新编秘书实务课件-第四章 会议组织与服务共82页文档
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新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
五、养成有利于工作的好习惯 1．做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然 2．在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事 3．不将情绪带到工作中 4．不断学习与总结
电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
本章小结
第一章
秘书实务概述
案例分析
案例分析一： 秘书的时间管理与工作效率
电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
引入案例
新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页
问题：据你所知，你认为总经理秘书 的职责有哪些？ 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务 服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办 会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可 以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公 室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支， 它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具 体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的 职能。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
秘书实务 课件
•
• 办会
•
会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
•
2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
秘书实务第1版-第四章-精品文档
作和处理（见图4-2）。
中国 共产 党机 关公 文处法
国家 行政 机关 公文 格式
图4-2 党和国家公文规范的有关要求
三、公务文书的体式
《国家行政机关公文处理办法》严格规定
了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严
格依法行文。公文
的体式由以下四部
分组成（见图4-3）。
审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。
审核的内容
看 有 无 发 文 的 必 要
看用 什么 名义 和格 式行 文， 是否 符合 规范 要求
看提 出的 要求 措施 是否 明确 具体 切实 可行
看涉 及有 关部 门或 单位 的问 题是 否协 商一 致
看文 字是 否通 顺准 确简 明
图4-6 审核的内容
主题词
是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词 与词组。主题词的标引应将以公文内容为特征的主 题词写在前面，表明文种的主题词写在后面
印发说明
又称版记。是对公文印刷、制作、发出情况的 介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的 责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接 与承印、承发单位联系提供便利
质服务，以保证各项工作的顺利进行。
（一）发文的处理程序
机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在 日常生活中，主要按一下程序进行（见图4-5）。
草 拟 审 签 核 发 复 核
缮 印
用 印 登 记
发文的处理程序
分 发 注 办
图4-5 发文的处理程序
1 草拟 草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后， 严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘 书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构 思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。 2 审核 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业 务部门的负责人对所拟文稿的审核 过程。
新编秘书实务课件第四章会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
2.会议名称 会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。
例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”则 显示了单位、时间、性质；
例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东 大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、 参加对象。 电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
3．会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： ✓ 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 ✓ 引导和制约会议的发言。
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
➢ 形成会议的主要条件是：有明 确的指导思想、预期目标、具 体议题；有明确的时间、地点； 有主持人和参加人员。
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
2．签收式回执
常用回执格式
×××会议通知回执 ×××办公室：
你处发来的《×××会议通知》及会议文件《××××××》、 《××××××》各l份已收到，经检查无误。
我将(在下列选项的方框中打√) 口按时参加会议。 口 人参加会议
签名或盖章： 年月日
2.会议名称 会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。
例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”则 显示了单位、时间、性质；
例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东 大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、 参加对象。 电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
3．会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： ✓ 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 ✓ 引导和制约会议的发言。
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
➢ 形成会议的主要条件是：有明 确的指导思想、预期目标、具 体议题；有明确的时间、地点； 有主持人和参加人员。
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第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
2．签收式回执
常用回执格式
×××会议通知回执 ×××办公室：
你处发来的《×××会议通知》及会议文件《××××××》、 《××××××》各l份已收到，经检查无误。
我将(在下列选项的方框中打√) 口按时参加会议。 口 人参加会议
签名或盖章： 年月日
新编秘书理论与实务
勿谈做事。立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远
志向，且适合自身能力，能自励又可践行。
(2)诚实守信
• 诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。清
代王夫之说：“质以忠信为美，德以好学为极。”做人要讲实话、办
实事，为人正直，言而有信。一个诚实的人，还应该处事谦让、私心
不重、富同情心。不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四
和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人
