会 务 流 程 表(会务组培训专用)
大型会议会务工作流程清单excel模板
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附:资料(参见上一行)
会议前期准 备
回执收集
环节
工作模块
确定参会人员信息 整理通讯录
工作任务
准备与收集
资料
会议前期准 备 住宿 接机
存储
印刷 打印 定
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
组织相关会务人员进行工作总结,梳理工作流程中出色之处及 不足之处
针对会上确定各项工作任务进行跟踪管理
程清单
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
工作任务 笔记本电脑使用协助
外面餐馆:餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒 水准备 茶点:填写客餐申请单并交食堂人员,通知物业人员安排茶点 摆放处
具体内容
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、 录音笔、代表证
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放:文具摆放,横幅悬挂,欢迎牌、指引牌、座位牌是 否到位 与总办专业人员联系摄影事宜
会议现场抓怕用
回城人员姓名、航班,联系前台确认出票
若有需要,提前确定赠送礼品样式及数量,联系总办协助
联系活动场所,车辆预订
直接前往酒店报到
包括会议材料、代表证等
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放:文具及资料摆放,横幅悬挂,欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水、礼品是否到位 指引与会人员到会议地点参加会议
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
会务会议工作流程清单
![会务会议工作流程清单](https://img.taocdn.com/s3/m/627e24c2360cba1aa811da22.png)
会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件;如需要述职,提前收 集述职材料;会议签到表;人员通讯录;房间温 馨提示卡;会场指示牌;电子版资料,包括会议 议程、会议指引(外部)、回执、会议使用流程 (Word/Excel/PPT等) 确定会议用电脑,将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹,并告知相关人员;确定会议所需 的几台电脑,并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋,并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店,确定房间类型及个数,安排人员住宿 的房间号,询问酒店是否包括早餐 确定到达时间,地点,人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂:填写客餐申请单并交食堂人员;注明 就餐人数,就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音,人员现场记录 若台下代表需发言,明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐,提起和主持人沟 通,以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐,并确定有无饭菜不足 等现象;参与人员离开后,会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
会议议程格式及范文
![会议议程格式及范文](https://img.taocdn.com/s3/m/6539557468eae009581b6bd97f1922791688be38.png)
会议议程格式及范文一、交代会议的任务、目的;二、介绍与会者(主席台上的为“出席”,台下的为“参加”);三、进入会议流程:1、会议进行第一项……2、会议进行第二项…………四、总结。
概述会议主旨,重点强调“落实”,会议纪要写作的注意事项1要突出中心。
2注意吸收正确意见。
3要条理化、理论化。
4要忠于会议的实际内容。
5要认真做好会议记录,详尽地占有材料;并且要认真研究会议的精神,以便对材料正确取舍,合理删减。
6会议纪要是与会者共同意志的体现,落款应是全体与会单位,故不写落款,不加盖公章,与会者带回去执行就行了。
培训(标题)一、会议时间:二、会议地点:三、会议议程:议程表8:30—9:009:00—9:059:05—9:109:10—12:0012:00—15:0015:00—17:0017:00—17:05讲师:培训大纲:四、参加人员:孵化基地入驻商(个人、企业代表)、社会各界报名人员、孵化基地工作人员五、有关要求1、会务组人员要事先安排好准备工作。
