word邮件合并PPT 微课
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Word邮件合并课件
指定（或创建）数据 源
邮件合并
插入邮件合并域
三、制作信封
信封：尺寸为110mm×220mm
合并域（客户姓名）
邮件合并
合并域（邮政编码） 合并域（地址）
四、小结：
邮件合并
1．在操作中注意机器提示信息，学会计算机软件的自学方法。
2.邮件合并的概念及邮件合并的操作步骤： 创建主文档
指定（或创建）数据源
邮件合并
创设情境：
• 我校三年学生小王在某公司实习，做文秘 工作。一天公司经理让小王在一天之内给 公司的客户都打印出一封信函。小王当时 就傻了眼，因为公司有几千名客户。小王 在那里奋战了二个多小时，只做出2百多封， 万般无奈之下，想起了老师，于是打电话 回学校向老师求救。
分析此任务的特征：
分析此任务的特征：
邮件合并
插入邮件合并域
五、作业
邮件合并
我校要招开家长会，给全校2000名同学每位同学制作一份家 长会通知，2000名同学的班级及姓名已经存放在EXCLE文件中。
邮件合并
一、什么是邮件合并
1.概念 是在主文档的固定内容中，用数据替代指定的内容，从而批量生成需要 的文档
2．组成部分
邮件合并
主文档：包括要重复出现的信息 数据源：用来提供替换的数据。
合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数合并
进入工具——邮件合并 创建主文档
（1）每封信的绝大部分内容相同，只有姓名和 服务帐号不同。
（2）所有客户的信息，都存放在EXCEL文件中。 （3）信函数量较大。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
第2讲-邮件信函合并PPT课件
2020/3/25
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45
2．Fill-in 域
用途：
插入Fill-in 域，可以在合并主文档和数据源时，提示 输入要插入Fill-in 域位置的文本。
操作：
在主文档中插入Fill-in 域时，将出现【插入Word 域： Fill-in】对话框。可以在【提示】框中输入提示文字， 在【默认填充文字】框中输入默认的插入值。 插入Fillin 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，将显 示一个对话框。要求用户在插入Fill-in 域位置输入需要 的文字。
如果用户直接键入或使用【插入】菜单中的【符 号】命令插入符号 “《》”，Word 将不承认它是合 并域的特征符号，只把它当作普通文字对待。
2020/3/25
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常用域的使用——插入合并域
如果要查看合并结果，单击【邮件合并】工具 栏上的【查看合并数据】按钮。Word 将合并域 显示为第一条数据记录中的信息。如果要查看数 据源其他记录的合并结果，可以使用【邮件合并】 工具栏上的【首记录】、【上一记录】、【下一 记录】、【末记录】箭头按钮。也可以在【跳至 记录】框中输入记录号，可以查看其他数据记录 的信息。查看完后，再次单击【查看合并数据】 按钮恢复显示合并域。
根据域的用途可将域分为：日期和时间、文档自动化、文 档信息、等号和公式、索引和表格、链接和引用、邮件合 并、编号、用户信息等九类。
2020/3/25
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39
常用域的使用——插入合并域
通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合 并文档时，使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。 插入合并域的步骤如下： （1）如果主文档没有打开，先打开主文档。打开主文档窗口时，会 显示【邮件合并】工具栏，上面有邮件合并所需要的各种按钮。 （2）将插入点移到待插入合并域的位置。 （3）单击【邮件合并】工具栏中的【插入合并域】按钮，将弹出一 个下拉菜单，上面有数据源的的所用域名。 （4）从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名。 （5）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相应的 位置，并对其进行必要的格式化。
邮件合并课件.ppt