之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映
社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和
具体化。
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新编秘书理论与实务
•第一节 秘书的职业道德
•新编秘书理论与实务 ppt 课 件
• (2)职业道德的特点 • 职业道德是和职业活动联系在一起的，受职业生活的制约和规范。 不同的职业使人们在职业活动中与不同的人形成特定的交往关系，从 而形成不同特点的行为规范。所以各行各业都有自己特殊的职业道德 规范，而且相对比较稳定。例如，医生要救死扶伤、治病救人，教师 要教书育人、热爱学生，记者要如实报道、铁肩道义，法官要秉公执 法、不徇私情，银行职员要热情服务、不出差错，军人要保家卫国、 冲锋陷阵，等等。但在时代发展过程中，同一职业的活动内容和条件 发生变化时，其职业道德规范也会发生变化，如现在要求医生必须对 患者的病情保密、教师必须尊重学生的个性隐私等。
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新编秘书•新编秘书理论与实务 ppt 课 件
•
3.如何提高修养，善于标准“做人”
• (1)立志高远
• 干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。明代王守仁说：
“志不立，天下无可成之事。志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。
秘书与会议组织和服务 精品课件(全集)
如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单，你会邀 请哪些人来参加会议以符合此次会议要求？又会怎样 组织召开这次会议呢？
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23
本章小结
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24
第二章 会议策划
第一节 会议策划概述
第二节 会议策划的内容
第三节 会议策划方案
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25
本章要点与要求
（一）本章要点 1．会议策划的概念与意义 2．会议策划的内容 3．会议策划方案的内容与格式 （二）本章要求 1．能够拟写会议筹备进程时间表 2．能够拟写会议策划方案
有些重要会议在选择会议地点时，还要 考虑其政治影响或经济效果。
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14
六、会议方式
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、 观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企 业已采用“虚拟实境会议”，也就是 “视频会议”，还有有线电视、卫星传讯 等手段，使得企业在开会方式上面临空 前的发展。
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19
一、会议的种类（续）
5. 按会议的目的划分：说明会议、研究会议、 解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。
6. 按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论 会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论 会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会 议。
7. 按会议的职级划分：股东会议、董事会、 高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工 大会、部门会议。
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8
第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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9
一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、 承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、 特邀成员、旁听成员。
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本章小结
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第二章 会议策划
第一节 会议策划概述
第二节 会议策划的内容
第三节 会议策划方案
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本章要点与要求
（一）本章要点 1．会议策划的概念与意义 2．会议策划的内容 3．会议策划方案的内容与格式 （二）本章要求 1．能够拟写会议筹备进程时间表 2．能够拟写会议策划方案
有些重要会议在选择会议地点时，还要 考虑其政治影响或经济效果。
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六、会议方式
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、 观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企 业已采用“虚拟实境会议”，也就是 “视频会议”，还有有线电视、卫星传讯 等手段，使得企业在开会方式上面临空 前的发展。
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一、会议的种类（续）
5. 按会议的目的划分：说明会议、研究会议、 解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。
6. 按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论 会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论 会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会 议。
7. 按会议的职级划分：股东会议、董事会、 高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工 大会、部门会议。
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第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、 承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、 特邀成员、旁听成员。
新编秘书实务课件-第4章 沟通与协调工作(第3版)-精选文档
主任到底哪儿比我强？ • 胡斌，上海宏达公司装配车间的技术能手，多次被评为公 司的“技术尖兵”，但他在技术岗位上，一干就干了十年。 有一段时间，他还经常受到批评。那时，车间新调来一名 汪主任，整天背着手在车间里晃来晃去，关于技术上的事 情，他却是一问三不知，胡斌就很不服他，为什么没本事 的人总能当领导呢？ • 没想到，过了一段时间，汪主任得到了上至领导，下至实 习生的普遍爱戴，人人喜欢与他交往，他到底有什么本领 呢？细心一观察，原来主任尽管在业务上是外行，但他办 事十分周密，待人接物宽厚而圆通，在人事管理上似乎有 一套独特的方法，当月车间的业绩就有大幅度提高。 • 胡斌十分惭愧，自己只会技术，做了十年还是技工。自此， 胡斌开始积极支持主任的工作，并在工作中有意识地观察 和学习主任与人沟通的方法。随着对主任了解的加深，胡 斌还真从他身上学到了不少东西。没过一年，胡斌被提拔 做了主管。
（二）学习重点
沟通与协调的方法与技巧 妥善沟通与协调各种工作关系
（三）学习难点
上下级关系沟通 灵活运用各种沟通与协调技的方法和技巧
电子教案模版配色（1）
引入案例
该怎样和总经理沟通呢？ • 宏达公司总经理秘书孙婷正坐在办公桌前托着下巴发呆， 这时办公室主任唐仁杰走了进来。他用手在孙婷的眼前 晃了晃，说：“嗨！你胆子不小啊，早上就开始白日梦 啦！” • 孙婷向唐主任道出了她正在犯愁的一件事。原来，五分 钟前，王总气冲冲地把她叫进办公室，让她写一封给大 成公司总经理庞龙解除长期合作关系的信。原因是大成 公司违背了与宏达公司的合约而与其他竞争对手合作。 孙婷边说边把她打好的信递给了唐主任，“要不要按王 总的意思将信马上发出去呢？大成公司可是我们大客户， 每年的合同将近一个亿。如果信就这么寄走，那可是泼 出去的水收不回了！现在市场竞争这么激烈，要再找一 个像大成公司这样的客户，可不容易啊？可是，作为秘 书，我不按王总的指示办，不太好吧?”
