第二章 采购申请与采购计划管理

1.编制采购计划的基础
(2)生产计划 生产计划是规定企业在计划期内 (年度)所生产产品品种、质量、数量和 生产进度以及生产能力的利用程度。 它是以销售计划为主要依据，加上 企业管理人员的定量分析和判断编制的。
1.编制采购计划的基础
(3)物料需用清单 生产计划只列出产品的数量，无法直接知 道某一产品需要使用哪些物资，以及数量多少。 物料需用清单是由研究发展部或产品设计 部制成，根据此清单可以精确计算出制造某一 产品的物料需求数。 物料需求清单所列的耗用量（标准用量） 与实际用量相互比较作为用料管制的依据。
( 二 ) 确定采购需要量的三 个关键因素
图 2-11 采购需要量决定的程序
( 三 ) 决定最适当的采购 需要量常用的方法
最佳订货批量公式：
1
2 3 4 5
经济订购数量法 固定期间法 固定数量法 批对批法
2 DS Q* IC
每次订单涵盖的期间是固 定的 ( 每个月的第一周下 订单 ) ，但是订购数量每 次都变动
（三）编制采购计划的作用及目的
采购计划的作用为： 1、可有效规避风险，减少损失。 2、为企业组织采购提供依据。 3、有利于合理配置资源，取得最佳经济效益。 采购计划的目的： 1、预计物料需用时间与数量，防止供应中断进行。 2、避免物料储存过多、积压资金、占用堆积的空 间。 3、配合企业生产计划与资金调度。 4、使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。 5、确定物料耗用标准，管制物料采购数量及成本。
（一）采购市场调查的功能
3 采购市场调查在企业经营管理中具有 十分重要的作用： 采购市场的调查是企业进行经营决策的基础。 采购市场调查是调整和矫正采购计划执行情 况的重要依据。 采购市场调查是改善企业经营管理的重要工 具。
( 二 )采购市场调查的程序
1 程序
图2-6采购市场调查的程序
( 二 )采购市场调查的程序
每次发出的数量都相同
物料需求计划法
发出的订购数量与每一期净需 求的数量相同
第二节 采购计划
一、企业采购计划概述 二、企业采购计划的编制 二、采购计划的审批与执行
一、采购计划概述
（一）采购计划的概念 1、采购计划是指企业管理人员在了解 市场供求情况，认识企业生产经营活动过程 和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物 料采购管理活动所作的预见性安排和部署。 它包括两部分内容：1）采购计划的制 定；2）采购订单的制定。
1.编制采购计划的基础
(5)基本建设计划和科研计划
基本建设计划是规定企业在计划期内 (年度)的建设项目、投资额、实物工程量、 开竣工日期、建设进度以及采用的有关经济 技术定额，这些都是编制采购计划的依据。
1.编制采购计划的基础
( 6)存量管制卡 物料存量管制卡，为制定采购认证计 划提供物料库存情况;再依据物料需要数量， 并考虑采购物料的作业时间和安全存量标 准，算出正确的采购数量，然后才开具请 购单，进行采购活动。
（二）确定采购需要量的三 个关键因素
在确定采购需要量的过程中主要有以下 三个关键的因素 1 生产计划(Production Schedule)
2 用料清单(物料需求计划)
3 三库存量信息
( 二 )确定采购需要量的 三个关键因素
确定某种物料的采购量可以通过下列 公式来计算： 某种物资的采购量 = 该种物资本期的需要 量 + 计划期末库存数量 - 计划期初库存量 企业内部可利用资源
( 二 ) 确定采购需要量的三 个关键因素
图 2-11 采购需要量决定的程序
1.编制采购计划的基础
(4)设备维修计划和技术改造计划
设备维修计划是规定企业在计划内（年度） 需要进行修理设备的数量、修理的时间和进度 等。 技术改造计划是规定企业在计划内（年度） 要进行的各项技改项目的进度、预期的经济效 果，以及实现技改所需要的人力、物资、费用 和负责执行的单位。
( 四 )采购市场调查技术
3 抽样调查技术
抽样调查， 是根据一定的原 则，从调查对象 的总体中抽出一 部分样本进行调 查，从而推断总 体情况的方法。。
图2-9抽样调查技术的种类
三、采购需要量的确定
