如何策划及举办大型活动(演出项目)
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批文文 Permit 文文化审批 Cultural Permit 公安批文文 Police Permit 消防检查 Fire Dpt. Check 城管申请 City Dpt. Check 工工商检查 Commercial Dpt. Check
艺人人/嘉宾 Act / Guest 国内艺人人 Domestic Act 国际艺人人 Inl’ Act 妆发 Makeup 国内机票/火火⻋车 Domestic Flight / Train 星级酒店 Hotel 交通用用⻋车 Transportation 餐补 Meal Buyout 出发地交通补助 Departure Transportation 接待需求满足足 Hospitality Rider
舞台 Stage 舞台结构 Structure LED屏幕 LED 灯光设备 Light 音音响设备 Sound 乐器器设备 Backline 特效 Special Effect 视频拍摄 Video Crew
宣传 Promotion 户外媒体 Outdoor Media 电视媒体 TV Media 报纸杂志 Paper & Magazine 网网络媒体 Internet Media 社交媒体 Social Media
现场运营 Operation 饮料料售卖 Drinks Sales 酒水水售卖 Alcohol Sales 餐饮街 Foodie Street 创意市集 Goodie Market
周边销售 Merch T恤 T-shirt 环保包 Tote Bags
申请批文文 Obtain Permits
Cultural Permit
后勤勤 Logistics 保险 Insurance 团队 Manpower 志愿者 Volunteer 工工作人人员吃住行行行 Staff Hospitality 物料料采购 Materials Buy 机动 Emergency
布置 Setups 入入口口 Entrance 互动 Interaction 帐篷 Tents 围栏 Fences 电力力力 Electricity 保洁 Cleaning 库房 Storage 移动卫生生间 WC
Police Permit
国内艺人人演出文文化审批 市级文文化机关审批（上海海区级文文化机构）3日日 海海外艺人人演出文文化审批 省级文文化机关审批（上海海市级文文化机构）20日日
提交资料料： 艺人人资料料 歌单 歌词含翻译 45分钟的演出视频/音音频 演出场所消防资质 活动安保方方案及应急疏散预案 场地确认函
挑选档期 Set a date
至至少提前9个月月决定档期 Pick your date at least 9 months in advance
春节
春节
室内
室内 室外
室外
室外
雨雨季 室内
雨雨季 室内
室外
室外
万圣节 室内
圣诞节 室内
1月月
2月月
3月月
4月月
5月月
6月月
7月月
8月月
9月月
10月月
11月月
Smaill Event - RMB 1,000 per head Medium Event - RMB 700 per head Large Event - RMB 500 per head
700 500
500
Profit
8,000
40,000
Cost per head Scale
预计人人均成本=预计支支出/预计销售⻔门票数 Expected Cost per head = Expected Cost / Expected Tickets Sold
室内体育馆 Indoor Stadium 3,000-8,000人人 演唱会 年年会 上海海梅梅奔 上海海体育馆
室内展览馆 Indoor Exhibition Center 5,000-10,000人人 综合展会 上海海世博展览馆 上海海国际展览中心心
剧院/酒店 Theater / Hotel 1,000-2,000人人 分享会 峰会 上海海文文化中心心 上海海文文化广广场
市场容量量 市场在线率 落地⻚页转化率
注册率 客服咨询率
购买完成率
回购率
票务 Ticketing
前置流程
拿到国内 或 海海外文文化批文文 连带安保方方案等提交公安报批资料料 口口头确认可以开票
早⻦鸟票销售 延迟出票时间
可以开始出票
销售票种
早⻦鸟票 Early Bird 预售票 Presale 现场票 At-door VIP 团购票 Bulk
票务公司分析
传统线下票务平台
实体票纸
新式线上票务平台
兑换码换票
优势 自自然流量量 用用户习惯 线下渠道 ⻩黄牛牛资源
������
劣势 分公司众多 水水平不不一一
优势 微信入入口口 艺术展市场
������
劣势 无无电商基因 卖票能力力力未被证实
实际人人均成本=实际支支出/实际销售⻔门票数 Actual Cost per head = Actual Cost / Actual Tickets Sold
实际均摊收入入=实际总收入入/实际销售⻔门票数 Actual Income per head = Actual Income / Actual Tickets Sold
布置 20%
宣传 6%
后勤勤 场地 4% 6%
安保 7%
批文文 3%
舞台 8%
艺人人 46%
Income Items
票房 Ticketing 赞助 Sponsorships 现场运营 Operation 周边销售 Merch
Growing Stage
周边销售 6%
Maturing Stage
周边销售 4%
面面向广广义受众的大大型活动 注重传达品牌核心心体验 转化受众为核心心受众 - 大大型峰会 派对 2nd type of Goal - Attract board crowd of audience, help them to experience your core concept / value, convert them into your core user pool.
