物业合同档案归档制度
物业公司档案管理制度流程
一、目的为了加强物业公司档案管理工作，确保档案的及时收集、整理、归档、保管和有效利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于物业公司所有档案的管理工作。
三、职责1. 物业公司档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 物业公司各部门负责人负责对本部门档案的收集、整理和归档。
3. 物业公司领导负责审批档案管理工作的重要事项。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门负责人在产生档案资料后，及时收集并报送档案管理员。
（2）档案管理员对收集的档案资料进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编目、整理。
（2）对重要档案资料进行编号，确保档案的唯一性和可追溯性。
3. 档案归档（1）档案管理员将整理好的档案资料按照归档要求进行归档。
（2）归档的档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
4. 档案保管（1）档案管理员对归档的档案资料进行分类存放，确保档案的安全。
（2）档案资料存放应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀。
（3）定期对档案资料进行检查，确保档案的完好。
5. 档案借阅（1）档案借阅者需填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核批准后，方可借阅。
（2）档案管理员对借阅的档案资料进行登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
（3）借阅者需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。
6. 档案销毁（1）档案管理员对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确认可以销毁。
（2）档案销毁前，需填写《档案销毁申请表》，经档案管理员审核批准后，方可销毁。
（3）档案销毁时，需有两人以上在场，确保档案资料的安全销毁。
五、监督检查1. 物业公司领导定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。
2. 档案管理员对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的行为，给予批评教育或处罚。
合同档案管理办法(物业管理合同)
合同档案管理办法（物业管理合同）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同签订阶段1. 验证合同的真实性和合法性，并将合同纸质原件归档2. 在合同档案管理系统中创建合同档案，包括合同基本信息（如合同编号、签订日期、期限等）和相关附件（如合同副本、附加协议等）3. 将纸质合同归档件和电子合同档案进行关联，确保档案的一致性。
2.2 合同履行阶段1. 对于各类合同变更、续签、解除等情况，及时更新合同档案信息，并保存相关的变更、续签、解除协议等文件2. 定期对合同档案进行巡查和整理，确保档案的完整性和准确性3. 在档案管理系统中标注合同的履行情况，包括付款情况、服务质量等。
2.3 合同归档阶段1. 根据合同期限或履行完毕的情况，对合同档案进行归档2. 将合同档案按照一定的分类标准进行整理和封存，确保档案的安全性和易于查询3. 在档案封存后，对档案进行登记和盘点，并存放在专门的档案存储区域4. 在档案管理系统中更新合同档案的状态为“已归档”。
3. 合同档案管理原则3.1 安全性原则物业公司应确保合同档案的安全性，采取必要的措施保护合同档案的完整性和机密性，防止遗失、损毁或泄露。
3.2 完整性原则物业公司应确保合同档案的完整性，包括合同纸质原件和电子档案的一致性。
任何变更、续签、解除等操作都应在档案中得到记录和反映。
3.3 可查询性原则物业公司应建立合同档案管理系统，并设定合理的查询权限，以便合同相关人员能够方便、快速地查询合同档案信息。
3.4 保密性原则物业公司应确保合同档案的保密性，未经合同相关人员的授权，不得随意查阅或披露合同档案内容。
4. 绩效考核与追责机制为了保证合同档案管理工作的有效执行，物业公司应建立绩效考核与追责机制，对违反合同档案管理办法的人员进行相应的惩罚和追责。
5. 总结通过制定本合同档案管理办法，物业公司能够规范合同档案管理工作，确保档案的安全、完整和易于查询。
合同档案的有效管理不仅对物业公司的日常运营至关重要，也为公司未来的发展提供了重要的支持。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、总则为了规范物业档案管理工作，提高物业服务水平，经研究决定，制定本制度。
二、目的本制度的目的是为了规范物业档案管理工作，确保物业档案的准确性和完整性，方便管理和查询，提高物业管理的效率和质量。
三、适用范围本制度适用于本物业管理部门的所有员工，包括物业档案管理员、前台接待员、保洁人员等。
四、物业档案管理流程1. 文件收集：各部门需要向档案管理员提交相关文件，如合同、账单、维修记录等。
文件必须按照规定的格式和标准进行归档。
2. 文档归档：档案管理员收到文件后，需要按照规定的文件分类和编号进行归档。
归档的文件必须标注清楚文件类型、日期、责任人等信息。
3. 文件存储：归档后的文件需要存放在专门的文件柜或档案室中，保证文件的安全和完整。
档案室必须定期清理和整理，确保文件的查找和管理。
4. 文件查询：员工需要查阅文件时，必须向档案管理员提出申请，并提供相关信息。
档案管理员根据申请进行文件查找，并在规定的时间内提供给员工。
5. 文件更新：文件有更新或变动时，必须及时通知档案管理员进行更新，保证档案的准确性和完整性。
五、管理制度1. 建立档案管理制度：物业管理部门必须建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任和流程，确保档案的安全和完整。
2. 定期培训：物业档案管理员需要定期接受相关培训，提高档案管理的水平和技能，确保档案管理工作的准确和高效。
3. 文件备份：物业档案管理员需要定期对档案文件进行备份，确保文件的安全和可靠，防止文件丢失或损坏。
4. 档案保密：物业档案管理员必须严格保密档案信息，避免档案信息泄露，确保业主的权益和隐私。
六、监督检查1. 定期检查：物业管理部门需要定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，保证档案管理工作的顺利进行。
2. 不定期抽查：物业管理部门可以不定期对档案管理工作进行抽查，发现问题进行处理，提高档案管理的效率和质量。
七、后果追究1. 对于档案管理工作不力或不按规定执行的员工，物业管理部门将进行严厉批评和教育，责任人将受到相应的处罚。
物业管理处档案管理制度
物业管理处档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理处档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理处所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。