2、鉴于培训会议以讲述事假操作为主,需携带笔记本电脑做演练。
3、本次培训纯属公益,不收取任何费用。
六、会务组:主办方:协办方:一、XX宣读20XX年度工作会议议程二、XX带领大家学习《20XX年工作规划》三、XX宣读20XX年度管理体系组织办法。
四、选举第三届校务委员会委员五、休会,休会期间:1、第三届校务委员会召开第一次会议,选举第三届校务委员会秘书长、选举理事会理事、讨论通过各部主任副主任任命名单及主任办公会议秘书长名单。
2、第三届理事会召开第一次会议,选举第三届理事长副理事长秘书长,讨论通过第三届校长副校长校长助理任命名单。
六、由第三届理事会秘书长代表理事会宣布第三届理事会组织机构及第三届校长副校长校长助理任命名单七、由第三届校务委员会秘书长代表第三届校务委员会宣布各部主任副主任任命名单及主任办公会议秘书长名单八、党支部书记、副理事长、副校长张老师讲话九、理事长、校长杨老师讲话十、会议结束20某某年度领导班子、中层管理人员考核大会议程时间:20某某年月日地点:某某某某主持人:某某某记录:某某某会议参加人员:全体员工内容:大会第一项:(某某)尊敬各位领导、各位同事,我宣布2023年度中层领导班子、中层管理人员年度考核大会现在开始;大会第二项:(某某)向大家介绍对某某某某考核的考核组成员:集团公司纪委某某某、集团公司人力资源某某某(大家欢迎!)、党群工作部某某某(大家欢迎!)、企管部某某某(大家欢迎!)、工会工作部某某某(大家欢迎!)大会第三项:请某某某传达集团公司党委的考核通知要求。
会务管理常用表格
![会务管理常用表格](https://img.taocdn.com/s3/m/83bb06614afe04a1b171de80.png)
会务管理常用表格为实现对公司各类会议进行有序的组织于治理,确保会议召开的质量和效率,特制定本细则。
一、会前预备二、会中工作3.预备室外活动HZ5 会议纪要发起部门部门经理1.发起部门派专人最好会议纪要,与会后两天发给与会者三、会后工作编号事项负责人(部门)检查审批细则及节点HH1 退房行政部专人部门主管1.会议终止当天12点前收齐钥匙2.认真检查一遍房间,看是否遗漏物品3.确认所有会议项目均以终止后,结帐并开具发票HH2 车辆安排行政部部门经理1.优先安排领导用车2.会务组用车3.与会人员用车HH3 设备整理行政部专人部门主管1.送走所有参会人员后,进行设备的收拾和整理工作2.专人检查一遍,看有否遗漏3.归还设备HH4 费用报销行政部常务副总经理总经理在会后三天内进行费用报销,并附此次会议的费用清单HH5 会务总结行政部部门经理常务副总经理会后三天内进行会务总结,总结体会,吸取教训四、注意事项会议所需仪器应有备份;对所借用品应在动身前进行检测与调试。
会务人员要携带至少5份会务通知,以备查询。
会务组房间应选择与会场距离较近的房间,而每次会议的房间应较为固定。
会议期间如发生紧急情形,会务人员要沉着平复,及时检查可能导致的缘故并尽快解决。
附表1:会议打算申请表附表2:会议地点比较表附表3:会议议程安排表附表4:会议通知单会议通知已收到,内容已详细了解,能附表5:会议费用预算表附表6:设备预备清单使用日期:年月日。
会务流程及标准确认表(全部)
![会务流程及标准确认表(全部)](https://img.taocdn.com/s3/m/5635b6008e9951e79b8927b9.png)
客户服务组1、证书制作2、客户服务3、产品销售4、表格制作回收5、名牌制作文件编号 1.1.01 证书制作工作流程及标准审核日期年月日页码共1 页负责人日期年月日编制行动成功会务组组员内容工作流程工作标准时间段工作人员表单一、前1、做证书学员名单 1.1 提前告知所有营销伙伴提供上来的学员名字和性别一定要签字确认,如果提供上来的名单错误,期准的确认1.2责任由营销伙伴承担。
名单以营销总经理提供的已打款新学员名单为准,一定要有总经理签字。
开课前一天负责人新学员统计表备二、现场准备三、现场工作四、后期2. 再次确认名单与现场学员是否一致3. 证书做好后现场清点数量,分组搬进会场2.1 第一天课程上午10 点前已打款新学员与签到表上签到的名单核对。
2.2 第一天课程上午12 点前把确认后的名单提交给证书制作人。
2.3 向制作人提出零失误的要求,要求制作人不可做错名字和性别。
一旦做错,立即无条件补做。
3.1 周日上午10 点前证书送到课堂,下午三点前分好组,场内进行交易时把证书搬进场内。
3.2 按第十五至第一组的顺序从里到外摆放证书,每组间隔开,每组的一叠证书上用纸写上并注明是第几组的证书,交易十五分钟内摆放好证书。
4.1 发放后如有多的证书或错的证书再次与制作人沟通解决措施。
第一天上午12:00 前第三天中午到16:00负责人第二十期证书名单登记表负责人学员分组信息收集表4. 整理证书整理4.2 有学员提前离开课堂未拿到证书的交给营销伙伴寄给学员。
