合同保管及归档制度
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
纸质合同管理归档制度范本
纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。
三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。
3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。
四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。
4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。
4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。
五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。
5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。
5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。
六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。
6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。
6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。
七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。
7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。
八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。
8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。
九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。
9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。
十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。
合同保管及归档制度的要求是什么-2份
合同保管及归档制度的要求是什么合同保管及归档制度的要求一、合同保管及归档的重要性合同保管及归档是合同管理的重要组成部分，对维护合同双方的合法权益、提高合同履约效率、防范合同风险具有重要意义。
为加强合同保管及归档工作，确保合同信息安全、完整、准确，特制定本制度。
二、合同保管及归档的基本原则1.合法性原则：合同保管及归档工作应遵循国家法律法规、政策和公司规章制度。
2.完整性原则：合同保管及归档的文件应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的相关资料。
准确性原则：合同保管及归档的文件应真实、准确地反映合同双方的意愿和合同执行情况。
4.及时性原则：合同保管及归档工作应及时进行，确保合同文件的时效性。
5.安全性原则：合同保管及归档工作应确保合同文件的安全，防止丢失、损坏、泄露等风险。
三、合同保管及归档的具体要求1.合同签订后，合同承办人应将合同正本、副本及合同附件等资料及时送交合同管理部门进行保管。
合同管理部门应对收到的合同文件进行审核，确认无误后，按照合同类型、签订时间等分类进行归档。
3.合同保管及归档的文件应包括合同、合同附件、合同签订审批表、合同履行记录、合同变更协议、合同解除协议等。
4.合同保管及归档的文件应采用统一格式，字迹清晰、内容完整、无涂改。
5.合同保管及归档的文件应定期进行检查，确保文件的安全、完整、准确。
6.合同保管及归档的文件应按照国家档案管理的相关规定进行保存，保存期限不得少于合同履行期限。
7. 合同保管及归档的文件应建立索引，便于查询和利用。
8.合同保管及归档的文件在借阅、复制、销毁时，应办理相关手续，并经合同管理部门负责人审批。
9.合同保管及归档的文件在合同履行完毕后，应进行归档，对合同执行情况进行评估。
10.合同保管及归档的文件在合同纠纷处理、审计、监督检查等工作中，应提供及时、准确、完整的合同资料。
四、责任与考核1. 合同承办人应对合同文件的完整性、准确性、及时性负责。
2.合同管理部门负责人应对合同保管及归档工作的合规性、安全性、有效性负责。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本合同保管及归档制度的目的在于规范和管理公司的合同文件，确保合同文件的安全保存和方便查阅，以保障公司的合法权益。
2. 适用范围。
本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
3. 文件管理。
3.1 所有合同文件均应在签订后立即归入合同管理系统，并按照合同编号进行分类和归档。
3.2 合同文件的存储应当采取防火防水防盗的有效措施，确保文件的安全性。
3.3 确保合同文件的完整性和准确性，禁止私自篡改或销毁合同文件。
4. 查阅权限。
4.1 公司内部设立合同管理部门，负责合同文件的归档和管理。
4.2 公司员工如需查阅合同文件，应当提出书面申请，并经过合同管理部门的批准方可查阅。
5. 归档期限。
5.1 合同文件的归档期限应当根据法律法规和合同约定进行规定，并严格执行。
5.2 合同文件到期后，应当按照文件管理规定进行归档转移或销毁处理。
6. 法律合规。
6.1 公司应当遵守国家相关法律法规，对合同文件的保管和归档进行合法合规管理。
6.2 对于涉及商业机密和个人隐私的合同文件，应当进行特殊保密处理，确保信息安全。
7. 其他。
7.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据具体情况制定相应的管理办法，并纳入本合同保管及归档制度的管理范围。
7.2 公司应当定期对合同保管及归档制度进行评估和调整，确保其适应公司发展的需要。
