会议管理实务(项目二)报告.ppt

• 房间预定（可与酒店协商预定一个范围，如40间到50间 之间）、餐饮协议
• 付款程序：预付多少、结束后付多少
• 违约责任
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任务五 确定会议地点及场所
• 各种酒店区别：
• 类型：商务型、度假型
• 位置：市区、风景区
• 选择：所选酒店与会议参会人员以及会议属性相关
• 内部人员会议：市区商务酒店
• 市内交通工具：的士
• 其他：工作人员在每个城市可以选择1-2个景点游览，每 个城市除吃饭外选择两家小吃供同事放松（不入预算）
• 请充分利用携程网、坐车网、同程旅游、12306等网站进
行上述活动的日程安排并列出费用
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ห้องสมุดไป่ตู้
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任务五 确定会议地点及场所
• 会议地址的选择：
• 专业因素：大豆生产会议、煤炭开发会议、改革会议
• 同学们思考，需要哪些部门参与？
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 商品营销部是否需要参加？做什么工作？
• 行政后勤部是否需要参加？做什么工作？
• 质量部是否需要参加？做什么工作？
• 生产部是否需要参加？做什么工作？
• 总经理是否需要参加？做什么工作？
• 负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？
• 2、今年招聘地点定位武汉三所高校以及广西桂林两所高 校。分别是武汉理工大学、湖北工程学院、湖北大学、 桂林电子科技大学、桂林理工大学。每个学校招聘时间 为两天。
• 3、每个学校招聘安排为：第一天校园宣讲、收取简历、 筛选简历；第二天上午无领导小组讨论，下午单独面试。
• 录取结果待行程全部结束最后新.课一件 周内通知。
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任务一 会议策划流程
四、设计方案 • 2份以上，以便进行综合比较 • 制定方案依据 • 达到的目标 • 主客观条件 • 实现目标的途径、方法 • 可能出现的问题及解决方法
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任务一 会议策划流程
五、比较论证、选择方案 • 合理标准: • 全局性、可行性、效益性 • 科学方法： • 比较法、情节推演法
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任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题确定原则： • 必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配） • 明确性原则（简洁明了、有说明性材料） • 可行性原则（议题具备可解决的初步条件） • 职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配） • 有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会） • 相近性原则（解决同一类问题、相关性问题）
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
• 场地设备：物业支持系统、会议系统
• 私密性及安保措施：不受外界以及内部干扰，谢绝参观、 关掉手机，良好的隔音设备
• 停车场及消防
• 场地费用
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任务五 确定会议地点及场所
• 餐饮娱乐：餐饮与住宿、会议地点尽可能在一个场所内 或相隔较近
• 会议服务：茶歇提供、同声传译
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任务五 确定会议地点及场所
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议议程结构和写法 • 1、标题：K公司2017年春节订货会 • 2、题注：一般大型、正式会议用到（全国性的会议） • 3、正文 • 4、落款 • 5、制定日期 • 窍门：看过往怎么做的
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任务四 拟定会议议程和日程
• 二、拟定会议日程 • 1、日程：具体安排，能细化到几点供应早餐、几点开会、
项目二 任务一 会议策划与会前准备工作
会议策划
会议名称与议题
会议工作机构与人员分工
会议议程与日程
会议地点与场所
制作并发送会议通知
编制会议预算
准备会议资料和会议物品
会场布置
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任务一 会议策划流程
一、目标必须遵循SMART原则：
• Specific：明确具体 • Measurable：可以衡量并量化 • Attainable：可以达到 • Relevant：与工作相关 • Time-bound：时间限制
• 经销商会议：度假型酒店
• 工作总结会：市区商务酒店
• 新年总结暨表彰会：度假型酒店
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 会务工作 • 1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传 • 2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送 • 3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调
试、座次安排、铭牌安排、安保服务 • 三级会议工作机构 • 根据会议规模，成立不同的会议机构hu
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任务四 拟定会议议程和日程
• 议程与日程的区别： • 议程是纲领性的会议指南（突出重点） • 日程是会议各项工作的细化（越细越好） • 参考教科书P35案例（政协会议议程与日程） • 议程本质是一张说明书、日程本质是一张时间表
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作业一
• 1、W公司位于广州，10月份要开展一年一度的校园招聘 了。此次人力资源部决定由经理（男性）、主管（男 性）、文员（女性）三人参加。
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司前述案例： • 1、成立几级会务机构？ • 2、会务组（总协调）人员构成？ • 3、材料宣传组人员构成？ • 4、接待组人员构成？ • 5、活动组谁来做？ • 6、后勤与保障组谁来做？
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任务四 拟定会议议程和日程
• 开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论 南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销 人员培训会？
• 交通因素：武汉的特殊性
• 媒体因素：国企为何到香港开会
• 地理因素：公司巴厘岛年会
• 气候因素：北戴河会议
• 政治、经济、文化因素：为何奥运会由北京申办、为何 G20在杭州召开
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任务五 确定会议地点及场所
• 确定城市后，确定场所
• 交通便利：方便到达
• 会场大小；平均每人2-3平方
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会 议议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司 老总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司 需要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需 要介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。 总经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调 会议组织工作。
