浅谈秘书角色的定位
秘书职业形象的分析、定位与塑造
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秘书职业形象的分析、定位与塑造摘要:秘书工作人员既是领导与部门员工之间沟通的桥梁与纽带,又是一个组织向外展示的“门面”和“窗口”。
良好的秘书职业形象塑造与表现不仅有利于树立领导形象、展现组织形象,对秘书从业者个人职业生涯发展也至关重要,甚至还能够带动和影响社会风气的好转。
关键词:秘书职业;形象;分析;定位;塑造从心理学角度看,形象是我们对于外部刺激的心理映射,它是我们对于事物外在特征和内在属性的感知和理解。
秘书职业形象指的是人们对秘书工作者所有行为和表现的总体印象和评价,在本质上是一种秘书角色形象。
秘书职责的多样性决定了秘书角色的多样性。
要熟悉秘书角色形象就需要我们了解秘书的角色定位和责任担当。
一、秘书角色的定位及职责作为组织中的重要一员,秘书肩负着助手、“笔杆子”以及公关等角色,承担着协助管理者完成工作任务、组织协调工作流程、保密工作信息等职责。
秘书的基本角色是辅助角色。
秘书是组织或领导的助手,在组织中起到承上启下,沟通左右,衔接内外,履行各方,起着不可或缺的纽带作用;秘书承担着组织内部“笔杆子”角色,写作能力也往往被视为秘书的核心看家本领。
这就要求秘书从业人员要有较扎实的文字功底,熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领,善于以文辅政,领会领导意图,为领导出谋献策;秘书还在组织中扮演着重要的公共关系职业者角色。
秘书形象不仅反映其个人,甚至还代表领导的形象和整个组织的形象。
秘书应当具有角色转换意识,要善于从实际需要出发,自觉转换好角色,更好地发挥角色职能,胜任秘书工作。
在工作中还应该努力为本组织广结良缘,以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。
秘书的角色定位决定了秘书工作的主要职责。
在组织中,秘书的主要责任包括协助管理者进行日常事务管理,如会议组织安排、文件整理归档、行程安排等;保持工作信息的机密性和安全性;协调各部门之间的沟通和协作;解决日常工作中的问题和困难等。
秘书从业者人员要有良好的责任心和细致的工作态度,能够承担起各项工作任务,也要具备良好的沟通能力、组织能力和协调能力,从而可以高效地处理各类工作事务。
秘书的定位
![秘书的定位](https://img.taocdn.com/s3/m/aebdd3ff88eb172ded630b1c59eef8c75fbf959e.png)
秘书的定位一、秘书工作概述秘书是指为主管领导层及其机构队伍提供秘书服务的具有行政辅助、文件管理、协调沟通、安排会议等职责的专业人员。
秘书作为企业或组织的重要管理助手,需要具备高度的职业素养、专业知识与技能。
秘书本职工作包括以下几个方面:1. 行政助理工作:为主管领导处理日常行政事务,如接待来访客人,协助领导完成邮务、文件复印、传真等日常管理工作。
2. 文件管理工作:按照文件的规定,进行文件的分类、编制、审核、传阅、存档、销毁等工作。
确保文件的保密性和可查性,提高工作效率。
3. 协调沟通工作:为主管领导与不同部门之间的沟通和协调工作,建立良好的内外部沟通机制,使企业管理工作更加顺畅。
4. 会议安排及秘书工作:为主管领导进行会议准备和安排工作,包括会议议程制定、通知发出、资料准备、记录会议过程及会后跟进等工作。
二、秘书的定位秘书作为企业或组织的重要管理助手,需要具备一定的素质和能力。
秘书的定位首先是服务于领导,帮助领导高效地工作,促进领导层与员工之间的沟通和协调,使企业目标更早地实现。
其次,秘书需要具备很强的协调沟通能力。
在日常工作中,秘书需要与各部门、企业客户等人员进行沟通和协调,使企业的各项工作更加顺畅。
秘书还需要很好的沟通能力,与领导保持良好的关系,在领导与员工之间起到很好的桥梁作用。
最后,秘书应该具备高度的职业素养和专业技能。
随着企业管理的越来越复杂,作为企业管理助手的秘书担负着越来越重要的任务,需要具备全面、灵活、敏捷、熟练处理某些事务的实际操作技能。