课程结束后负责人文件编号 1.1.02客户服务工作流程及标准审核日期年月日页码共2 页负责人日期年月日编制会务组组员内容工作流程工作标准时间段工作人员表单一、前期1、备好各项物资准备二、现2、摆台、展示,物场资准备准备1.1 药品标准:感冒、消炎、创口贴、胃药、止泻药、止痛药、止咳药、高血压、心脏病、鼻炎、眼药水各备一种,由物资采购组负责采购,客服组开出所需物品清单。
(完整word版)会议手册(范本)
![(完整word版)会议手册(范本)](https://img.taocdn.com/s3/m/8668489d6294dd88d1d26b37.png)
单位logo会议名称会议手册XX公司二0一X年X月X日地点目录一、会议日程安排---------------------------------------------------------------- 3二、注意事项及会务安排 ------------------------------------------------------ 5三、会议代表名单---------------------------------------------------------------- 6四、会议座位图 ------------------------------------------------------------------- 8五、用餐座位图 ------------------------------------------------------------------- 9六、交通指引 -------------------------------------------------------------------- 10会议日程安排(D1)会议日程安排(D2)注:如果会议日程较长,可加页。
注意事项及会务安排一、X月X日下午报到期间,请您仔细核对所发资料袋内物品,如有缺少请及时与工作人员联系。
内含物品如下:会议须知、培训材料。
二、请与会同志遵守作息时间,服从会议安排,请勿缺席、迟到和早退,会议期间如单独外出请告知本单位有关领导及会务组。
三、X月X日全天会议,请与会同志提前十分钟、入场完毕。
开会期间请将手机调整到无声或振动状态。
四、着装要求:五、请妥善保管自带物品。
六、请各位自驾车的参会人员进入酒店时,说明参加XX会议,以便领取免费停车证。
七、会议用餐时间及地点:八、会务组联系人及联系方式:联系人:职务:联系电话:联系人:职务:联系电话:会务组房间号:XXX、XXX会议代表名单领导(XX人)专家(XX人)代表(XX人)媒体会议座位图第8页共10页用餐座位图(X月X日)第一桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第二桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第三桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第四桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第五桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第六桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX第9页共10页交通指引X宾馆地址:XX市XX区XX路XX号地图:(电子地图)乘车路线:1.从XX高铁站到XX宾馆路线:从XX站做地铁X号线到XX站下,从X出口往X方向走XX米即到。
会务工作流程清单表精选全文
![会务工作流程清单表精选全文](https://img.taocdn.com/s3/m/012fe7b780c758f5f61fb7360b4c2e3f56272509.png)
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
检查会场空调及灯光是否能正常使用 安排制作会标,明确悬挂位置和到位时间;如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置,并提前到位 确定人数、排序,如有多排应提前确定前排就座领导
范围;有发言的会议要准备发言席及垫板 按领导排序正确摆放,要注意避免次序、姓名错误
根据与会领导人数确定好数量
按照领导要求在主席台摆放 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、 稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾
、雨伞等必需品 代表会议要根据参会人员和工作人员情况,制作各类
证件,专人负责发放 大型会议人数较多要求分区域就座的,要提前安排制
作区域指示牌,并在显著位置安放,专人负责引领 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
表,根据他们的职务和所属部门,在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服