如何举办大大型活动 How to 来自百度文库lan a large special event
About Me
纪元 S.T.D.运营 上海海草莓音音乐节创始团队核心心成员 曾举办超过30场音音乐节/演唱会
决定目目标 Set a goal
Goal
1% 核心心受众 Core Users
9% 传播者 Spreader
相关法规：http://wgj.sh.gov.cn/node2/n2029/n2031/n2064/u1ai110707.html
购买保险 Get Insurance
大大型活动公众责任险
人人身意外保险
针对现场观众 活动期间发生生的人人身意外承担保险责任
针对艺人人 活动期间发生生的意外伤害承担保险责任
收支支平衡点 Break-even
详情
漏漏斗斗低端 / 漏漏斗斗顶端 影响人人群 / 人人群总数
投资回报 回报 / 投入入 收入入 = 支支出
Metrics - kpi
KPI
市场渗透率 宣传内容反应率
关注率 购买⻚页面面打开率
购买支支付率 现场到达率 现场参与率
详情
整体市场比比率 吸引人人数比比率 阅读内容后关注比比率 打开购买⻚页面面比比率 打开⻚页面面后并支支付比比率 支支付完成并到达现场比比率 到达现场并积极参与互动比比率
预计均摊收入入=预计总收入入/预计销售⻔门票数 Expected Income per head = Expected Income / Expected Tickets Sold
预计人人均价值=预计媒体价值/预计销售⻔门票数 Expected Value per head = Expected Media Value / Expected Tickets Sold
早期核心心用用户 Innovators 大大众尝鲜用用户 Early Adopters 大大众早期用用户 Early Majorities 大大众后期用用户 Late Majorities
精英用用户 Elite User
粉丝组织 Fans Org
早⻦鸟票 Early Bird
预售票 Presale
现场票 At-door
屋顶/别墅 Roofttop / Villa 500-800人人 酒会 派对 上海海海海军俱乐部 上海海外滩3号
室内演出场地 Livehouse / Club 300-800人人 派对 上海海Arkham
制定预算 Plan a Budget
Rule of Thumb
1200 1,000
Income per head
实际人人均价值=实际媒体价值/实际销售⻔门票数 Actual Value per head = Actual Media Value / Actual Tickets Sold
Cost Items
场地 Venue 安保 Security 批文文 Permit 舞台 Stage 艺人人 / 嘉宾 Act / Guest 宣传Promotion 布置 Setups 后勤勤 Logistics
相关法规：http://wgj.sh.gov.cn/node2/n2029/n2031/n2064/u1ai110704.html
面面向社会公众举办的人人数达到1000人人次以上的活动
5000人人以下 向区级公安机关申请 20日日 5000人人以上 向市级公安机关申请 20日日
提交资料料： 文文化批文文 活动基本情况（时间 地点 内容 容量量 售票计划） 场地图 安保人人员站位图 安保方方案 场地消防应急疏散预案 现场秩序维护 人人员疏导方方案 人人流疏散图 票张图样 证件图样 入入场流程 安检流程 停⻋车方方案 疏导方方案 应急救援预案
12月月
大大型活动时间表案例例
策划期
-9月月
-8月月
-7月月
筹备谈判期
-6月月
-5月月
-4月月
宣传售票期 报批期
搭建 一一周
Event
-3月月
-2月月
-1月月
活动
决定场地 Select a Venue
户外公园 Outdoor Park 10,000-20,000人人 音音乐节活动 上海海世博公园 上海海世纪公园
90% 广广义受众 Board Target Audience
面面向核心心受众的中小小型活动 注重社区交流及搭建 加深品牌认知度和忠诚度 - 派对 峰会 分享会 酒会 1st type of Goal - Intense Interaction between Core Users, deepen brand loyalty & awareness among Core Users.