三、秘书的职业素养1. 机智聪慧:秘书需要具备敏锐的观察力和判断力,能够处理复杂的问题并及时作出准确的决策。
2. 勤奋努力:秘书的工作需要非常勤奋和专注,以促进领导的工作顺利地进行,从而使企业的方向达到预期目标,需要非常投入和尽力。
3. 具有服务意识:作为领导服务的执行者,秘书要具有良好的服务意识与服务意识,以提供最好的支持和服务管理层。
4. 保持机密:秘书应该具有高度的责任感和保密意识,对机构领导任职和核心机密要始终保守和保密。
《浅谈秘书角色的定位》
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《浅谈秘书角色的定位》摘要进入21世纪,随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,秘书工作者的角色也由传统向多样化转变,文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题,了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析,以便更好的实现其角色的转化,更好的融入工作环境,成为一名专业而成熟的秘书工作者。
[关键词]秘书;角色;定位进入21世纪,特别是中国假如wto后,我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,社会对秘书工作者的要求也随之提高,而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。
在社会中,有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解,认为秘书是领导的高级保姆,认为其不需要专业的技能,学会察言观色即可,而在现代社会中,方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到:秘书是领导者,主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员,他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能,是领导者的参谋和助手。
因此,秘书作为一种特定的社会角色,不仅有自己重要的工作内容,而且有自己独立的人格,秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的,而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置,要参与单位的许多重要活动,秘书人员对外要联系工作,接受文电处理信息等,对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中,因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路,耳听八方”的这并不是一种夸张,而是秘书工作的真实写照,因此如何定位秘书角色成为其关键。
而秘书的角色定位要从做人和做事做起。
一、做人做人首先强调两个方面,分别是人品和人样,所谓人品就是人的品质和道德修养,俗话说:要做事先学做人,而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。
秘书人员的职业道德则显得尤为重要,秘书是公司服务的办公室人员,最关键的是要以公司为荣,为公司效力,为公司尽力,即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。
试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略
![试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略](https://img.taocdn.com/s3/m/05b9a87230126edb6f1aff00bed5b9f3f90f72a0.png)
试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略
