记录归档、保管规定

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记录保管及档案管理制度

记录保管及档案管理制度1. 背景随着公司业务的发展，为了保证公司信息的安全性和便利性，建立一套完备的记录保管及档案管理制度是非常重要的。

2. 目的本制度的目的是确保公司的记录得到妥善保管和管理，以便随时提供需要的信息，同时保护公司的机密信息免受未经授权的访问。

3. 适用范围本制度适用于公司内部所有涉及记录与档案的部门和人员。

4. 记录保管要求4.1 所有公司记录应当按照一定的分类和整理标准进行归档，以便查阅和管理。

4.2 纸质文件应当存放在保险柜或指定的保管室内，确保安全性和防火性。

4.3 电子文件应当存放在安全的网络存储系统中，并进行定期备份和加密。

4.4 所有记录应当注明制作日期、负责人和重要性级别，并定期更新。

5. 档案管理要求5.1 档案应当按照一定的分类和编号规则进行管理，以便查找和检索。

5.2 档案室应当设有专门的管理人员，负责整理、归档、借阅和归还等工作。

5.3 档案借阅需要经过相应的审批流程，并在借阅登记表中记录借阅人、借阅日期和归还日期。

5.4 档案应当进行定期检查和维护，确保档案的完整性和可读性。

6. 保密措施6.1 对于涉及公司机密信息的记录和档案，应当采取相应的保密措施，如限制访问权限、加密存储等。

6.2 对于已经归档的档案，应当进行定期的安全检查，确保保密措施的有效性。

7. 监督和责任7.1 相关部门和人员应当定期进行监督和检查，确保记录保管和档案管理制度的执行。

7.2 发现问题或违规行为应立即报告，并采取相应的纠正措施。

8. 员工培训8.1 公司应当定期组织员工培训，使其了解并掌握记录保管和档案管理制度。

8.2 新员工应在入职培训中接受相关制度的介绍和培训。

9. 法律依据本制度应遵守国家相关法律法规和政府部门的相关规定。

10. 生效和修订10.1 本制度自发布之日起生效。

10.2 如本制度有任何修改，应由相关部门进行修订并重新发布。

以上是关于记录保管及档案管理制度的详细要求和规定，希望各部门和人员能够严格遵守，确保公司信息的安全和管理的有效性。

文件记录档案管理制度

第一章总则第一条为了加强文件记录档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文件记录档案的管理工作。

第三条文件记录档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或丢失；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确、完整；3. 安全性原则：确保档案的保密性、完整性和可用性；4. 有效性原则：确保档案的及时更新和有效利用；5. 规范化原则：档案管理工作应符合国家有关档案管理的标准和规范。

第二章职责与分工第四条文件记录档案管理工作由档案管理部门负责，各部门应积极配合档案管理部门的工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施；2. 组织开展档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；3. 负责档案的数字化、信息化建设；4. 对档案工作进行监督检查，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；5. 为各部门提供档案查询、利用服务。

第六条各部门的主要职责：1. 按照档案管理制度，负责本部门文件的收集、整理、归档工作；2. 定期向档案管理部门移交档案；3. 配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁工作；4. 对档案的保管和使用负有责任。

第三章文件记录档案的收集与整理第七条文件记录档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 单位规章制度、工作计划、总结；3. 会议记录、决议、通知、通报；4. 项目文件、合同、协议；5. 工作日志、往来函电、报表；6. 其他具有保存价值的文件。

第八条文件记录档案的整理要求：1. 分类整理：按照文件性质、时间、内容等进行分类整理；2. 编号排序：对归档文件进行统一编号，并按照编号顺序排列；3. 填写档案目录：详细记录档案的名称、时间、作者、主题等信息；4. 档案装订：按照规定格式装订档案，确保档案的整洁、美观。

第四章文件记录档案的保管与利用第九条文件记录档案的保管要求：1. 保管场所：档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠的专用档案室；2. 保管设备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度控制器等；3. 日常保养：定期对档案进行检查、清洁、整理，确保档案的完好；4. 保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取相应的保密措施。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（四篇）

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度为了管理和保护档案的安全和使用，可以建立以下制度：1. 档案归档制度：明确规定哪些文件需要归档，归档时间和归档位置等。

归档时应按照一定的分类、编号和档案目录进行统一管理。

2. 档案保管制度：建立专门的档案保管室或柜，并实行密钥管理，限制档案的存取权限，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案借阅制度：明确借阅人员及借阅事由，建立借阅登记制度，借阅期限和使用范围，并规定借阅后的保管责任和归还流程。

4. 档案保密制度：明确档案保密的级别、范围和标识，建立保密档案的专门管理措施，限制档案的查阅和复制权限，加强档案的保密工作。

5. 档案登记制度：在档案的建立、收集、整理、归档等环节，建立档案登记制度，包括档案目录、信息载体、档案状态、销毁记录等。

6. 档案销毁制度：建立档案销毁的程序和规定，明确什么时候销毁、销毁的方式和销毁的人员，确保档案的定期更新和销毁。

同时要注意合规处理，如公开文件的销毁需要严格遵守法律法规的规定。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（二）本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。

