首次业主大会召开及业主委员会成立指引

首次业主大会召开及业主委员会成立指引深圳市光明新区住房和建设局2017年10月一、关于首届业主大会召开条件及程序要求1、【首届业主大会召开条件】《深圳经济特区物业管理条例》第十九条第一款规定：符合下列条件之一的，应当召开首次业主大会会议，成立业主大会，选举产生业主委员会、通过管理规约、制定业主大会议事规则等事项：（一）物业出售且已经交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之五十以上的；（二）首套物业出售并交付使用满二年的。

2、【告知主体】建设单位或者物业服务企业应当自物业管理区域符合成立业主大会条件后六十日内书面告知物业所在地街道办事处，业主也可以书面告知物业所在地街道办事处。

3、【告知时应当提交的材料】《〈深圳经济特区物业管理条例〉实施若干规定》第二十五条规定：符合《条例》第十九条规定的业主大会成立条件的物业管理区域，其建设单位或者物业服务企业在书面告知物业所在地街道办事处时，应当提供以下材料：（一）物业管理区域划分备案回执；（二）业主清册、联系方式等资料*；（三）建筑规划总平面图；（四）《告知书》（见示范文本）*。

业主在书面告知物业所在地街道办事处时，应当提供以下材料：（一）《告知书》及业主房产证、身份证*；（二）符合召开业主大会条件的其他资料。

以上带*号项目为必须提供的材料。

二、关于首届业主大会召开过程中各主管部门的工作职责4、【区主管部门的工作职责】根据《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》第三条规定：区主管部门接受市主管部门的业务指导，履行辖区内下列物业管理监督管理工作职责：（一）指导街道办事处履行物业管理监管职责；（二）确认未能依法选举产生业主委员会或者业主委员会集体辞职的情形，责令严重违法的业主委员会限期整改、解散；（三）撤销违反法律、法规规定的业主大会、业主委员会的决定，撤销管理规约中违反法律、法规规定和显失公平的内容，决定管理规约中对特定业主显失公平的内容对该特定业主无效；（四）会同街道办事处处理物业管理区域划分的争议；（五）指导、监督和管理物业管理招投标活动；（六）办理物业管理区域、业主委员会及其委员、物业服务合同、物业管理招投标、管理规约、业主大会议事规则、业主大会和业主委员会印章、行业协会制裁、安全防范应急预案等备案事项；（七）批准协议选聘前期物业服务企业的申请；（八）依照《条例》以及其他有关物业管理的法律、法规、规章作出行政处罚等具体行政行为；（九）依法处理物业管理信访事项；（十）法律、法规、规章和市、区政府规定的其他物业管理监管职责。

区主管部门可以根据管理实际，委托街道办事处以区主管部门的名义办理前款第（六）项规定的备案事项和第（八）项规定的行政处罚，但业主委员会成立和行业协会制裁的备案除外。

5、【街道办事处的工作职责】根据《<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定》第四条之规定：街道办事处在区主管部门指导下，负责组织、协调业主大会成立及业主委员会的选举工作，指导、监督业主大会和业主委员会的日常活动，具体负责下列物业管理监督管理工作职责：（一）负责核实业主大会成立条件并组织、协调成立首次业主大会会议筹备组，指导筹备组开展筹备工作，依照本规定垫付筹备费用；（二）对未能依法选举产生业主委员会、业主委员会集体辞职、业主委员会被区主管部门解散、业主委员会不按规定召集业主大会会议且拒不执行限期召集决定的情形，组织召集业主大会会议；（三）对业主委员会主任、副主任无正当理由不召集业主委员会会议的，负责指定1名委员召集和主持业主委员会会议；（四）调查违反法律、法规规定的业主大会、业主委员会的决定，责令限期改正或者报区主管部门予以撤销；（五）业主委员会未依法完成换届选举的，监督业主委员会组织换届选举，或者组织换届选举；（六）代为管理已经解散或者任期届满但未完成换届选举工作的业主委员会的财物、资料；（七）组织召开街道物业管理联席会议；（八）依法处理物业管理信访事项；（九）法律、法规、规章和市、区政府规定的其他物业管理监管职责。

