商务部工作管理流程

商务部工作管理流程

商务部工作管理流程

商务部门的工作主要可以分为两大板块：外联：和客户进行业务交流，合同管理及执行收付款；内勤：对项目进度和计划进行跟踪协调，收集相应项目信息，及时给相关部门及领导提供书面资料。

一、编制目的：

本流程用于规范项目的追踪、联系、洽谈、承接等商务活动，分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段，旨在通过商务管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化，达到规避企业运行风险、提高工作效率的目的。

二、适用范围：

本流程适用于公司承接的全部工程项目。

三、具体内容及要求：

（一）信息收集管理

1 、初始信息获取的渠道包括但不限于：国家及省市国土、规划、建

设、发改委等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、个人关系网络、相关社会资源（如老客户、招标代理单位、各类咨询单位等），对有关政策、招投标项目等信息及时汇总，逐级上报。

2、为了保证项目承揽的连续性，各设计部门、商务人员及设计人员应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总至商务部，建立客户数据库，便于业务联系和回访。

信息跟踪处理流程

信丿息收集筛选阶段信丿息跟踪阶段总经理

分管商

务领导

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审

审

商务部

•信息登

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V

确定一般和

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其它部

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其他

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1、招标信息获取后，商务部应组织总经理办、设计部等有关部门对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价，确定方案设计人员，确保投标项目的准确性。

2 、在准备投标资料过程中，特别是介绍信、授权委托书（法定代表人证明书），建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对，确保正确无误。

3、设计人员应在接到招标文件后，及时展开设计工作，按照符合性、完整性、准确性的原则，编制满足投标文件需要的设计资料。项目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作，并做好相关工作记

录。资格预审文件、招标文件、投标文件（含经济标、技术标）、图纸、补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。

4、按照谁购买、谁负责的原则，妥善保管相关收据，并负责退还

图纸、收回押金。

项目投标阶段控制流程

(三)合同管理

1、合同评审及审批要求

(1)严格执行合同评审，在商务部初步签署评审意见后，经总经理审批同意后，方可签订。重要合同须同时报董事长审批。

（2）合同管理部门审查的重点是：对方当事人的主体资格和履

约能力。合同条款内容的完备性、合法性。合同应履行的审查手续。

（3）财务部负责经济合同有关账款的收缴工作。

2、合同的签订

（1）合同由双方负责人签订或由经双方负责人授权的委托代理人签订。签订合同应由签约人签字，注明日期，并加盖合同专用章。

（2）必须核对对方资信、履约能力等问题后，方可签订合同。

（3）对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。

（4）合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。

（5）合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，不留空格、空行, 特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。

（6）合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。

（7）法律、法规规定或者各公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。

3、合同归档

（1）建立合同管理档案及合同台帐，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，按年度装订成册。

（2）合同签定完毕，合同承办人要在三个工作日内及时将合同材料（如合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同变更等与合同有关的资料），交给总务部统一管理，长期保存。

（3）对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按本公司档案管理规定进行归档。

（四）项目管理

1、公司资质对外挂靠流程

商务或

其他人

务或其

2、公司自营项目转让流程

公司由于商务提供

投标各种或其合作中原因他人单位

丨也y V

财务签订洽谈审核部结'合同成功<=通过算商并通由商约见

3、直接外接项目转入公司流程

拿回 项目 财务 部结

算―商

审核 通过 洽谈

成功 签^

5、间接外接项目转入公司流程商务或

拿回项 其他人 = 目资料 口 、p 、

交由商

务部经

4、公司自营中标项目流程