基本建设档案管理讲义

基本建设档案管理
中铁十九局集团有限公司档案室
根据股份公司《档案管理办法》（中铁建办[2004]181号）及集团公司《中铁十九局集团有限公司档案管理实施办法》（公司办[2005]204号文件的规定。

结合集团公司所属单位、项目部目前所承揽的路内、路外工程的特点，拟写了这份讲义。

基本建设档案（以下简称基建档案）是指在整个工程建设过程中直接形成的，如实反映施工过程和建设项目实际状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。

基建档案包括的范围：①铁路建设项目（国家铁路、地方铁路、企业合资铁路、专用铁路）。

②路外建设项目（工业与民用建筑、公路、机场、码头、水利电力等）。

应当归档保存的各种文件材料、图表、图纸、计算数据、声像等多种载体的形式，记录了基建工程施工过程中各种建筑物、构筑物、隐蔽工程状况和设备运转状态及各种材质性能状况等工程情况。

一、基建档案的作用
基建档案是基建工程交付使用的必备条件；是设备改建、扩建的主要依据和凭证；是设备养护、维修的依据；是施工单位不断总结经验提高施工技术管理水平的重要参考资料。

完整准确的竣工文件对促进施工生产，科学研究、提高经济效益、节省投资以及投（招）标工作都起着十分重要的作用。

国家一再强调：基建工程竣工后，必须要有完整、准确的竣工文件。

否则，工程不能验收移交。

国家档案局和原国家计委在1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知中第十二条指出：施工单位不能按时移交合格的竣工文件，不算完成施工任务，基建工程不能验收移交，并应承担责任；没有良好的、规范的竣工文件，工程不能参评优质工程；财务不能做竣工决算。

这些规定，体现了竣工文件在基建工程建设中的重要地位和作用。

1、基建档案是基建工程交付使用的必备条件。

为什么工程竣工后一定要编制竣工文件呢？因为，竣工文件记述和反映了整个工程的情况，如工程的地理位置、工程规模，形状尺寸、数量、施工质量、材料性能及设备状况等，这些情况在工程竣工验收交接时，有的可以看到或者用仪器测量得到，但对工程的隐蔽部分，各种地下管线的埋设，已形成工程实体内在质量是否达到设计要求等，既看不到也分辨不清，只有用图纸和各种检查证、质量合格证、测试记录、试验报告等才能说清楚，没有记载这些内容的竣工文件，验收就没有依据和凭证，所以说，它是竣工验收的必备条件。

2、基建档案是设备改建、扩建、养护、维修的依据和凭证。

完整准确的科技档案可以为国家和企业节约大量的人力、物力和时间，为企业创造直接或间接的经济效益。

否则，竣工文件不准确，不齐全将会给国家和企业造成不可估量的损失和麻烦。

3、基建档案是施工单位不断总结经验，提高施工技术管理
水平的重要参考资料。

过去，施工单位认为，竣工文件编制只给别人做，自己不留。

随着市场经济科学技术的竞争，施工企业越来越认识到科技档案不仅对建设单位有用，而且对施工企业总结施工经验，吸取新的经验和新的施工工艺都有很重要的借鉴作用。

二、基建工程竣工文件的形成与积累
竣工文件产生于工程施工建设的全过程，涉及到每个细小的工程施工环节，反映着每项工程的内在技术质量。

为此，从基建工程项目开工，技术干部走马上任的同时，就明确规定：谁主管施工技术，谁就负责竣工文件编制的原则，不论哪个专业，谁负责施工技术指导，谁就负责本专业竣工文件的形成积累。

随时做好图纸的修改，表格的填写，文件资料收集和积累等工作，特别要注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目，还有地下建筑、地下管线、工程质量事故处理图，做到不积压、不拖延。

施工技术人员要注意平时立卷，将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料出厂合格证等原始记录，填足份数后，按工程项目和内容分别放在盒内，以防文件材料的丢失和损坏。

