采购档案管理制度
局采购档案管理制度
第一章总则第一条为加强我局采购档案管理，确保采购档案的完整、准确、安全，提高采购工作效率，依据国家有关法律法规和《档案法》，结合我局实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我局所有采购活动产生的档案资料的管理。
第三条采购档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：采购档案必须真实反映采购活动的全过程。
（二）完整性原则：采购档案应包含采购活动的所有相关资料。
（三）安全性原则：确保采购档案在保存、使用、传输等环节的安全。
（四）规范性原则：采购档案的收集、整理、归档、保管、销毁等环节应符合国家及行业规范。
第二章采购档案的收集与整理第四条采购档案的收集应做到全面、准确、及时。
第五条采购档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据采购活动类型、文件性质、内容等进行分类整理。
（二）编目归档：编制采购档案目录，确保档案编号准确、规范。
（三）归档装订：按顺序装订，保证档案整洁、美观。
第三章采购档案的保管与使用第六条采购档案的保管应遵循以下要求：（一）设置专兼职档案员，负责采购档案的日常管理工作。
（二）采购档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防尘、防盗的档案柜中。
（三）定期对采购档案进行清点、检查，确保档案完整无缺。
（四）严格执行档案借阅制度，确保档案安全。
第七条采购档案的使用应遵循以下要求：（一）使用档案时，需填写借阅单，明确借阅目的、时间、归还期限。
（二）借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、折损。
（三）借阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、转发。
第四章采购档案的销毁第八条采购档案的销毁应遵循以下要求：（一）销毁档案前，需经档案管理部门审批。
（二）销毁档案时，应由两名以上工作人员在场监督。
（三）销毁后的档案应做好记录，并存档备查。
第五章责任与考核第九条各部门应明确采购档案管理责任人，确保采购档案管理工作落实到位。
第十条对采购档案管理工作进行定期检查、考核，对表现优秀的单位和个人给予表彰和奖励，对工作不力的单位和个人进行批评和处罚。
采供档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购供应档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高采购供应工作的效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有与采购供应相关的档案管理工作。
第三条本制度遵循真实性、完整性、系统性、安全性和可追溯性的原则。
第二章档案分类与范围第四条采购供应档案分为以下类别：1. 采购计划档案；2. 供应商档案；3. 采购合同档案；4. 采购订单档案；5. 采购验收档案；6. 采购付款档案；7. 采购退货档案；8. 采购结算档案；9. 采购考核档案；10. 采购其他相关档案。
第五条采购供应档案范围包括：1. 采购计划、采购预算、采购需求等文件；2. 供应商资质证明、信用评价、合作记录等文件；3. 采购合同、采购订单、采购协议等文件；4. 采购验收报告、检验报告、合格证等文件；5. 采购付款凭证、发票、收据等文件；6. 采购退货申请、退货凭证等文件；7. 采购结算报告、财务凭证等文件；8. 采购考核记录、考核报告等文件；9. 与采购供应相关的其他文件、资料。
第三章档案管理职责第六条公司设立档案管理部门，负责采购供应档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第七条档案管理部门职责：1. 制定采购供应档案管理制度；2. 组织实施采购供应档案的收集、整理、归档；3. 负责采购供应档案的保管、保护和修复；4. 负责采购供应档案的查阅、借阅、复制等工作；5. 负责采购供应档案的销毁和归档；6. 定期对采购供应档案进行清理、鉴定和统计；7. 对采购供应档案进行信息化管理。
第八条各部门职责：1. 按照本制度要求，做好采购供应档案的收集、整理、归档工作；2. 积极配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅、复制等工作；3. 对档案的保管和使用负直接责任。
第四章档案收集与整理第九条采购供应档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的档案应完整、准确、系统；2. 及时性原则：及时收集档案，确保档案的时效性；3. 实用性原则：收集的档案应具有实际应用价值。
档案管理规定采购(3篇)
第1篇一、引言档案管理规定采购是指为实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化，提高档案管理效率和质量，确保档案安全，依据国家有关法律法规和政策，对档案管理所需设备、材料、服务等进行采购的行为。
为规范档案管理规定采购工作，提高采购效率，确保采购质量，特制定本规定。
二、采购原则1. 合法原则：严格按照国家有关法律法规和政策进行采购。
2. 公平原则：公开、公正、公平地进行采购。
3. 效率原则：提高采购效率，缩短采购周期。
4. 质量原则：确保采购设备、材料、服务符合档案管理要求。
5. 经济原则：在保证质量的前提下，降低采购成本。
三、采购范围1. 档案保管设备：档案柜、密集架、档案架、档案盒、档案袋等。
2. 档案保护设备：防潮、防霉、防火、防盗、防虫等设备。
3. 档案数字化设备：扫描仪、扫描软件、服务器、存储设备等。
4. 档案管理软件：档案管理系统、电子档案管理系统等。
5. 档案服务：档案整理、档案数字化、档案咨询等。
四、采购程序1. 需求调查：根据档案管理工作需要，制定采购计划，明确采购范围、数量、质量、价格等要求。
2. 招标公告：在指定媒体发布招标公告，明确招标条件、时间、地点等。
3. 投标：符合招标条件的供应商按照要求提交投标文件。
4. 开标、评标：成立评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。
5. 签订合同：中标供应商与采购单位签订采购合同。
