一线主管如何管理时间

合集下载
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

一线主管如何管理时间

一、时间效率管理的现状与误区

在时间效率管理问题上,中国人有以下两个缺点:

1.缺乏时间观念

中国人的传统是重视生命、乐于理财,却往往缺乏时间观念。经研究调查表明,人们所处的地区越发达,人们的时间观念就越强。随着改革开放的深入,在东部沿海等很多经济发达地区,缺乏时间观念的情况已经得到很大改观。

2.缺乏效能概念

人们的时间观念增强往往只停留在效率层面上,不能达到效能层面。高效率是指办事速度快,而高效能则不仅要求速度,还要求在单位时间内获得价值和回报,即速度快、方向对、效果好、效益高。这是很多经济发达地区至今没有重视的问题。

二、时间管理的4个发展历程

时间管理大致经历了以下四个阶段:

1.备忘录

在这个阶段中,人们是将需要做的所有事情都记录下来,每完成一件就划去一件。

2.工作计划

在这个阶段中,人们在完成每件事情之前,都要分配、安排一个预定的时间段,设计每个时间段内需要完成的工作,最终以时间表的形式表现出来。

3.排列优先顺序以追求效率

在这个阶段中,由于需要完成的工作越来越多,在规定时间内可能无法全部完成,或者由于工作太多,需要理清,这时就需要按照轻重缓急,对工作任务进行时间排序,以提高工作效率。

4.以价值性和重要性为导向

在这个阶段中,一切以价值性和重要性为评判标准,优先做创造生产力和价值多的工作,相反的工作则尽量少做,甚至完全不做。

三、时间管理的13法则

1.排列优先顺序

四象限时间管理

在分配工作时,可以假设有“重要”和“紧急”两根轴,以此形成一个坐标系,这个坐标系分为A、B、C、D四个象限,分别代表不同级别的待分配工作:A为既紧急又重要的工作,也就是通常所说的突发事件;B为重要但不紧急的工作;C为紧急但不重要的工作;D 为既不重要又不紧急的工作。

要点提示

四象限法中各象限工作的特性:

①A类工作:既重要又紧急;

② B类工作:重要但不紧急;

③ C类工作:紧急但不重要;

④ D类工作:不重要不紧急。

在这此种工作中,突发事件A应当优先处理,D可以延后处理,甚至不去处理,难点在于B和C哪个应该优先处理。如果B工作一直没有完成,时间久了就会变成突发事件A;如果C工作一直没有完成,则一般不会变为A工作,因为它虽然紧急,但是不够重要,即使会有损失,也不会造成太大的影响。因此,如果在一定时间内只能完成B和C的其中一个,则应当选择首先完成B,不要为C耗费太多时间和精力。

有人认为,从理论上可以先处理完C,再来处理B,这样就能两全其美。然而在实践中却是行不通的,因为C往往是无穷无尽的,不可能一次性处理完。而人的精力是有限的,当有限的精力陷入无穷无尽的C之中时,就必然没有时间完成B,从而将大部分时间用在不能获得高效益的工作当中。

【名词解释】

帕金森定律

帕金森定律是指要给事情,哪怕是小事也要设定完成期限,否则事情会像橡皮筋一样拉得很长,没完没了。这也被成为“爆米花”定律,意为很少的米能膨胀成

一箩筐的爆米花,主要指工作的业务会被扩大、膨胀,充斥在主管的工作时间内,

使其迷失方向,陷于杂物丛林之中。

时间分配比例

在实际的工作时间分配中,对这四类工作应该控制在图1所示的比例上:

图1 时间分配比例表

对于既紧急又重要的突发事件,需要安排20%—25%的时间,且一定要控制在25%以下;对于重要但不紧急的事件,需要安排65%—80%的时间,也就是将绝大部分时间花费在这类工作上,把重要但不紧急的工作当作既紧急又重要的工作去做;对于紧急但不重要的工作,需要花费15%的时间处理;对于既不紧急又不重要的工作,则要花费1%甚至更少的时间去做。

2.艾森豪威尔原则

对于各类工作,管理者应当如何区别对待呢?美国的艾森豪威尔将军提供一个原则,如图2所示:

图2 艾森豪威尔原则

对于既重要又紧急的突发事件,管理者亲自、立刻处理;对于重要而不紧急的工作,则要管理者本人花最多的时间进行战略规划;对于紧急而不重要的工作,管理者要减少花费的时间,也可酌情委托给下属处理;对于不紧急也不重要的工作,管理者可以选择不处理。

3.艾维·李十分钟六件事效率法

具体操作

美国著名效率管理专家艾维·李提出了十分钟六件事效率法,具体操作方式如下:

第一,用前五分钟列出明天(下周、下月)要做的六件重要的事情;

第二,用后五分钟将这六件事情按重要程度排序;

第三,上班后先做1号,完成之后再做2号,以此顺延直至下班。

效率法的目的是保持每分每秒都在做最有生产力、重要性最大的事情。

黄金三问

每位主管在遇到具体事务时都要问自己三个问题,即“黄金三问”:

第一,此事价值是不是很大?真的很重要吗?

第二,如果价值很大,是否需要亲自做,能否请别人代劳?

第三,价值高又必须亲自做的事情,如果不做,是否会有重大影响?

4.时间管理的十条法则

时间就是金钱,效率就是生命,对于管理者来说,在有限的时间内为企业创造出尽可能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票,“明天”是期票,而“今天”是现金,只有不断地把握当下,创造价值,才能在时间管理方面成为一个合格的主管。

要管理好时间,就要遵循一定的法则:

第一,每一分、每一秒都做最有生产力的事;

第二,有效授权,带来轻松;

第三,用金钱换取时间;

第四,把重要的事情变成紧急的事情;

第五,要不断地行动;

第六,明确目标,制定计划,写成清单;

第七,设定完成期限;

第八,分秒不浪费,工作日志法;

第九,管理业余时间;

第十,专心致志,不虎头蛇尾。

相关文档
最新文档