基建工程竣工文件的形成、积累、收集、整理、归档及移交，应做到“三同步”。

即：布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。

1、布置施工任务的同时，布置竣工文件编制工作。

施工项目部应根据一项工程的工期要求和进度安排提出竣工文件的编制的进度和要求，与施工任务一起下达到班组，并把竣工文件编制的要求、交接时间等纳入施工组织设计中，规定：工程完工的同时，交出齐全、完整、准确有竣工文件，文件不齐全、不完整、不准确，工程不能验收移交，并作为考核工程技术人员政绩的一项标准。

2、竣工文件的形成积累应与工程进度同步进行。

科技文件材料是在施工过程中形成、积累起来的。

施工技术人员应将每个单项工程的各种文件材料，按专业、按类别积累起来，待工程竣工时，这些平时积累起来的科技文件材料就是编制竣工文件的依据。

特别是一项大的工程，施工周期长，工程项目多，如果平时不注意文件材料的形成积累，而等到工程竣工后再去收集，还会造成由于工程技术人员调动，原始资料收集不齐或散失，影响竣工文件编制质量。

所以一定要按施工进度做好竣工文件的形成积累工作。

档案部门在施工过程中要协助施工项目部做好平时文件材料的形成、积累工作，指导他们将科技文件材料和图纸按项目、按专业做好平时立卷，建立健全平时文件材料的形成、积累制度，促使施工项目部从加强技术管理着手，把竣工文件编制工作融化在日常施工技术管理之中，奠定做好竣工文件编制工作的基础。

3、工程验收交接与竣工文件交接同步进行
基建工程的验收交接，不仅是工程本身的交接，也包着对竣工文件的验收交接。

按照国家规定，施工单位在工程竣工验收之
前，应编制全部竣工文件，与工程同步交建设单位。

档案部门参加竣工验收的任务是审查竣工文件的数量是否齐全、完整，质量是否达到了规定的标准。

三、基建档案的归档范围与组成内容
基建档案的归档范围，主要由工程项目确定、施工设计、施工、竣工等阶段形成的科技文件材料组成。

其中，工程项目确定阶段形成的来往文件、投标文件、合同、协议、工程概预算等文件材料主要在机关有关职能部门形成，应由业务职能部门收集、整理、归档；工程施工、竣工过程中产生的施工技术文件、图表、声像等科技文件材料由施工项目部（指挥部）收集、整理、归档。

档案部门汇总整理进馆，基建档案的具体归档范围（详见附表1－4）。

目前，集团公司直属的施工项目有铁路、公路、桥梁、机场、水利水电（河流）改造和工业与民用建筑等工程。

这些工程项目，在工程竣工验收以后，由于固定资产移交给使用单位，对施工单位仅剩下保修期的完善配套与使用单位阶段回访。

因此，在收集与归档竣工文件时，主要收集与施工单位有关的部分。

对于自建工程则由于产权是属于自己的，使用过程中要经常查阅施工中形成的各种文件材料、图纸，所以归档的文件材料、图纸必须收集齐全、完整、准确，法律手续完备。

每个建设工程在竣工以后，施工项目部要编制几套竣工文件。

1、为建设单位整理编制一套系统、完整和高质量的竣工文件。

其份数、内容和案卷质量标准按其建设单位的竣工文件编制
办法和具体要求收集整理。

2、根据工程项目的地点、环境、性质、规模，为当地城建档案馆整理一套竣工文件，其收集内容、整理标准，按当地城建档案馆要求整理。

3、为本单位档案部门编制一套竣工文件。

归档的范围：（1）主要收集归档具有借鉴、查考价值的文件材料。

例如：投标文件、施工组织、计划、施工技术总结、基础数据和工程概况。

以及竣工验收等方面的文件材料。

（2）具有利用价值的材料。

例如：基建工程中的高、难、新、尖重点工程及采用新技术、新工艺、新设备、新材料，知名度高，具有长远查考利用价值工程的综合性、依据生、总结性材料、图纸。

4、自建项目工程。

竣工文件的收集、除了施工过程中形成的一些技术文件、图表、原材料出厂合格证、试验记录等，还应将项目工程的审批、标书、合同、协议、建筑执照、房屋使用所有权证、末次验工计价以及验收的文件、材料收集齐全、完整。