6. 交付：中标供应商按照合同约定交付设备、材料、服务。
7. 验收：采购单位对交付的设备、材料、服务进行验收，确认合格后支付货款。
8. 退换货：如发现设备、材料、服务存在问题，可按照合同约定进行退换货。
五、采购要求1. 设备、材料、服务应满足档案管理要求，具有合格的质量认证。
2. 设备、材料、服务应具有较好的性能、稳定性和耐用性。
3. 设备、材料、服务应具备良好的售后服务保障。
4. 设备、材料、服务价格应合理，符合市场行情。
5. 设备、材料、服务供应商应具备合法的经营资格。
采购中心档案管理制度
第一章总则第一条为了加强采购中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合采购中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于采购中心所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条采购中心档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）安全保密，确保档案完整；（四）规范有序，提高工作效率。
第二章档案分类与归档第四条采购中心档案分为以下类别：（一）采购合同档案；（二）采购文件档案；（三）供应商档案；（四）采购项目档案；（五）采购管理档案；（六）其他相关档案。
第五条档案归档应遵循以下规定：（一）归档档案应当真实、准确、完整；（二）归档档案应当符合档案保管要求，便于查阅；（三）归档档案应当按类别、年份、顺序号等分类存放；（四）归档档案应当及时归档，不得拖延。
第三章档案保管与维护第六条采购中心应设立专门的档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案室应保持清洁、通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案柜应分类摆放，标签清晰；（三）档案柜应定期检查，发现问题及时修复；（四）档案应定期整理，保持档案的整洁、有序；（五）档案应按照国家档案局规定的档案保管期限进行保管。
第八条档案维护应遵守以下规定：（一）档案应定期进行消毒，防止病毒感染；（二）档案应定期进行翻晒，防止档案褪色、变形；（三）档案应定期进行修复，保持档案的完整性和可读性；（四）档案应定期进行备份，防止档案丢失。
第四章档案查阅与利用第九条档案查阅应遵循以下规定：（一）查阅档案需填写查阅申请表，经档案管理员审核批准后方可查阅；（二）查阅档案应在档案室进行，不得将档案带出档案室；（三）查阅档案时应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损毁档案；（四）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
第十条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应遵循国家法律法规和档案保密规定；（二）档案利用应确保档案的完整性和准确性；（三）档案利用应尊重档案的原貌，不得随意修改、删减档案内容；（四）档案利用应提高档案利用效率，为采购中心工作提供有力支持。
学校采购档案管理制度百度
一、总则为了加强学校采购工作的规范化、科学化管理，确保采购档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校所有采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。
三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责全校采购档案的统一管理，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 学校各部门负责本部门采购档案的日常管理，确保档案的完整性和准确性。
3. 采购部门负责采购档案的生成、整理和归档工作。
四、档案收集与整理1. 采购档案的收集：采购部门在采购过程中应收集以下档案材料：（1）采购申请表；（2）招标文件、投标文件；（3）合同；（4）验收报告；（5）付款凭证；（6）其他与采购活动相关的文件。
2. 档案整理：采购档案应按照以下要求进行整理：（1）按照采购类别、时间顺序进行排列；（2）使用统一的档案袋、档案盒等存放档案；（3）填写档案目录，确保档案的查找方便。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责采购档案的保管工作，确保档案的完整、安全、准确。
（1）档案存放地点应通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（2）定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理；（3）对重要档案进行备份，确保档案的安全。
2. 档案利用：学校各部门因工作需要查阅采购档案时，应按照以下规定办理：（1）查阅者应出示有效证件，填写查阅登记表；（2）查阅档案时，应保持档案的整洁、完整；（3）查阅完毕后，应将档案归还原位。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理部门的规定执行。
2. 采购档案的销毁，需经学校档案管理部门和采购部门共同审核，报学校领导批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并妥善保管。
七、附则1. 本制度由学校档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
通过实施本制度，学校将进一步加强采购档案管理，提高采购工作的透明度和规范化水平，为学校的发展提供有力保障。
公司采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购部档案管理，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，提高采购工作效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购部所有采购档案的管理，包括采购计划、采购合同、供应商信息、采购订单、验收报告、付款凭证等。
第三条采购档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的全面、真实、准确。
