会议管理实务(项目二)报告.ppt
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项目管理实务课件(PPT 117页)
07.02.2020
26
4.项目可行性研究
• 项目可行性研究是指对拟实施项目在
• 技术上是否可能 • 经济上是否有利 • 建设上是否可行
所进行的综合分析和全面科学评价的技术经济研究活动。
可研结果：
• 论证项目建设的条件是否可靠的 • 的项目采用的技术是否先进、适用 • 经济上是有多大的利润可图
07.02.2020
• 方法：
• 机会研究
• 建立优 先级
• 排列组 合法
• SWOT
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23
项目选择案例
指标
权重
是否判别性指标 该项目得分
1、投资收益率
5
2、人力资源配
4
置
3、风险大小
2
4、与企业战略
3
符合度
合格性得分：35
√（4）
5×5
3×4 2×2 5×3
本项目得分：56
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24
质量管理
项目管理
综合管理
范围管理 采购管理
风险管理
人力资源管理
沟通管理
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18
知识领项域目过程组、项目活动和项项目目过知程组识领域之间的关系
启动过程 计划过程 执行过程
控制过程
收尾过程
项目整体管理
范围管理
启动
项目计划制定 项目范围制定
项目计划执行 整体变更控制
范围审核
范围变更控制
时间管理
绩效报告 风险应对控制
管理收尾
合同收尾
19
第二部分
项目管理实务
项目启动
需求分析 项目选择 方案筛选 可行性研究
什么是需求分析及其重要性 需求分析的步骤、方法 项目建议书
会议管理实务
方案，包括：就餐标准及支出、就餐时间、就餐场所、 就餐形式、就餐人员组合方式（提前分桌）、就餐凭证 饮食安全措施 • （2）预定餐厅：大小合适、卫生条件、饭菜品种和质量、 与会场及代表驻地距离、价格 • （3）印制和发放就餐凭证：通过就餐券控制就参数
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会议管理实务
任务二 进行会间服务
的实际人数
• 1、签到作用：会期长、活动多、内容重要的会议，与会
者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、 人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求 • 便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪 式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 5、介绍宾主双方
• 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍 来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍
• 介绍时头衔要清楚
• 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女 性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密 一方介绍给另一方
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• （5） 座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写 与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安 排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员
• （6）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者， 与会者参会时电子打卡
• 3、报到与签到的联系与区别 • 报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续 • 签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名
• 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点
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会议管理实务
任务二 进行会间服务
的实际人数
• 1、签到作用：会期长、活动多、内容重要的会议，与会
者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、 人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求 • 便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪 式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 5、介绍宾主双方
• 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍 来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍
• 介绍时头衔要清楚
• 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女 性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密 一方介绍给另一方
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• （5） 座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写 与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安 排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员
• （6）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者， 与会者参会时电子打卡
• 3、报到与签到的联系与区别 • 报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续 • 签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名