要注意收集原件，法律手续完备。

按要求整理好一并移交到档案部门归档保管。

在收集、归档基建档案材料时，既要尽量做到系统、齐全、完整，又要坚持“存以致用”的原则，进行有选择的收集与归档。

凡是对今后的工作具有参考和利用价值的文件材料，不管是路内、路外还是自建项目工程，均应收集归档，对于那些本单位作用不大的，则不必归档，以免造成人力、物力的浪费。

四、基建档案归档要求
1、科技档案人员应按国家要求做好“四参加”工作，即协同主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应归档的科技文件材料及时进行检查、指导和验收。

2、归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。

严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。

科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。

3、归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅按国家标准绘制。

4、竣工图是对工程实体的写照，是工程档案中最重要的部分，是工程建设完成后移交给建设单位的重要凭证，其修改、整理要求是：
①在施工蓝图上改绘的竣工图，凡工程现状与原施工图不相符的内容，全部要按工程竣工实际现状在蓝图上修改，用绘图工具，使用碳素墨水，严禁用圆珠笔、铅笔和非黑色墨水绘图和注字。

用原设计图修改成竣工图时，应在原设计图标的位置贴上竣工图标。

②实际施工的现状与原施工图改动部分超过35%（国家档案局的规定），均应重新绘制新图，有的图纸改动虽然没有超过35%，但修改后图面混乱，分辨不清的个别图纸则需要重新绘制竣工图。

如有的图在施工中修改不大的，都可以在原图上进行修改，重新绘制的竣工图应绘制竣工图标，大小尺寸应以能遮盖住原设计图标为准，图标位置在图纸右下角。

③竣工图标的内容：施工单位全称、工程项目名称、工程地点及单项工程的名称、图纸所示位置、开工、竣工日期、竣工图号、施工单位技术负责人、绘图人。

由本人亲笔签字，做到法律手续完备。

④竣工图章（签）：竣工图章（签）是把原设计图改变为竣工图的标志，竣工图章是竣工图的依据，要按规定填写图章（签）上各项内容。

包括：编制单位、制图人、审核人、技术负责人、开工、竣工日期等。

竣工图章的位置盖在设计图标上方空白处。

5、必须做好科技档案与文书档案的区分工作。

一般情况下，在科学技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科学技术活动中形在的文件材料、图纸属科技档案；有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的组成部分，应归入科技档案；非科技单位或部门产生的科技文件材料，作为文书档案的附件时，可与正文一并归档，按文书档案进行管理。