本合同保管及归档制度自发布之日起生效，如有任何修订或补充，应当经公司相关部门审批并重新发布。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度一、制度目的本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。
二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。
三、制度内容1. 合同保管（1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。
（2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。
（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。
（4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严禁非相关人员进入。
2. 合同备案（1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。
（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。
（3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人员在3个工作日内完成备案工作并反馈。
3. 合同归档（1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。
（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行归类、编号和归档。
（3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设有防火、防潮等措施。
（4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。
4. 合同查询（1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员可以查询合同档案。
（2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。
（3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。
5. 合同销毁（1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限届满后，由文件室负责对合同进行销毁。
（2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行核对。
四、责任追究对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。
五、附则本制度的解释权归公司所有，并可以根据实际情况进行修订和完善，修订后的制度须告知全体员工并进行培训。
合同保管及归档方法
合同保管及归档的方法主要包括以下步骤：
1. 合同签订与审批：合同签订前，确保所有必要的审批流程已经完成，包括相关部门或人员的签字或盖章。
2. 合同分类与归档：将合同按照不同的业务类型、时间段等进行分类，并按照适当的归档方法进行归档。
例如，可以将合同按照其业务类型分为采购合同、销售合同、人力资源合同等。
3. 合同备份与存储：对于每个合同，都需要备份一份电子版和纸质版，并确保它们存储在安全的地方，避免丢失或被未经授权的人员获取。
4. 合同更新与变更：如果合同内容有任何变更或更新，需要确保所有相关方都得到了通知，并将变更的内容及时记录在合同存档中。
5. 定期审查与更新：定期对合同进行审查，确保所有内容都是准确、完整的，并及时更新存档。
6. 合同终止与归档：当合同到期或终止时，需要将合同进行归档，并确保所有相关的文档和记录也一并归档。
7. 合规性审查：根据公司的合规性要求，可能需要定期对合同进行合规性审查，以确保所有内容都符合公司政策、行业规定等相关法律法规。
此外，可以使用电子化管理系统来帮助管理合同文档，如合同管理软件等工具，以提高效率和管理效果。
同时，建立完善的合同管理
制度和流程也是保证合同保管及归档工作顺利进行的重要保障。
公司合同档案管理制度
一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。
（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。
（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。
（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。
二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。
（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。
（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。
（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。
三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。
（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。
（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。
（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。
四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。
（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。
（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。