2. 准确性原则：采购档案内容准确无误，符合国家法律法规和公司规章制度。
3. 系统性原则：采购档案分类科学，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：确保采购档案的保密性、完整性和可用性。
第二章档案分类与编号第四条采购档案分为以下类别：1. 采购计划类：包括年度采购计划、月度采购计划等。
2. 采购合同类：包括采购合同、补充协议、变更协议等。
3. 供应商信息类：包括供应商资质证明、评价报告等。
4. 采购订单类：包括采购订单、订单变更等。
5. 验收报告类：包括验收报告、验收记录等。
6. 付款凭证类：包括发票、收据、付款凭证等。
第五条采购档案编号采用分类编号法，具体如下：1. 类别编号：以采购档案类别代码作为第一级编号。
2. 顺序编号：在同一类别内，按档案形成时间顺序编号。
3. 流水编号：在顺序编号的基础上，按档案接收顺序进行流水编号。
第三章档案收集与整理第六条采购档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：按照采购档案分类，全面收集各类采购档案。
2. 收集时间：及时收集采购过程中形成的各类档案。
3. 收集方式：采用电子文档和纸质文档相结合的方式。
第七条采购档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理。
2. 编号归档：按照档案编号规则进行归档。
3. 确保完整：确保档案内容完整、准确、无误。
第四章档案保管与利用第八条采购档案的保管应遵循以下要求：1. 安全存放：将档案存放在安全、防潮、防虫、防尘的档案柜中。
2. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案安全。
采购档案的管理制度
采购档案的管理制度一、总则为规范和加强采购档案的管理，确保采购活动的合规性、规范性和有效性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有涉及采购活动的人员和部门。
三、档案种类1. 采购计划档案：包括相关文件、资料、备忘录等。
2. 采购标准文件档案：包括产品标准、供应商资质等。
3. 采购合同档案：包括合同文件、协议、变更通知等。
4. 采购凭证档案：包括采购订单、发票、付款凭证等。
5. 采购验收档案：包括验收记录、质量检测报告等。
四、档案管理流程1. 采购部门提出采购需求，填写相应的采购计划档案，并报经部门负责人审批。
2. 采购部门编制采购标准文件档案，确定供应商及合作条件，报经领导审批。
3. 采购部门与供应商或服务商签订采购合同，确保合同的合法性和有效性，并建立相应的档案。
4. 采购部门制作采购凭证档案，记录采购过程和相关信息，确保采购流程的透明性和规范性。
5. 采购部门对采购的货物或服务进行验收，记录验收结果和质量检测报告，建立相应的验收档案。
五、档案管理要求1. 档案应按照采购活动的时间顺序进行分类和归档，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案应采用防伪技术，防止篡改和损坏，并在一定时间内保留备份。
3. 档案应定期进行清理和整理，及时处理过期和无效的档案，避免档案堆积和混乱。
4. 档案管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理相关规定和要求，提高档案管理的效率和质量。
5. 档案管理人员应定期进行档案检查和审计，确保档案的完整性和准确性，并及时发现和纠正问题。
六、档案管理责任1. 采购部门负责人应对采购档案的管理负责，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，严格按照规定操作和管理档案。
3. 所有涉及采购活动的员工应以诚信和责任心管理和使用档案，严禁私自篡改和销毁档案。
七、违规处理对违反采购档案管理制度的行为，公司将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、记大过、辞退等处罚。
采购供应商档案管理制度
一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。
三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。
2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。
四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。
2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。
3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。
4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。
5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。
6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。
7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。
五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。
2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。
3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。
（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。
（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。
六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。
2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
（2）查阅档案后，应及时归还原位。
（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。