现代高校办公室秘书的角色定位是协助高校领导履行管理职责,提供高效的行政支持和服务。
秘书需要与各部门协作,管理和整合信息,协助决策和执行工作。
下面是一些实践策略:
1. 提供行政支持:秘书应该熟悉高校的各项政策和规章制度,及时向领导和部门传达各类文件和通知,负责会议组织和会议记录等行政工作,保证工作的高效进行。
2. 信息管理和整合:秘书要掌握各类信息,包括校务文件、工作报告、会议纪要等。
要善于整理和归档这些信息,以便高校领导和部门成员能够随时查询和利用。
3. 协助决策和执行:秘书需要与高校领导密切沟通,了解高校发展的重点和需求,为决策提供信息支持和建议。
在决策确定后,秘书应协助领导和部门进行工作计划的制定和实施,确保工作的顺利推进。
4. 问题解决和协调:秘书要善于发现和解决问题,包括管理问题、组织问题和沟通问题等。
同时,秘书要能够有效协调各部门之间的关系,促进团队合作和信息共享。
5. 保持专业素养:秘书要不断提升自身的综合素质和业务水平,包括沟通能力、
组织能力、信息管理能力等。
要了解高校管理的最新趋势和法规政策,参加相关的培训和学习,以提供更好的支持和服务。
总之,现代高校办公室秘书的角色定位是协调者、执行者和问题解决者,需要具备扎实的专业知识和协作能力,以支持高校的管理工作和发展。
浅谈如何把握好秘书的角色
![浅谈如何把握好秘书的角色](https://img.taocdn.com/s3/m/2dd0e786d4d8d15abe234edd.png)
浅谈如何把握好秘书的角色摘要:不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责,不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。
秘书的地位是从属于领导的,其职责是服务于领导,辅佐领导决策。
如何把握好秘书角色的分寸,为秘书工作定好位、定准位,是秘书开展好工作的先决条件。
关键词:秘书角色定位社会是个大舞台,领导也好,秘书也好,大家都在这个舞台上扮演各自的角色。
而不同的角色,在“剧”中有不同的要求,不能随心所欲。
领导的运筹帷幄,决策千里,秘书的鞠躬尽瘁,辅佐决策,不同的角色赋予了他们不同的工作职能。
研究秘书角色的分寸,指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位,知道与自己角色、地位相符的身份,以此决定自己在处理与其他角色(比如领导)关系时的行为。
一、角色艺术之一:善解人意,服好务秘书的主要职责是为领导服务,就是要按领导意图办事,知己知彼,百战不殆。
因此,要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导。
理解领导,要弄清领导的工作习惯。
习惯的形成往往没有什么道理可讲,即使有些习惯看起来似乎违背了常规、常理、常态,但未对他人造成侵害,未对社会秩序形成干扰,也就无需加以指责和校正。
人生百态,每个人的习惯都是其中一景。
秘书要了解领导、熟悉领导。
不管你是在哪个单位;不管你是为一位领导人当秘书,还是同时为几位领导人服务,你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好,甚至他的工作经历,都应当了解得清清楚楚。
这样,就可以把服务工作做得恰到好处,就容易配合协调,节拍一致。
与这一点有连带意义的一个问题,是秘书人员不但应有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与领导人的特长、爱好相接近。
领导人都有个人的爱好和专长,或喜欢听音乐,或喜欢绘画书法;或擅长总结经验、写文章等等。
秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来,不会也要学会,以便有共同语言,从生活上能打成一片,工作上便于服务。
上班没几天,第一次向领导汇报工作,我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料。
秘书的角色定位与岗位职责
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秘书的角色定位与岗位职责下面分两个部分讲。