街道办事处应当明确机构、人员和工作经费，依法贯彻落实其物业管理监管职责。

社区工作站协助街道办事处开展物业管理相关工作。

街道办事处可以依法委托社区工作站办理物业管理相关事务，但受区主管部门委托的事项不得转委托。

6、【街道办事处核实并协调成立筹备组】深圳经济特区物业管理条例》第十九条第三款规定：街道办事处应当在收到书面告知后一个月内，负责核实并组织、协调成立首次业主大会会议筹备组。

街道办事处重点核实下列内容：（一）相关告知主体是否符合法律规定，如是否具有业主身份，是否为开发商或物业服务企业并已经提供了营业执照等主体材料；（二）业主大会条件是否成就，具体是指《深圳经济特区物业管理条例》第十九条规定的条件。

7、【委托】街道办事处核实后符合召开首次业主大会条件的，可以依法委托社区工作站办理首次业主大会召开相关事务。

8、【街道办事处公告】街道办事处在核实符合召开首次业主大会条件后，在物业管理区域内公示《关于召开首次业主大会并选举首届业主委员会的公告》。

三、关于首届业主大会筹备组推选的工作内容9、【公示推选业主筹备组成员公告】如街道办事处委托社区工作站组织召开首次业主大会的，社区工作站收到街道办事处的委托后，应在物业管理区域内公示《关于首届筹备组成员产生办法的公告》向全体业主推选筹备组业主代表。

10、【筹备组成员人数及推选方法】深圳经济特区物业管理条例》第二十条第一款规定：筹备组由五至七名成员组成，其中社区工作站负责人一名、建设单位或者物业服务企业代表一名、业主代表三至五名。

筹备组业主代表人数由社区工作站确定。

筹备组组长由社区工作站负责人担任。

筹备组中的业主代表由社区工作站在愿意参加筹备工作，且有一定人数业主（具体建议参照业主委员会候选人的推荐模式，即十人以上业主可以推荐一个筹备组业主代表）推荐的业主中确定。

筹备组成员不得担任首届业主委员会委员。

筹备组业主代表可以参照业主委员会候选委员的相关规定设置候补代表，候补代表人数按照业主代表的100%确定，在筹备组业主代表无法履职或辞职等客观原因需要更换时，直接予以更换。

11、【筹备组成员的报名及推选】自愿报名参加业主大会筹备组的业主，应当符合《关于首届筹备组成员产生办法的公告》规定的报名时间、报名要求、参选条件，将《深圳市光明新区XX业主大会筹备组业主代表推荐表》、《深圳市光明新区XX小区筹备组业主代表承诺书》及本人、推荐业主的有效房产证、身份证明复印件(提供原件校对)提交给社区工作站。

筹备组业主代表人数不足法定人数时，由社区工作站在业主中确定人选。

筹备组业主代表人数超过法定人数的，由社区工作站组织候选人进行互选或抽签方式确定业主代表排名顺序。

12、【筹备组业主代表资格核实】《〈深圳经济特区物业管理条例〉实施若干规定》第三十五条规定：筹备组业主代表应当符合《深圳经济特区物业管理条例》第二十三条之规定的条件。

