物资采购管理规定

物资采购管理制度

第一部分：标准采购程序

1.申购

1.1申购部门的划分：

1.1.1生产原料、辅料、委外加工配件、毛坯料、产品包装、劳保用品由仓储部提出申购；

1.1.2生产设备、设备配件、设备维修工具由设备部提出申购；

1.1.3计量器具、检测设备由质检部提出申购；

1.1.4办公车辆、办公家具、办公设备、办公用品、后勤生活用品由行政部提出申购；

1.1.5基建材料由基建部提出申购；

1.1.6产品、设备和工艺研发所需的设备、工具、仪器、材料、配件等由技术部提出申购；

1.1.7乐器成品由销售部提出申购。

1.2 《申购审批表》的开立、递送：

1.2.1仓储部、质检部、设备部提出申购，应在《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量要求到货日期等内容，经部门负责人核签后申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。

1.2.2需用日期相同的材料，申购部门应以一单多品方式填制《申购审批表》，提出申购。1.2.3行政部提出的申购应参酌办公物资库存量、各部门平均消耗量，《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量、用途、要求到货日期等内容，经行政部经理核签后依申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。

1.3免开《申购审批表》的情况：

1.3.1下列物品免开《申购审批表》，以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部办理，或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令办理：

1.3.1.1贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。

1.3.1.2招待用品：饮料、香烟、茶叶等。

1.3.1.3书报(含技术性书籍及定期刊物）。

1.3.1.4刻制印章。

1.3.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《申购审批表》，按照食堂管理规定执行。

1.4申购审核决定程序和权限

以下图标所列是总经理集权情况下的审核决定程序、权限；根据总经理实际分权授权情况应做相应调整

1.4.1 仓储部提出的申购：

1.4.2由质检部提出的申购：

1.4.3由设备部提出的申购：

1.4.4行政部提出的申购：

1.4.5基建部提出的申购：

1.4.6技术部提出的申购

1.4.7成品采购：

1.5申购业务的撤销

申购业务撤销时，撤销审批人应在《申购审批表》上注明“撤销”字样和撤销原因并签名，并在撤销审批后2小时内通知采购部停止采购。

2.采购业务方式

除一般采购业务方式外，采购部应依材料使用及采购特性，尽可能选择下列一种最有利的方式进行采购：

●集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料

项目，通知各申购部门依计划提出申购，采购部定期集中办理采购。

●长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，应与供应商议定长期供应价格，

呈准后通知各申购部门依需要提出申购。

●采购招标：大宗物料采取招标形式采购。

3.采购业务处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需状况等因素，分类制定材料采购业务处理期限，，编制物料采购周期表，供各申购部门参考，遇有变更时，应立即修正。

4.采购业务分工

4.1成品的采购由销售部负责；

4.2本制度“1.1.3”项中免开《申购审批表》的采购业务由行政部或总经理指定部门采购；

4.3食堂粮油菜肉副食的采购业务由食堂负责；

4.4除以上三项（4.1\4.2\4.3）以外的采购业务由采购部负责。

5.采购技术文件

5.1采购部门应及时与申购部门协商确定物料技术要求，新品种必须有相应的技术文件。

5.1.1仓储部、设备部、技术部申购的采购技术文件由技术部编制，技术部经理批准。

5.1.2质检部申购的采购技术文件由质检部负责编制，质检部经理批准。

5.1.3行政部申购的采购技术文件由行政部的资产管理人员负责编制，行政部经理批准。

5.1.4基建部申购的采购技术文件由基建部负责编制，基建部经理批准。

5.2采购技术文件内容：

1.7.

2.1采购清单：采购物资名称、类别、型号、规格、式样、配置、数量、用途、到货时间等。

1.7.

2.2技术文件：在有要求时，写明规范、图样、检验规程和适用版本及所采用的标准和特殊质量要求。

1.7.

2.3在有质量保证要求时，须写明适用的质量保证模式标准、版本、编号等。

1.7.3采购技术文件审批后方可作为采购依据执行（参考文件无需批准，只在采购时借鉴参考）。

6采购业务处理

6.1询价、比价、议价：

6.1.1采购经办人员接到经审批的《申购审批表》后应按申购业务的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，可网上、电话或到市场询价，填写《询价记录表》，精选三家以上的供应厂商进行比价或经分析后议价。

6.1.2若厂商报价的规格与申购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应向申购部门提供物料资料，征求申购部门意见，经同意后在填制《采购计划审批表》或《紧急采购申请单》备注栏中注明。

6.1.3采购经办人员应深入分析厂商的报价资料，之后联络厂商议价。

6.1.4采购经办人接到紧急的采购业务，应立即询价、议价，呈报审批。

6.1.5因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部应及时通知申购部门。

6.2采购审批：

6.2.1免开《申购审批表》的采购业务也免开《采购审批单》。

6.2.1.1以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部直接采购，后按报销程序审批；或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令采购，后按报销程序审批。

6.2.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《采购审批表》，按照食堂管理规定执行。

6.2.3一般采购审批程序：

6.3订购

6.3.1采购部接到经批准的《采购审批表》后，采购业务经办人应立即联系供应厂商签订供货合同，在合同中注明交货时间，分批次供货数量等内容；不需签订供应合同的采购业务，采购业务经办人应立即通知供应厂商交货日期、数量，填制《订购单》通过传真、快递或电子邮件形式通知供货；应按招标程序采购的业务按“招标采购程序”办理。

6.3.2属分批交货者，采购经办人员应在《采购审批表》上注明分批交货日期和每批次交货数量。

6.4进度控制及事务联系

6.4.1采购应分询价、订购、交货三个阶段，依照采购计划控制采购业务进度。

6.4.2采购经办人员未能按既定进度完成业务时，应立即在《采购审批表》上注明异常原因