（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。
五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。
（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。
（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。
合同部档案管理制度
一、目的为规范合同部档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司合同部及相关部门涉及合同档案的管理工作。
三、职责1. 合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 合同签订部门负责将合同档案提交给合同部档案管理员，确保档案资料的完整性和准确性。
3. 各部门在合同履行过程中，应及时向合同部档案管理员反馈合同执行情况，以便及时更新档案资料。
四、档案管理要求1. 合同档案的收集（1）合同签订部门在签订合同后，应及时将合同文本、附件、相关文件等提交给合同部档案管理员。
（2）合同档案管理员在收到合同资料后，应进行初步审查，确保资料齐全、完整、准确。
2. 合同档案的整理（1）合同档案管理员应根据合同类型、签订时间等要素对合同档案进行分类、编号。
（2）合同档案管理员应将合同档案按照分类、编号顺序进行整理，确保档案排列有序。
3. 合同档案的归档（1）合同档案管理员在合同履行完毕后，应及时将合同档案归档。
（2）归档的合同档案应包括合同文本、附件、相关文件等，确保档案资料齐全。
4. 合同档案的保管（1）合同档案管理员应妥善保管合同档案，确保档案资料的安全、完整。
（2）合同档案管理员应定期检查档案库房的安全状况，发现问题及时整改。
5. 合同档案的借阅（1）各部门需查阅合同档案时，应填写借阅申请，经合同部负责人审批后，由合同档案管理员办理借阅手续。
（2）借阅合同档案时，应遵守以下规定：a. 不得擅自复制、拍照、借出合同档案；b. 不得在合同档案上涂改、勾画；c. 借阅合同档案后，应及时归还，不得逾期。
6. 合同档案的销毁（1）合同档案达到法定保管期限或无保存价值的，经合同部负责人审批后，由合同档案管理员负责销毁。
（2）销毁合同档案时，应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案资料的安全。
五、附则1. 本制度由合同部负责解释。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本制度的目的在于规范和管理公司的合同保管和归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以及便于合同的查阅和管理。
2. 适用范围。
本制度适用于公司所有部门和员工，在公司签订的所有合同范围内执行。
3. 责任部门。
（1）合同管理部门，负责公司合同的全面管理和监督。
（2）各部门负责人，负责本部门合同的保管和归档。
4. 合同保管。
（1）所有合同必须在签订后立即送交合同管理部门备案，并建立合同档案。
（2）合同管理部门负责建立合同档案库，对合同进行编号、归类和存档。
（3）合同必须按照合同类型、签订日期等进行分类存档，并建立相应的索引和档案目录。
5. 合同归档。
（1）合同管理部门负责对合同进行归档，确保合同的完整性和安全性。
（2）合同归档包括电子档案和实体档案两种形式，电子档案必须进行定期备份和存储，实体档案必须放置在防火、防水、防盗的档案柜中。
6. 合同查阅。
（1）任何部门需要查阅合同，必须提出书面申请，并经过合同管理部门的批准。
（2）查阅合同后，必须填写查阅记录，并确保合同的安全性和完整性。
7. 合同销毁。
（1）合同管理部门负责对合同的销毁工作，包括电子档案和实体档案的销毁。
（2）合同销毁必须经过合同管理部门的审批，并建立销毁记录，确保合同的安全销毁。
8. 法律合规。
本制度的执行必须符合国家相关法律法规和公司内部规定，确保合同管理工作的合法性和合规性。
9. 其他。
对于特殊类型的合同，如涉及商业机密、知识产权等的合同，必须按照公司相关制度执行，并加强保密措施。
以上为《合同保管及归档制度》的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。
合同档案管理制度及职责
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。
第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。
第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。
第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。
第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。
合同保管及归档制度的要求是什么
合同保管及归档制度的要求是什么在现代商业活动中，合同是企业和个人之间常见的法律文件，它记录了双方的权益和义务。
出于合法性和追溯性的考虑，合同的保存和归档非常重要。
因此，企业需要制定合同保管及归档制度，以确保合同的安全、可靠和便于检索。
下面将介绍合同保管及归档制度的基本要求。
合同保管及归档制度需要明确确定责任人和职责。
一个专门负责合同保管和归档的责任人应该被指定出来。
这个责任人应该了解合同保管的重要性，并具备相应的专业知识和技能。
他/她需要负责确保每份合同都正确地加以分类、整理和归档，并保证合同的保密性和完整性。
合同保管及归档制度应该规定合适的媒介和设备用于合同保存。
传统的方式是使用纸质合同，并将其存放在安全的柜子或档案室中。
随着科技的发展，电子合同也越来越普及。
因此，合同保管制度还应覆盖电子合同的保存和归档，确保电子合同的安全性和稳定性。
无论使用纸质合同还是电子合同，都应使用合适的存储设备和媒介，如保险柜、云存储等。
第三，合同保管及归档制度需要建立详细的记录和审计机制。
每份合同都应该有明确的标识和编号，以便追踪和检索。
一份合同的记录应该包括合同的起始日期、终止日期、当事人信息、合同主题等重要信息。