务,做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作,确保严谨、细致、温馨高效。(3)搞好志愿者服务。①根
其 据季节,提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者,进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者,负责分发车上用品等
合理分流,避免拥堵
宣读会场纪律,引导与会人员按区域、席位牌及时就 座,避免混乱
会场前排就座领导提前就座;与会人员入场结束后,引领在 主席台就座领导由休息室入场
根据实际情况调整话筒音量、位置,多人发言的注意话筒递 送;及时处理好突发故障
录音设备摆放及调整位置
保障正常运行,处理好突发故障
根据实际情况调整空调温度、灯光明暗,处理好突发 故障
南,详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。
秘书学 第10章 会务工作
![秘书学 第10章 会务工作](https://img.taocdn.com/s3/m/45ae465177232f60ddcca1cd.png)
13、安排食住行
会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、 方便节约”的原则,做好伙食预算和伙食搭配与烹调 工作. 会议住宿安排,根据实际情况,按照规定标准,尽可 能地满足与会人员住宿上的要求。 安排好会议用车,为会议提供完备的交通服务。
14、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、 会议设备和用品费、
2)会议期间的对外宣传
(1)妥善处理与新闻媒体的关 系 (2)注意内外有别,严守单位 秘密 (3)选择宣传内容应坚持对象、 效果、时效、费用的原则 (4) 收集媒体对会议的报道提 供给领导 (5)为领导召开记者招待会提 供资料
5、编发会议简报
(1)类型 综合型、专题型、实录型。 (2)格式 报头、报核、报尾。 (3)要求 简练、快捷、准确。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议 的议题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同 时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会 期的长短应与会议内容紧密联系。
(3)会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动; 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解; 权威人士或代表人物的言论; 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论; 会议已议决的或议而未决的事项; 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
(4)会议记录方法
1)记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定, 重要声明、修正案内容、结论全记下来, 其他的可简要 记录. 2)漏记的内容先作记号,然后对照录音带修改,或 请发言者重复。 3)与会者提的意见、建议,要记人名。
会务管理常用表格模板
![会务管理常用表格模板](https://img.taocdn.com/s3/m/daa1cfb90975f46527d3e18f.png)
会务管理常用表格
会务管理常见表格
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理, 确保会议召开的质量和效率, 特制定本细则。
一、会前准备
二、会中工作
三、会后工作
HH1 退房行政部
专人
部门
主管
1.会议结束当天12点前收齐钥匙
2.仔细检查一遍房间, 看是否遗漏物品
3.确认所有会议项目均以结束后, 结帐并开具发票
HH2 车辆安排行政部部门
经理
1.优先安排领导用车
2.会务组用车
3.与会人员用车
HH3 设备整理行政部
专人
部门
主管
1.送走所有参会人员后, 进行设备的收拾和整理工作
2.专人检查一遍, 看有否遗漏
3.归还设备
HH4 费用报销行政部常务
副总
经理
总经理
在会后三天内进行费用报销, 并附此次会议的费用清单
HH5 会务总结行政部部门
经理
常务副
总经理
会后三天内进行会务总结, 总结经验, 吸取教训
四、注意事项
会议所需仪器应有备份; 对所借用品应在出发前进行检测与调试。
会务人员要携带至少5份会务通知, 以备查询。
会务组房间应选择与会场距离较近的房间, 而每次会议的房间应较为固定。
会议期间如发生紧急情况, 会务人员要沉着冷静, 及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附表1: 会议计划申请表。