2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
八、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
医院采购档案管理制度规范
一、目的为了规范医院采购档案的管理工作，确保采购档案的完整、准确、安全，提高采购档案的利用率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于医院内部所有采购档案的管理工作。
三、管理职责1. 采购部门负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 档案管理部门负责采购档案的鉴定、整理、编目、保管和提供利用。
3. 院领导对采购档案管理工作负总责，定期检查采购档案管理情况。
四、采购档案的收集与整理1. 采购档案的收集（1）采购部门在采购过程中，应将采购合同、验收单、发票、付款凭证等资料及时整理归档。
（2）采购档案的收集应遵循完整、准确、及时的原则。
2. 采购档案的整理（1）采购档案应按照时间顺序、类别、项目等进行分类整理。
（2）采购档案的整理应保持卷内文件的整洁、完整，便于查阅。
3. 采购档案的归档（1）采购档案的归档应按照归档要求，及时将整理好的档案送交档案管理部门。
（2）归档的采购档案应注明档案名称、编号、日期、页数等信息。
五、采购档案的保管与利用1. 采购档案的保管（1）采购档案应按照国家档案局规定的保管要求进行保管。
（2）采购档案的保管应确保档案的完整、安全、保密。
2. 采购档案的利用（1）采购档案的利用应遵循“合法、合理、方便”的原则。
（2）档案管理部门应提供采购档案的查阅、复制、借阅等服务。
六、采购档案的鉴定与销毁1. 采购档案的鉴定（1）档案管理部门应定期对采购档案进行鉴定，剔除失去保存价值的档案。
（2）鉴定工作应严格按照国家档案局的规定进行。
2. 采购档案的销毁（1）经鉴定确认失去保存价值的采购档案，应按照国家档案局的规定进行销毁。
（2）销毁采购档案前，应向院领导报告，并办理相关手续。
七、奖惩措施1. 对在采购档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成采购档案丢失、损坏、泄密的个人或部门，依法依规进行处理。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由院档案管理部门负责解释。
采购系统档案管理制度
第一章总则第一条为加强采购系统档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位采购系统档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条采购系统档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的完整、准确、连续；2. 实用性原则：确保采购档案的实用性、可查性；3. 安全性原则：确保采购档案的保密性、安全性；4. 规范性原则：确保采购档案管理的规范化、制度化。
第二章档案收集与整理第四条采购档案的收集范围：1. 采购计划、采购合同、采购申请等文件；2. 供应商资质证明、产品合格证、检测报告等材料；3. 采购过程中的审批、验收、付款等相关文件；4. 采购总结、评估报告等。
第五条采购档案的整理要求：1. 按照档案分类、编目、归档等要求，对采购档案进行分类整理；2. 对档案进行编号、登记，确保档案的有序管理；3. 对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第六条采购档案的归档要求：1. 采购档案归档应当在采购活动结束后一个月内完成；2. 归档的采购档案应当完整、准确、规范；3. 归档的采购档案应当及时办理交接手续。
第三章档案保管与利用第七条采购档案的保管要求：1. 档案库房应当具备防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等条件；2. 档案柜应当符合档案保管要求，保证档案的安全；3. 档案管理人员应当定期检查档案保管情况，确保档案的安全。
第八条采购档案的利用要求：1. 采购档案的利用应当遵循真实性、合法性、保密性原则；2. 利用采购档案应当办理借阅手续，不得擅自复制、外传；3. 利用采购档案应当爱护档案，不得损坏、污损档案。
第四章档案销毁第九条采购档案的销毁应当符合以下条件：1. 档案保管期满；2. 档案已经过利用，无继续保存价值；3. 档案内容涉及的国家秘密、商业秘密等需要销毁。
采购档案管理制度
采购档案管理制度第一章总则第一条为规范采购档案管理，保障采购活动的合法性、合规性和有效性，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购项目的档案管理，包括采购计划、采购申请、采购审批、采购实施、验收结算、采购评价等环节。
第三条采购档案管理遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第四条公司设立专门的采购档案管理部门，负责采购档案的收集、整理、保管、查询和销毁等工作。
第五条公司各部门应积极配合采购档案管理部门，确保采购档案的完整性和准确性。
第二章采购档案的收集与整理第六条采购档案应包括以下内容：（一）采购计划档案：采购计划、采购预算、采购需求分析等；（二）采购申请档案：采购申请单、采购审批表、采购合同草案等；（三）采购实施档案：采购合同、供应商资质文件、采购订单、交货凭证、验收报告等；（四）验收结算档案：验收报告、结算单、付款凭证等；（五）采购评价档案：采购评价报告、采购效果分析、采购改进措施等。
第七条采购档案管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定详细的档案收集清单，明确各环节档案的收集、整理和归档要求。
第八条采购档案管理部门应定期对采购档案进行整理，确保档案的有序性和可查询性。
第三章采购档案的保管与查询第九条采购档案管理部门应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全性和保密性。
第十条采购档案管理部门应建立档案保管制度，对档案的入库、出库、查询、归还等环节进行严格管理。
第十一条采购档案管理部门应定期对档案保管场所进行检查，确保档案的安全性和完整性。