一、秘书的角色定位“角色”本是戏剧中的名词,指演员扮演的剧中人物.后来这一概念被引入社会学,发展成为社会学的基本理论之一。
秘书角色是一种社会角色,它是因领导的工作需要而存在的,是为学校各级领导服务、为学校工作服务的。
作为秘书,首先要了解自身的角色,给自己作个定位。
秘书主要有以下四种角色.(一)参谋角色。
秘书是处于决策层次的非决策者,参与政务但不处理政务。
参谋角色实质上是为领导党务、政务决策进行建言献策,提供参考.秘书的参谋作用可以体现在领导决策的形成过程中,如搜集信息、提供可靠数据,深入调查研究、了解师生想法,充分讨论酝酿、提出预选方案等,也可以体现在决策贯彻实施过程中,如督促检查、信息反馈、成效评估等。
(二)助理角色。
助理角色是秘书角色中最核心的角色。
协助领导高效完成各种事务,是秘书最日常最基础的工作。
在领导的管理过程中,会产生大量繁杂的具体事务性工作,领导又不可能事必躬亲,必然需要秘书协助处理和解决。
如公文、会务、信息、督查、印章、统计、采购、指令及文件传达、车辆安排、来宾接待、学生及家长接待等常规事务的管理,可以为领导节省不少时间和精力。
(三)服务角色。
秘书主要是服务领导,同时还必须服务广大师生,力求实现领导满意、基层满意、师生满意。
服务的内容主要有:领导办公环境的整洁,及时维护、更新办公设备,传递上级来文供领导阅示,协助部门承办各种会议,呈送请示和报告请相关领导批示,反映师生意见建议、帮助师生解决实际问题等。
(四) 外联角色.秘书应该学会理顺、改善和处理部门之间、人与人之间关系的关系。
如:协调好本系部与上级单位、兄弟系部的关系,为本单位的发展创造良好的外部环境;协调好本单位内部各部门之间的关系,为单位的稳定与和谐发展创造良好的内部环境。
基于以上秘书的角色,秘书必须树立以下几种意识:一是责任意识。
办公室工作无小事,一个电话、一个数字统计、一张票据、一个通知的失误,都可能造成恶劣影响,损害领导或系部、学校利益.同时,办公室工作临时性任务、突发性事件较多,时间紧,任务重,加班加点在所难免。
浅谈秘书的角色定位黄姣婷第二
![浅谈秘书的角色定位黄姣婷第二](https://img.taocdn.com/s3/m/729dcdb5b14e852458fb57b4.png)
湖南网络工程职业学院专科学生毕业论文谈秘书的角色定位姓名:黄姣婷学号: 096520074指导老师:陈芷村专业: 09 文秘一班湖南网络工程职业学院二O一一年四月浅谈秘书的角色定位内容提要:一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”,意识到社会对秘书角色的期待,是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。
因此,秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验,是秘书工作活动中的心理活动,淡化和削弱了这种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用,只能做一个机械履行秘书职能的“机器”,不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。
关键词:秘书角色辅助职能“秘书”一词,其实最早出现并不是指人,意为宫中密藏之书。
东汉后期,管理管理秘藏图书的官府“秘书监”,主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
至清末年代,应该说是辛亥革命前后,“秘书”一词才基本名实相符。
在现代中国时,秘书基本上被划分为行政职位。
到现在人们提起秘书都会与文员、助手、领导的智囊或参谋等联系起来。
本文将从秘书的角色定位、重要性及作用展开探讨。
一.秘书的角色意识及其重要性中国经济在近20年来发生了翻天覆地的变化,并成为了全球第二大经济体,随之而来的就是社会压力与职场竞争越来越激烈,秘书如何在这种新形势下,更好地面对机遇与挑战?真正发挥一个秘书的做用,我觉得认清秘书的角色意识是非常重要的。
认清自己的角色,把握角色的定位,才能更好开展工作。