由档案人员负责____把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。

任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。

一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间。

各部门要按时收集、整理各类文件材料。

各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。

文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。

档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。

设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

司法部工作人员的卷宗归档与保管规定

司法部工作人员的卷宗归档与保管规定一、总则为规范司法部工作人员对卷宗的归档和保管工作，确保卷宗的完整性、安全性和方便检索性，特制定本规定。

二、卷宗的归档与编号1. 所有与司法部相关的卷宗，均应按照统一的编号系统进行编号。

2. 卷宗的编号应包括年份、案由、当事人姓名或单位名称等必要信息，以便于归档和检索。

3. 工作人员应确保卷宗编号的准确性和一致性，不得随意更改或重复使用已有编号。

4. 归档后的卷宗应按照编号顺序进行存放，可采用文件柜或电子归档系统进行管理。

三、卷宗的归档流程1. 接收卷宗：当工作人员接收到卷宗时，应核实卷宗的真实性、完整性和合法性，并对卷宗进行初步登记。

2. 分类归档：根据案由或类型，将卷宗分类后，按照编号顺序进行归档。

3. 登记记录：对归档的卷宗进行登记记录，包括卷宗编号、收件日期、案由等重要信息。

4. 质量检查：定期对已归档的卷宗进行质量检查，确保卷宗的完整性和可读性。

5. 更新存档：必要时，需对卷宗进行更新存档，如补充材料、裁判文书等。

四、卷宗的保管要求1. 物理保管：归档后的卷宗应妥善保存，防潮、防火、防尘，确保卷宗的安全性。

2. 电子保管：可采用电子归档系统对卷宗进行备份和存储，保证卷宗的安全和可靠性。

3. 借阅管理：对需要借阅的卷宗，应建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期和借阅事由，借阅期限不应超过规定时间。

4. 借阅审批：对涉及机密或重要案件的卷宗，需经相关负责人批准后方可借阅，确保卷宗的安全性和机密性。

5. 档案销毁：对已审结或超过存档期限的卷宗，应按照司法部相关规定进行销毁，确保卷宗的彻底消除。

五、违规处理1. 对违反本规定的工作人员，应根据情节轻重，给予相应的纪律处分。

2. 对故意或严重违反卷宗归档与保管规定、严重损害卷宗完整性和安全性的情况，可追究法律责任。

六、附则本规定自发布之日起生效，并适用于司法部全体工作人员，如有其他特殊规定的，按照相关规定执行。

以上即为司法部工作人员的卷宗归档与保管规定，请各位工作人员严格遵守，确保卷宗的安全、完整和便捷的检索。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度1.引言一个全面、规范的档案管理制度对于任何组织或机构都至关重要。

良好的档案管理制度可以确保档案的安全和可靠性，保护机密信息，提高办公效率，为组织的决策提供准确的信息基础。

本文将介绍一个完整的档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，帮助组织或机构建立高效的档案管理体系。

2.档案归档档案归档是指将文件按照一定的规则和程序进行分类、整理和存放。

正确的档案归档可以确保档案的易查性和可靠性。

以下是档案归档的基本原则和步骤：2.1.原则（1）按类别分类：将档案按照不同的类别进行分类，如部门、项目、时间等。

（2）按编号编排：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。

（3）按时间顺序排列：按照档案产生的时间顺序进行排列，方便查阅。

2.2.步骤（1）文件收集：将机构或组织产生的所有文件进行整理和归档。

（2）文件鉴定：对文件进行鉴定，确定哪些文件是需要保留的，并进行归档。

（3）文件整理：对文件进行分类、整理和编目。

（4）文件存储：将整理好的文件放入相应的文件柜、文件夹或存储设备中，并进行标识和编号。

3.档案保管档案保管是指对归档好的文件进行安全和有效的保管。

以下是档案保管的基本原则和措施：3.1.原则（1）安全性原则：确保档案的安全和保密，防止损毁、丢失或泄露。

（2）易查性原则：确保档案的易查性，方便及时查阅和使用。

（3）独立性原则：确保档案保管人员的独立性，避免滥用权限。

3.2.措施（1）存储设备：使用特定的文件柜、文件夹或存储设备来存放档案。

（2）存储环境：保持档案室的适宜温湿度，防止档案变质或受潮。

（3）鉴定保管人员：确定专门负责档案保管的人员，并对其进行培训和管理。

4.档案借阅档案借阅是指组织或个人向档案保管单位申请查阅或使用档案的过程。

以下是档案借阅的基本过程和注意事项：4.1.过程（1）申请：组织或个人向档案保管单位提交借阅申请。

（2）审核：档案保管单位对借阅申请进行审核，并判断是否应该放行。

仓库重要文件与资料的保管与归档规定

仓库重要文件与资料的保管与归档规定一、文件与资料的分类1. 重要文件与资料：指对仓库运营和管理具有重大意义、需要长期保留的文件和资料，包括但不限于合同文件、进出库清单、库存记录、财务报表等。

