新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施

2013年12月第31卷第4期扬州教育学院学报

Journal of Yangzhou College of Education Dec．2013Vol．31，No．4

收稿日期：2013－08－20

作者简介：侯春兰(1966—)，女，扬州职业大学财务处会计师。

新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施

侯

春

兰

（扬州职业大学，江苏扬州225009）

摘要：会计电算化的实行，产生了许多机读数据与文件，赋予了会计档案管理许多新特点，同时也凸显

出会计档案管理中存在的问题。总结了新形势下会计档案管理的特点，剖析了现实工作中会计档案管理存在的问题，提出应该加深国家重视程度、提高人员素质、完善管理制度并进一步加大投入力度。

关键词：会计档案;管理制度;改善;措施中图分类号：G 275．9

文献标识码：A

文章编号：1008－6536（2013）04－0028－04

构建社会主义和谐社会，包含构建和谐的会计档案工作在内。然而，现实中，会计档案不受重视，整理不规范，保管不安全的现象时有发生。随着市场经济的发展和计算机技术的普遍应用，会计档案管理也进入一个全新的时期。新的时期给会计档案业务和管理带来了新的技术、方法与概念的冲击。特别是实行会计电算化以后，会计档案的内容和载体等都发生了很大的变化，给会计档案实体管理和信息开发带来了新的机遇与挑战。如何做好新形势下的会计档案管理工作值得认真探讨。

一、会计档案管理工作的重要性

真实、完整的会计档案是反映、监督、参与本部门经营管理决策的重要信息资源，对于本部门本单位的经营管理具有重要的支持保证和促进作用。可以传递管理规划、控制和决策过程中所发生的经济活动信息，从而维护活动双方的正当权益，也是有利于经济纠纷公正合理解决的有效法律证据。会计档案的信息化也可以减少错误，及时反映会计档案的质量，提高会计档案的现代化管理水平。正因如此，我们应当提高认识，会计档案作为重要的信息资源同部门的生存发展密切相关，关系到活动双方的切身利益和合法权益，已经提升到维护部门形象，构建和谐的社会关系和维护安定团结政治局面的重要地

位。因此，现代社会各行各业必须高度重视会计档案工作，抓好各项基础管理，深化信息服务的内容和层次，顺应时代的要求，充分发挥会计档案的作用。

二、会计档案管理存在的问题(一)会计档案管理制度滞后

1．会计档案归档制度不完善。目前会计档案管理制度的管理对象主要是以会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、数据结构、备份文件等新的会计档案信息载体，没有及时制定相应的管理办法。导致许多应该归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，最终造成了会计档案归档不完整。

2．会计档案保管、移交制度没有落实，责任不清。档案被随意摆放、翻动，造成档案丢失和泄密。大部分单位的会计资料，一般是谁负责的工作，会计档案资料就由谁装订成册，然后放在资料柜中。如果出差或调走，资料的使用就会遭到限制，离开岗位的人员对会计档案资料不说明、不移交，一走了之；接任的会计人员，不过问前任会计资料，责任不清。

(二)会计档案管理工作不到位

1．档案管理意识落后。一部分领导对单位会计档案的管理不够重视，不安排专人负责会计档案的

管理，不对现有工作人员进行必要的现代化技术知识培训，不引进现代化的会计档案管理人才。

2．工作人员不固定，缺少必要的计算机及网络维护人才。财务部门一般不设置专职会计档案管理岗位，大多由具体负责账务的会计兼任。电算化下的会计档案管理涉及到软件系统安全维护等一系列问题，但一般单位都只是对会计人员进行简单的培训，让其直接去负责系统的操作和维护，但管理与维护对他们而言非常陌生。

3．现代化程度不高，投入不足。随着计算机软硬件技术的成熟，档案管理已逐步向电子化、数字化的方向发展，大大提高了档案的科学管理水平和工作效率。但一些单位因为重视不够，投入不足，库房拥挤，现代化管理手段落后。有的甚至还无法做到计算机检索，仍停留在手工检索阶段，严重制约了电算化会计档案工作的进一步发展，影响整个会计档案管理工作大局。

4．相关表格、目录填写不完整，整理工作不到位。财会活动一经发生即生成档案，按照《会计法》，生成的档案应被及时整理立卷，装订成册。用电脑打印的活页账簿及报表应按规定填写账簿启用表、科目目录等。但实践中经常出现各月报表分散存放，会计档案移交时不移交手续等问题，往往将凭证、账簿等存入档案室了事。

5．鉴定销毁工作不到位。对保管到期的档案不按规定进行及时鉴定，有的领导因怕承担责任而对过期无保存价值的会计档案不进行销毁处理，造成存放的会计档案越积越多。

(三)会计档案利用不充分

随着市场经济的逐步发展，社会各个行业领域面临的市场竞争都日趋激烈，充分利用好会计档案将为本单位本部门的发展带来巨大的利益。但是现实管理中受以下情况的限制：

1．利用范围、方式的限制。受传统计划经济的影响，多数部门只重视对资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来检查和反思以往的经济管理活动，在一定程度上造成了会计档案资源的浪费。［1］

2．利用者范围的限制。由于会计档案利用制度中或多或少的存在过分强调保密，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度的发挥。［2］

三、加强和改善会计档案管理工作的措施

(一)建立和完善会计档案管理各项制度

1．建立和完善会计档案的归档制度。除根据《会计档案管理办法》规定的会计档案收集、归档的范围，对本单位产生的会计档案加以规范。重点应完善电算化资料归档制度，明确会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。

2．建立严格的档案安全保管制度。按规定要求选配素质高、专业技能强的管理人员和保管人员；配备适当规模的档案库、档案架和其它必要的档案设施；配备防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施，采取其他安全措施等。对存储在磁盘、光盘等计算机环境中形成的会计档案，还要注意防磁、防鼠咬，要制定专门的管理制度，特别是要形成电子会计档案管理制度和推行电子档案与纸质档案双套保管制度。逐步实现保管的规范化和标准化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。

3．合理运用保密制度，建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位的会计档案都是本单位历史记录的原始材料，在数量上一般是单份，且很多内容有一定的机密性，这就决定了要对会计档案实行保密制度，不得随意翻阅使用，在使用者的范围上也有了限制。对于会计档案的使用要求，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，但要办理登记手续。查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。鉴于保密的原则，利用的方式，可尽量采取在档案室内查阅的方式。如有特殊需要借出时，经单位分管领导批准，借出使用的期限也不宜过长。保证借出的档案完整地按时收回。实行会计电算化的，存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应认真检查，防止病毒感染。

4．建立严格、完善的会计档案销毁制度。会计档案的销毁是一项很严肃的工作，必须认真对待。保管期满的各类会计档案要求办理销毁手续，特别是对单位往来账的会计账簿及与之有关的会计资料的保存和核销，要慎之又慎。对已失去保存价值的档案要按照下列程序销毁：编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、销毁时间等内容；请示主管领导批准，负责人在会计档案销毁清册上签署意见；由档案管理人员、监督人员和经办人员在指定地点监销，销毁前按照销毁清册清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告单位负责人，同时销毁档案清册另行保管。