二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同协议档案等。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并建立相应的档案目录。
三、档案收集1. 物业管理处应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件、资料的完整性。
2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、安全事故记录等。
四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每份文件资料的系统性和逻辑性。
2. 归档时应编制档案索引，便于检索和查阅。
五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。
2. 定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。
六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经授权不得随意查阅、复制或传播档案内容。
2. 需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经物业管理处负责人批准后方可查阅。
七、档案更新与销毁1. 对于需要更新的档案，应及时进行更新，并做好更新记录。
2. 对于过时或无用的档案，应按照规定程序进行销毁，防止信息泄露。
八、档案责任1. 物业管理处负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的有效性。
2. 档案管理人员应对档案的收集、整理、保管等工作负责，确保档案的完整与安全。
九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理处负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应由物业管理处提出，经批准后方可执行。
请根据实际情况调整上述内容，确保其符合具体物业管理处的需求和规定。
物业工程部合同归档
物业工程部合同归档
一、封面设计
每份合同应有一个统一的封面，上面标明“物业工程部合同文件”字样，并注明合同编号、签订日期、合同双方以及合同内容摘要等信息。
二、目录编制
合同文件应包含清晰的目录页，列出所有附件和相关文档，方便快速检索。
目录页应包括页码，以便于查找具体条款。
三、合同
是合同的核心部分，应当使用标准字体和字号打印，确保清晰可读。
内容包括：
- 合同双方的名称及注册信息
- 合同目的和范围
- 具体的服务内容或工程项目描述
- 合同金额及支付方式
- 工程期限、质量标准和验收标准
- 违约责任及解决争议的方式
- 其他特殊条款
四、签字盖章页
合同最后应有签字盖章页，双方代表在此页签字并加盖公章或合同专用章，以示认可和承诺履行合同内容。
五、附件材料
与合同相关的图纸、技术规范、报价单等附件应一并归档，并在目录页予以体现。
六、保密协议
如果合同涉及敏感信息或知识产权，应包含保密协议，明确双方对信息的保密义务。
七、变更记录
合同执行过程中如有变更，应及时记录变更内容、时间及双方确认签字，作为合同不可分割的一部分。
八、归档流程
完成合同签订后，应按照公司规定的流程进行归档。
通常包括电子版和纸质版的保存，确保数据安全和备份。
九、查阅与借阅
设立合理的合同查阅和借阅制度，确保相关人员在需要时能够便捷地获取合同信息，同时保护合同不被随意外泄。
十、定期检查
定期对归档的合同进行检查，确保所有文件的完整性和最新性，发现问题及时纠正。
小区物业档案管理制度
第一章总则第一条为了加强小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业档案的管理工作。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分户使用；（三）科学管理，方便检索；（四）保密安全，确保档案安全。
第二章档案分类与归档第四条物业档案分为以下类别：（一）物业基础档案；（二）物业管理档案；（三）物业维修保养档案；（四）物业财务档案；（五）物业投诉处理档案；（六）其他档案。
第五条物业档案的归档范围包括：（一）小区规划、建设、验收、移交等文件；（二）小区业主大会、业主委员会、物业管理委员会的会议记录、决议、公告等；（三）物业管理服务合同、物业服务协议等；（四）物业管理规章制度、操作规程等；（五）物业维修保养计划、记录、报告等；（六）物业财务收支、预决算、审计报告等；（七）物业投诉处理记录、回复等；（八）其他应归档的文件和资料。
第六条档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成单位或个人应按照档案分类和归档范围，对形成的档案进行整理、编目；（二）档案形成单位或个人应将整理好的档案及时报送档案管理部门；（三）档案管理部门对报送的档案进行审核、登记、编目，并办理入库手续；（四）档案管理部门应定期对档案进行清理、整理，确保档案的完整、准确、安全。
第三章档案保管与利用第七条物业档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案存放应按照档案分类和编号进行，方便检索和利用；（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、整理，确保档案的完整、准确、安全；（四）档案管理人员应做好档案的出入库登记，确保档案的流动情况可追溯。
第八条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）档案利用者应遵守国家有关档案管理的法律法规，尊重档案的保密性；（二）档案利用者应填写档案查阅申请，经档案管理部门批准后方可查阅；（三）档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、摘抄、拍照；（四）档案管理人员应做好档案查阅记录，确保档案的利用情况可追溯。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业资料的档案管理制度
一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。
2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。
3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。
四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。
2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。
（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。
（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。
五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。