2. 普通文件与资料：指对仓库日常运作和管理有帮助，但无特别重要性，可以适时清理的文件和资料，包括装箱单、发票、交接记录等。

二、保管要求1. 重要文件与资料应妥善保管，并设置专门的存档柜，保证其安全、完整、可追溯。

2. 普通文件与资料可以在办公桌上或文件柜内合理摆放，确保易于查阅。

三、归档规定1. 重要文件与资料的归档（1）归档封面：每个文件及资料都要编制归档封面，记录文件名称、编号、日期、责任人等信息，并加盖仓库管理部门的公章。

（2）归档编码：对于重要文件和资料，应编制归档编码，以便于检索和追溯。

（3）归档位置：根据文件的归档编码，将文件放置在归档柜中相应的位置，保证文件的有序存放。

（4）归档时间：每份重要文件和资料归档后，要在归档封面上记录归档时间，确保归档记录的准确性。

2. 普通文件与资料的归档（1）归档时间：普通文件和资料的归档时间通常为一个月，可以根据需要调整。

（2）归档方式：对于普通文件和资料，可以采用压缩存储或者电子归档的方式，以节省文件存储空间。

四、文件和资料的检索1. 检索权限：仓库管理部门负责对归档文件和资料的检索和借阅，其他部门必须经过仓库管理部门的授权后才能进行检索。

2. 检索方式：根据归档编码、文件名称或者日期等信息进行检索，确保快速准确地找到所需的文件和资料。

3. 检索记录：对每次检索文件和资料的情况，记录检索人、检索日期、归还日期等信息，以便于追溯和管理。

五、文件和资料的销毁1. 销毁程序：对于已经过期或者不再需要的文件和资料，应制定明确的销毁程序，包括销毁申请、审批、销毁方式等。

2. 销毁方式：对于纸质文件和资料，可以通过机密粉碎机进行销毁；对于电子文件和资料，应采取专业的数据销毁软件进行彻底删除。

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度一、前言为了规范企业的资料管理工作，提高档案管理效率和信息安全保障水平，特订立本制度。

本制度适用于本企业内全部部门和全部人员，在日常工作中必需严格遵守。

二、档案归档1.全部涉及企业日常经营管理、运营活动等的书面档案均应依照肯定的分类标准进行归档。

2.全部档案应标明档案编号、档案名称、归档日期、归档部门及人员等相关信息，并经过主管部门审核。

3.归档目录应当认真、准确，确保可以快速查找和归档档案。

4.档案归档必需依照规定的时间周期进行，并交由专人负责。

三、档案保管1.全部归档档案应存放在特地的档案室内，确保安全、防火、防水、防霉等措施得以实施。

2.档案室应有专人负责，订立相应的管理制度，确保档案有序、完整。

3.档案室应保持乾净清爽，防止灰尘、湿气以及阻碍档案保管的物品存在于室内。

4.涉密档案应放置于特地的保险柜内，并设置严格的权限管理。

四、档案借阅1.档案借阅必需经过合法授权，并填写借阅申请表。

2.借阅档案的目的必需合法合规，严禁任何非正当用途。

3.档案借阅期限一般不超出30天，过期需重新申请延期。

4.借出的档案必需记录借阅人、借阅时间等相关信息，并严格掌控档案流转，确保安全。

五、档案保密1.维护档案保密是企业的紧要责任，任何人员都应遵守档案保密制度，严禁将档案外传或泄露。

2.涉密档案的复印和传输必需得到相关领导的书面批准，并依照安全要求进行处理。

3.涉密档案应采取物理、技术和管理等多重手段保障信息的安全，并定期进行安全评估。

六、档案登记1.全部档案必需登记入册，并依照档案编号和存档日期进行记录。

2.档案的登记应包含档案编号、档案名称、存档日期、归档部门及人员等相关信息。

3.档案登记人员应依照相关规定对档案进行标识，并保证登记记录的准确性和及时性。

七、档案销毁1.档案销毁必需经过严格审核，并依照相关法律法规和企业规定进行处理。

2.涉及个人信息的档案销毁，应符合相关法律法规要求，并采取安全可靠的方式进行销毁。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范文（三篇）

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范文一、引言档案是组织和个人工作活动的记录和见证，对于保障公共利益、维护社会秩序、促进社会发展具有重要作用。

为了保证档案管理工作的规范性和高效性，制定档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，是保证档案管理工作顺利进行的基础。

二、归档制度1. 归档责任人归档责任人是指承担将纸质档案及电子档案纳入档案系统并进行归档工作的人员。

其职责包括：规划归档方案、组织归档人员、制定归档标准、整理归档资料、登记归档信息等。

2. 归档流程归档是档案管理的关键环节，应按照以下流程进行：（1）整理档案资料：将纸质档案和电子档案按照一定的顺序整理分类，确保档案的完整性和可检索性。

（2）编制归档清单：对已整理好的档案资料编制清单，包括档案编号、文件题名、所属部门、归档日期等信息。

（3）纳入档案系统：将归档资料按照清单信息纳入档案系统中，形成档案馆或档案室。

（4）登记入册：对纳入档案系统的档案进行登记入册，包括档案编号、文件题名、归档日期等。

（5）存放保管：将归档的档案按照规定的存储条件和环境进行保管，确保档案的安全性和完整性。

三、保管制度1. 保管责任人保管责任人是指负责档案保管工作的人员，其职责包括：对档案室、档案馆的环境进行监督和管理、保证档案的安全、防止档案的灭失或损毁。

2. 保管条件为了保证档案的安全和可持续保存，应提供适宜的保管条件，包括：温湿度适宜、通风良好、无害虫侵扰、防火措施得当等。

3. 保管措施为确保档案的完整性和安全性，应采取以下措施：（1）定期巡查：保管责任人应定期（如每月）对档案室、档案馆进行巡查，检查保管环境和相关设施是否完好，及时消除安全隐患。

