会议管理的具体方法

　（一）充分做好会首准备

会前准备工作是会议管理的第一步骤，会前准备充分，就能做到有备而战，减少不必要的开支与忙乱。

1．发会议通知

与会人员名单确定以后，就需要发会议通知，这里要抓住通知的拟就、发送的时间及方法等环节。会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。会议通知的标题内容包括三个要素：召开会议的单位、会议的名称、发文号。

会议通知的正文应具备七个要素：

（1）名称；

（2）会期；

（3）开始时间；

（4）地点；

（5）参加会议人员范围；

（6）入场凭证；

（7）筹办会议的联系单位等。

大中型会议，如各种代表大会的通知，要编发文号。一般性的日常工作会议，可只写“会议通知”，不编文号，召集会议的单位，落款应在通知正文下面，并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到的时间、地点、是否可带随员、车辆等等。写会议通知一要注意文字明白、清楚，力求不产生歧义；二要全面、周到，没有漏项。对于那些用电话或其他形式发出的会议通知，也要写出书面通知底稿，防止电话通知时遗漏项目。会议的住宿、膳食安排、携带文件或其他特殊要求，也应视需要写入。对于参加会议的人员范围、出席对象、职务，都要写清楚，切忌含糊不清。会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，这样可以作为急件及时递送，避免误时误事。重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否已收到，了解对方能否出席会议。特别是会议中的关键人物，尤其应该这样。如果是代表会议，在发出通知之前，还要就代表分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发通知。会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但发票证时应有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。重要会议在通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间，就餐安排、乘车号码、编组名单等事项。这些安排好的事项随通知附上就一起发出；不能一起发出的，最迟要在会议参加者报到时通知他们。有时，在正式通知之前，可先发预备通知，以使与会人员，特别是担任一定职务的同志，提早安排好本

部门的工作。通知的正文下面，要注明联系电话，联系人姓名，有的通知要加盖公章，有的会议己事先发了一些文件，或需要与会人员自备某些资料，应提醒与会人员携带；有的会议要索要照片，以便发证件，这也要提前通知。

2．与会人员编组

召开大型会议，在确定了与会人员名单之后，要对与会人员进行编组。编组名单最好随会议通知下发，最晚要在签到前发到与会人员手中。编组的基本方法有两种：一是按地区编组，如省里召开会议，可一个地区（或县）为一组；二按专业编组，如省政府召开会议，可按工业、农业、水电、财贸、文教、卫生等专业分别编组。具体采用哪种方法，可根据会议情况和领导指示确定。代表大会，多是以区域为单位组成代表团，代表团内再根据需要按地区和行业编成若干小组。一般大会也是以区域或行业为单位编成若干组，如市委扩大会，常编为党群组、城区组、工业组、教育组等等。

3．会议进程管理的一般方法技巧

会议进程管理是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题，为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议管理者掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括以下几个方面：

（1）会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

（2）主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

（3）积极支持与会者的创造精神，造成畅所欲言约有利气氛，要善于启发相引导与会者充分发表意见，对不能采纳或不能完全采纳的意见也应尽量肯定其价值。

（4）主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

（5）在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤其发言的积极性。

（6）应善于对各种发言进行比较、鉴别、综合和分析，正确集中大家的意见。经常以简明语言概括讨论要点和有关发言人的发言要点。 （7）当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成

决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。 （8）多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。 （9）会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。

（10）应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，其中的核心人物应力争不出现中途退席问题。

（11）除非必要，一般不宜变更议程。

（12）主持人应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作，如揉眼睛、玩文具、搔头抖腿等，忌语无伦次、缺乏自信。

（13）当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。

（14）注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。

（二）会议进程的管理

管理会议的进程，除了需要掌握一般的方法技巧之外，还要根据会议的具体性质灵活运用一些特殊的管理方法。

1．政策研究会。政策研究会的目的在于制定具体政策，需要在集思广益的基础上，依照政策形成的程序制定出政策。管理这类会议的进程尤其需要注意：

（1）主持人与其他与会者应是一种完全平等的关系，各方面尽可能不以服从的关系出现，尽量不称职务官衔。

（2）不要过度限制讨论问题的范围。不要在发言人稍一出题的时候就往回拉，对一些偏激的甚至是不合事实的发言也尽可能不去评价，正面指出事实即可。

（3）要注意巧妙地综合与会者的发言，学会用一个发言人的建议去加强另一个建议，以使方案不断趋于成熟。

（4）要将可行性方案的论证列为重点，从时间方面给予保证。不要怕分歧，要善于指出分歧，使各方公开“论战”，只要不是恶意攻击就不要着急平息。

（5）不要压制不成熟、不成体系的意见，而要善于从中发现合理的成分并予以利用。

（6）要善于在众多的意见中去寻找和强调一致性。

（7）汇总意见时不要“一言堂”，要发动大家都来归纳概括。尤其要避免排斥所有人的意见单独搞一个“万全之策”。

（8）意见成熟时要抓紧确认，通过规定的程序形成政策。