2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。
（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。
（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。
（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。
六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。
2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。
（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。
（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。
（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
物业公司各类档案归档范围及保管期限
物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。
文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。
2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。
3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。
4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。
5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。
6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。
7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。
二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。
三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。
物业管理公司档案归档制度
物业管理公司档案归档制度简介本制度旨在规范物业管理公司的档案归档流程和管理方式，以确保档案的安全、准确和便捷的检索和利用。
目标- 建立统一、规范的档案归档制度，确保各类档案的完整性和准确性。
- 提高档案管理的效率和便捷性，便于重要档案的查阅和利用。
- 加强档案的安全保密措施，防止档案泄露和损毁。
归档流程1. 档案分类：根据档案的性质和内容，进行分类划分，如人事档案、财务档案、合同档案等。
2. 档案整理：对需要归档的文件进行整理，包括清理冗余文件、整理相关文档和资料等。
3. 档案编目：为每个档案文件编制详细的目录，包括文件名称、归档日期、责任人等信息。
4. 档案装订和标注：将档案文件装订整齐，标注档案号和流水号，以便查阅和识别。
5. 档案存储：将整理好的档案按照分类和归档顺序妥善存放于指定的档案室或柜中。
6. 档案查阅：按照公司内部制度规定的流程和权限，进行档案的查阅和借阅。
及时记录档案的借阅情况和归还情况。
档案管理要求1. 档案整理和编目时，应严格按照规定的格式进行，确保信息的准确性和统一性。
2. 对于重要档案，应加强安全保密措施，如限制查阅权限、设立密码保护等。
3. 档案室或柜应保持整洁和干燥，定期清理，并进行防潮、防火和防虫措施。
4. 档案的销毁应严格按照公司内部制度执行，确保销毁过程的合规性和安全性。
监督与评估公司将设立专门的档案管理部门，负责监督和评估档案归档制度的执行情况。
定期进行档案审查和档案管理培训，以不断提高公司档案管理水平和质量。
以上为物业管理公司的档案归档制度的总体规定，公司的各级部门和员工应按照此制度执行，以确保档案的正常管理和使用，提升公司的服务效率和形象。
以上所述内容应不引用未经确认的内容。
物业管理档案管理制度
物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。
第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。
第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。
2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。
第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。
2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。
物业服务的档案管理制度
一、目的和意义为规范物业服务档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业服务管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业服务合同及相关协议；2. 物业服务项目验收资料；3. 业主（住户）档案；4. 物业管理规章制度；5. 财务档案；6. 设施设备档案；7. 工程维修档案；8. 保安、保洁、绿化等日常管理档案；9. 其他与物业服务相关的档案。
三、档案管理制度1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。
2. 档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。
3. 档案资料应按照国家档案管理的有关规定和标准进行分类、编目、归档。
4. 档案资料应实行集中管理，确保档案的完整性和安全性。
5. 档案资料的借阅、复制、外借等，需经档案管理员批准，并办理相关手续。
6. 档案资料应定期进行清点、整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。
7. 档案资料的保管期限根据国家档案管理的有关规定执行。
8. 档案资料的销毁，需经单位领导批准，并按照国家档案管理的有关规定执行。
9. 档案管理人员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平。
四、档案管理责任1. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，对档案的完整、准确、系统和安全负责。
2. 各部门负责人应加强对档案工作的领导，确保档案工作的顺利开展。
3. 业主（住户）应配合档案管理员做好档案资料的收集和整理工作。
4. 档案管理员对档案资料的安全负有直接责任，对因保管不当导致档案资料损坏、丢失或泄密等情况，将依法追究其责任。
五、附则1. 本制度由物业管理公司负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