• 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点
会议管理实务的项目2会场布置24页PPT
4）小型会场要注意集中和方便。
16
知识链接
➢安排主席台的座次
[1]依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者 居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正 式代表在前居中，列席代表在后居侧。
[2]为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座 就座，有时可按职务顺序就座。
[3]主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核 ，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也 可在出席证、签到证等证件上标明。
1
2
明确 会议规模、性
质和规格
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
12
二、任务实施
任务3——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质.。 研讨会属于小型会议，参与人数35人，应选择小型会
议室。 步骤2：渲染会议气氛。 在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调
来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植 物。 步骤3：会议座位布置 会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较 高的领导或专家的顺序排列。
此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。 本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大
气、喜庆。 本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，
规格非常高，要按照高规格来进行布置。
5
二、任务实施
任务1——实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
17
知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
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知识链接
➢安排主席台的座次
[1]依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者 居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正 式代表在前居中，列席代表在后居侧。
[2]为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座 就座，有时可按职务顺序就座。
[3]主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核 ，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也 可在出席证、签到证等证件上标明。
1
2
明确 会议规模、性
质和规格
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
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二、任务实施
任务3——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质.。 研讨会属于小型会议，参与人数35人，应选择小型会
议室。 步骤2：渲染会议气氛。 在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调
来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植 物。 步骤3：会议座位布置 会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较 高的领导或专家的顺序排列。
此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。 本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大
气、喜庆。 本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，
规格非常高，要按照高规格来进行布置。
5
二、任务实施
任务1——实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
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知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
高效会议管理实务(ppt 36页)
9
高
效 会
议
必需开会的五个如果
在 开
必须把信息同时 传递给很多人
听取部门 汇报工作
始 之 前
就
开
如
始
要别人参与决策
果
了
以集思广益
有些事情需要当众
表扬或批评
给小组委派
任务
2020/12/14
10
高效会议成功法则（2）
会前做好准备，否则你将为 会议失败 做准备
2020/12/14
11
高
效
会
会议准备工作核对清单
与会者守则
如何进行信息沟通与反馈
2020/12/14
23
与会者的守则与责任
会前充分准备
会中全情投入，贡献自己的创意与 意见
以解决问题为己任
保持开放的心态，摒除部门之见
尽可能多地获取信息
耐心聆听，尊重他人的意见
勇于发言，言之有物
不进行人身攻击
2避020免/12出/14 现不当的肢体语言
24
会议中的信息沟通与反馈
沟通漏斗 沟通金三角 反馈时的汉堡原理 良好反馈的特征
2020/12/14
25
沟通漏斗
你心里想100％ 你嘴上说80％ 别人听到60％ 别人听懂40％ 别人行动20％
2020/12/14
26
沟通金三角 设身处地
自己
2020/12/14
对方
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良好反馈特征
要描述行为，不要判断 侧重表现而非性格 要征求意见，着眼未来 不能伤害别人的自尊 实际可行
2020/12/14
14
高效会议技巧（一）－主持会议 技巧
如何做开场白 主持人守则 如何处理会议中的意外和冲突
会议管理实务(项目二)报告.ppt
