某物资管理程序及其有关规定

XX公司物资管理程序及其有关规定
公司所属各有关部门：
为了进一步加强物资管理工作，使其工作程序清晰、运作规范、责任分清、堵塞漏洞，真实、准确、及时地反映公司有关资产的实际情况，特对物资管理制定如下规定：
一、物资采购
凡对外签订采购合同或采购时，原则必须标明含税价，税率为17%，索取的发票也应与合同约定一致，大额物质采购营区的一般纳税人可抵扣的增值税发票，零星采购，须经主管经理同意后方可采购无增值税票的货物，大额货物采购无票据的应事先经公司经理讨论决定，经理审批。

二、物资入库程序：
1、凡属固定资产的，在办理入帐的价格为含税价，具体程序为：应先由主管固定资产的经理签字、保管员登记，然后到经理履行审批后，到财务办理报销手续；
2、当月采购的原、材料，应先交给仓库保管员，由保管员和采购员双方确认，于当月必须取得购货发票，及时入库，最迟不得超过当30个工作日；若因客观原因，发票未到，应于下月25日前以经主管领导批示的书面方式说明理由，交付给仓库保管员，及时办理估价入库手续；否则，因所使用的原料没有单价、出现红字，造成不能及时稽核、核算成本等所发生的一切后果，由采购人员负全部责任；财务人员发现红字时应及时要求采购人员办理估价入库手续；
3、凡属材料、原料的，原则必须办理入库手续，入库时必须依照发票
所标注的项目办理入库，标清楚规格、数量、单价、金额等。

即：①增值税发票：入库价格为不含税价，如果有运费的，应将运费的不含税价记入入库单的费用栏中，然后将此两种价格合计填到实际成本金额栏中；②普通发票：入库价格为发票价格，如果有运费的，应将运费的不含税价记入入库单的费用栏中，然后将此两种价格合计填到实际成本金额栏中。

③凡所购买的原料含可重复使用包装物的，该包装物均按照每折用后不含税价格单独计价办理入库，同时原料的不含税单价为原料单价减去对应包装物的不含税金额。

④入库的原料无论发票数量单位是公斤还是吨，在填写入库单时必须以统一的计量单位办理入库手续；⑤原材料所发生的运费必须是实际发生的，否则，不许记入原料成本中。

如果人为因素导致原材料的采购价格不真实，由采购员和相关责任人承担一切责任。

具体程序为：①采购员应填全入库单中所标注的项目。

②到主管部长、经理签字，涉及报销现金的、普通发票的必须经经理审批。

③到仓库保管员处办理正式入库手续。

④到财务办理报销手续；
4、凡所采购的原料发生途耗的，办理入库手续时必须经经理签字后，方可到财务部报销、入帐；
5、凡所购的原料或材料，在到当月25日仍未取来发票，应按照合同规定的价格办理估价入库手续，具体的办法及程序参照本项第3条执行。

在正式发票索取来后，于次月首先以红字入库单将原估价入库冲回，该红字入库单的填写与原估价单一致，然后再按照发票所示的项目及其金额重新办理入库；
6、凡入库的原料，在入库前经仓库保管员检斤有损耗的，先办理正常入库手续后，然后到经理处签字，方可到财务部报帐；
7、凡当月发生的业务，原则在当月25日前必须办理完入库相关的手续，否则应与主管领导和财务部说明情况，30个工作日以后未办理相关手续又没有说明正当情况的给与经济处罚；
三、仓库保管：
凡是采购的原、材料，应先交给仓库保管员，由保管员向使用部门发放，杜绝“空中飞”现象，凡未经仓库保管员发放而直接领用原、材料，保管员有权不予受理。

