进出口部管理制度

进出口部管理制度

为严格执行质量体系文件，确保质量体系持续有效运行，提高供应人员的素质及业务知识，使本部门有章可循并促进企业健康发展，特制定以下管理制度。

一、卫生制度

搞好室内卫生，桌椅无尘土，各种报表、资料摆放整齐，窗明几净，地面整洁，墙壁无污物，做好卫生区内的卫生，场地无杂物，雨雪后及时清扫积水。

二、接待制度

客户来公司要热情接待，语言文明，来公司的客户需找相关部门配合的手续；有供应部的人员协助办理，并且善始善终，实行首问负责制，做到事事有人管，事事有结果，接、打电话要用文明语言，如：您好、对不起、请稍候，谢谢等语言。

三、考勤制度

按办公室要求，一日两点名，迟到一次罚款拾元，，一日两签退，否则一次罚款伍元，有事请假，凭请假条，经本部门同意交办公室备查，私自离厂按旷工处理，每次罚款30元，并予当天上交财务。夜间值班必须两人（含两人）以上，且不许外出，如有违反每次罚款20元。

四、采购制度

1、采购以招标管理方法为主，坚持公开、公正、公平的原则，零星采购应比价采购，以物美价廉为采购目的，坚持在合格供方名单内进行采购，特殊情况经本部门负责人同意后，方可在合格供方名单外采购。

2、自提货物时要办好包装，托运一切手续，防止货物的损耗，并处理好包装物的回空，所发回物资在验收过程中发现质量问题时，应积极配合有关部门，查明原因，及时处理。

3、不合格品，由具体检验部门出具书面报告，采购员凭书面报告做退货处理。严格执行财经纪律，严禁贪污、挪用公款，每月积极同财务核对个人帐目，杜绝与客户有不正当的交易，现金采购时需两人同行。

4、强化效益观念，逐步建立采购成本的核算体系，在保证原材料质量的前提下，努力降低采购成本，做到物美价廉，多做市场调查，加大信息量的储存；做好同一品种在不同时期的价格变化情况，撑握采购成本的变化。

5、合理的计划安排，适时采购，使供应工作更科学化、合理化、程序化，努力做到：供货及时率95%以上，供货合格率95%以上。

五、处罚制度

1、为了公司生产一线的正常运转，进行了明确分工，但是分工不分家，分工目的明确责任到人，谁出现问题谁负

责，处罚责任人。

2、必须按计划单采购物资（特殊情况增加采购计划，分管领导电话通知）。一般采购错误，罚责任人30元。因采购物资不及时，耽误生产，罚责任人100元，分管科长50元，分管副总50元。造成重大损失或经济严重，写出书面报告。一是罚款处理，二是开除，分管科长和副总罚款或降职等。

3、在业务正常进行的情况下，大部分客户分为月中或月底月初结算，为严格付款把关，应付款计划由郝科长做计划后，报分管副总把关。如有资金安排失误，罚科长50元，行管副总30元，造成经济损失，按金额的损失大小报公司处理责任人。

4、不能及时掌握市场、产品价格、产品质量、不了解市场趋势或信息有误，罚供应科长50元，分管副总30元。价格没有随市场行情及时调整，使质差价高的物资进入厂内罚供应科长50元，分管副总30元。

六、供应部内部工作流程及相关制度

为了进一步作好供应部采购工作,充分发挥内部人员积极性,作到分工明确,责任到人.现草拟供应部内部工作流程及相关规章制度：

（1）、每周保管部把采购计划报到供应部后，供应部负责人应及时把采购计划分解到分管负责人，此刻开始到本次

采购完成期间做好统筹规划工作，以确保按时采购，及时采购。

（2）、分管负责人接到采购计划后应根据采购计划和到货时间在合格供方内及时联系、实施采购工作，以确保及时到货。

（3）、分管负责人如遇影响不能及时采购的任何情形均应做好记录(如因订做、邮购、降低采购成本、市场等原因)、存档、保存完好备查并且积极寻求解决办法及时解决，努力之后仍不能及时解决的应及供应部负责人报告以寻求获得帮助和协调。

（4）、供应部负责人接到报告后应及时做好记录、整理、帮助、协调、备案、存档工作。

（5）、供应部负责人如遇不能自主决定或需协调等事宜应及时向上一级领导汇报，以确保问题及时解决，同时做好记录、备案、存档工作。

（6）、供应部负责人应每天早上开一次工作例会做好调查、部署工作，当天下午下班之前开次碰头会了解一下职员当天的工作状况。

（7）、在每次采购计划规定最后到货时间前两天，供应部负责人应做好本次采购计划的小结工作以查漏补缺预防漏购。分管负责人应积极配合领导工作确保工作顺利进行。

（8)、供应部人员把除涉及项目部以外的各类工作资料

(如采购计划表、采购计划分解表、问题解决记录、客户档案、内审资料、外审资料等)应每周一次交给内勤分类保管, 供应部人员如需使用、查看各类资料应向内勤索取, 供应部人员应积极配合内勤工作,请勿乱拿乱放。如有违反者科室通报，严重的视情况处以罚款。

(9)、供应部负责人应监督、督促、积极配合整个工作流程的顺利衔接与完成,积极协助分管负责人作好工作,积极与分管负责人一起完成与分管负责人相关各项谈判工作,如有工作失误、失职、玩忽职守、徇私舞弊现象影响采购时间、质量应视实际情况承但采购不及时、不合格的责任。

(10)、分管负责人应积极认真完成采购、记录、上报、谈判、认真完成各项工作, 如有工作失误、失职、玩忽职守、徇私舞弊现象影响采购时间、质量应视实际情况承但采购不及时、不合格的责任。

(11)、分管负责人在一月之内没有因任何因素出现采购不及时、不合格现象的,对其奖励20元；

（12）、如需订做、邮购，应写明实际所需时间，按实际所需时间及时进货；在正常所需时间不能及时采购的对其处以15元罚款，负责人有责任的对供应部负责人处以10元罚款。

（13）、由于降低采购成本、市场等因素影响进货情形，应及时与供应部负责人充分协商已取得最适宜的具体解决

方式，分管负责人应根据具体解决方式及时落实，不能及时落实的对责任人处以10元罚款，负责人有责任的对供应部负责人处以5元罚款。

（14）、对于因两人以上人员原因造成采购不及时、不合格现象，将根据实际责任大小追究所有参与此事人员的相应责任。

（15）、对分管负责人采购不及时、不合格问题处理不及时等现象供应部负责人应承担监督、督促、协调不到位的责任，根据实际情况与分管负责人一并承担采购不及时、不合格的责任。

（16）、如遇责任不易界定、责任人之间相互逃避责任以及不合格、不及时问题责任的最终承担由供应部负责人根据实际情况，公开、公平、合理的原则予以确定。对责任确定有异议的由分管副总决定。

（17）、供应部人员均应以正确的认识、积极的态度、高涨的工作热忱做好工作，团结合作、齐心协力共同开创供应工作新局面。