第十二条采购档案的查询应按照档案管理部门的规定进行，未经授权，任何单位和个人不得擅自查询、复制或泄露采购档案。
第四章采购档案的利用与销毁第十三条采购档案管理部门应建立档案利用制度，明确档案的查询、复制、借阅等利用方式。
第十四条采购档案的利用应遵循保密性和合规性的原则，不得用于非法目的。
采购归档档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司采购归档档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，提高采购工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购归档档案的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：严格按照国家档案管理的相关法律法规，建立健全采购档案管理制度。
2. 完整性：确保采购档案的完整性，不得遗漏、损坏或篡改。
3. 准确性：采购档案内容必须真实、准确，符合实际情况。
4. 安全性：采取有效措施，确保采购档案的安全，防止失密、泄密。
5. 效率性：提高采购档案的管理效率，为采购工作提供有力支持。
第二章管理机构与职责第四条公司档案管理部门负责采购归档档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定采购档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门采购档案的归档、整理、保管和利用工作。
3. 负责采购档案的收集、整理、分类、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
4. 负责采购档案的数字化、信息化建设。
5. 为公司领导和各部门提供采购档案的查询、借阅、复制等服务。
第三章采购档案的归档第六条采购档案的归档范围：1. 采购计划、采购申请、采购合同、采购订单等。
2. 供应商资质证明、产品检验报告、验收报告等。
3. 采购过程中的各类会议记录、函件、文件等。
4. 采购项目的变更、终止、撤销等文件。
5. 采购项目的总结、评价、审计等文件。
第七条采购档案的归档要求：1. 采购档案的归档时间：自采购项目结束后30日内完成归档。
2. 采购档案的归档材料应当齐全、完整，符合归档要求。
3. 采购档案的归档材料应当分类、编号、装订整齐。
4. 采购档案的归档材料应当填写归档目录，归档目录应当详细、准确。
第四章采购档案的保管与利用第八条采购档案的保管：1. 采购档案应当存放在符合国家档案保管标准的档案室。
2. 采购档案的保管应当采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
公司采购档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，提高采购管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购活动的档案管理，包括采购计划、采购合同、采购文件、采购记录等。
第三条公司采购档案管理遵循以下原则：（一）集中管理：采购档案实行集中统一管理，由采购部门负责归档、保管和利用。
（二）分类管理：根据采购档案的性质、内容、形式等进行分类，确保档案的有序管理。
（三）保密安全：严格执行国家和公司有关保密制度，确保采购档案的机密性和安全性。
（四）方便利用：简化档案查询手续，提高档案利用率，为采购工作提供有效支持。
第二章采购档案的收集与整理第四条采购档案的收集：（一）采购部门在采购过程中，应按照规定的格式和内容收集相关文件，确保文件齐全、完整。
（二）采购档案收集范围包括：采购计划、采购合同、采购文件、采购记录、验收报告、付款凭证等。
第五条采购档案的整理：（一）采购档案按照时间顺序进行排列，确保档案的连续性和完整性。
（二）采购档案立卷，每卷档案包括封面、目录、文件正文、附件等。
（三）采购档案立卷后，由采购部门负责人审核签字，并报办公室备案。
第三章采购档案的保管与利用第六条采购档案的保管：（一）采购档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫蛀的专用档案柜中。
（二）采购档案的存放应按照分类、时间顺序进行排列，方便查阅。
（三）采购档案的保管期限根据国家档案管理规定和公司实际情况确定。
第七条采购档案的利用：（一）采购档案的查阅，需填写查阅申请，经批准后方可查阅。
（二）查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案。
（三）采购档案的复制，需经相关部门负责人批准，并办理相关手续。
第四章责任与奖惩第八条采购部门负责人对本部门的采购档案管理负责，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
第九条对在采购档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
第十条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，按照公司相关规定进行处理。
采购部档案管理制度
一、目的为加强采购部档案的收集、整理、归档和利用，提高采购工作效率，确保采购档案的完整、准确、安全和便于查阅，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于采购部所有采购活动的档案管理工作。
三、职责1. 采购档案管理人员：负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
2. 采购部全体员工：配合采购档案管理人员做好采购档案的收集、整理和归档工作。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）采购档案管理人员应按照采购活动的实际需要，及时收集相关档案资料。
（2）采购档案资料包括但不限于：采购计划、采购合同、招标文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。
2. 档案整理（1）采购档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、编号、整理。
（2）档案资料应按照时间顺序、类别进行排列，确保档案的完整性。
3. 档案归档（1）采购档案管理人员将整理好的档案资料按照规定格式进行装订。
