工作分析在企业招聘中的实际应用

工作分析在企业招聘中的实际应用摘要：在企业人力资源管理的实践活动中，作为其中最基础部分的工作分析却往往容易被忽视，我们经常看到一些企业花了大量的人力、财力和物力做出的岗位说明书被束之高阁，不能有效地应用于管理实践，甚感可惜。

在进行招聘工作前，必须要对组织内需承担的工作进行分析，明确所需招聘岗位的主要职责和任务，为招聘者和应聘者提供有关工作的详细信息。

因此，系统论述工作分析在企业招聘环节的具体运用具有重要意义。

关键词：工作分析；招聘；应用中图分类号：f272.92 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2011）11-0017-02为什么要学习工作分析？工作分析在管理实践尤其是企业招聘过程中具有什么样的作用？这样的问题是想学工作分析的人首先会提出的问题，下面我们来讨论一个在管理实践中的简单案例来帮助我们回答这些问题。

案例：某软件公司要招聘3名软件设计工程师。

从生产部门新提拔上来的人力资源部经理赵某设计的招聘广告内容如下：本公司招聘3名软件设计工程师，最好是具有良好形象的近期毕业的大学生。

广告刊登后的一周内，赵经理收到了400多份应聘者资料，但是在对这些资料进行初步筛选后，她发现没有人具备软件设计工作所要求的资格。

显然，这个案例都是由于工作说明书不完善而导致的企业在招聘环节中发生的典型问题。

企业在招聘前没有仔细研究这个岗位需要什么样的人才，而且也没有针对工作分析提出的应聘者素质选择合适的选拔标准和招聘渠道。

由此看见，通过工作分析并制定出一个合理、完善、准确的工作说明书，是企业人力资源管理招聘活动有效进行的前提和重要保证。

一、工作分析的概念职位是组织的基本单元，组织的战略、目标与计划最终都要通过职位的功能发挥得到落实，并以职位目标与任务的达成为实现手段。

工作分析是人力资源管理的一项核心基础职能，简单来讲，它是一种应用系统方法，收集、分析、确定组织中岗位的定位、目标、工作内容、职责权限、工作关系、业绩标准、人员要求等基本因素的过程。

工作分析的主要成果是形成岗位说明书及岗位分析报告，前者既是一般员工工作的指南，也是企业确定人力资源规划，建立员工能力模型，进行考核薪酬、培训开发等人力资源职能管理的参考依据。

后者则是通过岗位分析发现企业经营管理过程中存在的问题，为组织有效性的诊断提供依据。

二、工作分析在员工招聘中的作用组织在发展过程中可能出现由于业务扩张、现有人员流失、关键人才短缺等原因需要通过招聘的方式来补充人员，以完成组织中特定的工作任务。

人员招聘是组织发展中极为重要的一个方面，新补充的人员素质将影响组织未来发展的成败，人员招聘是否及时也会影响组织的任务是否能按期开展。

组织内的工作任务类型对所需补充的人员素质也有一定的要求，因此组织必须吸引能满足需要的人群来应聘工作，从中选拔合格的人才进入组织以保证组织任务的有效完成。

因此，在招聘工作前必须对组织内需要承担的工作和承担者的素质要求进行分析，确定所需人员的素质类型，选择测试应聘者是否能成功地担任特定组织任务的方法，对应聘者进行选拔。

图1展示了招聘、工作分析与人力资源规划三者间的关系。

三、工作分析与招聘前准备在聘用具备职务要求的、合适的员工之前，企业人力资源部招聘经理首先需要对这一工作有个确切的了解。

从工作分析中得到的信息还可以帮助你确定恰当的工作名称、工作类别、工作报酬和福利等。

这些资料都是在进行招聘前所应准备充足的。

1.工作分析提供了招聘的依据企业要招聘一个什么样的人，这个人具备的一些基本素质要求都是由该职位关键职责来决定的。

不同的工作内容需要具有不同能力和性格的人来从事。

例如，一个企业的营销人员需要与各种不同的人打交道，该职位的特点要求从事该职位工作的人员具备一定的人际交往能力、沟通能力以及较强的语言表达能力，这些都是进行招聘时应着重考察的能力。

