公文管理制度

重庆双碑隧道建设有限责任公司

《公文管理办法》

第一节收文处理

一、签收：包括拆封、清点、分类三个环节。

二、登记：

三、拟办：综合部负责人对收到的文件及时提出拟办意见或编写文摘、提要、汇集有关数据，呈报有关领导批示或转相关部门承办，并签注姓名和日期。

四、批办：公司领导、各部门负责人对公文进行认真阅读，提出明确、具体的批示意见，并签注姓名和日期。

五、承办、催办、注办：综合部将领导批示的意见迅速转交相关部门或直接承办的部门进行办理，同时作好查办或催办工作，检查督促实施情况。

承办部门接到需办文件后，要及时认真办理，急件随到随办，需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同有关部门协商办理；承办部门的人员应随时将承办过程中发生的情况、内容、结果，记录在“处理情况”和“处理结果”栏内，并签注姓名和日期。

需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅应先送领导和与文件相关性强的部门再送其他部门。文件传阅中，阅读文件的领导和人员要签注姓名和日期。

六、收集：直接承办部门或人员应随时将承办过程中发生的情况、内容、结果，记录在“处理情况”和“处理结果”栏内，并签注姓名和日期。

七、催办：综合部对送有关部门办理的文件，要定期或跟踪进行督促办理。

八、注办：文件办理完毕,应在公文处理笺上注明办理日期，并简要写明办理结果。

九、收文处理注意事项：文件的传阅，应符合迅速、保密、安全的要求，做到不积压、不横传、不抽取，严格控制文件传阅范围，提高文件传阅速度，避免文件积压。文秘人员要积极调控文件运行，随时检查清理文件。

第二节发文处理

一、拟稿：是草拟文件的初稿，发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，须认真细致。各类发文拟稿，由各部门撰写，需要与相关单位或部室协商的，实行会签，维护公文的合法性、有效性和统一性。

二、审核：拟稿人拟出初稿后，由部门负责人对文稿进行审核，审核内容包括公文的文种、内容、格式、发文单位、发文用语等，确认无误后，签注姓名和日期。需要与相关部门协商的，要请相关部门会签。

三、核稿：各部门的文稿，在部门负责人审核后，需要会签的在会签之后，交综合部负责人统一核稿。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》等。

四、签发：核稿后由单位主要负责人或主持工作的负责人签发。行政发文由总经理或总经理委托的其他公司领导签发。

五、复核：领导签发后，综合部对文件进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

六、编号：领导签发、复核后，由综合部统一编号。编号一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

七、缮印：编号之后送办公室统一排版。缮印是指对公文定稿或签发稿的誊抄和印制。缮印工作必须以签发稿为依据，严肃

认真，细致准确，清晰规范，确保质量。

八、校对：打印后返回拟稿部门校对，一校由起草者进行，

二校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对。校对无误后正式印制。

九、用印：即在印制成的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

十、分发：就是将印制好的公文，按照发送范围的要求，进行分封发放的过程，包括登记和分装。文件印制出来后，拟稿部室进行分装，再由综合部统一发出。

十一、归档：即将制成的文件连同签发稿一起，按正文在上、签发稿在下的顺序收集起来。

第三节公文写作注意事项

一、行文应当确有必要，注重效用。

二、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。

三、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，内容言简意赅。

四、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

概括地说就是要求在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强，在文字表达和形式方面，应该结构严谨、语言精当（准确、简明、庄重、得体），行文规范。特别提示以下：

(一)公文拟稿要用A4纸，WORD页面设置为上37mm±1 mm、左为

28 mm±1 mm。

(二)公文标题用小标宋体二号字（不需要加粗），正文用仿宋体三号字。文中如有小标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用小标宋体或黑体三号字。一般每面排22行，每行排28个字，段落行距为固定值30磅。

(三)成文时间必须要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。例如：“二〇一〇年九月八日”。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括“（）”括起；公文中的年份要用全称，不应简化，如“07”、“08”等均属标识不正确。年份应用六角括号“…‟”括起。例如：“《关于×××任职的通知》（渝双隧建司…2010‟10号）”。

(五)草拟公文结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(六)公文如有附件，应当在正文之下空一行左空两格、成文时间之前用三号仿宋体字标识“附件”，附件后有序号应使用阿拉伯数码。并把附件放在附件栏中。例如：“附件：1. ××××××2. ××××××3. ××××××”

(七)成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

(八)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文

种类，一般应当标明发文单位。上报的公文，标题中不标发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(九)转发上级单位的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级单位公文的发文号代替。

(十)主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。