（2）防火措施：建立档案室、档案馆的防火制度，包括安装灭火器材、定期组织防火演练等。

（3）防盗措施：采取安全技术措施，如视频监控、门禁系统等，保护档案的完整性和安全性。

（4）防潮防霉措施：保管责任人应定期检查保管环境的湿度情况，及时处理潮湿环境，防止档案受潮、发霉。

会议记录与归档规定

会议记录与归档规定会议记录是组织会议过程中不可缺少的一部分，它用于记录会议的议题、决策、行动计划以及与会人员的发言等内容。

会议记录的准确性和完整性对于后续工作的开展至关重要。

为了规范会议记录的管理，确保会议信息的有效归档和利用，制定以下会议记录与归档规定。

一、会议记录的分类为了便于管理，会议记录根据其内容和用途可以分为主要记录和附属记录。

1. 主要记录主要记录是指会议的正式记录，内容主要包括会议议题、决策、行动计划等重要内容。

每一次会议都应有一份主要记录作为会议的正式文件，由主持人或指定的记录人负责记录。

2. 附属记录附属记录主要包括与会人员发言摘要、提案、报告、图片等补充资料。

附属记录可以作为主要记录的补充，用于详细记录会议的信息，但是并不具有正式文件的性质。

二、会议记录的格式为了便于阅读和存档，会议记录应符合一定的格式要求，具体如下：1. 标题会议记录的标题应明确、简洁，并表明会议的日期和地点。

例如：“XX公司董事会会议记录 - 2022年1月1日”，或“项目进展会议记录 - 2022年2月1日”。

2. 出席人员在会议记录中需要明确列出出席会议的人员名单，包括主持人、与会人员、记录人等。

3. 会议议题按照会议的议程逐一列出会议的议题，每个议题应包括标题、简要描述和详细内容。

可以使用编号或标题加以标识，以方便查阅。

4. 发言记录对重要的发言进行记录，包括发言人姓名、发言内容和相关讨论。

需要特别注意的是，对于较长的发言内容，可以进行摘要，但必须准确概括原意。

5. 决策记录对会议进行的决策进行明确记录，包括决策的内容、决策的原因以及决策的结果。

6. 行动计划针对会议讨论的议题，记录制定的行动计划，包括任务、责任人和截止日期等。

7. 会议结束在会议记录的末尾，要注明会议的结束时间，以示完整。

三、会议记录的归档管理会议记录的归档管理是确保会议信息的管理和利用的重要环节。

具体规定如下：1. 归档责任人由专人负责会议记录的归档工作，确保会议记录能够及时整理、归档，并建立相应的档案管理系统。

归档与记录管理制度

归档与记录管理制度一、前言为了规范企业文件的管理，确保信息的有效保管和便捷查阅，提高工作效率，保护企业利益，特订立本归档与记录管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全部部门、员工，以及其他涉及公司文件归档和记录管理的工作。

三、文件归档管理1. 定义文件归档是指将已处理和已审批的文件依照肯定的分类、命名方式和存储位置进行整理和保管的行为。

2. 归档流程（1）文件分类：依据文件的性质和用途，将文件分为管理类、财务类、行政类、人力资源类、工程类等不同类别。

（2）归档命名：为每个文件设定规范的文件名，包含文件分类、日期、文件名称等信息，以便于查找和识别。

（3）归档存储：将归档文件依照设定的目录结构和存储方式进行保管，可以选择电子归档或纸质归档，具体方式由部门负责人决议。

（4）归档备份：对紧要文件进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。

3. 归档责任（1）部门负责人：负责监督本部门文件的归档工作，并确定归档流程和规范。

（2）文件管理员：负责具体的文件归档工作，包含文件的分类、命名、存储和备份等。

（3）员工：依照规定的流程和要求将文件及时交给文件管理员进行归档。

4. 归档要求（1）文件完整性：归档文件应包含完整的文件内容，不得删除、窜改或丢失任何紧要信息。

（2）文件可查阅性：归档文件应具备良好的可查阅性，包含文件索引、目录结构、文件标签等，便于查找和使用。

（3）电子文件备份：对于电子归档的文件，应定期进行备份，并确保备份数据存放在安全可靠的位置。

（4）纸质文件存储：对于纸质归档的文件，应选择干燥、防尘、防火、防潮的存储环境，避开损坏和丢失。

四、记录管理1. 定义记录管理是指对企业各类活动、事务进行记录、整理、保管和查询的管理工作。

2. 记录流程（1）记录内容：对涉及到紧要决策、会议纪要、工作报告、合同协议等文件进行认真的记录。

（2）记录方式：可选择电子记录或纸质记录，依据具体情况确定使用哪种记录方式。

（3）记录存储：对记录的文件依照肯定的分类、命名方式和存储位置进行整理和保管。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度模版（3篇）

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度模版一、引言本制度的目标是规范公司档案的归档、保管、借阅、保密、登记及销毁工作，确保档案的完整性、准确性和安全性。

