立卷工作规范

北京邮电大学档案立卷工作规范

北京邮电大学档案立卷工作规范

一、立卷归档工作内容

立卷归档法律依据： 27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准

（一）预立卷

1、什么是预立卷；

各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《北京邮电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

2、预立卷工作内容：

收集材料，做好日常管理

材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。

收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。

平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。

∙鉴别。

对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。

∙归卷工作

将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。

∙预立卷类目的修改与调整

事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

（二）立卷归档分工

1、归档范围

27号令：第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

1.党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪

要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人

事管理、行政管理的材料。

3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、

奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家

档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

5.科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6

号)执行。

6.基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发

[1988]4号)执行。

7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)

的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、

原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材

料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

2、立卷归档分工

∙以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料等由校务办负责立卷归档，或者由校务办于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集整理，立卷归档；其它党委、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、电子、实物、人物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

∙上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由校务办负责归档。

∙归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。

∙党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由校务办分别立卷归档，由各职能部门起草或承办以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位的职能部门立卷归档。

∙各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前指定专人做好文件材料的整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。