常用公务文书写作和处理

案例探讨1
﹡关于恳请在***期间与***签订***协议的请示 ﹡关于成立***公司、承接***业务的请示 ﹡关于请求协助解决****贷款的请示 ﹡关于35kV东皇线1-52#申请报废的请示 ﹡关于公司领导上廉政党课的有关事项 ﹡汇报电力标准化工作 ﹡关于急需建设110kV曲江变电站的报告 ﹡关于上报《**市2012年农村电网改造升级工程10kV及以 下工程初步设计报告》的请示
讨论：以上标题问题出在哪里？
案例探讨2
× ×县人民政府关于核减征购粮指标
的请示报告
省政府领导、省委领导： 在中央的英明领导下，全省也出现了一派大好形势。…… 在中央和省的正确领导下，我县也出现了一派大好形势。…… 但是，由于天不作美，造成粮食严重减产，请省核减我县征购粮食 指标五百万公斤。 …… 二零× ×年×月×日
特殊公文文种示例
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公文的格式——基本规定
• 规定：“公文一般由份号、密级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、发文单位署名、成文日期、印章、附 注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、 印发日期、页码等部分组成。” • 这些基本格式当有者必须具备，不当有者 不得出现。
﹡确有必要，且符合国家的法律、法规及其他有关规定。 ﹡标题要规范（要件、标点、分行）。“关于颁发《出版文字作品报 层次较少 酬规定》的通知” ﹡观点明确、结构清晰。结构层次一般不超过四层。序数，第一层为 怎么办？ “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”（而非“1、” ） ，第四层为“（1）”。 ﹡人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文 字号 。引用外文应当注明中文含义。 ﹡应当使用国家法定计量单位（千瓦时）。 ﹡文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织 外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名 。（江西省电力公司培训中心——培训中心、亚太经济合作组织— —APEC等） ﹡公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语 、缩略 语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数码标识。（2010年全国发电量41,413亿千瓦时、额定电 压750千伏等 ） ﹡成文日期应当写明具体的年、月、日，用阿拉伯数字标注。
分享体验
第一部曲的“我们做了什么”，多用于 上级有布置、有要求的汇报，写这样的报 告，要少写或不写目的、意义和原因；“ 我们为什么要做”，则常常是自发地、创 造性地开展工作，是主动地对上汇报或对 下发动，这就需要把开展工作或活动的目 的、意义、原因叙述清楚。
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“十八大报告”、 年度工作报告、 “‘三集五大’体系建设 工作报告”是公文吗？
如果上级要答复 下级机关的报告， 用什么文种？
特别提示
﹡ 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越
级请示和报告。
﹡“请示”应当一文一事，不得一文数事。
﹡“报告”不得夹带请示事项。
﹡上行文结束语建议不用感叹号。
公文写作中要注意的几个问题
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公文的含义
公文有广义狭义之分 广义公文： 一切公务文书 狭义公文： 法定公文，即行政机关在行政管理过 程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书，是依法行政和进行公务活动 的重要工具。
为何要规范办文
＊不当公文酿恶果、惹争议、引烦恼
＊国际国内的新形势 ＊国家电网公司“二个一流”
＊单位员工素质提升需要
公文文种
《国家行政机关公文处理办法》规定行政
机关公文有13种：命令（令）、决定、 公告、通告、通知、通报、议案、报告 、请示、批复、意见、函、会议纪要 《中国共产党机关公文处理条例》中规定 的党的机关公文有14种：决议、决定、 指示、意见、通知、通报、公报、报告 、请示、批复、条例、规定、函、会议 纪要
请示、报告的应用
适用于向上级机关汇报 工作，反映情况，答复 上级机关的询问
工作报告
情况报告 答复报告
报 告
请示——适用于向上级机关请求指示、批准 这两个文种是对应关系 批复——适用于答复下级机关的请示事项