通过制度的实施，提高公司档案管理的效率和规范性，保护档案的安全和完整性，提供及时、准确的档案信息和服务。

二、适用范围本制度适用于公司内所有与档案管理相关的人员，包括档案管理员、管理人员、员工等。

三、档案归档1. 归档原则根据档案的种类和属性，确定归档原则，分为按时间顺序、按事务性、按功能性、按逻辑关联等原则进行归档。

2. 归档程序（1）确定档案的标识符，并填写档案目录表；（2）按照归档原则进行分类和整理；（3）编制目录并装订；（4）将档案正确放入封存盒，并写明封存标签；（5）在档案目录表中登记相应信息。

四、档案保管1. 保管环境档案保管室应保持干燥、通风、恒温、防潮、防尘、防火的环境，并配备适当的消防设备和防盗设施。

2. 档案柜（1）档案柜应符合安全、防火、防水等要求；（2）档案柜应定期检查和维护，确保其功能完好。

五、档案借阅1. 借阅权限档案的借阅需要事先申请，并且获得相关部门或人员的批准。

个人只能借阅与其工作相关的档案。

2. 借阅手续（1）借阅人员填写借阅申请表，注明借阅的档案名称和借阅期限；（2）档案管理员审批并记录借阅信息；（3）借阅人员凭借阅证件到档案保管室领取档案。

六、档案保密1. 保密意识所有参与档案管理的人员都应具备保密意识，保护档案信息的机密性。

2. 保密措施（1）档案管理人员签署保密协议，并按协议要求执行；（2）档案保管室实行门禁管理，只有经过授权的人员才能进入；（3）档案借阅人员需要填写借阅申请表，并在还档后交回。

七、档案登记1. 档案目录表（1）编制档案目录表，包括档案名称、分类、编号、归档日期等信息；（2）对于涉及到的重要档案，要同时编制电子档案目录表。

2. 档案流转记录档案流转过程中，要及时记录档案的流转情况，包括借阅、归还、交接等，确保档案的流转过程能够查证和追溯。

归档范围和保管期限(8号令)课件

BIG DATA EMPOWERS TO CREATE A NEW ERA
05
归档范围和保管期限的调整与使用
调整原则
完整性原则
确保归档范围和保管期限的调整能够完整地反映档案的实际情况，不遗漏任何重要的档案
资料。
稳定性原则
在调整过程中，应保持档案工作的稳定性，避免频繁变动，以确保档案工作的连续性和稳定性。
底稿等。
专门档案的保管期限根据具体档案类型和内容确定，一般也为长期或永久。
照片档案
照片档案主要包括各类活动中拍摄的照片和底片。
归档范围应包括反映单位发展历程、重大事件、重要人物等方面的照片。
照片档案的保管期限一般为长期或永久，对于特别有历史价值的照片，应永久保存。
声像档案
声像档案主要包括录音带、录像带、光盘等载体的文件资料。
准确性。
不定期检查
根据需要，对特定档案或特定问题进行专项检查，以加强监督力
度。
第三方评估
邀请专业机构或专家对档案进行评估，以确保归档范围和保管期
限的合规性。
THANKS
感谢观看
检查档案的保管期限是否按照《机关档案分类与号码》(DA/T13-94)标准以及本单位制定的保管期限规定进行标注，以确保档案得到妥善保管。
监督档案整理质量
检查档案的整理是否规范、有序，是否符合档案管理的相关规定，以确保档案的完整性和安全性。
检查方法
定期检查
定期对档案进行抽查或全面检查，以确保归档范围和保管期限的
声像档案的保管期限根据具体内容和实际需要确定，一般也为长期或永久。
归档范围应包括会议、活动、采访等的录音和录像资料。
02
保管期限