物业管理公司年月日。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司档案管理制度是指为了规范和管理物业管理公司的档案信息，确保档案的安全、完整和有效性，提高工作效率和服务质量而制定的一系列规章制度。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的目的、档案管理制度的内容、档案管理制度的实施和档案管理制度的监督等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 提高工作效率：规范的档案管理制度能够帮助物业管理公司快速找到所需的档案信息，提高工作效率。
1.2 保护权益：合理的档案管理可以确保物业管理公司的合法权益得到保护，防止档案信息被篡改或丢失。
1.3 提升服务质量：规范的档案管理制度可以提高物业管理公司的服务质量，满足客户的需求。
二、档案管理制度的目的2.1 统一管理：制定档案管理制度可以统一物业管理公司内部档案管理的标准和流程，避免混乱和错误。
2.2 提高信息共享：档案管理制度可以促进不同部门之间的信息共享，提高工作协同效率。
2.3 便于审计：规范的档案管理制度可以为物业管理公司的审计工作提供便利，确保审计的准确性和完整性。
三、档案管理制度的内容3.1 档案归档规定：明确档案的归档标准、归档程序和归档责任人，确保档案的有序归档。
3.2 档案借阅规定：规定档案借阅的流程、借阅期限和借阅责任，保证档案的安全和及时归还。
3.3 档案保管规定：制定档案的保管期限、保管措施和保管责任，确保档案的安全和完整性。
四、档案管理制度的实施4.1 培训与宣传：对物业管理公司的员工进行档案管理制度的培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力。
4.2 制度执行：明确档案管理制度的执行责任人和执行流程，确保制度的有效实施。
4.3 监督检查：建立档案管理制度的监督检查机制，对档案管理的执行情况进行定期检查和评估。
五、档案管理制度的监督5.1 内部监督：设立专门的档案管理部门或委员会，负责对档案管理制度的执行情况进行监督和评估。
5.2 外部监督：接受行业监管机构的监督和检查，确保档案管理制度符合相关法规和标准。
物业档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。
2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。
二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。
2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。
（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。
2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。
（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。
（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。
四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。
（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。
（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。
2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。
（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。
（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。
五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。
（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。
2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。
（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。
（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。
六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。
物业服务中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务中心档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本服务中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务中心所有档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第三条物业服务中心档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）科学管理，方便利用；（四）依法归档，安全保密。
第二章档案管理范围第四条物业服务中心档案管理范围包括：（一）物业服务合同、协议、规章制度等法律文件；（二）物业项目规划、设计、施工、验收等资料；（三）物业管理、维修、保养、清洁等日常管理资料；（四）业主、租户档案；（五）物业服务中心内部管理制度、工作计划、总结、报表等；（六）其他具有保存价值的资料。
第三章档案收集与整理第五条档案收集应遵循以下要求：（一）及时收集，确保档案资料完整；（二）分类收集，便于管理和利用；（三）认真审核，确保档案资料真实、准确；（四）妥善保管，防止档案资料损坏。
第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案类别、年代、内容等要素进行分类；（二）采用科学的方法对档案进行编号、编目；（三）确保档案整理质量，方便查询和利用；（四）定期对档案进行整理和更新。
第四章档案保管与利用第七条档案保管应遵循以下要求：（一）设置专用档案室，确保档案安全；（二）配备必要的档案保管设备，防止档案损坏；（三）实行档案借阅制度，确保档案资料安全；（四）定期对档案进行检查、清点和维护。
第八条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查询应按照规定程序进行，确保档案资料安全；（二）档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容；（三）档案利用者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、丢失；（四）档案利用者应按时归还档案资料。
第五章责任与奖惩第九条物业服务中心档案管理人员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（二）负责档案室的管理和维护；（三）负责档案保密工作；（四）完成上级领导交办的其他工作任务。
物业档案管理制度标准
第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。