（2）装订后的档案资料由采购档案管理人员负责归档。
4. 档案保管（1）采购档案管理人员应确保档案室安全、通风、防潮、防尘、防盗。
（2）档案资料应按照规定存放，不得随意移动或损坏。
5. 档案利用（1）采购档案管理人员应按照规定权限，为部门内部和外部人员提供档案查阅服务。
（2）查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。
五、档案归档要求1. 档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改。
2. 档案资料应按照国家档案管理规范进行装订、归档。
3. 档案资料应按照档案类别、时间顺序进行排列，便于查阅。
六、监督检查1. 采购部定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。
2. 对违反本制度的行为，按照相关规定进行处理。
七、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
公司采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购部档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购部所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条公司采购部档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、保密性和便于利用的原则。
第二章档案收集与整理第四条采购部档案收集范围：1. 采购计划、合同、发票等原始凭证；2. 供应商资质证明、产品合格证、检验报告等；3. 采购过程文件，如会议记录、汇报材料、审批文件等；4. 采购部内部管理制度、工作流程、工作总结等；5. 其他与采购工作相关的文件资料。
第五条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规范进行整理；2. 纸质档案应装订整齐，封面、目录、页码清晰；3. 电子档案应进行备份，确保数据安全；4. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案室应保持整洁、通风、干燥，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案柜应配备防盗、防火、防潮设施；3. 档案资料应定期检查，发现问题及时处理；4. 档案借阅需填写借阅单，经负责人批准后方可借阅；5. 借阅档案时，应妥善保管，不得涂改、损坏、遗失。
第七条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合理、及时、准确的原则；2. 档案查阅需填写查阅申请，经负责人批准后方可查阅；3. 查阅档案时，应遵守档案室相关规定，不得随意翻阅、摘抄；4. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、传播；5. 严禁将档案资料用于非法目的。
第四章档案销毁第八条档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法律法规执行。
第九条档案销毁程序：1. 编制档案销毁清单，经负责人批准；2. 档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案准确无误；3. 档案销毁应在监督下进行，确保销毁过程安全、保密；4. 销毁后的档案资料，应由档案管理人员负责清理、登记。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
采购档案管理制度(优选6篇)优选全文
下载温馨提示:该文档是学者精心编制而成，希望能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，我们为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!采购档案管理制度（精选6篇）采购档案管理制度篇1第一条为加强政府采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指开展政府采购业务时(包括集中和分散)，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府集中采购应归档的基本资料有：(一)领导批示、政府投资计划;(二)采购申请;(三)采购方式批复书;(四)招标文件和投标文件;(五)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的招标公告;(六)评委抽取登记表(七)供应商投标情况登记表;(八)评标委员会及监督人员(竞争性谈判小组，询价小组)签到表;(九)评标专家及监督人员签字确认的评标报告(内容包括：评标时间、评标地点、评标程序、评标结果、评委打分表、商务、符合性、技术审查表、评审专家质疑表;(十)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的中标公示;(十一)中标(成交)通知书和未中标(成交)通知书;(十二)政府采购合同;(十三)验收单或验收报告、文件;(十四)书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定;(十五)历次资金支付;(十六)其它应保存的有关资料。
第四条政府采购档案管理人员，应注意采购活动资料的收集与整理，要认真核对资料是否齐全，避免出现资料遗失漏报现象。
每一个采购项目结束后，要及时催促采购中心和采购单位将评标资料和合同报我办归档。
第五条档案管理人员要认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及本制度的有关规定，进行政府采购业务档案的归集和管理。
采购档案管理制度
采购档案管理制度•相关推荐3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
4.4档案销毁4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