文件归档与保管制度

文件归档与保管制度第一章总则第一条目的为了规范企业的文件归档与保管工作，提高文件管理效率和信息安全性，订立本《文件归档与保管制度》（以下称为“本制度”）。

第二条适用范围本制度适用于本企业内全部文件的归档与保管工作。

第三条定义1.文件：指企业内产生的各类纸质文件、电子文件和其他载体上的文书资料。

2.归档：指依据肯定的规定将文件存放到指定的存档位置，并进行记录的过程。

3.保管：指对已归档文件进行定期检查、整理、防止丢失和损坏的相关工作。

第二章文件的归档第四条文件归档责任1.企业内各部门应指定专人负责文件归档工作，并明确其职责和权限。

2.文件归档责任人应具有肯定的文件管理和归档知识，能够娴熟操作归档系统。

第五条文件归档流程1.文件归档应依照订立的文件归档规定进行，包含文件的分类、编号、归档位置和归档期限等。

2.文件归档前，应进行文件整理、鉴定文件紧要性并进行密级标识。

3.文件归档后，应及时更新归档记录，并确保归档位置的安全性和可靠性。

第六条文件归档规定1.文件分类：依据文件性质、用途和管理需求，将文件分为公文、合同、报告、会议记录、档案等不同类别。

2.文件编号：采用统一的编号规定，标识文件的类别、年度和序号，确保每个文件都能独立编号并能够快速检索。

3.归档位置：依据文件的紧要性和保密级别，将文件存放在特地的文件柜、文件架或电子存储设备中，并进行记录。

4.归档期限：依据法律法规和企业内部规定，对文件的保存期限进行明确规定，并及时进行备案和更新。

第七条文件归档记录1.文件归档记录包含文件分类、编号、归档位置、归档责任人、归档日期等信息。

2.文件归档记录应及时录入归档系统，并定期进行备份和归档系统的维护。

第三章文件的保管第八条文件保管责任1.文件保管责任人应依照规定的时间和频率对已归档文件进行保管工作，并明确其职责和权限。

2.文件保管责任人应定期对文件进行检查、整理和修复，并确保文件的安全和完整性。

第九条文件保管流程1.文件保管应依照订立的文件保管流程进行，包含定期检查、整理、修复、借阅和销毁等环节。

医院病历归档与保管制度

医院病历归档与保管制度一、背景医院作为供应医疗服务的机构，承当侧紧要的卫生保健责任。

病历是医疗活动的紧要记录和依据，对于确保医疗质量、维护医患关系、保护患者权益具有紧要意义。

为了规范医院病历的归档与保管工作，订立本规章制度。

二、病历归档1. 归档责任部门医院的病历归档工作由医务部负责，设立病历归档室，特地负责病历的整理、归档和保管。

2. 病历归档流程（1）病历准备：医生在患者诊疗过程中及时书写病历，并将病历交由护士进行整理。

护士在录入电子病历系统后，将纸质病历和电子病历缴交给病历归档室。

（2）病历审查：病历归档室工作人员对缴交的病历进行审查，确保病历的完整性和规范性。

如有问题，及时与医生或护士进行沟通和增补。

（3）病历归档：经过审查的病历将依照患者的就诊号码进行归类，并采用数字化存储方式进行归档。

（4）归档备份：病历归档室工作人员将归档完成的病历进行备份，并妥当保管在安全的存储设备中，确保数据的安全性和可靠性。

三、病历保管1. 保管责任部门医院的病历保管工作由病历归档室负责，确保病历的安全可靠。

2. 病历保管要求（1）安全存储：病历归档室设立特地的病历保管区域，保证病历的安全存储。

同时，采取措施防止火灾、水灾等意外事故对病历的损毁。

（2）严格授权：只有经过授权的医务人员才略进入病历保管区域，并依照规定的流程借阅病历。

借阅者必需填写借阅登记表，同时保证病历的完整性和保密性。

（3）定期检查：病历归档室定期对病历进行检查，确保病历的完整、清楚和无遗漏。

如发现问题，及时进行整改和增补。

（4）归档销毁：依据法律法规的要求，医院病历在归档保管期满后，需要进行销毁。

病历归档室应严格依照规定的程序进行销毁，并保存相应的销毁记录。

四、病历取得1. 借阅申请（1）医务人员在进行病历借阅前，必需填写借阅申请表，明确借阅的目的、内容和时间。

（2）病历归档室工作人员对借阅申请进行审查，审核通过后方可借阅病历。

2. 病历借阅（1）借阅者在前台领取借阅的病历，并在借阅登记表中填写相关信息。

病历归档和保管管理制度

病历归档和保管管理制度为了规范医院病历归档和保管工作，保护医疗信息安全，提高医院服务质量，特订立本制度。

一、病历归档1.1 病历分类1.门诊病历：包含门诊就诊和门诊手术的病历；2.住院病历：包含急诊住院、择期住院的病历。

1.2 病历整理1.门诊病历：主治医师负责整理患者门诊病历，依照患者就诊日期的先后次序归档；2.住院病历：主治医师负责整理患者住院病历，依照患者入院日期的先后次序归档。

1.3 病历归档流程1.接诊医生在患者就诊后，负责填写病历首页和相关医疗表格；2.医生依据患者的情况，认真记录病史、诊断结果、治疗方案等信息；3.归档人员负责将已完成的病历整理归档，并记录在病历归档登记册中；4.主治医师可在病历上签署，并批准录入电子病历系统；5.归档人员及时将归档完成的病历送往病案室，交由病案室负责保管。

1.4 病历保管1.病案室负责对病历进行管理和保管；2.未经批准，任何人员不得私自借取、拷贝、传阅病历；3.病案室应设有监控摄像，并定期检查病历保管区域的安全情况；4.病历保管区域应设防火、防潮、防尘等设施，确保病历安全；5.病历应按患者姓名、患者编号等信息分类存放，方便查找；6.病历密级较高的，病案室应订立相应的保密措施，如单独存放、限制访问等。

1.5 病历检索1.医院人员需要查阅病历的，应供应有效的申请料子，并在病案室完成查阅登记；2.病案室应在规定时限内供应相应病历的复印件，并记录复印信息；3.病历的原件在查阅结束后应及时归还病案室。

1.6 病历销毁1.病案室应对已经规定保管期限的病历进行销毁；2.病案室应订立病历销毁流程，确保病历销毁的安全和合规；3.销毁病历应搭配相关部门进行，确保文件安全、彻底销毁。

二、病历传输和共享2.1 病历传输1.传输方式：通过内部网络、加密邮件等安全通道传输电子病历；2.传输目的地：仅允许传输给供应医疗服务的授权单位或人员。

2.2 病历共享1.共享授权：医院应与患者签订知情同意书，取得患者授权后方可将其病历共享给其他医疗机构；2.安全保障：在病历共享过程中，应确保病历信息的安全性和隐私保护。

