WORD实用技巧培训讲义

WORD实用技巧培训讲义

一、基础技巧

1.页面大小边距样式

（1）页面大小：双击标尺会出现页面大小的属性框，里面可以选择相应的大小横版和竖版。

（2）页面边距：标尺中蓝色与白色的交界处可以用于调整页面的边距。

2.批注、修改功能

（1）批注功能：审阅选项中有新建批注这一选项点击后就可以在相应的位置进行批注，并且可以进行修改或者改变修改者名字让修改

的信息更加直观。

（2）修订功能：修订功能可以对一些文稿之类的文件进行修改，修改前后的内容均会保留在文档中，修改者修改的信息若被原作者通

过后修改信息将会替代原来的信息。

3.标尺

（1）首行缩进：标尺中两个三角型的上面的一个

（2）悬挂缩进：一个段落文字从第二行开始的第一个字体出现的位置就叫悬挂缩进。

4.格式刷的使用：设定好文本1的格式，将光标放在文本1处，单击格式

刷按钮，选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。若在

第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或

按Esc键)为止。

5.样式选项

样式选项是2007最要突出的功能之一，在开始菜单中会有很多不同的样

式，有默认的有自己设定的，排版的时候可以根据自己的需要设置相应

的标题的格式，同一级别的标题只要点击相应的选项就可以变成同一级

标题的格式。

6.分隔符

（1）分页符：快捷键是CTRL+回车，作用在于可以分离不同一页的东西。

（2）分节符：在分隔符中最重要的一种，能实现多种特别需求的排版。

例如：让每一章用不同的页眉

在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简

言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示

在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出“同前”

两个字来了。

例如：如何从第三页起设置页眉？

答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了

7.段落以及间距

鼠标右键可以进行设置，一般用于排版中。

8.WORD中文字字号与磅的对应关系中文Word中字体的大小有两种单位，一

种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。

在页面的左下角有插入跟改写的选项，插入时在光标处插入作者输入的

信息，而改写则是改写在光标处后面的内容

10.表格与文本框

（1）多种制表方式

a．使用表格自动套用格式

单击“插入表格”对话框中的“自动套用格式”按钮，打开

“表格自动套用格式”对话框。在“格式”列表中选中你喜欢的样式，

单击“确定”按钮。

b．绘制表格

单击“表格”菜单下的“绘制表格”命令，打开“表格和边框”工具栏，你可以在“线型”和“粗细”下拉列表中选择表格线，再单击其中的

“绘制表格”按钮。拖动鼠标画出表格的外框线，再根据需要画出表格

中的其他框线即可。此法能创建规模不大，但比较复杂的表格。

c．转换表格

选中文档内需要转换成表格的文字，然后单击“表格”、“转换”子菜

单下的“文字转换成表格”命令。在对话框的“文字分隔位置”下选中

文字分隔符（注意：中文标点应选中“其他字符”，并在其后输入分隔

文字的标点），单击“确定”按钮即可将文字转换成表格。

（2）表格修饰方法

a．表格嵌套

它可以在表格中再建一个表格（即表中表）。常用下面两种嵌套方法：

先按常规方法建立一个表格，将光标放入需要嵌套表格的单元格。打开

“表格和边框”工具栏，使用其中的“绘制表格”功能，即可按需要画

出大表中的小表，此法可以创建比较复杂的嵌套表格。也可以将光标放

入需要嵌套表格的单元格，单击“表格”菜单下的“拆分单元格”命令，根据需要在对话框中选择合适的行列数，单击“确定”按钮即可在该单

元格中嵌套一个小表格。

b．线型修改

Word2000能用多种方法修改表格线型，如果修改量不大，可以打开“表

格和边框”工具栏。在“线型”和“粗细”下拉列表中选择你喜欢的线

型，按下“绘制表格”按钮，在需要修改的表格线上拖动光标即可。也

可将光标放在表格内，单击“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，在

“边框”选项卡中进行修改。如果表格的规模较大，此法更加方便快捷。

（3）表格调整

a)自由移动

将光标停留在表格内部，当表格移动控点（带框的四向光标）出现在

表格左上角后，将鼠标移到控点上。待鼠标指针变成四向箭头以后，

就可以将表格拖动到虚框指示的任意位置。

b)整体缩放

将光标停留在表格内部，直到表格尺寸控点（一个小“口”）出现在

表格右下角。然后将鼠标移至表格尺寸控点，待向左倾斜的双向箭头

出现，沿需要的方向拖动即可整体缩放表格。

c)左右并列表格

这在需要进行数据比较的场合很有用。使表格左右并列的方法是：用

鼠标在表格的左或右边的空白处双击，使该处出现插入点，用前面介

绍的绘制表格方法在该处插入一个新表格，只要页面能容纳后面插入

的表格，这两个表格就可以左右并列。

11.自动生成目录

引用菜单中有目录选项，注意只有文章中用的格式是为标题才能

自动生成目录。

二、排版常用技巧

1.快速去除Word页眉下横线

在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，

应用于“段落”,同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了，呵呵）,在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就

行了,会多出--(两个横杠) 这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除

--解决方法：替换时在前引号前加上一个空格问题就解决了

2.一次保存多个文件

在很多应用软件中都有“保存所有文件”命令，如在WPS Office中。

使用这个命令非常方便，可以一次将所有打开的这种应用程序的文件进

行存盘操作，然后快速关闭。其实在Microsoft Word中也有这个功能。

只要在保存文件时，按住“Shift”再打开“文件”菜单，就可以发现原

来的“保存”命令变成了“全部保存”，（如图1）所示。此时选择这

个命令可以一次将所有打开的Word文件进行保存。此时选择这个命令可

以一次将所有打开的Word文件进行保存。

3.页码的问题

首页不需要页码，可以点击首页不同按钮，然后第二页目录也不需要页

码，可以将页码的起始值设置为0。

4.页眉页脚的问题

怎样使WORD 文档只有第一页没有页眉，页脚

答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭

头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，

不选，前后的设置情况就不同了

5.如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件

在日常办公中，常常要在另一台机器上打印本机Word文件，如果采用的

是Windows系统默认的字体，在另一台机器上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台机器上又未安装该字

体，那么打印时就会遇到麻烦。要想打印该字体，是不是也要在另一台

机器上安装该字体呢？

其实大可不必。首先，单击"工具"菜单栏，选择"选项"命令，选中"嵌入