采购流程档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购流程档案管理，确保采购活动的合规性、透明度和效率，根据国家相关法律法规及公司规章制度，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购流程的档案管理，包括采购计划、招标文件、投标文件、合同、验收报告、付款凭证等相关资料。
第三条采购流程档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实、准确、完整，不得篡改、伪造；（二）完整性：档案应涵盖采购活动的全过程，确保档案的连续性和完整性；（三）安全性：采取有效措施保护档案，防止档案遗失、损毁和泄露；（四）便捷性：档案管理应便于查阅、利用，提高工作效率。
第二章档案分类与归档第四条采购流程档案分为以下类别：（一）采购计划类：包括采购申请、采购预算、采购计划等；（二）招标文件类：包括招标公告、招标文件、招标答疑等；（三）投标文件类：包括投标书、投标报价、投标保证金等；（四）合同类：包括采购合同、补充协议、变更协议等；（五）验收报告类：包括验收报告、验收证书等；（六）付款凭证类：包括发票、收据、银行转账凭证等。
第五条采购流程档案归档要求：（一）归档前，应核对档案内容是否完整、准确，并整理归档；（二）归档时，按照档案类别、时间顺序进行排列；（三）归档后，应编制档案目录，方便查阅。
第三章档案保管与利用第六条采购流程档案保管要求：（一）档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫蛀、防盗的场所；（二）档案柜应加锁，钥匙由专人保管；（三）档案的借阅、复制、外借等，需经相关部门负责人批准。
第七条采购流程档案利用要求：（一）查阅档案应填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、用途；（二）查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得擅自涂改、损坏档案；（三）查阅完毕后，应及时归还档案。
第四章档案销毁第八条采购流程档案销毁应遵循以下原则：（一）符合国家法律法规及公司规章制度；（二）经相关部门负责人批准；（三）销毁前，应进行核实，确保档案内容完整、准确。
第九条采购流程档案销毁程序：（一）编制《档案销毁清单》，经相关部门负责人审核；（二）将《档案销毁清单》报公司领导审批；（三）销毁档案时，由两人以上共同监督，确保档案安全销毁。
企业采购档案管理制度
第一章总则第一条为规范企业采购档案管理工作，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，提高采购工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于企业所有采购活动产生的档案资料的管理。
第三条企业采购档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的完整性，不得遗漏、损毁或丢失。
2. 真实性原则：采购档案应真实反映采购活动的全过程，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：确保采购档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失。
4. 有效性原则：提高采购档案的利用效率，为采购活动提供有力支持。
第二章组织与管理第四条企业设立采购档案管理领导小组，负责采购档案管理的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条采购档案管理部门负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门采购档案的管理工作，确保档案的及时、准确归档。
第三章归档范围与内容第七条采购档案的归档范围包括：1. 采购计划、采购申请、采购合同、采购订单等文件；2. 供应商资质证明、产品合格证、检验报告等；3. 采购过程中产生的会议纪要、沟通记录、审批意见等；4. 采购验收报告、入库单、付款凭证等；5. 采购合同履行过程中的变更、补充协议等；6. 采购合同终止、解除的相关文件；7. 其他与采购活动相关的文件资料。
第八条采购档案的内容应包括：1. 采购项目的基本信息，如项目名称、采购内容、采购方式等；2. 供应商信息，如供应商名称、联系方式、资质证明等；3. 采购过程的关键环节，如招标文件、评标报告、中标通知书等；4. 采购合同的主要内容，如合同编号、签订日期、履行期限等；5. 采购验收、付款、合同履行等环节的证明材料；6. 采购合同变更、终止、解除的相关文件。
第四章管理与利用第九条采购档案的收集、整理、归档、保管和利用应按照以下程序进行：1. 收集：各部门在采购活动中产生的文件资料应及时收集，并按照归档范围进行分类整理。
2. 整理：对收集到的文件资料进行整理，确保档案的完整、准确、真实。
采购档案管理制度细则范本
一、总则第一条为加强公司采购档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购活动的档案管理。
第三条公司采购档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的全面、系统、连续。
2. 准确性原则：确保采购档案内容真实、可靠、无误。
3. 安全性原则：确保采购档案的保密性、完整性和可用性。
4. 可用性原则：确保采购档案便于检索、查询和利用。
二、组织与管理第四条公司设立采购档案管理小组，负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条采购档案管理小组成员应具备以下条件：1. 具备一定的档案管理知识和技能；2. 具有良好的职业道德和责任心；3. 能够胜任采购档案管理工作。
三、采购档案的收集与整理第六条采购档案的收集范围包括：1. 采购计划、预算、合同等文件；2. 供应商资质、产品技术参数、价格等信息；3. 采购申请、审批、验收、付款等文件；4. 采购合同执行情况、变更、终止等文件；5. 采购过程中的会议纪要、报告、通知等文件；6. 其他与采购活动相关的文件。
第七条采购档案的整理要求：1. 按照采购活动的顺序，将相关文件整理成册；2. 每册档案应包括封面、目录、正文、附件等部分；3. 文件纸张大小为A4，字迹使用不易褪色的笔书写；4. 文件编号应清晰、规范。
