采购控制程序文件

1 目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的采购要求。

2 适用围

适用于本公司采购过程中发生的各种活动，如对生产所需的原辅料及包装采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。

3 职责

3.1采购部

1）供应部负责编制采购计划、准备采购文件、组织供方的能力评价及选择供方、建立供方档案；

2）负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2 技术部负责为采购物资提供必要的质量要求和检验标准。

3.3 质量部负责对采购物资进行检验和试验。

3.4 使用部门提交《物资采购申请单》和物资采购要求。

4 程序

4.1 采购物资分类

技术部负责制定采购物资技术标准，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分三类：

1）重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；

2）一般物资：构成最终产品非关键部位的批量物资，直接影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；

3）辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

4.2 合格供方评定

4.2.1 采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。采购部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.2.2 对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的局面证明材料，可

以包括以下容，以证实其质量保证能力：

a）质量管理体系认证证书；

b）本组织对供方质量管理体系进行审核的结果；

c）本组织及供方其他顾客的满意程序调查；

d）供方产品的质量、价格、交货能力等情况；

e）供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.2.3 对第一次提供生产性物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经质量、技术、生产三方对样品测试及试用，合格才能批量供货，对于及其重要物质，如有必要，可由三方负责人到供方参观以确定供方的供货能力：a）新供方根据提供的技术要求提供少量样品，并附上具本厂的合格检验报告；

b）根据质量要求，质量部对样品进行检测，出具相应的检测报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给采购；质量部保留首次供样以

供对照。

c）样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

d）样品检测合格后，采购部通知供方小批量供货；经质检部进货检验合格后，交由生产部进行试用，由技术部监督进行，试用结果由质量部检测，技术部、质量部和生产部分别填制《供方评定记录表》相应栏目。

e）小批量进货验证或试用不合格则消除其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。

4.2.5 对于批量供应的辅助物资，质检部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

采购部应保留合格供方的相关信息，如企业营业执照、生产许可证、联系人和联系方式等容。

4.2.6 供方产品如出现严重质量问题，采购部向供方发出《纠正措施和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的应取消供货资格。

4.2.7 供方评价

4.2.7.1 有以下情况的供方为不合格供方，应从供方名册中除去。

1) 一年两次供应物资达不到规定要求，致使公司让步接收的。

2) 所提供的产品影响公司产品质量的。 3) 履约不及时影响公司生产的。 4) 服务态度差，售后服务质量低的。

如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资有进货验证，并执行4.2.6条款。连续第二次评分不及格，应取消其供货资格。

4.2.8 对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。

4.3 采购实施

4.3.1采购部根据生产部的《月生产计划》及库存情况编制《采购计划》和采购申请单，经总经理批准后实施采购。

1）采购部根据批准的《采购计划》、《采购申请单》，按照采购物资重要性从《合格供方名录》中选择供方并进行采购；

2）向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确规定如下容：

a.类别、规格型号、等级和其它准确标识方法；

b.规、图样、质量要求、检验标准等技术资料，并明确其适用标准版本；

c.数量、价格、产地和生产厂家（对代理商）、包装要求及准确的交货时

间、交货地点、运输方式、运费的支付及违约条款等。

3）采购部根据需要将相应的技术和质量要求作为合同附件提供给供方；

4）采购前采购员应核实提供技术的要否有效，将《采购单》交采购部经理确认后实施采购。

4.3.2采购计划外或零星采购物资由使用部门根据需要提出《物资采购申请单》和采购图样。

4.3.3 技术部对Ａ、Ｂ两类采购物资提出必要的技术质量要求和检验标准，并分送采购部和质量部。

4.3.4 当采购文件需要更改或补充时，采购员应及时通知供方并重新履行审批程序。

4.3.5 本工厂的采购文件包括《采购计划》、《采购申请单》、《采购单》、《采购合同》及附件等，由采购部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要否适当进行审批。

4.4 采购产品的检验与入库

4.4.1 采购的产品可以有如下几种验证方式：

a）由质检部进行进货验证；

b）由顾客在本工厂现场实施验证；

c）由本工厂在供方现场实施验证；

d）由顾客在供方现场实施验证。

对后两种情况，供应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。顾客的验证上能免除本工厂提供合格产品的责任，但不能排除顾客拒收的可能。

4.4.2 首次供货检验见4.2

4.4.3 批量供货的检验

1）在该批货物到达仓库时，仓库在该物质显眼位置放置待检标识，通知采购部对到达的产品进行确认，确认型号、规格和数量，同时通知质量部抽样。

2）质量部根据《进货检验规程》进行抽样和检测，检测完毕后出具进货检验报告，一式两份，一份自留，一份提供给仓库

3）若产品合格，仓库按程序准许产品入库，转入合格区；若产品检验不合格，仓库不允许该产品入库，将该产品转入不合格区，具体处理参见《不合格品处理程序》

4.5 采购评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持。

5 相关文件

5.1 《纠正措施和预防措施控制程序》。

5.2 《质量控制程序》

5.3 《不合格品处理程序》

5.4 《进货检验规程》

6 质量记录

6.1 《供方评定记录表》。

6.2 《合格供方名录》。

6.3 《供方绩效评定表》。

6.4 《纠正措施和预防措施处理单》。

6.5《进货检验报告》