２．数学集合、函数预习 ３．英语写作训练３篇
需要更改的
４．综合暑假综合检测１册
合并域：数据记录中的每一项在主文档中的位置。
想想建立了学生成绩表后可以修改学 生的成绩信息吗？成绩表中的数据修 改以后成绩单中的数据会发生改变吗？
一．包含合并域的主文档 二．数据源文件
邮件合并步骤 １．制作主文档 ２．制作数据源 4．合并到文档
3.选取数据源 插入合并域
邮编： 地址： 收件人：
重庆育才中学校 邮编：４０００５０
录取通知书
亲爱的
同学录取你到我校高２０２０级学习。请凭此通知书来我
校报道，具体报到时间地点详见《新生入学须知》。
证书编号：
２０１７年６月３０日 重庆育才中学校
数据源的数据可以是照片吗？
方案二：与其他年级的教务员合作，共同完成
固定不变
高2018级第一学月成绩通知书
பைடு நூலகம்
固定不变的
亲爱的＿＿＿同学第一学月刚结束，感谢你这学期的努力和付出。现将 你的成绩公布如下，望你在暑期里积蓄能量在新学期再创新佳绩！
语文
数学
英语
综合
总分
另附本学月周末作业：
１．语文阅读书目自选２本，建议书目《老人与海》、《野草集》
我们学校高一年级第一次月考刚结束，学生成绩也刚统计完成。这时学校教 务员接到年级主任要求说，年级800名学生的成绩单需要再30分钟后拿到， 以便班主任进行发放。这可苦恼了教务员
思考：教务员要在30分钟内完成800份成绩单的制作，你觉得教务员能在规 定时间内完成吗？你有哪些方法能帮助他完成呢？
方案一：先制作一份，然后复制800份，再逐个替换姓名和成绩
邮件合并课件.ppt
在学校的哪些方面我们可以用 邮件合并技术来解决问题？
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
WORD中如何进行邮件合并PPT课件
OFFICE技巧家族
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤4：更新自动目录
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目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
中文处理系统Word 2000公开课课件——邮件合并
（1）单击“邮件合并帮助器”对话框中“主文档” 下的“编辑”按钮，回到主文档的编辑状态，此 时，窗口中还将显示一个新的工具栏——“邮件合 并”工具Байду номын сангаас（如图3.69所示）。
（2）在主文档中输入或编辑不变的公用部分的文本 内容。
（3）在需要插入合并域的位置设置插入点，单击 “邮件合并”工具栏上的“插入合并域”下拉按 钮，在显示的“合并域”中单击所需插入的域名。
（2）在“合并”对话框中的“合并到”下拉列表框 中有三个选项“新建文档”、“打印机”、“电 子邮件”，根据需要选择其中一项。
（3）在“要合并的记录”选项中设置要合并的记录。 （4）单击“合并”按钮。
图3.71 “合并”对话框
课后作业
1.简述创建主文档的步骤. 2.如何打开和创建数据源. 3.简述插入合并域的步骤.
邮件合并
主讲教师：
3.7 邮件合并
3.7.1 创建主文档
创建主文档的操作步骤如下：
（1）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”命令 按 钮，或打开一个已有文档。 （2）单击“工具”|“邮件合并”命令，将打开如图 3.66所示的“邮件合并帮助器”对 话框。 （3）单击“主文档”选项下的“创建”按钮，将显示 主文档的类型选项供用户选择。
录取通知书 《姓名》同学： 你已被录取到我校《系》系《专业》专业，请你于 2000年《报到日期》携带本通知书来校报到。
XX大学 2000年8月12日
图3.70 插入合并域
3.7.4 合并
（1）在“邮件合并帮助器”对话框中单击“合并数 据和文档”下的“合并”按钮，打开“合并”对 话框，如图3.71所示。
图3.66 “邮件合并帮助器”对话 框
3.7.2 打开或创建数据源
（2）在主文档中输入或编辑不变的公用部分的文本 内容。
（3）在需要插入合并域的位置设置插入点，单击 “邮件合并”工具栏上的“插入合并域”下拉按 钮，在显示的“合并域”中单击所需插入的域名。
（2）在“合并”对话框中的“合并到”下拉列表框 中有三个选项“新建文档”、“打印机”、“电 子邮件”，根据需要选择其中一项。
（3）在“要合并的记录”选项中设置要合并的记录。 （4）单击“合并”按钮。
图3.71 “合并”对话框
课后作业
1.简述创建主文档的步骤. 2.如何打开和创建数据源. 3.简述插入合并域的步骤.