四、采购档案的归档与保管第八条采购档案的归档时间：1. 采购活动结束后30日内完成归档；2. 重大采购项目或合同，应在项目或合同终止后30日内完成归档。
第九条采购档案的保管要求：1. 采购档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防火、防盗的专用档案室；2. 档案柜应加锁，并由专人负责保管；3. 档案室应定期进行消毒、除虫、防霉处理；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查、整理和归档。
五、采购档案的利用与销毁第十条采购档案的利用：1. 公司内部工作人员因工作需要，可查阅、复制采购档案；2. 任何单位和个人不得随意借阅、复制、损坏或销毁采购档案。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
采购档案管理制度篇3
第一章总则
第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档
第五条政府采购项目档案资料具体包括：
(一)项目开标前文件材料
1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料;
2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料;
3.政府采购项目的采购委托代理协议书;
4.采购公告(包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等);
5.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明;
6.供应商领取招标文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);
7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
8.其他报批手续材料。
(二)项目开标文件材料
1.投标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同)及其补充、修改或撤回的记录;
2.投标文件递交记录;
3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单;
4.开标一览表;
5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书;
(三)项目评审文件资料
1.评审专家抽取记录及名单;
2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等;
3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表;
4.评审报告、中标(成交)候选供应商排序表;
5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料;
(四)项目中标(成交)和履约文件资料
1.采购结果公告记录;
2.中标(成交)通知书;
3.依法变更采购结果的记录;
4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料;
5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料;
(五)其它文件材料
1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;
3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。
上述(一)中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理;其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。
第六条政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。
第三章政府采购项目档案的保管
第七条政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。
第八条政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。
第九条采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。
第十条政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。
对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。
第四章政府采购项目档案的利用
第十一条采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。
第十二条政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。
上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。
第十三条政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第五章政府采购档案的鉴定销毁
第十四条对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。
第十五条对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。
第十六条销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。
政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。
销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。
第六章政府采购档案的移交
第十七条政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。
第十八条政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。
第七章附则
第十九条本办法由青岛市财政局负责解释。
第二十条本办法自发布之日起执行。