（一）确定采购需要量的目的 1 避免材料储存过多，积压资金
2 预计需用数量与时间，防止供应中断
3 配合公司生产计划与资金调度 4 确立材料耗用标准，管制用料成本 5 事先准备，选择有利时机
2.选择物资品种应考虑的因素
（4）充分考虑物资的规格化、标准化，尽 可能减少物资选用的品种、规格；
（5）物资的规格、尺寸要有利于减少生产 中的废料数量； （6）选用的物资应尽可能保证生产中有较 高的劳动生产率和设备利用率。
（二）平衡阶段
一般企业的物资平衡的实质就是我们在 上一节论述的企业采购需要量的确定，即通 过计算企业计划期内各物资的需用量和计划 期期初库存量、期末储备量来确定企业计划 期内的采购量。 计算公式为： 某种物资的采购量 = 该种物资本期的需 要量 + 计划期末库存数量 - 计划期初库 存量 - 企业内部可利用资源
(二)采购计划的分类：
1)按计划期长短，分为年度物料采购计划、 季度物料采购计划、月度物料采购计划等。
2)按物料使用方向，分为生产产品用物料采 购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采 购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物 料采购计划、企业管理用物料采购计划等。
3)按物料自然属性，分为金属物料采购计划、 机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等。
续表
“ 根据你单位采购要求，请排出采购 指在多项选择的基础上， 由被调查者根据自己的 因素考虑的先后顺序： 顺位法 认识程度，对所列答案 ①价格( )；②距离( )； 定出先后顺序 ③质量( )；④服务( )” 是指要求被调查者表示 “你认为本单位采购的物资质量怎样? 评定法 自己对某个问题的认识 ①优( )；②良( )；③一般( )。” 程度 请根据你单位的看法在( )中打√号
调查表设计的基本要求是：问题具体，重点 突出，能正确记录和反映被调查者回答的事项， 便于资料的统计和整理，使被调查者乐于合作。
调查表的构成
一张完善的调查 表通常由以下几部分 组成,（见图2-7）。
图 2-7 调查表的组成部分
( 四 )采购市场调查技术
设计调查表的步骤
图 2-8 设计调查表的步骤
( 四 )采购市场调查技术
格式与内容，与物料采购申请单大不相同（见
图2-4） 。
（四）采购申请单
图2-4 某电器公司资本支出请
（四）采购申请单
4 采购的范围： 有形的物品 无形的劳务：
工程发包模具制作、 委托设计、评鉴、产 品展示、车辆等的维 修与保险、专业人员 聘请、专利、商标、 著作权及诉讼申请等。
图2-5 某电脑公司特殊支出申请书
二、企业采购计划的编制
编制物资采购计划，是一项很复杂很细 致的工作。 它大体可以分为以下三个阶段:
1 准备阶段 2 平衡阶段
3 编制采购计划阶段
（一）准备阶段 1.编制采购计划的基础
(1)销售计划
销售计划是指规定企业在计划期内(年 度)销售产品的品种、质量、数量和交货期， 以及销售收入、销售利润等。 它是以企业与客户签订的供货合同和 对市场需求的预测为主要依据编制的。采 购计划要为销售计划的实现提供物料供应 的保证。
2 采购市场调查的内容
表2-3采购调查表的内容 结 构 内 容 引言
标题和前言
①调查目的 ②详细的解析方法 ③调查结果的描述分析 ④调查结论与结论摘要 ⑤意见与建议 样本的分配、图表及附录
主体 报告
附件
( 三 )采购市场调查的方法
采购市场调查的方法，是指市场调查 人员在实施调查过程中搜集各种信息资料 所采用的具体方法。 调查者用被调查者愿意接受的 1
采购申请一般应由适当的人员来提出， 这样可以达到下列目的（见图2-1）。
图 2-1 采购申请的功能
（三）采购申请的注意事项
为避免发生采购物品与采购申请需求不符 合，在进行采购申请中应注意下列事项：
图 2-2 采购申请的注意事项
（四）采购申请单
1 采购申请单(物料管制单) 是采购作业的起点，通常由使用部门、
第六联
采购申请单
申请采购单位在开发时
（四）采购申请单
采购申请单(物料管制单)比较适用于 一般消耗性的物料采购的申请或机器设
