强化外商记忆的作用。
2、结尾签名的设置：顺序是姓名、职称、公司名、地址、电话、手机、传真、邮箱、网
址、MSN，如有可能，也可以把公司标志加入签名。
3、邮件地址栏：要发邮件，首先当然是要在地址栏中写上外商的电子邮件地址，这里要注意的是：最好是直接把外商的电子邮件地址小心粘贴到地址栏，不要抄写，以免抄错字母。
4、邮件标题栏：外商在收邮件时先看的是“发件人”栏，其次就是“标题”栏，所以标题非常重要。
写标题时应注意以下事项“
（1）切忌空白标题。
经验证明，凡是空白标题的邮件都极易得到被删的命运。
（2）切忌中文标题。
没有几个外商懂中文的，而且一些外商的邮箱因为不能识别中文字符而会出现乱码。
（3）切忌长话标题。
有些人习惯把邮件写成一句话，其实许多外商（老外）都很反感类似邮件，被删的可能性也很大。
（4）切忌问候标题。
有些人习惯把邮件标题写成问候语，如Hello、Hi等等，这让外商（老外们）怀疑这是垃圾邮件或病毒邮件而不敢冒险打开。
（5）标题最好直接写成该外商求购的商品名称，就是单纯的商品名称，前后不要加任何语言及规格，这样外商看起来一目了然。
（6）标题甚至可以直接写成该外商的名字或外商的公司名称。
外商看到此类邮件，知道一定与自己有关，一般不会贸然删掉，而会打开看看。
（7）如有附件，请在邮件中表明附件名称。
附图片时，图片名称请改为与内容相关的名称，而不是单调的0001，0002等，以方便客户下载后查找。
5、邮件的结尾
很多人的邮件最后只简单地落上自己的名字后就把邮件发给了客户，如果该客户本来就熟悉你倒也无妨，但如果该客户是个新客户，你是第一次联系该客户，则这样的邮件收尾就明显不够。
例如，只写上B.RGDS/ Mr. David Su是不够的，一般要再添上所在部门及职务、公司名称、电话、传真、网站、MSN等。
这样既可以让收件人更方便的联系到写信人，同时也给别人一种专业的感觉。
要强调的是，如果你（的公司）现在还没有网站，则可以这样写：Website: Under construction，表明你（公司）的网站还在建。
MSN一定要添上，否则外商会觉得你太老土。
事实上，如外商知道了你的MSN号，也方便外商能通过MSN立即联系上你。
还有，电话和传真可千万不要用同一个号，否则会让外商认为你（公司）只是个小小的皮包公司。
注：皮包公司
“皮包公司”没有固定的经营场地和经营品种，买空卖空，经常走到那里就将公司的公章、营业执照等带在皮包里，所以叫皮包公司。
这是我国市场经济刚起步时许多公司做生意的方式，这些“皮包公司”适应了当时短缺经济条件下人们急于获得货源的心理，将二手、三手信息再“倒”出去而从中获利，因为这些公司对于交易的双方只是起一个“牵线搭桥”的作用，并不承担任何责任，因此“皮包公司”最怕两端的客户在交易前见面；而且这些公司大多有特殊背景。
被这种公司骗了以后打官司找不到人，即使找到了人、打赢了官司，他也没钱赔你。