合同的变更和终止也应该在记录中得到体现。
同时，制度还应规定定期的合同审计，以确保合同的准确性和合规性。
第四，合同保管及归档制度应制定合适的保密措施。
合同文件中包含了企业和个人的敏感信息，因此保密是非常重要的。
制度应规定谁可以访问合同文件和信息，并确保在未经授权的情况下，没有人能够获取或使用这些文件和信息。
对于电子合同，制度还应规定数据加密和网络安全措施，以确保信息的安全传输和存储。
合同保管及归档制度应该规定合适的保留期限。
合同的保留期限取决于法律和商业要求。
一般来说，合同应该保留至其生效终止，并在合同终止后一定的时间内保留备份。
根据不同合同的性质和重要性，保留期限可能会有所不同。
制度应清楚规定每种合同的保留期限，以便及时处理过期或不再需要的合同。
合同的文件保管和归档
合同的文件保管和归档协议书甲方：（公司名称）地址：法定代表人：（姓名）电话：传真：邮编：乙方：（公司名称）地址：法定代表人：（姓名）电话：传真：邮编：鉴于甲方与乙方之间存在合同关系，为保证合同文件的完整性、准确性和安全性，甲乙双方特达成如下协议：第一条合同文件的保管责任1. 甲方负责保管签订的所有合同文件，并应将其妥善保留，防止丢失或遭受损坏。
2. 乙方有权对甲方保管的合同文件进行查阅，提出书面申请后，甲方应在合理时间内提供相应的文件。
3. 如发生火灾、水灾、盗窃或其他不可抗力事件导致合同文件损坏、丢失或无法使用，双方应立即通知对方并协商解决办法。
第二条合同文件的归档管理1. 甲方应按照约定的期限归档合同文件，并列明文件归档时间、文件编号等信息。
2. 合同文件的归档应按照一定的分类标准进行，确保快速、准确地找到所需文件。
3. 乙方在需要时，可以提出书面申请，甲方应按照约定时间提供归档的合同文件。
第三条保密义务的约定1. 甲乙双方承诺对合同文件的内容严格保密，未经对方书面同意，不得向第三方透露、复制或使用。
2. 合同文件仅限于甲乙双方之间的合作使用，不得用于其他商业目的。
3. 如因一方违背保密义务，给对方造成损失的，违约方应承担相应的赔偿责任。
第四条合同文件的保存期限1. 甲乙双方约定的合同有效期届满后，应保存合同文件至少五年。
2. 若合作关系终止或合同解除后，甲方应将合同文件妥善保存至少三年。
3. 合同文件的保存期限届满后，甲方有权再次对合同文件进行归档或销毁。
第五条其他约定1. 本协议的任何修改、补充均需经过双方的书面同意，并成为协议的一部分。
2. 本协议的效力、解释、变更、执行和争议解决均受约定国家法律的管辖。
第六条协议生效本协议一式双份，甲乙双方各执一份，自双方盖章之日起生效。
甲方：乙方：签字：签字：日期：日期：。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同编号，【编号】。
生效日期，【日期】。
一、背景。
为了规范公司的合同管理，保障合同的安全和有效性，制定本合同保管及归档制度。
二、范围。
本制度适用于公司内所有的合同管理和归档工作。
三、责任部门。
1. 合同的签订、管理和归档工作由公司的【部门名称】负责。
2. 公司内部各部门在合同签订后，应将合同及时送交【部门名称】进行归档。
四、合同保管。
1. 公司应建立完善的合同保管系统，确保合同的安全和完整。
2. 合同应按照合同编号和类型进行分类，存放在专门的合同保管柜中。
3. 合同保管柜的钥匙由【部门名称】保管，确保合同的保密性。
五、合同归档。
1. 合同归档应按照公司规定的流程进行，确保合同的归档及时、准确。
2. 归档人员应按照合同的类别和编号进行整理，确保合同文件的易查性和完整性。
3. 归档后的合同应在系统中进行备案，建立合同档案数据库。
六、合同保管期限。
1. 合同的保管期限应根据法律法规和公司规定进行确定。
2. 合同到期后，应及时进行归档和备案，确保合同文件的完整性和安全性。
七、合同查阅。
1. 公司内部各部门需要查阅合同文件时，应填写《合同查阅登记表》，并经相关人员批准后方可查阅。
2. 查阅后的合同文件应及时归还，保证合同的完整和安全。
八、合同销毁。
1. 合同到期或作废后，应按照公司规定的程序进行销毁，销毁记录应进行备案。
2. 销毁过程中应注意保护合同中的机密信息，确保信息安全。
九、附则。
1. 本制度自颁布之日起生效。
2. 对本制度的修改和解释权归【部门名称】所有。
特此制定，并报公司领导批准。
公司名称，【名称】。
日期，【日期】。
签署人，【签署人】。
部门，【部门】。
公司合同归档管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整性和安全性，提高合同信息查询的便捷性，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作合同等。
第三条本制度旨在规范合同归档流程，确保合同档案的及时、准确、完整归档，为公司的经营管理提供有效支持。
第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的所有合同；2. 公司内部部门、分支机构、子公司等以公司名义签订的合同；3. 公司对外提供担保、保证的合同；4. 其他需要归档的合同。
第五条归档要求：1. 合同归档前，应确保合同内容完整、签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、排列；3. 合同归档资料应包括合同文本、附件、相关证明材料等；4. 合同归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造。
第三章归档流程第六条合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关资料报送至合同管理部门。
第七条合同管理部门收到合同后，应进行以下工作：1. 核实合同内容、签字盖章等是否符合要求；2. 对合同进行分类、排列，编制归档目录；3. 对合同进行扫描或复印，确保电子档案的完整性和安全性；4. 将合同及相关资料归档至档案柜或电子档案系统。
第八条合同归档后，合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。
第四章查询与借阅第九条合同档案的查询与借阅，应按照以下程序进行：1. 申请人填写《合同档案查询申请表》；2. 合同管理部门核实申请人身份及查询目的；3. 合同管理部门提供查询或借阅服务。