备的申请维修 。
（四）采购申请单
2
资本支出请购单: 机器设备等固定资产之购置，因其采购价
值较大，对企业将来的产值运营产生重大影响，
源自文库
所以必须详细地研究采购的必要性，特别是要
进行成本效益分析，因此，这种采购申请单的
调查人员在现 场对调查对象 进行直接观察 记录，取得第 一手资料的一 种调查方法
询问法 观察法
方式向其提出问题，得到回答， 获得所需要的资料。询问法分 为：①问卷调查法②面谈调查 法③电话调查法
2 3
实验法
把调查对象置于一定的条件 下，了解其发展趋势的一种 调查方法
( 四 )采购市场调查技术
1 调查表设计
指所提的问题只允许 “ 你们单位从什么地方采购 二项 在两个答案中选择一 原料?①陕西；②山东。” 选择法 个的提问方法
( 四 )采购市场调查技术
表2-4 询问调查的方法
名 称 内 容 举 例 “你们单位采购物资方式是： ①随时采购( )；②定时采购( )； ③现货采购( )； ④期货合同采购( )。”被调查者可 将选择的答案在括号中打√号 指调查人员事先对所提 出的问题，拟定若干个 多项 答案，供被调查者从中 选择法 选择一个或数个
( 二 ) 确定采购需要量的三 个关键因素
图 2-11 采购需要量决定的程序
2.选择物资品种应考虑的因素
（1）选用的物资必须保证生产的产品的质量；
（2）选用的物资品种规格应立足于国内且充 分考虑取材的可能性； （3）尽量选用资源丰富，价格低廉的材料代 替稀缺、贵重材料，用工业原材料代替农业原料；
仓储部门(列入存量管制之物料)、生产部门
或扩建专案小组等所签发的单据（见图 2-
3）。
（四）采购申请单
图2-3某纺织公司物料管制单(多联式请购单)
（四）采购申请单
由于用途的不同，采购申请单通常有 数联而以颜色区分，以利分发传送。
表 2-1 采购申请单各联名称及留存部门 序号 名称 留存部门 第一联 第二联 第三联 第四联 第五联 准购单 验收单 验收单副联 采购通知单 验收单物料联 采购部门 财会部门 电脑中心 申请采购部门 仓储部门
设计调查表应注意的几个问题
要把调查需要和是否可能结合起来考虑。 调查提纲的拟定要灵活应用。 调查中使用的命题用语要通俗易懂，简明扼 要。 调查表的排列格式，要清晰明朗，顺理成章， 有助于被调查者回答问题。 设计中要反复检查修改。
( 四 )采购市场调查技术
2 询问调查技术
表2-4 询问调查的方法 内 容 指调查人员根据调查 自由 主题提出问题，由被 调查者自由回答，不 回答法 受任何约束来回答的 方法 名 称 举 例 “ 你们单位一般在什么时候 采购原料?”这种询问法，气 氛活跃，回答自由，有利于 被调查者回答和思考问题。
（四）采购申请单
5 采购申请单因性质不同由不同的部门负 责，如表2-2所示。
表 2-2 采购申请的负责部门 性质
生产性质的 采购申请单 包括原料、 辅助料、机 具设备、技 术及服务、 工程发包等 消费性质的 负责的部门采 购 申 请 单 包括日常事 采购部门 务 用 品 、 后 勤服务等
生产性质 消费性质 专业服务性质
采购管理
第二章 采购申请与采购计划管理
第一节 采购申请
第二节 采购计划
第一节 采购申请
一、采购申请概述 二、采购调查
一 、采购申请概述
（一）含义 所谓采购申请主要是指由企业各需求部
门向负责采购的部门提出在未来一段时间内
所需物品的种类以及数量等相关的信息，并
填制一定的表格交由采购的部门。
（二）采购申请的功能
（二）平衡阶段
格式如表2-5所示 ：
编 物 号 资 名 称
表 2-5 物资平衡表
计 预计 企业可利用资源 计 计 划划 量 期初 期期 单 库存 合计 改 原来 需 末 位 ① 用 入库 用 余 ② ③ 量 量额 ④ ⑤⑥
总务部门
申请部门或委托专业机构
专业服务性质的采购申请单包 括会计师签证产品目录设计等
二、采购调查
（一）采购市场调查的功能
1 市场调查 是指以市场为对象的调查研究活动或调 查工作过程，它是一种经济调查。
2 采购市场调查 指企业运用科学的方法，有系统有目的 地搜集市场信息，记录、整理、分析市场情 况，了解市场的现状及其发展趋势，为市场 预测提供客观的、正确的资料。