会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
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会议管理培训教材(PPT 38张)
6.3.4 协助完成与会人员的食宿安排
与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作， 因此必须非常重视。 虽然在会议召开前，食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后， 仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。秘书人员应当虚心听 取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。 例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应 尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意。 又如有的与会者可能对饮食不习惯，而提出意见，也应尽量改进。 总之，合理的意见要求，应尽量采纳给以满足。
选择会议信息的搜集渠道 确定搜集会议信息的方法
3.搞好对外宣传
如果会议领导者认为有必要，会务秘书应积极搞好对 外宣传工作。 这项工作首先应注意掌握信息的保密度，做到内外有 别；若召开记者招待会，应做好充分的准备。 对外宣传报道可以采取多种形式： 一是由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后， 向媒体发送； 二是在会议召开期间，邀请有关媒体派记者驻会随访， 发布消息；
6.2会前筹备
会前筹备工作主要包括：制订会议计划，会前物品准备工 作（如制发会议通知、准备会议文件和用品、会场布置、住宿 和餐饮安排）。
6.2.1会议方案的制定
1、安排会议主题或议题
2、确定会名、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单
3、拟订会议的时间与会期 4、拟订会议的议程与日程安排 5、会议经费项目预算
6.3.2 会议签到
为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。 秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。 目前，签到的方式主要有两种：
(1)簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签 到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到 会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥 挤现象。因此，比较适合于小型会议或庆典性会议。 (2)卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。 一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发 给与会者，入场时，交出一张即可。
会议管理知识企业公司会与管理知识培训课堂授课PPT
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首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀!
M A N A G E M E N T 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自己喜欢的纸花，然后再把画好的纸花剪下来，紧接着把水撒在盘子里，然后将五颜六色的纸花的花瓣折起来，那折起来的小纸花可真像色彩缤纷的各式各样的花朵呀! 首先用水彩笔在白纸上画上了几朵自 己喜欢 的纸花 ，然后 再把画 好的纸 花剪下 来，紧 接着把 水撒在 盘子里 ，然后 将五颜 六色的 纸花的 花瓣折 起来， 那折起 来的小 纸花可 真像色 彩缤纷 的各式 各样的 花朵呀!
会议组织培训课件(PPT 47张)
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性 成本，J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简 短。内容大体包括三方面：对来宾和与会 人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目 的作简要介绍；预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
会议组织与管理概述(共82PPT)
〔3〕会场的布置
① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。
主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后 右，由前至后的顺序依次排列。
② 场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。
第三十页，共八十二页。
主席台坐次
第三十一页，共八十二页。
礼堂型
第三十二页，共八十二页。
教室型会场
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
第十六页，共八十二页。
会务工作流程图〔会后〕
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第十七页，共八十二页。
第三节
会务工作的 具体内容
第十八页，共八十二页。
一、指导会务工作的原那么
1、准备充分； ２、组织严密； ３、效劳周到； ４、确保平安。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切 实的依据；二是必须要结合本单位 的实际；三是要有明确的目的。议 题是对会议主题的细化。
第十九页，共八十二页。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型〞构成,应根
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、
客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、
联谊会、表彰会。
第九页，共八十二页。
四、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、
会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、
作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进
① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。
主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后 右，由前至后的顺序依次排列。
② 场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。
第三十页，共八十二页。
主席台坐次
第三十一页，共八十二页。
礼堂型
第三十二页，共八十二页。
教室型会场
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
第十六页，共八十二页。
会务工作流程图〔会后〕
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第十七页，共八十二页。
第三节
会务工作的 具体内容
第十八页，共八十二页。
一、指导会务工作的原那么
1、准备充分； ２、组织严密； ３、效劳周到； ４、确保平安。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切 实的依据；二是必须要结合本单位 的实际；三是要有明确的目的。议 题是对会议主题的细化。
第十九页，共八十二页。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型〞构成,应根
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、
客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、