1.1职业角色意识角色意识指生物个体或团队根据自己的身份所折射出来的能够感知的特征总和以及相关的的感知处理活动。
职业角色意识是一个人对自己职业、身份、地位的一种清醒的认识,这便于更好地认清自身,认清工作和在这个工种自己所要达到的和坚守的标准。
任何职业都有它的职业意识和定位,比如医生“仁心仁术,救死扶伤”就是它的角色定位。
那么秘书又该给它怎样定位呢?1.2秘书职业角色意识秘书角色意识,是指秘书人员对所担任角色的职业定位及由地位所规定的职责的知觉、理解与体验。
浅谈秘书的角色意识
![浅谈秘书的角色意识](https://img.taocdn.com/s3/m/033e698768dc5022aaea998fcc22bcd126ff42aa.png)
浅谈秘书的角色意识
作为一个秘书,在公司中担任着重要的角色。
他们不仅代表公司与客户沟通联系,还要协助领导完成日常工作、组织会议、撰写邮件等。
因此,秘书的角色意识尤为重要,下面我们就来浅谈一下秘书的角色意识。
首先,秘书应该认识到自己的重要性。
秘书在公司中扮演着重要的角色,不仅要协助领导完成日常工作,还要解决复杂问题,并向领导提供决策支持。
因此,秘书应该认识到自己的工作价值和作用。
其次,秘书还应该具备一定的主动性。
秘书无论在会议安排、文件处理、沟通协调等方面都需要有一定的主动性,能够及时了解领导的工作意图和需求。
在工作中,秘书应该积极主动的思考,为领导提供有效的决策支持。
第三,秘书还要具备良好的沟通能力。
秘书需要在内外部之间进行联络和沟通,与领导和员工之间进行有效的沟通和协调。
因此,秘书需要掌握良好的口头表达和文字表达能力,能够清晰准确地向领导传递信息。
第四,秘书还应该注意保持专业素养。
秘书需时刻保持自身的专业形象,能够为公司树立良好的品牌形象。
在处理文件、邮件等工作时,不仅要注意语言合理、格式整齐,还要注意保密性和安全性。
最后,秘书还应该具备一定的时间管理能力。
秘书在忙碌的工作中要善于把握时间,让各项工作有序、高效、准确的完成。
因此,秘书需要学会时间管理,在日常工作中精打细算、分配合理、安排日程,做到“时间用得明明白白,效率用得踏
踏实实”。
总之,秘书在公司中扮演着重要的角色,秘书的角色意识不仅需要认识到自己的价值和作用,更需要具备一定的主动性、沟通能力、专业素养以及时间管理能力,做到高效、准确的完成领导交给的各项任务。
论秘书的角色定位
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论秘书的角色定位秘书的角色定位是一个变化发展的过程,这将直接关系到企业的发展,领导的工作效率。
错误的定位不仅会影响企业的发展,同时也会限制自身的发展与进步。
秘书是领导的参谋与助手,许多工作需要通过秘书来完成,因此,秘书的辅助性对领导相当重要。
人们形象的将秘书称为领导的“左右手”。
在美国人们评价秘书的职业水平,往往要看一个秘书减少领导压力的程度,标志着秘书充当助手的努力地成效。
作为一个成功的秘书,首先要知道自己在本单位担当的角色,为自己进行正确的角色定位,在其位,谋其职。
秘书的首要工作就是要服务领导,是领导的参谋助手。
随着市场经济竞争的激烈化,领导的决策者接关系到公司的利益存亡,这时的决策就要有个人决策转变成民主决策。
秘书作为企业中与领导关系最为亲近的人,当然也是最清楚领导的想法,所以当领导决策犹豫时,秘书要及时提供意见,出谋划策。
同时,党领导决策失误时,秘书也要为其敲响警钟。
其次秘书在企业中就是将领导的意思传达给员工,将员工信息表达给领导知道,这就使得秘书起着上传下达的桥梁作用,确保了企业相关部门的运行。
在企业管理中,不管是其决策作用的领导,还是提供意见的普通员工,同需要团结一致。
而秘书是作为沟通上下的之间的桥梁,负责事务联系,将领导的意思准确的表达给员工,又将员工的工作信息反馈给领导,协调企业内部人员之间的关系,密切领导与员工的关系。
最后秘书工作不仅是对内,对外也要尽职尽责。
秘书在企业与企业之间扮演着合作与沟通的角色。
企业要发展就必须与其他企业进行合作,这就需要一个沟通的角色。
所以,秘书要做好准备工作,及时与合作方沟通联系,取得对方的信任和认同.使双方的企业合作实现利益最大化。