新编秘书理论与实务
案例导入
第一节 秘书的职业道德
新编秘书理论与实务 ppt 课件
第一节 秘书的职业道德
新编秘书理论与实务 ppt 课件
1.职业道德的含义与特点
(1)职业道德的含义 所谓职业道德，是指人们在职业活动中应当遵循的特定职业规范 和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人 之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映 社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和 具体化。
第二节 秘书的职业知识与能力
③ 法律政策类 包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员 如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添 乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的 法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人 员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对 性地学习有关的法律政策知识。 重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政 策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。 2)精深的专业知识。
第一节 秘书的职业道德
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Hale Waihona Puke 3.如何提高修养，善于标准“做人”
(1)立志高远 干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。明代王守仁说： “志不立，天下无可成之事。志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡 奔逸，终矣何所底乎？”人无志则无努力的方向与动力，不思进取， 勿谈做事。立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远 志向，且适合自身能力，能自励又可践行。 (2)诚实守信 诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。清 代王夫之说：“质以忠信为美，德以好学为极。”做人要讲实话、办 实事，为人正直，言而有信。一个诚实的人，还应该处事谦让、私心 不重、富同情心。不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四 处碰壁、一事无成。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
方案实施
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
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会议评估与总结
会议效果评估
01
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会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
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秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
秘书实务第四章接待工作ppt
会场布置（大中型会场布置中的要求）
会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
小型会议会场座次排列
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
四、实训提示 1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司
请示，不要仅仅根据自己个人的判断，就将客人回绝掉，说上 司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上，很可能就有上司 所需要的信息。
2．即使是在拒绝对方时，也应该注意礼节，说话要留有余 地，说不定以后还有机会。由于代表的是上司，如果秘书举止 得体，就会在无形中增加客户对公司的好感。
1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录
实训1：迎接招待客人
一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话
请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
宴请座次排定图
1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有 讲台
时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。
（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐
会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
小型会议会场座次排列
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
四、实训提示 1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司
请示，不要仅仅根据自己个人的判断，就将客人回绝掉，说上 司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上，很可能就有上司 所需要的信息。
2．即使是在拒绝对方时，也应该注意礼节，说话要留有余 地，说不定以后还有机会。由于代表的是上司，如果秘书举止 得体，就会在无形中增加客户对公司的好感。
1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录
实训1：迎接招待客人
一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话
请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
宴请座次排定图
1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有 讲台
时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。
（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐
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第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
会议结果
会议方式
会议人员
会议地点
会议活动的 基本要素
会议名称
会议时间
会议议题
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。
误的出现？ 2.发现出错后，会务人员应如何及时补救？
第四章 会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
一、会议的涵义
➢ 会议是一种围绕特定目标进行 的、以口头发言或书面交流为 主要方式的、有组织有计划的 商议活动。
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织பைடு நூலகம்服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
一、拟定会议计划
（一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构
中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成， 这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组 等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位 职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单 位，会务工作由办公室全部负责。
➢ 形成会议的主要条件是：有明 确的指导思想、预期目标、具 体议题；有明确的时间、地点； 有主持人和参加人员。
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用
（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。
（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
2.会议名称 会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。
例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”则显 示了单位、时间、性质；
例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大 会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参 加对象。 电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
学习目标
通过本章学习，你应能够： 1. 了解会议的含义、种类与作用 2. 做好会议前期的准备工作 3. 做好会议期间的服务工作 4. 做好会议结束后的工作
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第四章 会议组织与服务
引入案例
一片混乱的颁奖仪式
内容（略，请见教材第58页）
问题： 1.如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐错
第四章 会议组织与服务
微型案例
沃尔玛首次全球董事会在中国召开 据报道沃尔玛百货有限公司首次全球董事会 会议就是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限 公司董事长罗伯·沃而顿说：“之所以把首次 全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛 有着双重重要意义。首先多年来我们一直依赖 中国为我们提供优质商品。此外，我们从2019 年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会 成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个 市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到 等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和 资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工 作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服 务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工 作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、 保密工作。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
（三）制订会议预算
会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算， 并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。
1．会议经费的构成 （1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费
用（5）旅游费用 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
四、会议的种类
对公司而言，如果以参会人的职级为标准，会议可分为： （1）股东会议 （2）董事会会议 （3）职工大会 （4）高级管理人员会议 （5）中层管理人员会议 （6）部门会议。
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第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使 用权
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小提醒
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。
（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
3．会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： ✓ 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 ✓ 引导和制约会议的发言。
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
4．会议的时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
5．会议地点 会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要 是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。
6．会议方式 会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各 种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、 电话会议等。
7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况电。子教案模版配色（1）