会议手册范本)
![会议手册范本)](https://img.taocdn.com/s3/m/c32eb248915f804d2a16c148.png)
单位logo 会议名称会 议 手 册XX 公司二0一X 年X 月X 日 地点目 录一、会议日程安排 --------------------------------------- 3 二、注意事项及会务安排 --------------------------------- 5 三、会议代表名单 --------------------------------------- 6 四、会议座位图 ----------------------------------------- 8 五、用餐座位图 ----------------------------------------- 9 六、交通指引 ------------------------------------------10会议日程安排(D1)会议日程安排(D2)注:如果会议日程较长,可加页。
注意事项及会务安排一、X月X日下午报到期间,请您仔细核对所发资料袋内物品,如有缺少请及时与工作人员联系。
内含物品如下:会议须知、培训材料。
二、请与会同志遵守作息时间,服从会议安排,请勿缺席、迟到和早退,会议期间如单独外出请告知本单位有关领导及会务组。
三、X月X日全天会议,请与会同志提前十分钟、入场完毕。
开会期间请将手机调整到无声或振动状态。
四、着装要求:五、请妥善保管自带物品。
六、请各位自驾车的参会人员进入酒店时,说明参加XX会议,以便领取免费停车证。
七、会议用餐时间及地点:八、会务组联系人及联系方式:联系人:职务:联系电话:联系人:职务:联系电话:会务组房间号:XXX、XXX会议代表名单领导(XX人)专家(XX人)代表(XX人)媒体会议座位图用餐座位图(X月X日)第一桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第二桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第三桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第四桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第五桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 第六桌(10人):XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX交通指引X宾馆地址:XX市XX区XX路XX号地图:(电子地图)乘车路线:1.从XX高铁站到XX宾馆路线:从XX站做地铁X号线到XX站下,从X出口往X方向走XX米即到。
会务公司会议执行明细模板
![会务公司会议执行明细模板](https://img.taocdn.com/s3/m/380e133227d3240c8447efd6.png)
会务组 卤蛋 特仑苏牛奶 榨菜 方便面 牙线
周年
茶歇 糕点 水果 饮品
其它 物料
5层蛋糕
晚宴红酒 啤酒 小面包 蛋糕 饼干 香肠 香蕉 西瓜 红牛 咖啡 可乐 矿泉水 咖啡条 茶包 搅拌棒 刀叉 湿巾 面巾纸
设备
对讲机
独立包装*100个
100
6箱
6
20
3
3盒
3
25号晚宴食用,20号预定
1
23号测试
4
23号测试
确认参会名单排版制作
600
16号设计-17号对稿
主楼到七栋指引,场外指引建议注水旗 (防风的)或道旗
4
16号设计-17号对稿
确认设计图由哪方设计,提前提供稿件。 建议桁架大小3*6米,尺寸按1:2画面设计
1
16号设计-17号对稿
9栋10栋各1
2
16号设计-17号对稿
入口往左,走廊往左,拐角往右,门口往 4
10
获奖人物简介桁 设计图总部提供,桁架尺寸待定,提前确
架【紧急】
认稿件下单,急需尺寸做预算。
采购 医疗服务
咨询酒店是否配备,准备药品和医务人 员,否则提前联络(药品明细(救心丸、 感冒药、胃肠药、止痛药、创可贴、降压 药、退烧药、过敏药、金嗓子喉宝)
大整理箱
用于放置会务仓库各类别备品
15
加厚订书器
加入logo元素,5周年,蜡烛,一次性餐
具
40
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100条x6
6
100包/盒x3
3
会务管理常用表格.doc
![会务管理常用表格.doc](https://img.taocdn.com/s3/m/fa5d140af7ec4afe04a1dfe5.png)
会务管理常用表格
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理,确保会议召开的质量和效率,特制定本细则。
一、会前准备
四、注意事项
☞会议所需仪器应有备份;对所借用品应在出发前进行检测与调试。
☞会务人员要携带至少5份会务通知,以备查询。
☞会务组房间应选择与会场距离较近的房间,而每次会议的房间应较为固定。