报告与请示的区别
﹡行文时间不同。（请示必须事前行文；报告可以 在事后或者事情发展过程中行文 ） ﹡行文内容不同。（请示的内容要求一文一事；报 告的内容可一文一事也可一文数事） ﹡行文目的不同。（请示的目的是请求上级机关批 准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是 让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指 导） ﹡处理方式不同。（请示属于“办件”，指上级机 关应对请示类公文及时予以批复； 报告属于“ 阅件”，没必要件件予以答复） ﹡行文重心不同。（请示属于请示性公文，侧重于 提出问题和请求指示、批准，说理为主；报告 属于陈述性公文，侧重于汇报工作，以叙述为 主） ﹡结束用语不同。（是否妥当，请批复； 特此报 告）
﹡熟悉工作过程，充分占有材料——要注意积累或收集以下八个方面的材料 ： a、工作的指导思想 b、背景材料c、历史材料 d、现实典型材料 e、对比材 料 f、数字材料 g、群众的认识或评价 h、产生的效果 ﹡总结出带规律性的认识 总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。写总结不能只停留在客观材料的罗 列上，要写出特色和亮点，“由此及彼，由表及里” ﹡表述实事求是，叙议得当 实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则 ﹡个人小结切忌面面俱到
正文主要内容
﹡过去时段取得的成绩（重点工作和影响大的工作先写） ﹡面临的问题或教训（分析原因） ﹡下一时段的工作打算（概述）
如何写出成绩
“四 子” 登 科 法
第一，“梳辫子”—把所做的主要工作归纳分 类 第二，“戴帽子”——归纳后，提炼出成绩观点 第三， “排位子”——把归纳出的成绩观点排序 第四，“填肚子”——展开论述
总结的性质和作用
是对已往的一段时间内某项工作、生产 、学习、思想的情况进行系统的回顾，通 过分析研究，作出客观的评价，肯定成绩 ，找出问题，得出经验教训，摸索出事物 发展规律，为发扬成绩，纠正错误，提高 认识，明确方向而写成的书面材料。 常用的小结、体会也属总结的范畴。
总结基本构架：
写作中应注意的事项
案例欣赏
﹡案例文积极进取应对挑战 科学发展再创辉 煌.doc
公文的语言运用
﹡准确 ﹡简明 ﹡规范 ﹡质朴 ﹡庄重
谢谢
祝朋友们事业顺利！
要重点写出自己收获较大、体会较深问题
总结标题集锦
﹡ 《× ×电力公司创先争优活动总结》 ﹡ 《一 年来的谈判及前途》 ﹡ 《走活三步棋，选好一把手》 ﹡ 《开国一年在西南》（邓小平） ﹡ 《以求实为本，靠实干立身，切实改进党委工作作风》 ﹡ 《紧密围绕中心，认真履行职能——局长工作部× × × ×年 工作总结》 ﹡《积极进取，应对挑战，科学发展再创辉煌——2009年工作 报告》（刘振亚） ﹡《全面深化“两个转变” 加快创建世界一流电网、国际一流 企业公司——2012年工作报告》（刘振亚） ﹡《深化“两个转变”，推进科学发展，加快建设“一强三优 ”现代公司——2013年工作报告》（秦红三）
讨论综合
﹡标题文种混用 ﹡标题分行失当 ﹡越级请示、多头请示（上行文只能有一个主送 机关） ﹡称谓不规范（除非领导特别交办的事情） ﹡用语不精练，空话套话多 ﹡行文数字使用不当 ﹡行文日期数字使用不当
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公司常用公文类别
按发文单位分： 公司党组公文、公司公文、党组纪检组公 文、办公室公文、部门公文、各单位党组 织公文、各单位公文、其他公文（工会、 团委公文等） 按发文形式分： 文件式公文、函件式公文（含便函式）、 特殊形式公文（纪要、办公通报）
公文示例
文件式公文 函件式公文
特别提示： 函件式公 文如果用 于临时性 事务行文， 则不需编 写文号， 但要用印。
公文主体的结构
公文写作基本要领
＊“一个中心”即一个中心思想(灵魂） ＊“三个基本点”（“三部曲”） （在一般情况下） ：
对下布置工作的公文（下行文）： 一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因； 二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项； 三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、 验收、奖惩等。 对上汇报工作的公文（上行文）： 一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”； 二要写明“怎样做的”； 三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。