作为一个优秀的秘书,强化工作能力才是王道,在任何时候最好具备外交家的平衡能力,口风严紧,不该说的话只字不提,面对权位要有平常心;在为人处事方面要端庄大方举止得体,善于和人沟通,有亲和力;最后还要做一个无情的女人。
任何时候都要爱岗敬业,工作脚踏实地。
论秘书的角色定位及价值取向
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论秘书的角色定位及价值取向秘书作为现代组织和企业中不可或缺的角色,承担着重要的职责和责任。
秘书的角色定位和价值取向可以从多个方面来进行分析和探讨。
首先,秘书作为领导的得力助手和执行者,其角色定位是为领导提供全面、准确和及时的信息和资料,帮助领导做出科学的决策。
秘书需要具备一定的信息搜集和整理能力,能够及时了解组织或企业内外部的动态情况,并将信息加工后反馈给领导。
同时,秘书还需要具备良好的组织协调能力,协助领导安排日常工作和会议安排,确保各项工作顺利进行。
其次,秘书的角色定位还包括为领导提供高效的行政支持。
秘书需要具备熟练的办公技能,能够高效地处理日常文书工作,如起草、修改和归档文件、报表等。
此外,秘书还需要具备较强的沟通和协调能力,能够与各级部门和员工良好地沟通,协调内外部资源,确保工作的顺利开展。
再次,秘书的角色定位还包括秘书作为组织和企业的形象代表。
秘书是组织和企业对外沟通的窗口和纽带,承担着维护和提升企业形象的重要责任。
秘书需要具备良好的表达能力和仪态素养,能够代表企业与外部客户、合作伙伴进行交流和协商,传递企业的价值观和形象。
此外,秘书在组织内部还起到重要的人力资源管理和培训指导的角色。
秘书需要了解组织的人力资源需求并与人力资源部门进行合作,负责人员招聘、培训和绩效评估等工作。
同时,秘书还可以对员工进行岗位培训和指导,帮助其提升工作能力和素质。
总结来说,秘书的角色定位和价值取向主要包括:为领导提供全面、准确和及时的信息和资料;为领导提供高效的行政支持;作为组织和企业的形象代表;在人力资源管理和培训指导方面发挥重要作用。
秘书作为组织和企业中的重要一员,具有重要的职责和责任,需要具备较高的专业素养和综合能力。
通过积极学习和不断提升自己的能力,秘书可以不断适应和应对组织和企业的需求变化,发挥更大的作用。
对工作的回顾与展望——办公室秘书的角色定位
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对工作的回顾与展望——办公室秘书的角色定位2023年,办公室秘书这个职业仍然如火如荼地发展着。
作为企业组织中不可或缺的一份子,办公室秘书的角色定位也日趋明确。
以下是对工作的回顾与展望,以及对办公室秘书的角色定位的探讨。
一、工作回顾回顾过去的工作,秘书职业无非是一直在为企业的发展和成长服务。
作为企业里的纽带,秘书需要管理时间、财务、业务等方面的事务,且必须保持高度的机智、热情和精力充沛。
尤其在2023年,秘书的工作范围已经发生了很大的改观。
工作不仅仅是传统的打字、排版、答应回电等事项,还包含着各种策略、战略和业务相关的活动。
越来越多的企业认识到,秘书是一个非常重要的职位,不应该被轻视。
因此,对于秘书的需求便越来越高,同时也为秘书提供了更多的发展机会。
在这种情况下,作为一个优秀的秘书,不仅需要良好的沟通技能和协调能力,还需要具备一定的专业知识和技能。
为此,应该始终密切关注企业的发展,不断学习新的知识和技能。
二、工作展望未来的秘书将会面临一系列的挑战,未来的工作内容也将会更加复杂、多样化。
随着科技的发展,许多传统的秘书工作将会被机器替代。
但是,这并不是说秘书这个职业将会消失,而是将会呈现出一种新的形式。
因此,未来的秘书首先要具备良好的信息技术技能,熟练掌握办公软件、网络应用和新媒体等方面的知识,以实现高效的信息管理和沟通。
同时,秘书还需要具有较强的人际关系能力和协作能力,尤其要与各类人员(包括高层管理人员、客户、员工等)沟通顺畅和对话良好。
另外,在项目管理、资源分配等方面,秘书也要发挥重要作用。
三、办公室秘书的角色定位现代办公室已经发生了很大的变化,早期的秘书可能更像是一个主管助手,主要的工作是支持行政管理。
而现在,秘书的角色已经变得更加具体和精细化。