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作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
最新.课件
31
作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？
？
最新.课件
13
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
最新.课件
14
• 议程含义：会议上议题的先后顺序安排 • 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 • 不同类型会议议程： • 按照会议规模 • 大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会） • 专项会议：议程简单直接（学术讨论会）
最新.课件
22
任务四 拟定会议议程和日程
按照会议属性 • 1、非法定程序性会议：根据需要而定 • 2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
最新.课件
26
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法 。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序， 以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座 位的方法。
40
知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
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知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
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二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
项目管理汇报ppt
项目管理汇报ppt尊敬的领导，各位同事们：大家好！我是项目的负责人XXX，在此向大家汇报我们所负责的项目的进展情况。
首先，我将对项目的目标进行简要回顾。
该项目的目标是在五个月的时间内开发出一款全新的手机应用程序。
这款应用程序旨在提供用户友好的界面和丰富的功能，能够满足用户的个性化需求，并且具备良好的稳定性和性能。
我们的团队成员都是经验丰富且技术熟练的人员，具备完成该项目的实力。
在项目进行的过程中，我们按照项目计划进行了各项工作，并取得了一系列的进展。
首先，我们已经完成了项目的需求分析环节，并成功与客户进行了沟通和确认。
根据客户的需求和要求，我们制定了详细的产品规格，并开始着手开发工作。
其次，我们已经完成了系统的核心功能模块的开发。
通过不断的开发和测试，我们确保了这些模块的稳定性和功能的完善性。
同时，我们也对用户界面进行了精心的设计，以提供更好的用户体验。
我们的开发进度已经超过了预期，这得益于团队成员之间的良好沟通和高效协作。
此外，我们也进行了系统的集成和测试工作。
通过集成各个模块并进行全面测试，我们可以确保系统的完整性和稳定性。
我们在测试环节中发现了一些问题，但是我们团队立刻采取了相应措施进行修复，并成功解决了这些问题。
我们相信这些经验对于我们产品的稳定性至关重要。
最后，我们还进行了用户体验测试，以收集用户的反馈和意见，以便我们对产品进行进一步改进和优化。
我们在用户测试中获得了积极的反馈，用户称赞了我们产品的简洁界面和丰富功能。
同时，我们也收到了一些宝贵的意见和建议，这些将为我们产品的后续改进提供有效的指导。
在接下来的工作里，我们将继续致力于完成剩余工作，并将产品交付给客户。
我们的下一项任务是进行最终的功能测试和性能调优，以确保产品的稳定性和性能达到最佳状态。
同时，我们还将进行用户手册和培训材料的编写，以方便用户使用和了解产品。
总结一下，我们项目的进展情况是非常良好的，我们在时间节点上保持了良好的进度，并且积极解决了一些问题和挑战。
会议管理实务
会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。
会议管理培训专业内容ppt课件完整内容)精品模板分享(带动画)
认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题
明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足
《会议管理实务》课件——2.会议策划方案的具体内容
先考察场地条件
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
会议管理实务项目二 会前筹备
学习任务二 拟订会议筹备方案
项
五、怎样确定会址
目
二
为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 第一，应根据不同的会议类型来选地点。 第二，应考虑交通便利。 第三，会场的大小应与会议规模相符。 第四，场地要有良好的设备配置。 第五，场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。 第六，应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七，场地租借的费用必须合理。
会议主持人，负责使会议按照法定程序或原定的会议程序顺利召开，包括宣布开会、掌握会
议进程和时间、安排发言顺序、主持会议选举和表决、宣布表决结果、宣布散会等。
会议辅助人员指为了保障会议顺利召开而设置的工作人员，包括秘书和其他服务人员，其主
要职责是负责会议的文字工作和其它事务性工作。
学习任务二 拟订会议筹备方案
确定会议的议题不仅要结合本单位的实际情况，还要明确会议的最终目的。会议的议题是对 会议主题进行细致的划分。会前确定会议的议题时应遵循高效、准确、适量、主次分明的原则， 应先讨论会议的中心议题和主要议题，其它相关的议题可合并或集中讨论，从而做到重点突出、 详略分明。
学习任务二 拟订会议筹备方案
项
二、怎样确定会议名称
项
实训练习
目
二
1. 实训目标。
通过实训，要求学生掌握确定会议名称、拟订会议议题的方法。
2. 实训背景。
某职业学院在某次校长办公会会前，秘书接到以下一些议题：讨论学校基建项目问题，讨论
自创基金的分配问题，讨论科研经费的使用，讨论思想政治问题，讨论教师队伍建设问题。
3. 实训内容。
如果你是该校办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份已经确定了会议名称的会议议
饮食安排方案主要包括伙食费用标准、卫生标准和准备卫生用品、就餐人员的统计（包 括少数民族及不同饮食习惯的情况）、预订餐厅或食堂等。
《会议管理》PPT课件
5、公司会对某一类会议议题的上会资料给出定义、提出要求；