• 6、公司环保政策执行
• 7、公司新厂址搬迁事宜
• 8、招聘毕业生培训计划
• 9、公司企业文化建设
• 10、售后问题讨论
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任务四 拟定会议议程和日程
• 议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间
• K公司订货会主要议题： • 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 • 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 • 附带议题： • 1、产品质量问题 • 2、售后问题
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任务一 会议策划流程
二、开展调研、收集信息 • 政策、法规、规章制度 • 组织内外有利以及不利信息 • 相关方面建议 • 有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选
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任务一 会议策划流程
三、分析信息 • 优势分析 • 劣势分析 • 预测分析 • 远见及预见性 • 针对性
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任务一 会议策划流程
六、追踪实施、反馈修改 随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音， 对策划方案进行修正。
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任务一 会议策划具体内容
• 会议目标与主题
• 会议形式
• 会议规模
• 与会人员
• 会议场地布置
• 议程制定
• 会议通知派发
• 会前审查
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任务二 确定会议的名称和议题
• 1、交通情况：区分长途参会者和本地参会者
• 2、物业支持系统：会议室大小、空调、暖气、照明、安 保、通风、餐厅、住宿
• 3、会议支持系统：多媒体设备、同声传译
• 4、会议服务
• 5、费用：性价比
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任务五 确定会议地点及场所
三、领导审批
四、签订协议
• 必须签订书面协议： • 使用期限、功能设备、提供服务、费用
一、确定会议召开城市原则：
• 1、公司总部所在地
• 2、公司生产基地所在地
• 3、公司营销总部所在地
• 4、公司总部附近的中心城市
• 5、公司业务区域的地理中心所在地
• 6、进出口企业重要的货物进出口岸
• 7、公司股票上市地点
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任务五 确定会议地点及场所
• 参考P44案例
二、确定会议场所：
• 会议的议题有哪些 • 哪些问题会在会上讨论？ • 主要问题要讨论清楚 • 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题
的展开，不能漫无边际，要紧扣主题
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议必须紧扣议题 • 案例：李锦记家族会议与公司会议 • 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日期选择原则： • 1、避开重要活动日期：如公司总部在广州，就要尽可能
避开广交会（酒店价格暴涨） • 2、避开节假日、双休日 • 3、会议时间合理：7月7日、9月18日召开庆祝会是否合
适？5月12日召开庆祝会是够合适？公司庆祝会在春节前 夕还是清明期间？工作总结会安排在周五还是周三？
• 其他问题，个别解决
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任务四 拟定会议议程和日程
• 一、拟定会议议程 • 主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充
• 上午： • 公司产品价格政策，竞品价格政策（主） • 产品质量问题（附） • 下午： • 产品新品设计风格，竞品设计风格（主） • 售后问题（附）
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任务四 拟定会议议程和日程
规避了家族企业管理问题 学习附件二：李锦记家族会议
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议时间有限，会有要出成果
• K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：
• 1、公司产品价格政策，竞品价格政策
• 2、产品新品设计风格，竞品设计风格
• 3、销售人员招聘条件
• 4、产品质量问题
• 5、公司股票表现
• 议程含义：会议上议题的先后顺序安排 • 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 • 不同类型会议议程： • 按照会议规模 • 大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会） • 专项会议：议程简单直接（学术讨论会）
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任务四 拟定会议议程和日程
按照会议属性 • 1、非法定程序性会议：根据需要而定 • 2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、
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作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
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作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称
• 会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、 主办单位等
• 必须使用全称，不能随意省略文字
• 确定方法：
• 1、单位+内容+会议种类
• 2、单位+年度+内容+会议种类
• 3、时间+会议内容+会议类型
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任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题 • 会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权 • 目标决定议题 • 牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题 • 议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究
• 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？
？
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
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股东大会、党代会、团代会、职工代表大会等 • 学习附件三：职工代表大会
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任务四 拟定会议议程和日程
• 议程编制原则： • 顺序正确：大型会议先奏国歌，首长发言顺序不能混乱 • 主次分明、突出重点； • 时间明确、适度富余 • 数量适度、议题必须有相关性，不可过多 • 议题可以操作、可以讨论、能够讨论出结果（可以衡量）