巧用EXCEL提高工作效率

EXCEL常用快捷键操作
使用快捷键操作同样可提高工作的效率 CTRL+S：快速存盘 CTRL+F：快速查找 CTRL+L：将左邻单元格内容复制右边单元格 CTRL+D：将上邻单元格内容复制到当前 CREL+1： 快速调出单元格格式调整选项
在table_array参数框中选中sheet1的A1至B14 单元格，或直接框选标题栏的AB两列（更
多的列也可以），框选范围也会自动填写 到参数框中。
完成VLOOKUP函数
Col_index_num填写的是以查找范围为第一列计，想要在目 标单元格显示值的列数。
Range_lookup：0表示精确查找，1表示模糊查找
根据需要选择图表类型
选中子类型格式后点 下一步，会出现最后 图表的预览状态，确 认是需要的结果后继 续点下一步，否则请 调整数据区域，以达 到自己想要的结果。
在此选项卡里可对图表的一些参数进行调整 最终生成的图表
学习完本节请完成习题五
形成的图表可以复制后直接作为图片粘贴 在word文档中，使各类报告分析更显精彩
也可以直接在显示目标单元格内填写“=Vlookup （”然后点击“fx”按钮直接弹出函数参数对话框。
由上面的函数参数对话框我们可以看出一共需要 填写4组参数值。将光标在各个参数间移动，可看 到对该参数的说明，可以帮助理解这个函数的用 法。
当光标在lookup_value时，点击A1单元格，这个单 元格的坐标会自动填写到相应的参数框内，也可 以点击 ,出现单个参数对话框，同样点击单元格 后，按回车返回左上图片所示界面
透视表操作步骤
先查看整个数据表的格式是否工整，数据 类型及格式是否一致。
在菜单上选择“数据透视表”
默认情况下软件 会自动选择数据 区域，如果需要 可以自己框选透 视数据源。
在步骤3时请点 选布局按钮对最
终想要的数据布 局格式进行调整
将布局向导右边的分类字段用鼠标左键点 中拖放至对应的行与列中，将想要统计的 数据拖放至数据区。
点中任一行标题中的汇总项，右击后弹出 如图所示菜单，点击隐藏。
调整完后的效果
学习完本节请完成习题四
图表制作
用图表显示趋势比数据更加容易加深印象， 在报告及演示文稿适当地使用图表来代替数 据分析表显得更加专业、简洁。
图表的形成同样需要数据的支持。
图表制作步骤
在菜单或快捷工具栏上找到图 表选项或按钮，点击后打开向 导。
行与列的所想要显示的数据根据自己的需 要自己决定，也可以不要列的统计，直接 要汇总数
数据框中的分析汇总有时会与我们想要的数据不一致，可 以双击数据区中的字段，对分析数据的类型进行修改。
点击确定回到步骤3的界面，最后点完成即可得到数据透 视表了。
在最后形成的透视表上，我们还可以根据 需要将对应的数据从“数据透视表字段列 表”中拖入和拖出进行修改。
巧用EXCEL提高工作效率
函数与公式的写法
点击选中单元格后，将光标移至fx处填写相 应的计算公式或函数，或双击单元格后直 接填写计算公式及函数。
函数与计算公式以“=”号开始，然后再写 计算公式
单元格的坐标表示
单元格座标以列为开头，行为结尾，如图 所示黑框显示的单元格坐标为“C5”，有时 我们会看到如右图所示的坐标方式“R5C3”
思考：文本组合与数据分列的用途
数据透视表
数据透视表:能够将筛选、排序和分类汇总等 操作依次完成，并生成汇总表格。在对大量 数据的整理与汇总能在瞬间完成，配合其它 的函数，使用好数据透视表可以极大的提高 数据的分析整理效率。
数据透视表的建立
首先是要有数据源，数据是统计的基础， 没有数据就谈不上统计分析。数据源即我 们需要进行分析的数据，这些分析的数据 的格式应当是统一的，中间没有断行与错 行，否则统计的结果将会有偏差。
语法：sum(数据1，数据2，…….)对数据求和
sum(数据1:数据2）对区间求和
+ - * /：运算符，分别对应加、减、乘、除
必须是在半角状态使用。
Sum函数示例