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
6
如何开好会？
6、主持人与召集人应谨慎界定参会人 员、列席人员范围，尽量避免扩大会议； 会议可以连续开，但并非全体人员都必 须从头至尾参加，会议通知时召集人应 给出预告；
7、主持人对突发的占用太多时间的议 题，应有权及时打断、中止；对一时难 以决定的议题，应立即指定专人主持专 题会议，且指定反馈时间，并由召集人 担任跟踪检查者；
会议内容
➢1、由项目负责人表述问题和遇到的决策困难； ➢2、与会人员讨论决策； ➢3、达成共识或由公司总经理最后裁定。
会议时间
➢会议时间:不定期，根据实际需要，但PMO召集人应事先预告
与会人员
➢参会人员:PMO成员(人力资源负责人可不参加)、项目负责人、项目职能负责人 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
➢4、项目负责人预测到如影响项目关键节点，立即上报公司PMO召集人，判断是否立 即召开PMO会议决定
会议时间
➢会议时间:每周五定期召开(也可临时增加召开，由项目负责人决定)
与会人员
➢参会人员: ①项目负责人+项目职能负责人； ②项目负责人+项目职能负责人+某些职能 负责人
会议体系
如何开会
如何运营决策
与会人员
➢参会人员:PMO成员 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
12
PMO项目启动会
会议目的
➢尽快对项目进行推演和设定决策点、控制点； ➢作出项目第一次(也是最重要的)决策；
会议内容
➢1、在项目获得后对项目进行审视、推演； ➢2、对项目一二级计划及目标成本预案进行梳理； ➢3、向项目负责人及项目职能负责人交底； ➢4、进一步达成共识，对计划、成本以及相关工作包、工作质量作出承诺，完成资源匹 配
《会议管理实务》课件——17.会议记录
参照依据
（2）会议记录经整理可作为向下传达的文件，也可以作为 向上级汇报的原始材料。
（3）会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料。
一．会议记录的作用
（4）会议记录是重要的档案资料，是编史修志、查证组织 沿革、核实历史事实的原始资料。
（5）某些法定性会议的会议记录经发言者和会议领导人确 认签字后，具有法律效力。
⑤ 会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录， 应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。
⑥ 录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音， 不可张冠李戴。
会议记录的注意事项 PART
6
六．会议记录的注意事项
① 记录的项目要完整
会议情况： 会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、 主持人、记录人等；
会议管理实务
会议记录
会议 记录
是在会议进行过程中，由记录人员 对会议基本情况、大会报告、代表发言、 会议决议等内容所作的记载，是会议的 客观进程的原始而真实的记录。
主要特点
原始性 客观性 规范性
PART 1
会议记录的作用
一．会议记录的作用
（1）会议记录是进行会议总结的重要依据。
日后分析 研究 处理有关问题
单位、职务等； ➢ 对缺席人员，应注明缺席原因； ➢ 对列席人员，可逐一写出姓名。
二．会场记录的基本格式
1．基本情况
可在会议召开之前或之初写好，其内容一般包括：
（6）主持人：交代主持人姓名及职务。 （7）记录人：记录人本人签名，以示对所作的记录内容负责。
二．会场记录的基本格式
2．会议内容和会场情况
会场记录的基本格式 PART
2
二．会场记录的基本格式
《会议管理》完整版ppt课件
处理离题的讨论
• 问一问你自己是否确定知道话题和过程是什么 • 轻轻的提醒发言人当下的议事日程事项 • 提出一个围绕主题的问题来让团队重新集中在这个话题上 • 总结到现在为止，关于议事日程项目已经完成了什么 • 建议把离题的讨论记录在存储的记录中，以待将来评论
怎样举行会议
7) 安全性 综合考虑设备安全、网络安全和数据安全。在前端采用完善的安全措施以保 障前端设备的物理安全和应用安全，在前端与监控中心之间必须保障通信安全， 采取可靠手段杜绝对前端设备的非 法访问、入侵或攻击行为。数据采取前端分布 存储、监控中心集中存储管理相结合的方式，对数据的访问采用严格的用户权限 控制，并做好异常快速应急响应和日志记录。
早夕会的经营
变电站智能辅助监控系统，必 须是高性能、可扩展的计算机网络体系结构，以便支持今后不断更新和升级的需 要，从而保护投资。同时本方案以满足实际应用为出发点，设计时主要遵循以下 新一代变电 站智能辅助监控系统 第 8 页 原则： 1) 规范性 设计将符合的《变电站智能辅助监控系统技术规范》、《电网视频监 控系统及接口》的技术要求，并结合当地电网公司的建设现状。
企业培训
会议管理知识
1. 会 议 主 要 内 容
目录
CONTENTS
2. 怎 样 举 行 会 议
3. 早 夕 会 的 经 营
1.
会议主要内容
会议主要内容
部门KPI月会
KPI月会
营业部周检讨会
周例会
周大早会 早、夕会
其它会议 头脑风暴会等
新一代变电站智能辅助监控系统 第 14 页 除了视频预案，系统还支持其他处置预案，比如：当温湿度越限时，能够自 动开启空调；当电缆沟积水越限时，能够自动开启排水；当开关室 SF6 浓度越限 时， 能够自动开启排风。 10) 巡视预案 系统支持可视化巡检预案，可按运行规定对设备进行日常、定期和特殊巡视， 根据人工巡检的路线，把沿途多个监控点的多个预置位添加进预案，一旦发现问 题可截图 并标注问题，及时通知相关部门。
• 问一问你自己是否确定知道话题和过程是什么 • 轻轻的提醒发言人当下的议事日程事项 • 提出一个围绕主题的问题来让团队重新集中在这个话题上 • 总结到现在为止，关于议事日程项目已经完成了什么 • 建议把离题的讨论记录在存储的记录中，以待将来评论
怎样举行会议
7) 安全性 综合考虑设备安全、网络安全和数据安全。在前端采用完善的安全措施以保 障前端设备的物理安全和应用安全，在前端与监控中心之间必须保障通信安全， 采取可靠手段杜绝对前端设备的非 法访问、入侵或攻击行为。数据采取前端分布 存储、监控中心集中存储管理相结合的方式，对数据的访问采用严格的用户权限 控制，并做好异常快速应急响应和日志记录。
早夕会的经营
变电站智能辅助监控系统，必 须是高性能、可扩展的计算机网络体系结构，以便支持今后不断更新和升级的需 要，从而保护投资。同时本方案以满足实际应用为出发点，设计时主要遵循以下 新一代变电 站智能辅助监控系统 第 8 页 原则： 1) 规范性 设计将符合的《变电站智能辅助监控系统技术规范》、《电网视频监 控系统及接口》的技术要求，并结合当地电网公司的建设现状。
企业培训
会议管理知识
1. 会 议 主 要 内 容
目录
CONTENTS
2. 怎 样 举 行 会 议
3. 早 夕 会 的 经 营
1.