2.工作分析提供了招聘职位的描述工作分析的结果文件主要描述了该岗位工作本身到底需要做什么。

工作分析的目的在于确认从事该项工作时的职责是什么，需要完成哪些任务，并明确说明该工作的条件，如上下级以及同事间、部门间的协作关系等，具备什么资格的人能胜任该项工作。

这些问题都可以借助于工作分析的结果——工作描述书、岗位说明书得到相关信息。

3.工作分析提供了沟通所需要的信息当一个企业内出现职位空缺时，企业人力资源部门需要将这些有用信息提供给潜在的职位候选人，吸引潜在的人才应聘这些职位。

企业人力资源部门在提供这些职位信息同时，需要向潜在应聘者提供相关职位的信息资料，包括工作的职责、工作条件、任职资格要求等，这些都需要利用工作分析的结果——工作说明书、岗位规范，向有关人员清晰、明确地表达这些资料。

四、工作分析与招聘计划和实施1.招聘信息的确定有关招聘工作岗位的相关信息可以根据工作分析的结果——工作说明书和岗位规范来确定。

工作说明书表明了空缺岗位的职责和工作任务，空缺岗位在组织中所处的层次及与其他有关岗位的关系。

岗位规范则表明担任此工作岗位的员工应具备的资格条件，如学历、工作经验、知识背景、技能水平、身体条件等。

招聘过程中需要明确以下有关信息：(1)岗位的目标和意义。

(2)岗位在组织机构中的位置及需要处理的上下级关系。

(3)岗位任职者需要具备的知识、技术和能力。

(4)工作岗位对任职者的身体条件要求。

(5)工作岗位的发展空间及对任职者的挑战。

2.招聘广告的设计工作分析对于招聘广告的设计也会产生很大的影响。

好的招聘广告精练地阐明所需候选人的教育背景、工作经验、特殊技能、性格等要求，向公众传递清晰的信息，应聘者可以明白哪些人员适合于这项工作。

但在实际生活中，我们时常可以看到一些公司，尤其是一些管理不规范的小公司，雾水般的招聘广告，其工作描述模糊不清，观者常常感到迷惑，看不懂到底这是一份怎样的工作、他们到底想要什么样的人。

紧密依据工作分析做出的招聘广告逻辑清晰、表述准确、信息丰富、方向感强烈。

它给招聘双方都带来益处：节省双方的时间；降低了招聘和应聘成本；增加了应聘者的工作满意度，应聘者一旦认定这正是他所要寻找的工作，会从心底里喜欢这项工作，更加珍惜工作机会、更努力地工作。

所以，恰如其分的招聘广告设计，可以使敏锐的应聘者清晰地决定是否前来应聘，从而有助于管理者免于面临过量候选人或者不足候选人这两种尴尬局面。

3.招聘方式的选择企业人员的补充有内部补充和外部补充两个方面的来源，即通过内部和外部两个渠道招募员工。

根据工作分析，不同岗位要求需要选择不同的招聘渠道和群体才能达到令人满意的效果。

对于应届生和暑期临时工的招聘可以在校园里直接招聘，校园招聘通常用来选拔工程、财务、会计、计算机、法律，以及管理等领域的专业化初级人员。

一般来说，工作经验少于3年的专业人员约有50%是在校园中招聘得到的。

而利用人才交流中心等中介虽然费用低廉，但对于通讯、计算机等专业的热门人才或高级人才的招聘效果不太理想。

招聘办公室岗位诸如打字员、普通文员，多半可用本地高中毕业生，钟点工、学徒工和其他不熟练工的需求岗位都可以在当地完成。

报纸上的分类广告可适用于吸引各类人才，但是通常情况下，这种方式更适合于招聘特定类型的招聘者；猎头公司用于猎取执行官、中层管理者、专业技术人员和销售人员；专场招聘被用于获取高素质人员如工程师及其他专业人员。