Sum(B2,D2)表示对B2与D2两个单元格的数值进行 选择性求和，这种写法在office2003中最多只支持 30个单元格，超过这个单元格值就不进行运算了。 Sum（A2:F11)表示对从A2至F11整个区域的数值进 行求和。Sum(A2:A11)表示从A2单元格至A11单元 格进行求和
改变坐标表示方式
我们可以在工具菜单的选项下打 开EXCEL的选项设置，在常规选 项卡下，将设置里的“R1C1”引用 样式的勾去掉，就恢复成常用的 坐标样式了。
公式可以引用单元格，与可以直接将数值
写在里面进行运算，上图所示的两种方式 得出的结果都是90，但使用单元格引用方式 更加灵活，改动相应单元格的值直接会对 计算结果产生影响。
该函数只返回从上至下 第一个匹配的值。
Biblioteka Baidu
用点选方式自动完成Vlookup函数
双击在需要显示查找值的单元格，填写“=”， 然后点击如图所示fx，弹出一个插入函数的 对话框，输入Vlookup后，点击转到按钮，会 交该函数及类似函数列出。
完成步骤
单击函数，会在下面列出该函数的用法及 说明，双击函数则进入自动完成函数的操 作对话框。
学习完本节请完成习题二
模糊查找
模糊查找就是在vlookup公式完成时不填 写最后一个参数，即只在函数参数对话 框中填写前3个对话框一。
思考：模糊查找与精确查找的用途，在 哪些工作中可以使用这个函数
文本组合:=(单元格1&单元格2&…….)
数据分列：将单元格里的数据或文本 按照一定的规律进行分离，分离后 产生的新数据会把原有数据覆盖。
错误求和的示例
数值左上角有绿色标识表示该值为文本格式， 需要转成数值格式才能参与运算
学习完本节请完成习题一
VLOOKUP函数
Vlookup 用途：此函数的功能是在给定区域的首列里查找目标数值，
然后返回目标数值所在行里某一列的相关值 语法：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_loo kup) lookup_value：查找的值或单元格 table_array：在什么范围里查找上述值 col_index_num：上述范围里以查找的值为第一列，要返回 值的列数 range_lookup:默认值为（ture或1）模糊匹配，false或0，精 确查找
数据透视表完成方法二
在需要作数据透视的源表上，在数据菜单 下选择数据透视表和数据透视图选项，弹 出操作向导，直接点击完成。
形成如果所示的一个空白透视表，根据需要把字 段拖放到对应区域，以获得自己想要的结果
字段列表中粗黑字体为已使用的字段项目
调整透视表，继续把需要的字段拖出来
完成数据透视表，根据需要，还可以将其 中的行标题上的汇总隐藏起来
使用函数及公式时必须在单元格里输入“=”+函数（公式），否则会当文本进行处 理
操作演示
精确查找
左图为一个配件清单列 表，右图中浅蓝色的标 识为对应的配件，想把 右边对应配件的价格列 出给左边，如果用人工 查找方式，在配件品种 不多时可以忍受，但品 种数多时效率就太低了。 使用VLOOKUP函数可 轻易地帮我们完成工作
图一
图二
图三
上面图示里图一里有“1118DA01-001”这个配件， 但在图二中没有显示出来，这是由于使用了自动 公式填充导致，图三为实际每个单元格的公式， 我们看到VLOOKUP查找范围的值是在变化的。
正确写法应加上 绝对引用符“$”， 否则查找范围会 自动向下。
切换引用方式快 捷键为：选中公 式中的引用范围， 按F4键
自动填充公式
当目标列或行是同一计算公式时，我们可以将光 标移动到填写好公式的单元格右下角，此时光标 由空心十字变成实心十字，按住左键不放，向下 或向右拖动，可以实现公式的自动填充，里面引 用的单元格会有自动变动，除非是在第一个公式 中加了绝对引用符“$”
常用函数及运算符
SUM：求和函数，可对值与单元格进行求和