会议主要内容
会议主要内容
部门KPI月会
KPI月会
营业部周检讨会
周例会
周大早会 早、夕会
其它会议 头脑风暴会等
新一代变电站智能辅助监控系统 第 14 页 除了视频预案，系统还支持其他处置预案，比如：当温湿度越限时，能够自 动开启空调；当电缆沟积水越限时，能够自动开启排水；当开关室 SF6 浓度越限 时， 能够自动开启排风。 10) 巡视预案 系统支持可视化巡检预案，可按运行规定对设备进行日常、定期和特殊巡视， 根据人工巡检的路线，把沿途多个监控点的多个预置位添加进预案，一旦发现问 题可截图 并标注问题，及时通知相关部门。
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• 房间预定（可与酒店协商预定一个范围，如40间到50间 之间）、餐饮协议
• 付款程序：预付多少、结束后付多少
• 违约责任
最新.课件
38
任务五 确定会议地点及场所
• 各种酒店区别：
• 类型：商务型、度假型
• 位置：市区、风景区
• 选择：所选酒店与会议参会人员以及会议属性相关
• 内部人员会议：市区商务酒店
• 市内交通工具：的士
• 其他：工作人员在每个城市可以选择1-2个景点游览，每 个城市除吃饭外选择两家小吃供同事放松（不入预算）
• 请充分利用携程网、坐车网、同程旅游、12306等网站进
行上述活动的日程安排并列出费用
最新.课件
32
任务五 确定会议地点及场所
• 会议地址的选择：
• 专业因素：大豆生产会议、煤炭开发会议、改革会议
• 会议的议题有哪些 • 哪些问题会在会上讨论？ • 主要问题要讨论清楚 • 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题
的展开，不能漫无边际，要紧扣主题
最新.课件
17
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议必须紧扣议题 • 案例：李锦记家族会议与公司会议 • 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，
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28
任务四 拟定会议议程和日程
• 议程与日程的区别： • 议程是纲领性的会议指南（突出重点） • 日程是会议各项工作的细化（越细越好） • 参考教科书P35案例（政协会议议程与日程） • 议程本质是一张说明书、日程本质是一张时间表
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29
作业一
• 1、W公司位于广州，10月份要开展一年一度的校园招聘 了。此次人力资源部决定由经理（男性）、主管（男 性）、文员（女性）三人参加。
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
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26
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
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2
任务一 会议策划流程
二、开展调研、收集信息 • 政策、法规、规章制度 • 组织内外有利以及不利信息 • 相关方面建议 • 有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选
最新.课件
3
任务一 会议策划流程
三、分析信息 • 优势分析 • 劣势分析 • 预测分析 • 远见及预见性 • 针对性
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6
任务一 会议策划流程
六、追踪实施、反馈修改 随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音， 对策划方案进行修正。
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7
任务一 会议策划具体内容
• 会议目标与主题
• 会议形式
• 会议规模
• 与会人员
• 会议场地布置
• 议程制定
• 会议通知派发
• 会前审查
最新.课件
8
任务二 确定会议的名称和议题
股东大会、党代会、团代会、职工代表大会等 • 学习附件三：职工代表大会
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23
任务四 拟定会议议程和日程
• 议程编制原则： • 顺序正确：大型会议先奏国歌，首长发言顺序不能混乱 • 主次分明、突出重点； • 时间明确、适度富余 • 数量适度、议题必须有相关性，不可过多 • 议题可以操作、可以讨论、能够讨论出结果（可以衡量）
• 6、公司环保政策执行
• 7、公司新厂址搬迁事宜
• 8、招聘毕业生培训计划
• 9、公司企业文化建设
• 10、售后问题讨论
最新.课件
19
任务四 拟定会议议程和日程
• 议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间
• K公司订货会主要议题： • 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 • 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 • 附带议题： • 1、产品质量问题 • 2、售后问题
• 同学们思考，需要哪些部门参与？
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12
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 商品营销部是否需要参加？做什么工作？
• 行政后勤部是否需要参加？做什么工作？
• 质量部是否需要参加？做什么工作？
• 生产部是否需要参加？做什么工作？
• 总经理是否需要参加？做什么工作？
• 负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？
30
作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
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31
作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 经销商会议：度假型酒店
• 工作总结会：市区商务酒店
• 新年总结暨表彰会：度假型酒店