联谊会、表彰会。
第九页，共八十二页。
四、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、
会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、
作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进
会议管理培训专业内容ppt课件完整内容)精品模板分享(带动画)
认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
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明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足
会议管理培训完美版PPT
第一章 概述
错误的会议类型：
u 不知道为何召开会议 u 不知道问题是什么 u 没有对策 u 没有结论 u 没有时间观念 u 如同听政会 u 如同教育 u 参加者不知道自己为何开 会
第一章 概述
会议令人厌烦的重要原因：
l 习惯性的会议过多出现 l 不遵守开始时间和结束时间 l 以自我设防为主的会议风气蔓延
会议管理培训提纲
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
第一章 概述
1． 会议令人痛苦吗？
会议：部门间〔内〕的各种人员聚集 在一起，运用“时间〞资源交流信息 并作出决定的形式。
如果会议不能高效进行，就会产生更 为严重的问题！
走向衰落企业的特征之一：干脆不召 开会议或将会议作为一天的工作。
第三章 会议准备
3． 选定参加者
注意“会议时间的增加与参加者人数成正比〞，应慎 重决定：仅让对实现会议目的不可缺的人员参加会议！
案例：足球赛 参加者的条件： l具有决定权的人参加 l即使是其他部门的人，如果与会议有关，也以应 该参加 l对会议主题由强烈疑问的人参加 l让与会议主题有关的专家参加 l让能够正确表达自己意见的人参加
l 有积极的参与意识和发言姿态吗？
促进参加者参与会议 将参加者之间的矛盾引向建设性方向 维持论点 根据会议议案安排时间 按议案整理讨论结果
没有更好的方式吗？ 反响及情感变化并采取适当措施；
第四章 会中控制
u 参加者不知道自己为何开会
〔讲1分种，听2分钟，第3步在听的过程种表示肯定；
第四章 会中控制
l 不能减少参加者吗？
７条规定
第二章 经验借鉴
第一：召开会议，最重要的是严格遵守时间；
会议管理培训课件(PPT 71张)
主要内容
第十一章 会议管理
第一节 会议的种类 第二节 会议策划 第三节 会议议程和通知 第四节 会前准备 第五节 会议记录和会议纪要 第六节 如何对待会议中的意外情况
第一节 会议的种类
一、按开会的不同方式区分会议的种类 二、企业的会议
一、按开会的不同方式区分会议的种类
一、设计会议议程 二、派发通知
一、设计会议议程
（一）会议议程的内容 （二）安排会议议程的原则 （三）安排会议议程的步骤
（一）会议议程的内容
1.会议名称； 2.会议期望的目标或结果； 3.会议时间、地点及食宿情况； 4.参会人员名单及联络方式； 5.分组情况； 6.会议主持人； 7.会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间 安排； 8.有关会外活动安排、返程定票、机场、车站、码头 接送等事宜； 9.任何外来参加者的姓名和角色。
表11-1
按开会的不同方式区分会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 团体会议 面对面会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 座谈会 电话会议 当众表扬或批评别人的会议 一对一会议 视频会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议
按会议的频率分类 固定的部门会议 季末全体会议 处理突发事件的会议
（三）会后整理工作
1.整理会议记录，根据会议记录撰写会 议纪要。 2.领导审批会议记录、会议纪要。 3.下发会议纪要到各参会人，参会人执 行工作。 4.会议记录存档。
【本节任务训练】
小组合作：召开一个会议 议题：讨论“关于办公室安全隐患的防 范方法” 设计：会议的流程
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会议管理培训ppt
总结会议成果和经验教训
对会议的成果进行总结，包括会议达成的目标、解决的问题 和未来的计划等方面。
总结会议中的经验和教训，分析哪些做法有效，哪些需要改 进，为今后的会议提供参考和借鉴。
制定后续行动计划和改进措施
根据会议成果和经验教训，制定具体的后续行动计划，包括需要完成的任务、责 任人和时间节点等。
详细描述
会议的主要目的包括信息的交流、问题的解决和决策的制定。通过会议，组织成员可以 分享各自的观点、经验和信息，促进彼此之间的理解和合作。同时，会议也是解决问题 和制定决策的重要途径，通过集思广益，可以更好地应对各种挑战和机遇。因此，会议
对于提高组织的效率和效能具有重要意义。
会议管理的原则和流程
• 总结词：会议管理应遵循效率、效果、适度、灵活和创新等原则，同时需要遵 循一定的流程，以确保会议的高效和有序。
• 详细描述：为了确保会议的高效和有序，会议管理应遵循一系列原则，包括效率原则、效果原则、适度原则、灵活原则和 创新原则。这些原则要求在会议筹备、组织和管理中注重实效、目标明确、规模适中、应对变化、鼓励创新等。同时，为 了确保会议的顺利进行，需要遵循一定的流程，包括会前准备、会中组织和会后总结等环节。这些流程要求在会前明确目 的、确定议程、通知与会人员等；在会中安排签到、主持讨论、做好记录等；在会后整理会议纪要、反馈结果、评估效果 等。通过遵循这些原则和流程，可以更好地实现会议的目的和意义，提高组织的效率和效能。
记录和跟踪
记录会议内容和决策结果，并跟踪 执行情况，确保会议成果得到落实 。
THANKS
感谢观看
01
会议结束后，向参会人员发放问 卷或进行一对一访谈，了解他们 对会议的看法和建议。
02
鼓励参会人员提出对会议内容、 组织、时间安排等方面的意见和 建议，以便改进后续的会议。
会议管理知识企业公司会与管理知识培训教育PPT演示
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夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。 夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。 夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。 夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。 夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。 夜晚，月光照在小院的草地上，桂花 树的枝 叶在白 色月亮 下就像 一颗颗 钻石， 晶莹剔 透。我 在桂花 树下的 椅子上 坐着， 突然， 一阵风 吹来， 桂花的 甜蜜气 味就像 妈妈温 柔的笑 容，我 的心也 变得甜 蜜起来 。
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会议组织与管理 课件
1 2 3 4 5 6 会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题
呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工作等等。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
四、会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？
1 2 3 4 5 6 会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题
呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工作等等。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
四、会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？