工具书及其使用知识(精)

6.1 工具书及其使用的基本知识

6.1.1 工具书的概念

工具书是指根据一定的社会需要,以特定的编排形式和检索方法,为人们迅速提供某方面的基本知识或资料线索,专供查阅的特定类型的图书。

6.1.2 工具书的特征

(1概括性和信息性

工具书是对大量文献进行提炼加工后形成的信息密集型文献,在内容上广采博收、高度浓缩,能提供完整、系统、概括的基本知识和高密度的信息资料。

(2检索性和查考性

工具书以科学的编排形式,严谨的机构体系,将原本松散无序的一次文献整合为有序的利用的知识,并且可供人们检索使用。

(3正确性和客观性

工具书一般摒弃不成熟的、有争议的、含糊不清的概念和知识,收录、客观介绍比较成熟的、可靠的、公认的、权威性的内容和观点。

6.1.3 工具书的类型

人们通常将工具书分为两大类别,即检索工具书和参考工具书。

检索工具书专门提供查找相关文献信息的线索,包括目录(书目、索引和文摘。

参考工具书是与检索工具书相对而言的,它是指根据人们的需要,把某一范围的知识或资料加以分析、综合概括或浓缩,并按照一定的方法排检,能够迅速并直接提供有关基本知识或数值(数据、事实的参考答案的图书。参考工具书一般包括字

典、词典、类书、政书、百科全书、年鉴、手册、名录、指南、表谱、图录、总集、汇编等。

6.1.4 工具书的结构

工具书的结构大体上由前言、凡例(说明、目录、正文、辅助索引和附录补遗等几部分组成。

前言。前言一般在工具书的最前面,主要说明工具书的编纂宗旨、编纂经过、收录范围、内容特点、使用价值等。

凡例(说明。置于前言之后,主要介绍编纂体例、编排方法及细则、特定符号等,并辅之典型举例。通过凡例,可以了解工具书的使用方法。

目录。也称目次,置于凡例之后,主要反映工具书正文的编排方法,是查询正文的途径。一般包括分类(主题类目表、词目笔画(或音序表、时间或地域表等。

正文。是工具书的主体部分,是查阅的主要内容。正文一般按目录表以连续号码编排。

辅助索引。排列于正文之后,是供查阅正文部分的检索途径。一般来说,辅助索引越多,检索途径就越广,检索效率也就越高。

附录。附于工具书之后,包括与工具书有关的文章、图表、资料、索引等,或补充正文遗漏处须订正的事项。其功能是扩大工具书查考功能,帮助理解正文。

6.1.5 工具书检索的特点

工具书检索(又称手工检索是检索人员采用人工匹配的方法进行检索的,它具有以下特点:

(1检索过程灵活

手工检索过程通过检索者手查、眼看、思考、比较、选择等步骤来完成,在检索过程中可以边查边考虑,如有不符合检索条件的可以及时改变检索策略。

(2检索结果准确

手工检索如果准备充分、策略得当,就能较为准确的命中检索结果,最终提供明确的文献线索或确切的知识内容,如数据、定义、公式、结论等。

(3检索不易查全

由于手工检索文献的标引深度较低,检索点较少,使得文献不容易被检索出来,检索的全面性就难得到保证。另外,手工检索结果与检索者的检索策略和对检索工具的熟悉程度也有很大关系,如果检索者选择的检索策略不当,信息也很难查全。

(4检索速度不快

手工检索是通过人手翻阅检索工具书来检索,其速度比机器检索慢得多,尤其在检索较复杂的课题时,更是费时费力,效率不高。