第五章管理与监督第十条合同管理部门负责合同档案的管理工作，包括归档、查询、借阅、保管等。
第十一条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。
第十二条公司应加强对合同档案管理工作的监督，对违反本制度的行为，将追究相关责任人的责任。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度一、合同的保管合同的保管是指对企业签订的合同文件进行妥善保管，确保合同的完整性、真实性和安全性。
具体做法有以下几点：1.合同存放位置的设定：根据合同的类型和重要性，合理设定存放位置，例如可以建立专门的合同档案室，确保合同的安全和易于查阅。
2.合同登记台账的建立：对每份合同进行登记，并编制台账，包括合同编号、签订时间、合同主体、合同金额等信息，以方便查询和管理。
3.合同的分类归档：根据合同的类别和性质进行分类归档，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类，方便查找和管理。
4.合同保密措施的制定：对于涉及商业秘密或其他敏感信息的合同，要加强保密措施，在保证合同安全的前提下，尽量限制合同的查阅权限。
二、合同的归档流程合同的归档流程是指将合同进行整理、分类、归档的一系列操作，为合同的查找和管理提供便利。
具体流程如下：1.合同的整理：对已签订的合同进行整理，确保合同文件的完整性和准确性，包括补充、修订等相关文件。
2.合同的分类：按照事先设定的分类标准，对合同进行分类，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类。
3.文件编号：为每份归档的合同进行编号，以便于查找和管理。
4.整理归档文件：根据分类和编号，将合同整理好后，放入相应的文件夹或档案袋中，标注清楚相关信息。
5.归档记录：将归档的合同记录在归档台账中，包括合同名称、编号、归档时间等信息，以便于跟踪和管理。
三、合同保管及归档制度执行的重要性1.维护企业合法权益：合同是企业与外部合作伙伴之间的法律依据，合同的保管及归档制度能保障合同的完整性和真实性，确保企业在合作中的合法权益。
2.规范内部管理：合同保管及归档制度能规范企业的内部管理流程，建立健全的合同管理制度，有利于提高工作效率、降低管理风险。
3.便于查阅和管理：合同保管及归档制度能够使合同的查阅和管理更加方便快捷，提高工作效率，减少资源的浪费。
4.强化风险管理：合同保管及归档制度能够为企业的风险管理提供有效的支持，当出现纠纷或风险时，能够及时找到合同文件作为证据，保护企业的合法权益。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度第一章总则第一条目的本制度旨在规范合同的保管和归档工作，确保合同文件的安全、完整和可追溯。
第二条适用范围本制度适用于公司与外部单位签订的所有合同文件，包括纸质文件和电子文件。
第三条职责分工合同管理部门：负责合同的统一保管和归档。
业务部门：负责合同的收集、核对和移交。
第二章保管第一条保管方式纸质文件：按照合同类型分类保管于档案柜或指定场所。
电子文件：存储于公司指定的电子文档管理系统或安全云存储平台。
第二条保管期限合同保管期限自合同执行完毕后起算，具体期限如下：- 主合同、补充协议：永久保管- 合同附件、单据：自合同执行完毕后保留5年第三条保管要求- 保管场所应安全、干燥、通风良好、避免阳光直射。
- 纸质文件应定期除尘、防潮、防蛀。
- 电子文件应定期备份并保持数据完整性。
第三章归档第一条归档范围合同归档范围包括：- 合同正本- 合同副本- 合同相关附件- 合同执行过程中的重要文件第二条归档时间合同应在执行完毕后及时归档，不得超过30个工作日。
第三条归档流程1. 业务部门收集和核对合同文件。
2. 业务部门将合同文件移交合同管理部门。
3. 合同管理部门对合同文件进行整理、分类和编号。
4. 合同管理部门将合同文件归档至指定场所。
第四条归档要求- 合同文件应齐全、完好。
- 合同文件应按照类别、编号排列。
- 合同文件应定期进行整理、核对和更新。
第四章查阅和利用第一条查阅范围公司内部人员经授权方可查阅合同文件。
第二条查阅方式纸质文件查阅：前往合同保管场所，向合同管理部门提出书面申请。
电子文件查阅：通过电子文档管理系统或云存储平台进行查阅。
第三条查阅记录合同查阅应登记查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。
第五章安全保密第一条安全措施- 保管场所应采取必要的安全措施，防止非授权人员进入。
- 电子文件应采取加密、访问控制等安全技术措施。
第二条保密义务合同管理部门和所有查阅合同的人员均负有保密义务，未经授权不得泄露合同内容。
合同保管期限及归档
合同保管期限及归档合同保管期限及归档甲方（以下简称“甲方”）：地址：联系人：电话：乙方（以下简称“乙方”）：地址：联系人：电话：根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规规定，甲乙双方经协商一致，就以下事项达成合意并签订本合同：第一条合同形式本合同为书面合同，自双方签字盖章之日起生效。
第二条甲乙双方基本信息甲方为：乙方为：第三条合同的目的根据甲乙双方之间的意愿，本合同的目的是为了确保双方合同的安全保管及归档，以保证合同内容的完整性和真实性。
第四条合同保管1. 甲方将本合同在签署之日起严格保管，并负责将合同所属文件归档。
2. 合同电子文档应经双方确认后建档，由甲方予以存储，以确保合同内容的真实性和完整性。
第五条保管期限1. 本合同保管期限为________年，到期后由甲方把原版合同归还乙方。
2. 甲方收到乙方书面通知并核对后，应在________个工作日内将本合同归还乙方原件或其副本。
第六条合同的变更1. 除非经甲乙双方书面协商一致，否则本合同不得任意更改或修改。
2. 本合同的变更，必须由双方签署书面协议，并办理相应的法律程序，方可生效。
第七条违约责任1. 甲方未按照本合同规定的保管期限归还本合同的，应当承担相关法律责任，并赔偿乙方的损失。
2. 若乙方未按照本合同规定的要求办理合同归还手续，甲方有权采取法律措施维护自己的利益，并要求赔偿拖延造成的相关经济损失。
第八条法律效力和可执行性1. 本合同所涉及的条款是符合中国有关法律法规规定的。