社区工作站同时核实以下内容：（一）业主身份；（二）推荐表的填写情况以及承诺书的提交情况；（三）是否符合《关于首届筹备组成员产生办法的公告》规定的条件。

13、【筹备组成员名单的公示及异议处理】筹备组人员名单确定后，社区工作站应当在物业管理区域内公示《关于首次业主大会会议筹备组成员名单公告》，公示时间不少于7日。

筹备组名单公示期间，业主对拟定人选有异议的，应当以书面形式向社区工作站提出。

社区工作站应当自收到书面意见7日内进行核查，经核查拟定的业主代表不符合条件的，应当取消其代表资格并公告全体业主。

筹备组成员发生变化的，可按第10条规定补充人员，重新进行公示。

14、【筹备组最终名单的公示】筹备组名单公示期满后业主无异议或经社区工作站核实异议不成立的，社区工作站应当将筹备组成员最终名单在物业管理区域内公示。

筹备组最终名单公布之日为筹备组成立之日，筹备组即开始履行筹备组工作职责。

四、关于首届业主大会召开过程中筹备组的工作内容15、【筹备组会议及成员分工】筹备组会议是筹备组开展工作的主要方式，除首次筹备组会议外，其余筹备组会议的召开时间、议事内容等事项由筹备组组长根据工作需要另行确定。

在筹备组组长的组织领导下，筹备组首次会议一般需要完成下列事项：（一）对筹备组成员的工作内容进行分工，起草业主大会召开所需的工作文件；（二）讨论并确定首次业主大会的会议议题、会议召开形式、会议时间、地点以及表决事项；（三）确定建设单位或物业服务企业提供业主清册的时间，并在收到业主清册之日起10日内完成业主人数及业主在首次业主大会会议上投票权数的统计，并向全体业主进行公示；（四）确定业主委员会委员、候补委员候选人的人数及产生办法。

筹备组需要完成起草的工作文件包括但不限于：《业主大会议事规则》、《管理规约》、《关于推荐业主委员会委员候选人（含候补委员）的公告》、《关于报名参加首届业主大会筹备工作热心业主的公告》、《关于报名参加首届业主大会选票发放人、计票人和监票人的公告》等。

16、【业主委员会人数及推选办法】《深圳经济特区物业管理条例》第二十四条规定：业主委员会由五至十七名委员组成，组成人数为单数，具体人数由筹备组根据该物业管理区域的实际情况确定。

候补委员人数按照委员人数的百分之四十设置。

业主委员会委员、候补委员实行差额选举，差额比例不得低于百分之二十。

业主委员会委员、候补委员按照预定名额和候选人得票顺序当选。

《深圳经济特区物业管理条例》第三十九条规定：分期开发的物业，可以在分期开发期间成立业主大会，选举产生业主委员会。

新一期物业的业主入住后，应当增补业主委员会委员和候补委员，但增补后的业主委员会委员总人数不得超过十七人。

《〈深圳经济特区物业管理条例〉实施若干规定》第二十九条第三款规定：业主委员会成员实行差额选举，差额比例不得低于20%，且不得高于50%（举例说明：如A小区拟选举7位正式委员，则候补委员人数应当为：3人，参加业主委员会选举的候选委员应当为：12到15人之间）。

《〈深圳经济特区物业管理条例〉实施若干规定》第二十九条第一款规定：业主委员会成员候选人由筹备组推荐，10名以上业主也可以联名推荐1至2名候选人，但同一业主只能联名推荐一次。

业主委员会委员、候补委员候选人不足筹备组拟定人数的，由筹备组在业主中推荐或筹备组决定减少业主委员会人数。

业主委员会成员候选人超过筹备组拟定人数的，筹备组可以组织互选或根据联名推荐人数先后顺序确定候选人；推荐人数相同的，可以通过抽签确定排名顺序。

17、【推选业委会候选人】筹备组确定业主委员会人数及选举方案后，应向全体业主公示《关于推荐业主委员会委员候选人（含候补委员）的公告》以及推荐表、承诺书、简历等文件。

18、【业委会候选人报名要求】自荐或被推荐的业主委员会候选人应提交下列材料供筹备组审核：（一）自荐表或推荐表（含10名推荐人的权属证明，验原件，留存复印件）；（二）权属证明（产权登记中心房产信息查询单原件，验原件，留存复印件）；（三）业主的身份证复印件；（四）物业服务企业出具候选人未欠交物业服务费和物业专项维修资金的证明；（五）承诺书。