办公室机构设置方案及工作职责

办公室机构设置方案及

工作职责

IMB standardization office【IMB 5AB- IMBK 08- IMB 2C】

办公室机构设置方案及工作职责

一、办公室主任、副主任（3人：主任1名，副主任2名）

（一）主任岗位职责：

1.按照办公室工作职责范围主持学院办公室全面工作。

2.根据党委和行政领导的要求，研究制定本部门工作计划，统筹安排各项工作。

3.搞好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设，考核、督促工作人员落实岗位职责。

4.按照院领导指示及会议决定，审定办公室发布通告、通知及其他文件。

5.负责安全稳定工作、保密工作和信访工作。

6.及时签批上级领导机关的来文，督办和检查领导批示文件的贯彻执行情况，协调有关部门落实领导的批办事项。

7.根据党、政领导指示负责组织、协调各部门综合性工作。

8.组织安排党委会、院长办公会议日程及党政工作的重要会议，审定会议纪要并督办会议决定。

9.调查研究，主动了解与全局有关的情况和问题，提出解决办法，供领导决策参考。

10.负责组织接待上级机关或兄弟单位领导来校视察、参观、访问等工作。

11.指导外事办工作。

12.负责院领导通讯的管理，审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。

13.完成学院党、政领导交办的其他工作。

（二）办公室副主任岗位职责:

1.分管秘书科和信息档案科工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作，负责办公室人员考勤工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及党政重要会议、全校性大会、大型活动组织安排工作。

5.协助主任做好安全稳定工作和信访工作。

6.负责重要材料的起草和日常公文的审核工作。

7.负责机要保密工作和公章、介绍信的把关、使用。

8.负责办公室周工作、全院3周工作及领导接待日安排。

9.负责办公室网页管理及信息采集、调研工作。

10.负责学院大事记、年鉴及校史的编印工作。

11.负责学院档案工作，指导全院的档案业务。

12.完成领导交办的其他工作。

（三）办公室副主任（兼外事办主任）岗位职责:

1.分管综合科和外事办工作。

2.协助主任做好办公室人员思想政治工作和日常管理工作。

3.协助主任做好督办检查工作，贯彻和落实学院的各项决议和决定，做好信息反馈工作，为领导决策提供依据。

4.协助主任做好综合协调工作及重要活动的组织工作。

5.负责学院节假日、重大活动时的值班安排和总值班工作。

6.负责车辆的管理，保证学院领导及各部门的公务用车任务。

7.负责公务接待的组织协调和具体事务的安排。

8.负责学院对外联络和协调工作。

9.负责办公室办公用品、固定资产和院领导办公用品的管理工作。

10.负责公用通讯管理，协助有关部门做好全院全院办公设备的配置工作。

11.负责办公楼值班室、收发室的管理工作。

12.负责外事办工作。

13.完成领导交办的其他工作。

二、秘书科（3人：科长1名，文字秘书1名，内勤秘书1名）

（一）工作职责:

1.负责学院党委和行政发文以及院外来文、院内呈文等各类公文的规范化管理工作。

2.参与学院发展规划、工作要点、工作总结、领导讲话等重要文稿以及其它各类文字材料的起草工作。

3.负责协助办公室主任，分管副主任组织党委全委会、常委会、院务会、书记办公会、中心组学习等重要会议，安排会议议题，作好会议通知和记录，起草印发会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

4.参与全校性重要会议和重要活动的会务工作。

5.负责上级重要文件和学院重大决议执行情况的检查与督办工作。

6.负责日常党务、安全稳定与保密工作。

7.负责学院领导接待日、办公室周工作安排和全院阶段性工作安排。

8.负责学院及职能部门发文的初审工作。

9.负责学院办公室主页有关栏目的管理工作。

10.负责机要室和文印室管理工作。

（二）秘书科科长岗位职责：

1.负责制订秘书科的工作制度和管理办法，统筹安排秘书科的各项工作。

2.负责党委全委会、院长办公会会议通知工作，负责会议记录，起草会议纪要，检查落实会议决议的执行情况。

3.参与学院规划、工作要点、工作总结、领导讲话等各类文字材料的起草工作。

4.负责以学院党委、行政和办公室名义发文的初审工作。

5.协助分管领导做好安全稳定工作。

6.具体负责院领导接待日、办公室周工作和学院各部门三周工作安排。

7.负责对外办公自动化管理工作。

8.完成领导交办的其它工作。

（三）文字秘书职责：

1.负责院外各级党政系统来文和院内党政部门呈文的办理工作。

2.负责学院党政发文和办公室发文的登记、编号、分流、分发、打印、归档等工作。

3.负责党政收文和发文执行情况的检查、督办工作。

4.负责机要文件、资料的管理和保密宣传教育工作。

5.负责党政文件、材料的归档工作。

6.参与党政会议的通知、组织等会务工作。

7.参与党政公文、材料的起草工作。

8.负责书记、院长信件、资料的收取及发放工作。

9.负责机要室日常管理工作。

10.完成领导交办的其它工作。

（四）内勤秘书岗位职责：

1.负责学院印章、院领导名章及学院办公室印章的保管和使用，负责全院各处级单位印章的刻制工作。

2.负责学院事业法人证书、组织机构代码证、法人委托书、介绍信及便函的管理和使用。

3.负责院领导和办公室人员办公用品的管理和发放。

4.负责办公室库房的管理。

5.负责办公室工作人员的考勤。

6.负责党委会、院长办公会等重要会议会务工作。

7.负责接听办公室对外电话。

8.完成领导交办的其它工作。

三、信息档案科（3人：科长1名，信息档案秘书1名，档案员1名）

（一）工作职责：

1.负责围绕学院的中心工作，开展调查研究，为学院党委、行政决策提供依据。

2.负责学院信息报送和《学院领导参阅》等信息刊物的编辑工作。