五、基建档案的整理
科技文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。

一个独立工程项目的基建档案，可以组成一个保管单位，也可组成若干个保管单位。

（一）分类组卷：一个工程项目的科技文件材料（基建文件、施工技术文件、竣工图）,要遵循先综合、后按专业区分的原则。

根据每个工程项目形成档案的多少，按照问题、时间、专业等规
律，组成若干个保管单位（一卷为一个保管单位，一盒又为一卷）。

竣工文件按专业组成保管单位，其组卷内容和排列顺序：
1、综合文件：（综合文件可按四个阶段组卷）
（1）计划任务书等立项文件。

（2）承发包合同、补充合同、协议书、意向书。

（3）工程项目投标、招标文件、中标通知。

（4）承包价分割、调整材料、工程概、预算书。

（5）施工中来往的重要文电。

（6）施工设计方案及说明书、施工组织计划。

（7）建设工程规划许可证。

（8）开工报告及批复。

（9）施工批准执照。

（10）工程竣工验收报告（验收证书、验收记录表）及竣工验收交接文件。

（11）工程竣工决算报告、末次验工计价。

（12）工程用工数量、主要材料等统计汇总表。

（13）建设工程质量评定证书、优质工程证书。

（14）施工技术总结、专题总结。

（15）重要工程照片、影片、录音、录像材料。

这项内容要按《声像档案管理办法》要求组成保管单位，进行整理。

凡是各专业不能包括进行去，均可收集纳入综合部分内。

2、施工技术文件、竣工图按专业、按阶段组卷。

（1）线路：按线路综合（平纵面图、线路平面图、纵断面
图、详细的工程地质图、施工资料）、线上（线路的轨道工程、铺轨时产生文件和表格）、其它（平交道口、栅栏、道口铺砌、车挡、线路标志等形成材料）三个部分组成保管单位。

（2）路基：路基（检查表、平纵面图、路基个别设计图）及路基附属（路基排水、路基加固防护、路基环境保护）两个部分组成保管单位。

（3）桥梁：特大、大、中桥按座组卷，将施工资料、图纸分别组成保管单位(施工资料、图纸少的也可合并组卷)。

（4）小桥、涵洞：按区间组卷，（一个区间以甲、乙两站中心里程为界）各自按里程先后排列，并将施工资料与图纸分开组卷。

（5）隧道：按座组卷，方法与桥相同。

（6）站场：按站组卷，将站场平、横断面图、站场设备分别组卷，然后按施工资料、图纸组成保管单位。

（7）给水、排水：先区分给水、排水，按文件材料、图纸分虽组成保管单位。

（8）通信：按干线通信线路、通信站、地区及战场通信，无线通信，车站客运管理信息系统五个部分组成保管单位，电缆经路按设计区段组卷。

（9）信号：按电锁器联锁、电气集中联锁、驼峰信号、区间信号、调度集中或调度监督、其他信号六个部分分别组成保管单位，站场与区间分开组卷。

（10）电力：按区间和站场分别组成保管单位。

（11）电气化：按接触网、变配电所等部分组成保管单位，接触网应将站场和区间分开组卷。

（12）房建：按小站和地区房屋两种情况分别组卷。

（13）专用线：10公里以内不分专业综合组卷，10公里以上按专业组卷。

（14）环境保护与水土保护：文件材料单独组卷，图纸组入各专业内。

凡施工资料与图纸分开组成保管单位的，如施工资料与图纸数量都不多时，可以组成一个保管单位（卷）。

3、单位工程的竣工文件的排列顺序是：
（1）开、竣工报告及批复文件
（2）工程施工小结
（3）竣工工程数量表
（4）变更设计通知单
（5）建交表
（6）各种检查证
（7）各种原始记录
（8）各种原材料、成品出厂合格证
（9）各种动力机械图纸、出厂合格证
（10）单位工程质量检验评定表
（11）竣工验收报告
（12）其他报表和文字材料
（13）工程日志
（14）竣工图（按专业、图号排列）
每个卷内的文件材料，按照问题、时间、专业等规律进行系统排列，文字材料和图纸原则不能混淆装在一个卷盒内，如果一个单位工程文件材料很少，图纸也不多，可以合并组成一个保管单位（卷），将文字材料装订成册，加上软封面，一般文字材料在前，图纸在后。

（二）案卷质量标准及要求
应归档的科技文件材料包括文字、表格、图纸、照片等，要经过加工整理才能组成保管单位，其案卷质量应达到中铁建办[2004]181号文件要求的科技档案案卷质量标准。

①卷内文字材料装订厚度应按制在15毫米－20毫米之间，装订前先去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸规格的要粘贴在A4纸上。

采用细尼龙线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。

装订要求结实牢固，整齐美观。

②图纸一般散放在盒内，不装订。

图纸折叠尺寸为297毫米×210毫米。

为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米成手风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。

成套使用的图纸应进行装订，如通信信号及各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米×297毫米，厚度不超过20毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。

竣工图整理的方法路内工程一般按铁道部标准，路外工程项
目，因地区和工程性质的不同，整理标准可能不同，如竣工图是使用4号图，建设单位要求装订成册，这本图交到我们档案部门也可不在拆开重折。