4.候选人资料的筛选通过工作分析的结果还可以对候选人进行有效的初步筛选，候选人资料的筛选是指当招聘信息吸引了一定量的潜在工作候选人投递资料前来应聘工作时，如何从中选择合适的潜在候选人，进入下一阶段面试的过程。

在这个过程中，由于招聘信息的合理发布，组织会收到大量来自各方面的应聘者的材料，正确的从大量申请者资料中初步筛选出合格的候选人能节约招聘者的时间和成本。

候选人资料筛选和审核的工作可以通过查阅应聘者背景以及电话联系等方式进行，将资料中已有的信息与工作规范中的资格要求相比较，初步审查工作申请者是否具备应聘的基本资格。

例如，一个组织需要一名负责工厂成本费用核算的财会人员，工作规范中明确指出专业资格必须是“注册会计师”，则在资料筛选中首先审核应聘者是否具备“注册会计师”的专业资格，如果不具备，就不符合招聘要求。

应聘者背景资料审查与资格筛选中，应注意以下问题：(1)应聘者的专业、学历、经验符合工作岗位的要求。

(2)应聘者以往的工作成就。

(3)应聘者以往的工作经历应显示出其自身的进步与发展。

(4)从以往的工作经历中，应聘者表现出的才能。

(5)背景资料中不存在不实之处和前后矛盾之处。

(6)背景资料能证明应聘者可以胜任工作岗位的要求。

5.候选人的选拔在实际工作中，对应聘的候选人的资料进行资格审查和筛选后，组织还必须对符合应聘资格的候选人进行甄选，选拔最合适相应工作岗位的人选。

工作分析数据在甄选决策中的应用主要包括计算、推断雇员成功完成工作所需的资格，并对求职者的这种资格进行准确可靠的测量。

由工作分析而得到的是岗位规范和工作说明书，工作规范能很好地帮助辨别个人能力，既员工成功所需的知识、技术能力及其他产生优秀表现的因素。

通过工作分析进行个人能力辨别，经理们可以挑选诸如面试、心理测试、评价中心及其他相似的方法来衡量应聘者的知识、经验和技能，并将其能力与工作所需求的及企业所需的能力进行对比。

研究表明，全面清晰的工作能力说明可以帮助面试考官快速有效的区分合格和不合格的应聘者。

为了在招聘工作中较好的实现能岗匹配，可以根据工作分析情况，制定出拟招聘岗位的调查表，然后根据能岗匹配的原理选拔应聘者，编制能岗匹配表，依据应聘者的能力情况进行有效甄选，见表2所示。

6.人员的配置人员配置是指将招聘甄选上来的人员配置到组织合适的岗位上。

从工作分析中得出的信息对于合适的人员配置到合适的岗位起了重要作用。

企业应该按照人适其事、事宜其人的原则，根据个人不同的素质和要求，将其安排在各自最合适的岗位上，保持个体素质与工作岗位要求的同构性。

除了日常的定向选择外，配置方法可能包括分享工作方式，创造或重建工作岗位，为更高级工作提供咨询、人员匹配、兴趣和能力测试，以及使员工对感兴趣的工作空缺知悉而增加沟通系统。

好的配置政策要求对基于工作分析数据所需要的人员特性作出正确的推断，配置决策要求对许多不同工作所需要的人员特性有广泛的认识。

五、做好工作分析，避免招聘误区目前许多企业在招聘中都会有一种误区，那就是唯高学历，企业不去研究招聘岗位的职责是什么，需要什么样的人员，认为高学历就代表了高工作能力，可以招本科生的，却去招硕士，常会有本科生做的工作大专生就能完成的，常见的招聘歧视还有性别歧视等。

因此，要避免这些招聘中的误区，最好的依据就是工作分析文件。

根据任职说明书，招聘合适的员工，而不是盲目地追求高学历，工作分析所形成的规范性文件，对每一个工作岗位，都对其岗位的任职资格进行了规范，只要符合这些条件的人员，在经过企业的培训后，都应该能胜任该岗位的工作。