☞会议期间如发生紧急情况,会务人员要沉着冷静,及时检查可能导致的原因并尽快解决。
附表4:会议通知单
会议通知已收到,内容已详细了解,能
附表5:会议费用预算表
附表6:设备准备清单
使用日期:年月日。
会务工作流程清单表
![会务工作流程清单表](https://img.taocdn.com/s3/m/762bc800be23482fb5da4c48.png)
时限要求
是否完成
1、现场会:(1)要根据会议主题,提前确定好考察项目,准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图
解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题,抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作,确保整洁、整齐;及时上报参观
点简介,落实参观线路;制作悬挂好横幅,门口摆放宣传牌。(2)要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代
作职责 各项准备工作责任到人,明确所需物品清单,备好工
作用车 确定需提供协助服务单位和部门,明确责任人
名称、时间、地点、人员,发文单位,签发 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次,
特别是有发言任务的单位和人员要落实好 根据会议主题,撰写会议所需相关材料,包括讲话、
主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 所有文字材料及时送领导审阅审核
它 工作。(4)做好考察现场演示工作。准备工作就绪后,要组织交警、直播员、解说员、志愿者,到考察现场实地演示,确保每个应 注 意
2、党代会:要准备党旗、党徽等,需要安排人员食宿的,要提前确定人员信息,包括姓名、单位及职务、交通方式 等,并根据人数提前联系确定宾馆、餐厅,规定标准,安排车辆,确定接待责任人和路线引领组织人员,印制会议指
负责录音及文字记录
负责引领及递送奖品 交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管
执法等
责任部门 责任人 时限要求 是否完成
检查 会议资料 会 会议设备 会议物品 前
工作人员 到位
环节 工作模块
会 会场秩序
前
设备运行 会 中
会场情况
文件资料 音响话筒 电脑投影 空调灯光 会标条幅 主席台 休息室 卫生间 会场内 会场外 会场内人员 会场外人员 工作任务 车辆引导 签到发放资料 人员就座
会务流程表格
![会务流程表格](https://img.taocdn.com/s3/m/c5d181a8f01dc281e43af007.png)
序号
顺序
内容
时间
责任人
1
Hale Waihona Puke 活动前准备部分确认客户名单及向客户发出邀请函
2
邀请函设计及内容
3
活动场地预定(订餐准备、酒水等)
4
场地布置(氛围)
5
现场音响、音乐
6
拍照
7
活动中场外部分
来宾催到接待
8
到场嘉宾签到
9
座次引领及安排
10
活动中
场内部分
播放企业宣传短片及产品说明
11
场内互动
12
采访互动
13
09:55—10:00
19
四方会谈话题1:
10:00—11:00
20
四方会谈话题2:
11:00—12:00
21
午餐休息时间
12:00-14:00
各桌长负责
22
(背景音乐配合讲师登台、退场)
14:00—15:00
24
(背景音乐配合讲师登台、退场)
15:00—16:00
25
下午中场休息茶歇
26
项目路演
16:00-16:30
活动后期
合作订单整理,意向合作签订、送别客人
全体人员
38
收拾物资、装车、结单
全体人员
39
清点人员、物资,准备回杭
全体人员
27
圆桌交流
16:30—17:00
28
下午休息时间
17:30—18:00
31
晚宴开场合唱
18:00—18:20
32
(商业模式介绍)
18:00—18:20
33
电子屏揭牌
会务安排流程
![会务安排流程](https://img.taocdn.com/s3/m/da4f5416f56527d3240c844769eae009591ba256.png)
会务安排流程(一)会务一般分为三个阶段, 会前准备、会间服务、会后处理1、会前准备阶段。
(例会和小型会议不安排食宿, 适当简化)2、制定会议方案。
3、对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见, 提交领导讨论审定后, 即作为组织筹办会议的依据。
如作变动,需及时请示报告,不可自作主张,随意改变方案.4、拿出会务工作实施计划。
主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作, 按内容或承办部门归类,按时间顺序排队, 列出共有多少项工作, 每项工作拟由哪个部门或个人负责, 以及各项工作的基本要求、完成的时限等.这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数, 避免忙乱和大的疏漏。