Income Items
票房 Ticketing 早⻦鸟票 Early Bird 预售票 Pre-sale 现场票 At-Door VIP票 VIP Ticket 团购票 Bulk Ticket
赞助 Sponsorship 冠名赞助 Title Sponsor 独家赞助 Exclusive Sponsor 普通赞助 General Sponsor 现场内容赞助 Content Sponsor 实物赞助 Materials Sponsor
赞助 47%
票房 43%
赞助 37%
现场运营 4%
现场运营 7%
票房 52%
Cost Items
场地 Venue 场地租金金金 Rental 场地押金金金 Deposit 场地水水电 Electricity & Water 场地赔偿 Damage
安保 Security 安保人人员 Security Team 安检设备 Security Check 贵宾安保 VIP Security
AIDA Model
支支出 INVESTMENT
利利润 PROFIT
收入入 REVENUE
注意到 ATTENTION 感兴趣 INTEREST 产生生渴望 DESIRE
采取行行行动 ACTION
kpi
总效率 Overall Efficiency
渗透率 Penetration
利利润 Profit
投资回报 ROI
开始宣传 Start Marketing
Social Structure
社交网网站: 微博 微信 facebook Instagram 新闻聚合网网站: 搜狐 新浪等 兴趣小小组: 豆豆瓣小小组 百度贴吧 视频网网站: youtube bilibili 秒拍 KOL Influencer 封闭社区 论坛
艺人人/嘉宾 Act / Guest 国内艺人人 Domestic Act 国际艺人人 Inl’ Act 妆发 Makeup 国内机票/火火⻋车 Domestic Flight / Train 星级酒店 Hotel 交通用用⻋车 Transportation 餐补 Meal Buyout 出发地交通补助 Departure Transportation 接待需求满足足 Hospitality Rider
舞台 Stage 舞台结构 Structure LED屏幕 LED 灯光设备 Light 音音响设备 Sound 乐器器设备 Backline 特效 Special Effect 视频拍摄 Video Crew
宣传 Promotion 户外媒体 Outdoor Media 电视媒体 TV Media 报纸杂志 Paper & Magazine 网网络媒体 Internet Media 社交媒体 Social Media
现场运营 Operation 饮料料售卖 Drinks Sales 酒水水售卖 Alcohol Sales 餐饮街 Foodie Street 创意市集 Goodie Market
周边销售 Merch T恤 T-shirt 环保包 Tote Bags
申请批文文 Obtain Permits
Cultural Permit
后勤勤 Logistics 保险 Insurance 团队 Manpower 志愿者 Volunteer 工工作人人员吃住行行行 Staff Hospitality 物料料采购 Materials Buy 机动 Emergency
布置 Setups 入入口口 Entrance 互动 Interaction 帐篷 Tents 围栏 Fences 电力力力 Electricity 保洁 Cleaning 库房 Storage 移动卫生生间 WC
Police Permit
国内艺人人演出文文化审批 市级文文化机关审批（上海海区级文文化机构）3日日 海海外艺人人演出文文化审批 省级文文化机关审批（上海海市级文文化机构）20日日
提交资料料： 艺人人资料料 歌单 歌词含翻译 45分钟的演出视频/音音频 演出场所消防资质 活动安保方方案及应急疏散预案 场地确认函
挑选档期 Set a date
至至少提前9个月月决定档期 Pick your date at least 9 months in advance
春节
春节
室内
室内 室外
室外
室外
雨雨季 室内
雨雨季 室内
室外
室外
万圣节 室内
圣诞节 室内
1月月
2月月
3月月
4月月
5月月
6月月
7月月
8月月
9月月
10月月
11月月