邮件合并
主讲教师：
3.7 邮件合并
3.7.1 创建主文档
创建主文档的操作步骤如下：
（1）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”命令 按 钮，或打开一个已有文档。 （2）单击“工具”|“邮件合并”命令，将打开如图 3.66所示的“邮件合并帮助器”对 话框。 （3）单击“主文档”选项下的“创建”按钮，将显示 主文档的类型选项供用户选择。
录取通知书 《姓名》同学： 你已被录取到我校《系》系《专业》专业，请你于 2000年《报到日期》携带本通知书来校报到。
XX大学 2000年8月12日
图3.70 插入合并域
3.7.4 合并
（1）在“邮件合并帮助器”对话框中单击“合并数 据和文档”下的“合并”按钮，打开“合并”对 话框，如图3.71所示。
图3.66 “邮件合并帮助器”对话 框
3.7.2 打开或创建数据源
邮件合并ppt课件
第3章文字处理系统Word 2000
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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本章到此结束 谢谢您的光临!
THANK YOUVBRYMUCH!
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
2
Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
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Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
如何进行邮件合并 ppt课件
如果已经打开主文档，或
从空白文档开始，则可以 单击“使用当前文档”。如果 选择“从模板开始”或“从现 有文档开始”，可以选择要 使用的模板或文档
ppt课件
6
ppt课件
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▲单击任务窗口下方的“下一步，选取收件人”，进入“选择收件人”。由于我们 已经准备好了Excel格式的数据源“员工工资信息.xlsx”，于是可以在此选择“使 用现有列表”，单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框。但是，为了效率， 建议在之前就把数据源创建好。
如果选择我“编辑单个信函”则可以把合并文档保存在新 的文档中，如‘果选择“打印”链接就可以批量打印合并得 到的多份信函了。在弹出的”合并到打印机“对话框中
ppt课件
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▲系统生成新文档“字母1”，并显示出所 有合并后的信函，Word将所有信函保存 到单个文件中，此处每页一封，如下图， 此时把文档保存为“合并完成后的文 档.docx”。
ppt课件
3
▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
ppt课件
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▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
ppt课件
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▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
ppt课件
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ppt课件
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
ppt课件
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21
关闭“插入合并域”对话框，用同样的方法把数据源中的 “姓名、基本工资、岗位工资、奖金、加班津贴、缺勤扣款、 应发工资、公积金、所得税、实发工资”字段插入到主文档 中相应位置。
word与excel邮件合并ppt课件
• 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号” 域分别插入到主文档中相应的位置。
11
照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
17
邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
7
实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
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邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
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实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
培训演示文稿：Word 2007 - 邮件合并 I：将邮件合并用于群发邮件
邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并
合并域
可通过两种方式来创建 合并域，一是通过组合 其他域，二是对域进行 分组，然后使用句子中 常用的空格、换行符和 标点符号加以分隔。
例如，您可能需要在姓氏或全名之前创建尊称，并在文档 中设置如下所示的域： «职务» «姓氏» «街道地址» «省/市/自治区» «市/县»«邮政编码»
邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并
概述：群发邮件
假设您需要向每位员工发送一封信函或 电子邮件，其中包含个人所得税的扣缴 和薪水信息。 如果逐个创建每封信函或电子邮件，将 十分耗时。此时我们需要使用邮件合并。
利用邮件合并，您只需创建一个文档， 并使其包含每个副本中都有的信息，同 时为每个副本中的唯一信息添加相应的 占位符即可。Word 将完成其余的工作。
1
每个副本中的相同内容，例如套用信函的正文。您只需键 入此文本一次，而无需考虑要打印的信函的数量。 每个收件人的信息占位符。例如，在套用信函中，每个副 本中的地址块和问候姓名都是唯一的。
2
邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并
收件人信息
执行邮件合并时，每个 合并副本中的收件人信 息都是唯一的，它们将 填充到您添加至主文档 的占位符中。
有关收件人列表的更多信息
收件人列表可以是按列 和行组织收件人信息的 任何文件。您可以使用 许多不同的程序来创建 它，例如 Excel、 Access 或 Outlook。
2
列表中的每一行均代表一个收件人的完整信息。例如，在 客户列表中，一行包含有关一个客户的所有信息：客户的 姓名、地址等。
邮件合并 I：对群发邮件使用邮件合并
[公司名称] 演示：
Microsoft Office Word 2007 培训
《Word 2003精品教程》教学课件 第9章 使用邮件合并
• 9.1.3 使用邮件合并向导制作邀请 函
1
翻开已建立的主文档， 选择“工具〞>“信函与 邮件〞>“邮件合并〞菜 单
翻开“邮件合并〞任务窗格， 选择文档类型为“信函〞，
2 单击“下一步：正在启动文
档〞超链接，单击“使用当 前文档〞单项选择钮，然后 单击“下一步：选取收件人 〞超链接
4
翻开“邮件合并收件人 〞对话框，选择收件人 记录，单击“确定〞按 钮
入“女士〞，设置完毕
单击“确定〞按钮
为了以前方便打印或
修改，单击“邮件合
并〞任务窗格中的
10
“编辑个人信函〞超
链接
插入文档中字段格式 与主文档中的不一致，
9 调整其字体和字号， 然后单击“下一步： 预览信函〞超链接， 预览信函效果，然后 单击“下一步：完成 合并〞超链接
11
在翻开的“合并到新文档〞 对话框中选择“全部〞单项 选择钮，单击“确定〞按钮， 将全部记录都合并到一个新 文档中
新建一个空白文档，
1 输入图中所示的数据 源文件内容。其中， 第1行为标题行，其 他行为记录行
• 9.1.2 建立主文档
主文档中包含了信函的 根本内容，新建文档并 输入内容，然后保存主 文档即可。本例建立的 主文档如图中所示，保 存文件名为“邀请函〞
选择“文件〞>“保存 〞菜单，翻开“另存
2 为〞对话框，设置文 档的保存位置及文件 名，如“人员名单〞， 然后单击“保存〞按 钮
• 9.2.2 使用中文信封向导制作单个信封
1
选择“工具〞>“信函与邮件〞>“中文信封向导〞菜 单，翻开“信封制作向导〞对话框，然后单击“下
一步〞按钮
输入收信人的姓名、称
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《计算机基础》课程
第三章 邮件合并的应用技巧
成绩通知单的制作
任课教师：温俊香
山西药科职业学院
2017/11/6
500份 呐！ ！！
请听：老 师让你一 分钟搞定
1 邮件合并的功能
适用范围
邮件合并适用于需要批量制作， 批量制作 且文档中一些内容是固定不变的， 固定不变 一些内容是待填写的变化部分， 待填写的变化 变化的部分通过数据表来完成。 数据表
2
邮件合并的制作步骤
三步走
前期准备
动手制作
一键合成
1
前期准备
01
02
制作样文
制成绩表
2
动手制作
01
点击开始
02
选择联系人
03
插入合并域
04
一键完成
3
成品整理
1
保存文件
2
打印文件
3
拆分文件
4
成品展示
知识拓展
提问：现实中的具体应用有哪些？ 准考证、邀请函、信封适用 邮件合并的前期准备 邮件合并的合成
知识拓展
独立完成200人以上结婚邀请函的 制作
谢谢聆听
第三章 邮件合并的应用技巧
成绩通知单的制作
任课教师：温俊香
山西药科职业学院
2017/11/6
500份 呐！ ！！
请听：老 师让你一 分钟搞定
1 邮件合并的功能
适用范围
邮件合并适用于需要批量制作， 批量制作 且文档中一些内容是固定不变的， 固定不变 一些内容是待填写的变化部分， 待填写的变化 变化的部分通过数据表来完成。 数据表
2
邮件合并的制作步骤
三步走
前期准备
动手制作
一键合成
1
前期准备
01
02
制作样文
制成绩表
2
动手制作
01
点击开始
02
选择联系人
03
插入合并域
04
一键完成
3
成品整理
1
保存文件
2
打印文件
3
拆分文件
4
成品展示
知识拓展
提问：现实中的具体应用有哪些？ 准考证、邀请函、信封适用 邮件合并的前期准备 邮件合并的合成
知识拓展
独立完成200人以上结婚邀请函的 制作
谢谢聆听