第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。
加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。
第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。
第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。
第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。
第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。
第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、总则第一条为了加强xxx的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于xxxx物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案管理流程2.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。
整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。
2.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。
在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。
2.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。
借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。
三、档案管理职责档案管理人员负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
档案管理人员：xxxxxxxxxx。
档案管理人员应履行以下职责：3.1 负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作；3.2 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整、准确、及时；3.3 负责档案的保密工作，不得泄露档案内容；3.4 负责档案的查阅、借阅、复制等工作，按照相关规定办理；四、档案查阅与借阅4.1 业主或其他相关人员需要查阅、借阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并说明查阅、借阅的目的和范围。
4.2 档案管理人员收到查阅、借阅申请后，应进行审核，确认申请人具备查阅、借阅资格。
4.3 档案管理人员应按照申请人的要求，提供相应的档案资料。
申请人不得擅自复制、摘抄档案内容。
4.4 档案管理人员应做好档案查阅、借阅的记录，并按照相关规定进行保管。
物业管理公司档案归档制度
物业管理公司档案归档制度一、档案管理原则：1.法定性原则：遵守国家和行业相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。
2.完整性原则：确保档案材料的全部完整，不得缺失或隐匿。
3.准确性原则：确保档案内容的准确性和真实性，不得篡改或伪造档案。
4.保密性原则：严守档案涉及的商业机密和个人隐私，不得泄露或滥用档案信息。
二、档案归档制度：1.档案分类：根据档案种类和用途，对档案进行分类，如财务档案、合同档案、人事档案、工程档案等。
2.档案整理：对新建、收集或移交的档案材料，按照归档标准和程序进行整理和装订，确保档案的完整性和易查性。
3.档案标识：每个档案盒、档案袋应统一标识，标注档案名称、存放位置、归档时间等信息，以便快速查找和归还。
4.档案借阅：员工需要借阅档案时，必须填写借阅登记表，并经过相关主管部门的审核和批准，同时在档案目录上进行记录，便于管理和监督。
5.档案保管：档案必须存放在专门的档案室或保险柜内，保证档案的安全性和不受损坏。
6.档案保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保存期限，及时进行销毁或永久保留。
7.档案借阅查阅：对于需要查阅和借阅的档案，必须进行登记和授权，并有专人进行监督，确保档案的安全和完整。
8.档案销毁：到达保存期限的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，采取安全、可靠的方式进行文件的销毁，以防止档案外泄和信息丢失。
三、档案管理责任：1.公司领导要重视档案管理工作，明确责任分工，确保档案管理制度的落实和执行。
2.设置专门的档案管理部门或档案管理员，负责对档案进行统一管理和监督。
3.员工须严格按照档案管理制度执行，不得擅自移动、遗失或篡改档案。
4.档案管理员要及时更新档案目录和档案借阅情况，确保档案的准确性和可查性。
5.定期开展档案培训，提高员工的档案管理意识和技能。
以上就是物业管理公司档案归档制度的相关规定，通过建立健全的档案管理制度，可以提高档案管理的效率和质量，确保公司运营的顺利进行，有效维护公司的利益。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度
1、公司各物业项目档案规定由物业管理公司总监（含代理总监）监督保管，专职文员存档记录。
2、物业管理公司的验收档案、平面图、业主及住户资料、管理系统、合同及附件、设备设施及维修系统、财务报告、员工人事资料等档案，要求集中归档。
文件柜要求上锁，未经主管允许，任何人不得使用。
3、物业公司的档案一定要按照公司的要求归档，要有图纸袋和文件夹。
报告文档按目录索引，存档文档有存档文档的列表和一个编号目录。
4、物业管理公司存档目录和存档文件清单每季度报送公司存档。
5、前任监事调任或履职时，物业管理公司档案应移交公司或继任者，经确认后方可离职。
6、物业管理公司档案中需要频繁使用的部分，应复印备份，原件应存放在档案中，不得随意使用。
7、因工作需要，需要借用、复制部分特殊管理档案的，应当经主管人员书面确认。
如有违反，将按违反保密处理。
8、公司将定期检查上述规定所述要求的执行情况，对不符合要求的托管负责人将给予适当的处罚。
9、如因保管不当导致物业管理公司档案丢失或泄露，对物业管理公司造成重大影响，损害物业管理公司利益的，公司将根据情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
物业合同档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司合同档案管理工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，提高合同档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有合同档案的管理，包括但不限于物业服务合同、装修合同、设备采购合同、劳务合同等。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；（二）统一管理原则：实行集中管理，确保档案的完整性和连续性；（三）安全保密原则：加强档案的安全防范，确保档案资料不被泄露；（四）高效利用原则：提高档案检索和利用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责合同档案管理的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条合同档案管理岗位设置：（一）合同档案管理员：负责合同档案的接收、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（二）合同档案监督员：负责对合同档案管理工作进行监督检查。