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（4篇）

档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度是一个组织或机构管理档案的重要方面。

它们的有效实施能够确保档案的完整性、安全性和可访问性。

在下面的文章中，我们将详细介绍档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度的重要性和具体实施方法。

首先，档案归档制度是指将文件整理、分类并按照一定规则进行存放的过程。

一个良好的档案归档制度能够确保档案的可管理性和可检索性。

在建立档案归档制度时，需要制定一套统一的档案编码和分类标准，以便于对档案进行快速定位和访问。

此外，档案还应按照一定的时间周期进行整理和归档，以保证档案的及时性和准确性。

其次，档案保管制度是指对档案进行安全保管的一系列规定和措施。

档案的保管涉及到档案的物理安全和网络安全两个方面。

在物理安全方面，需要确保档案存放的场所干燥、通风，并防止火灾、水灾等自然灾害的侵害。

在网络安全方面，则需要确保档案的电子存储设备和网络系统的防火墙、密码控制等安全性措施的有效性。

此外，档案保管还需要明确责任人，并进行定期巡检和备份，以保证档案的安全性和完整性。

另外，档案借阅制度是指机构内部人员或外部人员借阅档案的一系列规定和流程。

档案借阅需要建立一套借阅申请和审批的制度，明确借阅的目的和时间，并通过签字确认的方式保证借阅档案的责任和安全性。

在进行档案借阅时，还应建立档案借阅的记录和档案流转的追踪制度，以便于及时掌握档案的去向和使用情况。

同时，档案保密制度是保障机构档案安全的重要一环。

机构档案中包含着大量的敏感信息和商业机密，因此需要制定一系列的保密规定和措施，以确保档案的保密性。

在档案保密制度中，需要明确保密级别的划分和权限的控制，建立有效的存储和传输加密机制，并制定档案保密责任制度，对档案保密人员进行培训和定期审查。

此外，档案登记制度是对档案进行登记和管理的一种制度。

档案登记是对档案的基本信息进行记录和管理，包括档案的名称、编号、所属部门、归档时间等。

通过档案登记制度，可以快速准确地了解机构档案的存储情况和历史沿革，为档案的管理和利用提供便利。

记录保管与归档制度

记录保管与归档制度1. 背景与目的为了规范公司内部各类文件、记录的保管与归档工作，确保紧要信息的安全和便捷的查阅，提高工作效率和信息管理水平，订立本《记录保管与归档制度》。