Smaill Event - RMB 1,000 per head Medium Event - RMB 700 per head Large Event - RMB 500 per head
700 500
500
Profit
8,000
40,000
Cost per head Scale
预计人人均成本=预计支支出/预计销售⻔门票数 Expected Cost per head = Expected Cost / Expected Tickets Sold
室内体育馆 Indoor Stadium 3,000-8,000人人 演唱会 年年会 上海海梅梅奔 上海海体育馆
室内展览馆 Indoor Exhibition Center 5,000-10,000人人 综合展会 上海海世博展览馆 上海海国际展览中心心
剧院/酒店 Theater / Hotel 1,000-2,000人人 分享会 峰会 上海海文文化中心心 上海海文文化广广场
市场容量量 市场在线率 落地⻚页转化率
注册率 客服咨询率
购买完成率
回购率
票务 Ticketing
前置流程
拿到国内 或 海海外文文化批文文 连带安保方方案等提交公安报批资料料 口口头确认可以开票
早⻦鸟票销售 延迟出票时间
可以开始出票
销售票种
早⻦鸟票 Early Bird 预售票 Presale 现场票 At-door VIP 团购票 Bulk
票务公司分析
传统线下票务平台
实体票纸
新式线上票务平台
兑换码换票
优势 自自然流量量 用用户习惯 线下渠道 ⻩黄牛牛资源
������
劣势 分公司众多 水水平不不一一
优势 微信入入口口 艺术展市场
������
劣势 无无电商基因 卖票能力力力未被证实
实际人人均成本=实际支支出/实际销售⻔门票数 Actual Cost per head = Actual Cost / Actual Tickets Sold
实际均摊收入入=实际总收入入/实际销售⻔门票数 Actual Income per head = Actual Income / Actual Tickets Sold
布置 20%
宣传 6%
后勤勤 场地 4% 6%
安保 7%
批文文 3%
舞台 8%
艺人人 46%
Income Items
票房 Ticketing 赞助 Sponsorships 现场运营 Operation 周边销售 Merch
Growing Stage
周边销售 6%
Maturing Stage
周边销售 4%
面面向广广义受众的大大型活动 注重传达品牌核心心体验 转化受众为核心心受众 - 大大型峰会 派对 2nd type of Goal - Attract board crowd of audience, help them to experience your core concept / value, convert them into your core user pool.
如何举办大大型活动 How to 来自百度文库lan a large special event
About Me
纪元 S.T.D.运营 上海海草莓音音乐节创始团队核心心成员 曾举办超过30场音音乐节/演唱会
决定目目标 Set a goal
Goal
1% 核心心受众 Core Users
9% 传播者 Spreader
相关法规：http://wgj.sh.gov.cn/node2/n2029/n2031/n2064/u1ai110707.html
购买保险 Get Insurance
大大型活动公众责任险
人人身意外保险
针对现场观众 活动期间发生生的人人身意外承担保险责任
针对艺人人 活动期间发生生的意外伤害承担保险责任
收支支平衡点 Break-even
详情
漏漏斗斗低端 / 漏漏斗斗顶端 影响人人群 / 人人群总数
投资回报 回报 / 投入入 收入入 = 支支出
Metrics - kpi
KPI
市场渗透率 宣传内容反应率
关注率 购买⻚页面面打开率
购买支支付率 现场到达率 现场参与率
详情
整体市场比比率 吸引人人数比比率 阅读内容后关注比比率 打开购买⻚页面面比比率 打开⻚页面面后并支支付比比率 支支付完成并到达现场比比率 到达现场并积极参与互动比比率
预计均摊收入入=预计总收入入/预计销售⻔门票数 Expected Income per head = Expected Income / Expected Tickets Sold
预计人人均价值=预计媒体价值/预计销售⻔门票数 Expected Value per head = Expected Media Value / Expected Tickets Sold