3.组织召开协调会议.5、较大型会议会务任务重, 服务保障的部门多, 要根据需要, 组成会务工作组, 召开会议筹办工作协调会。
召开会议筹办工作协调会的主要内容是:传达或印发会议方案, 明确各组或各人的任务,研究和补充《会务工作实施计划》, 协调一些交叉和难度较大的工作, 有针对性地提出要求, 明确分工,责任到组到人。
6、印发会议通知.召开会议的基本问题确定以后, 要尽快发出会议通知, 给参加会议的人员留出准备时间。
会议通知一般包括“八要素”: 即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
注意事项主要讲需要携带什么材料或物品, 要不要提前报告与会人员名单, 要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次,以及有问题如何联系等.4.印制会议票证。
(大中型会议)对正式出席会议的人员要发给出席证, 列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证, 进行选举等其他重要会议, 还可印制使用印有座号的座次证,密级较高、进出住所需严格控制的会议,还要印制车辆通行证。
各种票证颜色要鲜艳, 且互相区别,以便于辨认。
会议各种票证应于会议报到前印制好, 出席证、列席证、工作证一般在报到时核发, 座次证一般在举行全体会议之前临时分发。
28.会议服务程序表
![28.会议服务程序表](https://img.taocdn.com/s3/m/dbb6d5c0a1c7aa00b52acbdc.png)
会议议程模板
![会议议程模板](https://img.taocdn.com/s3/m/a459cf111711cc7931b716b2.png)
专家评审会( 模板 )一、时间201 年月日(),(具体时间)二、地点会议室三、主持人四、会议议程(一)介绍与会专家、领导;(二)由设计单位或汇报人对设计成果或方案进行汇报;(三)与会专家及领导点评、提问;(四)公司领导总结讲话。
*席签摆放:如下图示(可根据实际情况进行调整)五、会后用餐(如无特殊要求,按照公司日常接待标准)会务筹备方案及注意事项一、席桌摆放物品:1. 主持词、主要领导发言材料;2. 会议议程;3. 汇报材料(由汇报单位准备,文秘组负责派发);4. 专家评审意见表;5. 专家用记录纸笔(A4打印纸、黑色中性笔);6. 席签;7. 话筒;8. 激光笔;9. 茶水、果盘(果盘可根据会议规格与领导指示进行准备)。
二、会务、文秘使用物品:1.摄像机;2.照相机;3.录音笔;4.投影仪;5.笔记本电脑(电子会标);6.投影仪。
三、其他注意事项1. 综合部协助业务牵头部门做好与会专家的会前联系、接送站、食宿及相关工作;2. 综合部协助业务牵头部门做好汇报单位的次序编排、汇报形式预演、汇报样品的准备、汇报材料预审等工作;3、会务组会议开始前迎接专家、主要领导到达会场;4、文秘组负责会议内容的声像、书面记录工作;5、会务组提前到达会场进行设备调试,并负责会间服务、汇报单位设备连接、应急事项的处理等工作;6. 会务组根据上级领导指示,提前确定会后用餐,并于会议结束前半小时到达用餐地点,按照接待标准进行准备;7. 由业务牵头部门与汇报单位负责会议展示样品的善后处理工作,综合部协助;8. 综合部负责与会专家、领导的送往事宜。
二〇一二年二月二十日。
会务各类表格汇总
![会务各类表格汇总](https://img.taocdn.com/s3/m/6d65432ecc175527072208c0.png)
会务申请表工作委托书工作委托表20-4议题收集反馈表表20-5内部会务工作准备清单会议名称:会议起止时间:表20-6会务分工总表表20-7会务人员分工明细表表20-8经费预算表XXX有限公司注:“往返时间”栏由保卫科人员填写。
委托书:今委托同志前来贵所办理我公司车牌号为的机动车违反道路交通安全法规有关事宜,请予以方便。
谢谢!xxx有限公司法人代表:年月日表20-10住房登记表表20-11住房结算表表20-12车辆安排表表20-13会务车辆用车信息登记表表20-14会务任务进度跟踪表表20-15会务工作准备清单会议名称:会议起止时间:表20-16会务签到表表20-17来清晰明了地列出会务资料的详细情况表20-18费用管理表表20-19会务费用接收清单会议记录(二)年度会议实施计划表会议审核表邀集与会人员的选定标准:1.对于该项议题确实深有感触者。
2.对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者。
3.本次会议的结论将会对其有所影响者。
4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。
年度会议活动计划表提高会议效率的会议记录年月会议记录主持者:出席者时间: 年月日星期时分记录:缺席者:~时分黑板:理由:例行会议一览表会议功能分析会议议案检查表主席的会议准备表会议议事录时间:年月日时分时分出席者:地点:缺席者:主席:记录:会议议案检查表主席的会议准备表会议议事录时间:年月日时分时分出席者:地点:缺席者:会议决定事项管理表有效的散会检查表会议未决事项检讨表年度行事历决定会议表格。