2. 适用范围本制度适用于公司全部部门和员工。

3. 定义•记录：指公司内部产生的各类文件、资料、报告、合同、会议记录等书面或电子形式的信息资料。

•归档：将已完成的记录依照肯定规定整理、分类并妥当保管的过程。

•归档件：已完成归档的记录。

•年度归档：将一年内的归档件整理成档案，进行长期保管。

4. 录入与归档流程4.1. 录入流程1.每个部门负责确定录入记录的责任人，并向其进行培训，确保其了解相关申请表格和录入要求。

2.录入记录的责任人应将已完成的文件整理成纸质或电子版，并填写相应的申请表格。

3.录入记录的责任人应将录入的记录提交给主管领导进行审核，并确保审核通过后进行下一步的归档工作。

4.2. 归档流程1.归档记录的责任人应依照公司规定的分类标准，将录入的记录进行分类，并依照时间次序进行排序。

2.归档记录的责任人应将归档的文件进行编号，并填写归档清单。

3.归档记录的责任人应将归档的文件放置在指定的归档柜中，并确保其有明显的标签和防尘措施。

4.归档记录的责任人应将整理好的归档清单和柜内文件的位置进行登记，并上报给主管领导进行备案。

5. 归档期限和销毁5.1. 归档期限1.归档期限依据不同类型的记录而定，具体期限由各部门依据相关法律法规和公司政策进行确定。

2.归档期限到期后，归档文件应进行年度归档处理。

5.2. 年度归档1.每年底，部门负责归档的责任人应将一年内归档期限到期的文件整理成档案，并依照档案号和文件标题进行排序。

2.年度归档完成后，归档责任人需编制档案目录和文件清单，并上报给主管领导进行审核。

3.年度归档完成后，归档责任人应将档案依照规定的保管方式进行存放，并在归档柜上标明文件名称、档案号和归档年份。

5.3. 销毁1.归档文件保管期限到满，则应依照公司规定的销毁时间进行销毁。

按国家档案局13号令要求制定：机关档案分类方案、归档范围、保管期限表

按国家档案局13号令要求制定：机关档案分类方案、归档范围、保管期限表机关档案分类方案、归档范围和保管期限表分类方案门类类别：1.党类2.群众类3.文书档案类4.综合类5.业务类归档范围1.本级机关会会议文件材料、选举结果；参加上级机关党务工作会议材料重要的：永久保管一般的：10年保管2.本级机关关于党的建设及党员干部表彰、处分等工作的计划、总结、决定、通知重要的（含警告以上处分）：永久保管一般的（含警告处分）：30年保管3.上级机关有关党务工作的来文重要的：永久保管一般的：30年保管4.本级党组（党委）会议纪要、记录；本级决定、重要通知；党组记录及发言材料；党组中心组研究记录及其他材料；本级机关党员花名册、党团员统计年报表、组织关系介绍信存根永久保管5.本机关工青妇工作的文件材料重要的：10年保管一般的：永久保管6.本级机关召开的综合性工作会议材料请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、典型发言材料：永久保管会议简报、书面交流材料等：30年保管7.本级机关召开的专题性会议材料重要的：永久保管一般的：10年保管8.本机关行政办公会议、专题会议纪要、记录永久保管9.上级机关召开的综合性会议材料；上级机关、同级机关召开专题会议材料；本级关于机关管理、人事教育、老干、后勤管理等工作的请示、批复、规定、意见、通知、函等；上级机关、同级机关关于机关建设、人事教育、老干、后勤管理等方面来文；下级报送的综合性文件材料重要的：永久保管一般的：30年保管10.本级机关干部职工名册、人事关系介绍信存根、干部定期统计表；本级机关综合性的工作计划、规划、总结年度和年度以上的：永久保管年度以下的：10年保管11.XXX、XXX提案办理答复意见主办的：永久保管协办的：10年保管12.本级机关处理人民来信来访的材料有领导指示或处理结果的：永久保管一般的：10年保管13.本级机关行政关系介绍信存根、使用印章登记簿永久保管14.本机关文书档案移交清册永久保管15.同级或下级的来文、来函10年保管机关档案分类方案、归档范围和保管期限表分类方案1.党类2.群众类3.文书档案类4.综合类5.业务类归档范围1.会会议文件材料、选举结果；参加上级机关党务工作会议材料重要的：永久保管一般的：10年保管2.关于党的建设及党员干部表彰、处分等工作的计划、总结、决定、通知重要的（含警告以上处分）：永久保管一般的（含警告处分）：30年保管3.上级机关有关党务工作的来文重要的：永久保管一般的：30年保管4.党组（党委）会议纪要、记录；重大决定、重要通知；记录及发言材料；中心组研究记录及其他材料；党员花名册、党团员统计年报表、组织关系介绍信存根永久保管5.工青妇工作的文件材料重要的：10年保管一般的：永久保管6.综合性工作会议材料重要的：永久保管一般的：30年保管7.专题性会议材料重要的：永久保管一般的：10年保管8.行政办公会议、专题会议纪要、记录永久保管9.上级机关综合性会议材料；上级机关、同级机关专题会议材料；关于机关管理、人事教育、老干、后勤管理等工作的请示、批复、规定、意见、通知、函等；机关建设、人事教育、老干、后勤管理等方面来文；下级报送的综合性文件材料重要的：永久保管一般的：30年保管10.干部职工名册、人事关系介绍信存根、干部定期统计表；综合性的工作计划、规划、总结年度和年度以上的：永久保管年度以下的：10年保管11.XXX、XXX提案办理答复意见主办的：永久保管协办的：10年保管12.处理人民来信来访的材料有领导指示或处理结果的：永久保管一般的：10年保管13.行政关系介绍信存根、使用印章登记簿永久保管14.文书档案移交清册永久保管15.同级或下级的来文、来函10年保管项目档案三级类目按研究方向或者学科设置）2.科研项目的研究报告、调研报告、实验数据、论文、专利、成果鉴定证书等相关材料3.科研项目的经费管理、使用、结算等文件材料4.科研项目的参与人员名单、科研成果转化、推广、应用等相关材料以上材料按照重要程度分别保存永久、30年、10年或者5年。

记录管理制度模板

记录管理制度模板一、目的为确保各项管理工作有序、高效进行，规范记录管理，提高记录质量，为公司决策提供准确、完整的数据支持，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门在日常工作中产生的各类记录管理，包括行政、人事、财务、生产、销售、研发等各个方面。

三、职责与分工1. 各部门负责人对本部门记录管理工作负责，确保本部门记录的真实性、准确性和完整性。

2. 行政部负责公司整体记录管理的监督和指导，对各部门的记录管理工作进行定期检查。

3. 各部门指定的记录管理员负责本部门记录的收集、整理、归档和保管。

四、记录管理要求1. 记录内容（1）记录应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改、遗失。

（2）记录应具有可追溯性，便于查找和查阅。

（3）记录应包含但不限于：工作计划、工作总结、会议记录、报表、文件、档案等。

2. 记录格式（1）公司统一制定记录模板，各部门根据实际情况进行调整。

（2）记录格式应规范、清晰，便于阅读和理解。

（3）记录应采用公司规定的文字和计量单位。

3. 记录填写与审核（1）记录应由当事人或指定人员填写，确保信息准确无误。

（2）填写完毕后，由部门负责人或指定人员进行审核，确保记录的真实性和完整性。

（3）审核通过的记录应及时签字确认。

4. 记录归档与保管（1）各部门应按照公司规定的归档要求，对记录进行分类、整理、归档。

（2）归档后的记录应由记录管理员负责保管，确保档案安全、有序。

（3）公司行政部应定期对归档记录进行抽查，确保归档质量。

5. 记录借阅与销毁（1）记录借阅应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，由记录管理员办理借阅手续。

（2）借阅人应妥善保管借阅记录，不得随意涂改、损坏，并在规定时间内归还。

（3）记录销毁应遵循公司规定，经部门负责人审批，由记录管理员负责实施。

五、监督与检查1. 公司行政部应定期对各部门的记录管理工作进行监督检查，发现问题及时纠正。

2. 各部门应积极配合公司行政部的检查，对检查中发现的问题进行整改。