2. 若因本合同引起的任何纠纷，双方应当诚信协商，如协商不成，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。
3. 本合同一经签字，即行具有法律效力，双方均应认真履行合同规定的义务。
第九条其他1. 本合同如有未尽事宜，可与双方协商，由双方达成书面补充协议。
2. 本合同的户头费用由甲方负担。
3. 凡本合同双方使用的专有名词或解释性词汇，在没有特别说明和上下文不明的情况下，与该专有名词或解释性词汇相应的普通用语含义相同。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度篇一：合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、XX合同：解释说明二、XX合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为XX 部。
XX 部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4 位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
一、目的与范围。
1.1 本制度的目的是规范公司合同的保管及归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以便及时有效地管理和利用合同文件。
1.2 本制度适用于公司内所有合同文件的保管及归档工作，包括但不限于与客户、供应商、合作伙伴、员工等签订的各类合同。
二、保管责任。
2.1 合同保管责任人应当定期对公司合同文件进行清点、整理和保管，并确保合同文件的完整性和安全性。
2.2 合同保管责任人应当建立并维护合同档案，确保合同文件的分类、编号、归档和检索工作得以有效进行。
2.3 合同保管责任人应当妥善处理合同文件的借阅、复印和传真等工作，确保合同文件的使用符合公司规定。
三、归档程序。
3.1 合同文件应当按照合同类型、签订时间、有效期限等进行分类，并建立相应的档案编号和档案目录。
3.2 合同文件应当在签订后的五个工作日内完成归档，并按照规定存放在指定的档案柜或档案库中。
3.3 合同文件的归档应当记录归档人、归档时间、档案编号等相关信息，并进行电子备份和纸质备份。
四、保管期限。
4.1 合同文件的保管期限应当根据法律法规和公司规定进行管理，到期后应当及时进行销毁或归档转移。
4.2 合同文件的保管期限届满后，应当由合同保管责任人提出处理意见，并经相关部门审批后进行相应的处理。
五、保密保护。
5.1 合同文件的保密级别应当根据公司规定进行划分，并采取相应的保密措施，确保合同文件的机密性和安全性。
5.2 合同保管责任人应当严格遵守公司的保密规定，不得私自泄露、复制或篡改合同文件，确保公司利益不受损害。
六、附则。
6.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据实际情况制定相应的保管及归档办法，并报相关部门备案。
6.2 对于合同文件的归档转移、销毁等工作，应当按照公司的相关流程和程序进行，确保操作规范、合法合规。
以上为合同保管及归档制度范本，具体操作时应根据公司实际情况进行调整和完善，并经相关部门审批后正式执行。
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合同保管及归档制度篇一：合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、xx合同：解释说明二、xx合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为xx部。
xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
第六章合同借阅发放一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款xx元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元；四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1 《合同借阅单》附件2 《合同登记本》附件1：附件2：合同登记本篇二：合同档案管理规定(定稿)合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。
五、合同资料归档管理1、合同档案编号及排列归定（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如11000(转载于: 小龙文档网:合同保管及归档制度)1、110666合同。
（2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA、AB柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。
（4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。
（4）相关信息：入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。
每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。
六、合同档案借阅规定本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；（2）借阅人员科室领导审批；（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。
（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。
七、合同档案保密规定1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。
八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科2011年5月10日附表：1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。