早期核心心用用户 Innovators 大大众尝鲜用用户 Early Adopters 大大众早期用用户 Early Majorities 大大众后期用用户 Late Majorities
精英用用户 Elite User
粉丝组织 Fans Org
早⻦鸟票 Early Bird
预售票 Presale
现场票 At-door
屋顶/别墅 Roofttop / Villa 500-800人人 酒会 派对 上海海海海军俱乐部 上海海外滩3号
室内演出场地 Livehouse / Club 300-800人人 派对 上海海Arkham
制定预算 Plan a Budget
Rule of Thumb
1200 1,000
Income per head
实际人人均价值=实际媒体价值/实际销售⻔门票数 Actual Value per head = Actual Media Value / Actual Tickets Sold
Cost Items
场地 Venue 安保 Security 批文文 Permit 舞台 Stage 艺人人 / 嘉宾 Act / Guest 宣传Promotion 布置 Setups 后勤勤 Logistics
相关法规：http://wgj.sh.gov.cn/node2/n2029/n2031/n2064/u1ai110704.html
面面向社会公众举办的人人数达到1000人人次以上的活动
5000人人以下 向区级公安机关申请 20日日 5000人人以上 向市级公安机关申请 20日日
提交资料料： 文文化批文文 活动基本情况（时间 地点 内容 容量量 售票计划） 场地图 安保人人员站位图 安保方方案 场地消防应急疏散预案 现场秩序维护 人人员疏导方方案 人人流疏散图 票张图样 证件图样 入入场流程 安检流程 停⻋车方方案 疏导方方案 应急救援预案
12月月
大大型活动时间表案例例
策划期
-9月月
-8月月
-7月月
筹备谈判期
-6月月
-5月月
-4月月
宣传售票期 报批期
搭建 一一周
Event
-3月月
-2月月
-1月月
活动
决定场地 Select a Venue
户外公园 Outdoor Park 10,000-20,000人人 音音乐节活动 上海海世博公园 上海海世纪公园
90% 广广义受众 Board Target Audience
面面向核心心受众的中小小型活动 注重社区交流及搭建 加深品牌认知度和忠诚度 - 派对 峰会 分享会 酒会 1st type of Goal - Intense Interaction between Core Users, deepen brand loyalty & awareness among Core Users.
Income Items
票房 Ticketing 早⻦鸟票 Early Bird 预售票 Pre-sale 现场票 At-Door VIP票 VIP Ticket 团购票 Bulk Ticket
赞助 Sponsorship 冠名赞助 Title Sponsor 独家赞助 Exclusive Sponsor 普通赞助 General Sponsor 现场内容赞助 Content Sponsor 实物赞助 Materials Sponsor
赞助 47%
票房 43%
赞助 37%
现场运营 4%
现场运营 7%
票房 52%
Cost Items
场地 Venue 场地租金金金 Rental 场地押金金金 Deposit 场地水水电 Electricity & Water 场地赔偿 Damage
安保 Security 安保人人员 Security Team 安检设备 Security Check 贵宾安保 VIP Security
AIDA Model
支支出 INVESTMENT
利利润 PROFIT
收入入 REVENUE
注意到 ATTENTION 感兴趣 INTEREST 产生生渴望 DESIRE
采取行行行动 ACTION
kpi
总效率 Overall Efficiency
渗透率 Penetration
利利润 Profit
投资回报 ROI
开始宣传 Start Marketing
Social Structure
社交网网站: 微博 微信 facebook Instagram 新闻聚合网网站: 搜狐 新浪等 兴趣小小组: 豆豆瓣小小组 百度贴吧 视频网网站: youtube bilibili 秒拍 KOL Influencer 封闭社区 论坛