③在每份文字材料和每张散装图纸上加盖科技档案档号章，文字材料盖在右上角（装订成册的文字材料和图纸只需要在软封面上盖章），图纸盖在图标的上方。

④归档的文字材料、表格、照片、图纸编写张次号。

卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。

排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编在图标上方。

编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。

编张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。

不是一个保管单位的，不能连续编张号。

（三）填写卷内目录
每一个保管单位，均应填写卷内目录，以便揭示每一个案卷的具体内容。

1、卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。

2、将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。

卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。

卷内目录的最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号～末页号。

3、顺序号从有内容的一行开始填写。

4、文件、图纸如有编号的(即文件号、图号)，应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。

（四）填写备考表
每个保管单位内均应填写一份备考表,便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。

备考表放在一个保管单位文件、材料、图纸的最后面。

（五）文件材料、图纸装盒
每个保管单位的科技文件材料一律装盒，一盒即是一卷，也是一个保管单位。

装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸、备考表。

（六）填写案卷封面和脊背
1、案卷封面分为：案卷盒封面和案卷软封面两种，案卷盒封面，基建档案软封面在科技档案软封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项，其他科技档案软封面与科技档案盒封面相同。

2、案卷标题，用于揭示本案卷的主要内容和成份。

标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。

如：××线××特大桥竣工文件及图纸
①项目名称：基建档案反映工程项目名称或所在线别名称。

②内容：是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。

③文件名称：是指竣工文件或竣工图。

3、施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用DK表示。

4、竣工里程：为建设项目竣工后统一使用的里程，一般用K 表示。

5、形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。

6、形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。

7、保管期限：根据保管期限表填写，科技档案的保管期限分别为永久、长期、短期。

8、密级：根据国家有关规定填写。

9、案卷软封面（用纸100－120克）的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级、归档章等有关内容由移交单位填写。

10、案卷盒封面及背脊内容由接收单位档案部门填写，盒封面的盒面、脊背所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。

六、基建档案的分类编号
基建档案的分类编号，由种类、分类、属类三级项代码组成。

每个保管单位的档案号应包括种类代码、分类代码、属类代码和案卷流水号。

基建档案分类编号方法参照铁道部TB/T1588－2005铁路科学技术档案分类与代码要求填写。

（一）基建档案种类代码：取字“基”用汉语拼音字母“J”表示。

（二）基建档案分类代码为线路（枢纽名）、工程项目名称，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字。

公路和其他工程项目可参考列举的工程项目名称代码表。

工程项目(线路、枢纽)名称代码
工程项目（线路、枢纽）名称代码取前个汉字拼音的第一个字母，名称代码中有两个汉字拼音字母完全重复时，再取第一个汉字拼音字母的最后一个字母。

如果再有重复时，再取第二个汉字拼音字母中的一个与其不相重复的字母。

例：南昆(NAN KUN)取NK 内昆(NEI KUN)取NKI 新兖(XIN YAN)取XY 新义(XIN YI)取XYI （三）基建档案属类代码由阶段代码、工程专业代码、里程和各专业所属代码组成。

铁路专业代码表
（四）基建档案应按阶段排列，不同阶段的档案不能排列在一起。

（五）基建档案按线路名称分类时，由于其组成保管单位方法不同，代码结构有好几种方法。

例：
J 〃 ZL 〃 5 XL 〃 2
路外工程可根据情况进行整理，如果一个公路项目按甲方的要求进行了整理，同时也给本单位做了一套，我认为可不需要打乱重新整理，只要有规律，能查阅就可以了。

七、基建档案移交进馆及归档范围的划分
1、集团公司本级承揽、承建，各工程公司参建的工程项目。

参建的各工程公司负责其参建部分工程档案的形成、整理。

交由集团公司各工程项目部（指挥部）负责统一整理、并移交，由集团公司档案室负责接收归档。