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4)分享后各小组选派1名代表上台分享(30分钟)
互动分享(15:55—16:20时,时间25分钟)
1)咖啡禅修(教大家如何种下财富铭印)(10分钟)
2)终极商业智慧学员(六期3人)上台分享(15分钟)
钻石组解答(16:20----17:10时,时间为50分钟)
1)介绍李显峰老师及答疑
财富之源·无限经济
第九期大型钻石读书会
会务流程表
会务人员到场(10:30时)
会场布置完毕(12:00时)
会务人员进行最后演练完毕(13:15时)
会务人员就位(13:15时)
会前入场(13:30-14:00时,时间30分钟)
会前(13:30—14:00时,时间30分钟)
1)循环播放音乐(大屏显示活动主题)
8、摄影1名(大辉):
记录环节中大场面、场景及感动的人和感动的事,尤其是特写镜头。
9、摄像(庄主):
酷
10、签到组3名(宋宇、李佳凝、王丽):
桌面罢放整齐、利他、礼貌,报纸发放、会务结束时可以作为咨询处工作。
11、时间提醒1名(守门员):
负责现场灯光的掌控,尤其是李显峰老师播放课件时;
13、切水果1名(万林):切水果服务;
3、签到处、切水果准备(下午1:00时进行摆在每桌统一固定位置)茶水准备、纸巾准备并摆放统一固定位置。
4、桌椅摆放:来宾12桌,中间留位,外加音控桌+主持人桌,钻石组桌,全部整齐。
5、会场墙面:条幅及相应宣传墙报等全部就绪;
6、准备会务组所需备品,并存放至方便索取的地方;
7、休息室留有座位,有待工作人员休息;
2)主持人(旁白音)
会议开始(14:00—14:40时,时间40分钟)
1)主持人开场白(7分钟)
2)来宾自我介绍(10分钟)
3)惠子介绍读书会源起(20分钟)
4)逯总致新年祝福(3分钟)
读书(14:40—15:55时,时间85分钟)
1)于雨杉、刘岩分享广州之行心得(15分钟)
2)轮流读书(第十五章财富之源无限经济)(30分钟)
根据会务职责逐岗培训:ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1、场内引领1名(郝丽、王星宇、李方羽):
负责现场来宾引领至座位处,时刻发现空位,以便安排参会人员有序就座,按现场指挥组安排处理各项事宜及突发事件,尤其是会中流动人员的监督工作,随时在签到处和门边等待引领以及会务中间出去打电话人群的按排工作。
2、迎宾2名(康静、王红丽):
接待参会人员,并用手势引领至签到处,等会务开始留1名守门员,另一名参与跑麦,守门员需是个微笑大使。
会务培训流程表
会务人员到场(10:30时)
全体站立开始进行布置会场的按排,并分工进行
1、检查着装;
(1)名流员工14名,身着制服;14位员工分两排对立站位,以路引为主,2位迎宾,以手势引领大家进入。
2、李显峰、姜世海、唐丽华、于一丰、牟泰做流程熟悉及现场演练,并进行音响、麦克、投影、讲台站位调试;(麦克电池)
2)播放黄金法则短片
感恩在读书会(17:10----17:30时,时间为20分钟)
1)16日李显峰老师“2008年度工作计划”课程介绍(1分钟)
2)全体义工按名字顺序上台全体鞠躬新年祝福义工轮流送祝福(每人一句话)(9分钟)
会务结束(17:30时)
1)全体会务人员掌声和各类“新年祝词”欢送。
2)现场送“福”
8、检查会场布置工作,以防漏动影响会务正常进行(试灯)。
会场布置完毕 (12:00时)
全体义工站立开始接受会务培训
1、检查着装,微笑、鞠躬,强调休息到休息室;
2、会务执行工具——执行系统的接收与传递方式;
3、强调今天的会务要求
(1)除了摄像和照像人员以外,其他会务人员任何人不允许在会场内走动,如有需要请在周围处轻声或写在执行系统本上进行传递;
14、水果服务员(原瑞阳)
14、主持人——姜世海(唐丽华):负责会场各组以及应急事件的指挥和调度工作。并兼任主持。
注:以上人可能会根据现场情况临时有些调动。
3、守门员1名兼灯光(吴加玉)
4、跑麦兼黑板1名(李明同):
不能影响他人的视线,要求蹲式服务;
5、茶水2名(于雨杉、刘岩):
在读书时不能倒茶,注意倒茶姿势,问杯?
6、电脑2名(于一丰、阿泰):
时刻与主持人、总监沟通保持协调一致,确保整个流程的顺利进行;
7、麦保兼手机提示牌及主持秘书1名(张日东):
负责电池更换及时,以防影响会务效果,并做主持人的小秘书,随时帮助接一下麦克等服务;
(2)在需要掌声时,我们会务人员的掌声是最响亮的;
(3)大约在5:10左右需要所有的工作人员全部到会场的左侧准备好:当投影内显示出您和主持人念到你名字时你要走到台前站好,站的顺序是按主持人叫名字顺序,按地面上第一个点依次类推进行往下站立(对齐),当所有人员都上台后,全体同时双手“祝各位家人新年快乐,常回家看看”,全体鞠躬后向右转走下台,要求除了电脑操作人员以外其他人必须走到场后面鞠躬进行“新年送福”欢送家人,。