• 2、今年招聘地点定位武汉三所高校以及广西桂林两所高 校。分别是武汉理工大学、湖北工程学院、湖北大学、 桂林电子科技大学、桂林理工大学。每个学校招聘时间 为两天。
• 3、每个学校招聘安排为：第一天校园宣讲、收取简历、 筛选简历；第二天上午无领导小组讨论，下午单独面试。
• 录取结果待行程全部结束最后新.课一件 周内通知。
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15
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司前述案例： • 1、成立几级会务机构？ • 2、会务组（总协调）人员构成？ • 3、材料宣传组人员构成？ • 4、接待组人员构成？ • 5、活动组谁来做？ • 6、后勤与保障组谁来做？
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16
任务四 拟定会议议程和日程
• 开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论 南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销 人员培训会？
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10
任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题确定原则： • 必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配） • 明确性原则（简洁明了、有说明性材料） • 可行性原则（议题具备可解决的初步条件） • 职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配） • 有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会） • 相近性原则（解决同一类问题、相关性问题）
• 其他问题，个别解决
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20
任务四 拟定会议议程和日程
• 一、拟定会议议程 • 主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充
• 上午： • 公司产品价格政策，竞品价格政策（主） • 产品质量问题（附） • 下午： • 产品新品设计风格，竞品设计风格（主） • 售后问题（附）
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21
任务四 拟定会议议程和日程
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27
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日期选择原则： • 1、避开重要活动日期：如公司总部在广州，就要尽可能
避开广交会（酒店价格暴涨） • 2、避开节假日、双休日 • 3、会议时间合理：7月7日、9月18日召开庆祝会是否合
适？5月12日召开庆祝会是够合适？公司庆祝会在春节前 夕还是清明期间？工作总结会安排在周五还是周三？
• 针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称
• 会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、 主办单位等
• 必须使用全称，不能随意省略文字
• 确定方法：
• 1、单位+内容+会议种类
• 2、单位+年度+内容+会议种类
• 3、时间+会议内容+会议类型
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9
任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题 • 会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权 • 目标决定议题 • 牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题 • 议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究
• 场地设备：物业支持系统、会议系统
• 私密性及安保措施：不受外界以及内部干扰，谢绝参观、 关掉手机，良好的隔音设备
• 停车场及消防
• 场地费用
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34
任务五 确定会议地点及场所
• 餐饮娱乐：餐饮与住宿、会议地点尽可能在一个场所内 或相隔较近
• 会议服务：茶歇提供、同声传译
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35
任务五 确定会议地点及场所
4
任务一 会议策划流程
四、设计方案 • 2份以上，以便进行综合比较 • 制定方案依据 • 达到的目标 • 主客观条件 • 实现目标的途径、方法 • 可能出现的问题及解决方法
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5
任务一 会议策划流程
五、比较论证、选择方案 • 合理标准: • 全局性、可行性、效益性 • 科学方法： • 比较法、情节推演法
一、确定会议召开城市原则：
• 1、公司总部所在地
• 2、公司生产基地所在地
• 3、公司营销总部所在地
• 4、公司总部附近的中心城市
• 5、公司业务区域的地理中心所在地点
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36
任务五 确定会议地点及场所
• 参考P44案例
二、确定会议场所：
规避了家族企业管理问题 学习附件二：李锦记家族会议
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18
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议时间有限，会有要出成果
• K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：
• 1、公司产品价格政策，竞品价格政策
• 2、产品新品设计风格，竞品设计风格
• 3、销售人员招聘条件
• 4、产品质量问题
• 5、公司股票表现
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