有关原、材料的保管、收发规定如下：
1、在接到原、材料时，必须清点实物，按照比例抽检重量、数量、验收。

①发票没有随实物同时到的，保管员应给发出单位打收条并通知采购人员和质检人员检验，发票到后办理正常入库手续。

②发票随实物同时到的，直接办理正常入库手续；
2、在办理入库手续时，必须核对发票和实物，具体金额的核对程序按照物资入库程序中的第3条执行，在仓库帐薄中对应的仓库名称登记；
3、凡出库的材料，必须由领料人本人填写领料单，将领料人、使用部门、领料日期、领料数量填写完整、齐全后，经主管部长签字后方可到仓库办理领料手续，保管员见到合规的领料单后，才可发放实物；
4、当月使用的材料必须当月办理领料手续，并且严格按照谁用谁领的原则，不许发生漏领料、补领料或超前领料现象的发生。

否则，因领料不真实，或领料用途标明不准确，造成无法核算成本、核算成本不真实、所发生的领用材料不能进入当期成本或费用部份，由责任人承担不能进入当期成本或费用部份所发生的损失；
5、仓库保管员在办理原、材料出库时，必须依照帐薄所标注的规格、单价、类别办理出库手续，否则，造成核算不准确或核算返工等由仓库保
管员承担一切责任。

6、保管员接到领料单后，在对应的仓库帐薄中登记，减少对应项目的库存数量及其金额，在帐薄中体现当期期末的数量和对应金额。

同时，在领料单上标明该原料或材料的单价及其合计金额；
7、原料或材料的出库，绝对不许任何人代签字事情的发生，严格按照职责范围在相应的职责栏目中签字；
8、凡当期使用的原料，出库时可以先不履行出库手续，但是，领料时必须通知保管员，保管员做记载。

到当期期末，车间必须将没有使用完的原料办理假退库，保管员核对仓库实物，计算出当期实际车间使用数量，车间核算员将当期的使用量与仓库出库量核对无误后，车间核算员按正常程序开据出库单，保管员只将领料数量核对清楚就可以，不必填写原料的单价和金额；
9、每月盘点时，仓库保管员应核对本月车间领料单所出据的包装物数量与入库产成品包装物数量是否相符，由综合管理部确认、考核。

10、到月末盘点时，原、材料出现红字的，仓库保管员提出红字的原、材料明细，交给公司主持工作经理提出处理意见经经理批准后，对有关的部门和人员进行处理。

四、产成品出库：
1、凡产成品出库必须经过仓库保管员从仓库出库，绝对不允许“空中飞”现象，凡未经仓库保管员发放而直接出库的产成品，在没有经理的批示下，保管员不予受理以后的其他任何事项。

2、凡发出商品未直接开发票的，应以提货单的方式出库，待需开发票时，以正式发票出库，冲减提货单数量。

到本月末仍然有未开发票的，经
营部在本月末，将所有的发出商品白条明细报给财务部，以便财务部真正掌握公司所有债权。

3、到月末盘点时，产成品出现红字，仓库保管员提出红字产成品的明细，交给主持工作的经理，由综合管理部提出处理意见。

五、盘点：
1、每月25日由财务负责人、材料会计和车间负责人对生产车间的原料、在产品进行盘点；由财务负责人和仓库保管员对仓库库存的原、材料和产成品进行盘点，如若出现盘亏或盘盈，仓库应及时说明原因，由主持工作的经理对其所说的原因进行确认，并提出处理意见。

如因车间或仓库保管员瞒报或虚报导致对实物盘点不准确，由相应的部门及个人承担相应的责任。

否则，出现盘点不真实，由盘点各负责人承担责任，由公司对有关部门提出处理意见。

2、盘点结束后，车间的原料成本核算单和领料手续、仓库的出库手续于26日下班前分别交给财务负责人和仓库保管员，仓库保管员27日下班前将稽核单交给财务负责人，否则，影响核算进度，由未按时间进度完成工作的部门和个人承担相应的责任。

3、仓库保管员对超过六个月以上未使用的积压物资提供明细，报给公司经理，由主管经理调查积压的原因，并提出处理意见。

六、此管理规定从二XXX年XX月XX日起试行。

XXXX有限公司
二XXX年XX月XX日。