第三章合同档案管理流程第六条合同签订后，合同签订部门应及时将合同文本及相关资料报送合同档案管理员。
第七条合同档案管理员对报送的合同文本及相关资料进行审核，确保其真实、完整、有效。
第八条合同档案管理员对审核通过的合同文本及相关资料进行整理、归档，并建立档案目录。
第九条合同档案管理员对归档的合同档案进行编号、分类、存放，确保档案的有序管理。
第十条合同档案管理员定期对合同档案进行清理、整理，确保档案的完整性和准确性。
第十一条合同档案管理员对合同档案进行安全保管，防止档案遗失、损坏和泄密。
第四章合同档案借阅与销毁第十二条合同档案借阅应遵循以下程序：（一）借阅人填写借阅申请，经合同档案管理员审核批准；（二）合同档案管理员在借阅登记簿上登记借阅信息；（三）借阅人归还档案时，合同档案管理员进行验收。
第十三条合同档案销毁应遵循以下程序：（一）合同档案管理员对拟销毁的合同档案进行审核，确保其符合销毁条件；（二）合同档案管理员编制销毁清单，经合同档案管理领导小组审批；（三）合同档案管理员按照审批意见销毁合同档案，并做好销毁记录。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业合同档案归档制度
为加强公司物业合同的档案管理，保证物业合同档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，结合公司实际情况，特制订本规定。
第一条物业合同档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
第二条归档范围
(一)按物业管理参与者分类
1.在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位收集的工程设计产权及工程技术资料的原始资料；
2.业主入伙时，进行二次装修阶段收集的业主、用户资料;
3.在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料；
4.通过政府主管部门获取的相关信息。
(二)按物业资料来源的时间顺序分类
1、设计规划阶段信息
(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书
(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书
(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件
2、竣工及验收阶段信息
(1)竣工图
(2)竣工工程项目一览表
(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)
(4)设施技术手册、使用说明及质保证明
(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、
防暴报警、电视监控等系统)
(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应
力构件施工记录等)
(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结
构焊缝探伤检查记录)
(8)隐蔽工程的验收记录
(9)工伤事故发生及处理记录
(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单
(11)项目的重要技术决定和文件
(12)验收计划和验收会议纪要验收记录
(13)返修记录
(14)验收总结报告
3、委托管理阶段信息
(1)委托管理招标文件
(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)
(3)物业委托管理合同(协议书)
4、招商阶段信息
(1)招标物业的平面图纸
(2)招租许可证及委托书
(3)租金及管理费测算
(4)租赁合同
(5)广告策划资料
5、用户入户信息
(1)用户入住通知书、入户须知
(2)管理公约(公共契约)
(3)用户资料(包括业主、租户)
(4)业主委员会章程
(5)用户手册
(6)用户进户验收表
(7)用户进户交费单
6、日常管理信息
(1)业主、租户变动和更换情况
(2)各部门工作(操作)规范，管理制度
⑶各部门工作记录
(4)大、中、小修记录
(5)维修承包合同和预决算
(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等
(7)用户来往信件、投诉和处理资料
(8)年度工作计划、总结、报告
(9)人事档案
(10)保险资料
(11)法律法规和政府有关文件
(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料第三条
归档要求
1•归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通
知等都必须齐全，归档案卷应进行分类、排列并加盖档号章、装盒、编制档案目录；
2.幅面一般
采用标准 A4型(297mmx210mm) 图样折叠时标题栏露在右下角。
非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，
横向按手风琴式折叠成 A4规格，
竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；
3.文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或
蓝黑墨水的钢笔、签字笔等不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔
和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
4•归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外）要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件不能以复印件归档；
5.热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；
6•归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
7 归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符、数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；
8.声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息电子文件应有相应的纸质文件材料一并
保存。
第四条归档目录。