在企业内,秘书的角色不仅限于传统的支持性角色,更多地是作为企业的业务和战略执行者,以协助企业实现发展和目标的达成。
具体来看,秘书在职位定位上应该强调以下几点:1.品牌推广:作为企业的品牌代表之一,秘书需要展示出良好的形象和专业素养,对外传递企业的形象和价值,扩大企业的影响范围和知名度。
公司秘书角色定位分析
![公司秘书角色定位分析](https://img.taocdn.com/s3/m/c8d3f653a88271fe910ef12d2af90242a995ab44.png)
公司秘书角色定位分析公司秘书角色定位分析一、引言公司秘书一直以来都扮演着重要的角色,是公司运营顺畅的重要保障。
随着时代的发展和企业环境的变化,公司秘书的角色定位也在不断演变。
本文旨在分析公司秘书的角色定位,从而帮助企业了解如何充分发挥公司秘书的作用,提高工作效率和公司竞争力。
二、公司秘书的职责公司秘书是企业内部的核心管理者,负责协助执行高层决策,并保证公司行政管理的顺畅进行。
公司秘书的职责主要包括:1.协助高层管理者开展工作:公司秘书负责高层管理者的日常事务,解决各类行政问题,并协助领导制定和实施公司发展战略。
2.组织安排公司会议:公司秘书负责组织各类公司会议,包括董事会、股东大会等,确保会议的顺利进行,记录会议讨论和决议,追踪会议决议的执行情况。
3.公司法律事务管理:公司秘书负责公司的法律事务管理,包括与律师事务所合作,起草和审查合同、协议等,确保公司的合法与合规。
4.文件和档案管理:公司秘书负责公司文件和档案的管理,包括保管、整理、归档和检索,确保文件和档案的安全和保密。
5.与外部联系协调:公司秘书作为公司对外的重要代表,负责与外部合作伙伴、政府机构以及媒体等的联系和沟通,维护公司的形象和声誉。
三、公司秘书的角色定位随着公司环境的变化和管理理念的演进,公司秘书的角色定位也在不断调整和优化。
传统意义上,公司秘书主要是高级管理层的助手和执行者,但如今,公司秘书的角色不仅局限于此,还需要具备以下几个方面的能力和特点:1.战略规划者:公司秘书需要积极参与公司的决策制定和战略规划,为高层管理者提供重要的决策依据和建议。
他们需要了解公司的业务模式和市场趋势,熟悉公司的发展战略,为公司提供长期发展的规划和建议。
2.协调者和沟通桥梁:作为公司内外部联系的纽带,公司秘书需要与各个部门和团队保持密切合作,促进信息流通和资源共享。
同时,他们还需要与外部机构和合作伙伴保持良好的沟通和合作关系,为公司创造更多的商机和合作机会。
秘书的角色定位
![秘书的角色定位](https://img.taocdn.com/s3/m/036acbe16294dd88d0d26bc6.png)
秘书的角色定位蒋介石的秘书陈布雷曾说:“永远只做NO.2,不做NO.1。
”秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者,是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。
其工作性质具有以下两点:一、在领导工作中具有辅助性:秘书工作的产生并非偶然,而是统治阶级和领导群体为了满足工作运转需要的必然要求。
它的历史使命要求它始终不渝地服从和服务于统治阶级和领导群体,围绕其需要而工作。
因此,它先天地处于辅助地位,既不能凌驾于领导集团之上,也不能游离于领导工作范围以外。
二、在机关工作中具有枢纽性:现在任何具有一定规模的机关,团体或企事业单位内部,都设置综合职能部门和专门职能部门。
其中综合职能部门也就是我们所说的秘书工作部门或中枢部门,它最靠近领导,处于机关的心脏部位;是整个机关工作能够正常运转的必要条件和组织保障。
下面以一个具体案例来说明秘书角色定位的重要性。
年轻的小王大学毕业以后,应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。
凭着他的聪明和能力,经过一段时间的努力,他被分公司的李经理看中,调到经理办公室当秘书,王秘书干得倒也有声有色。
这些天王秘书很兴奋,因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。
由于他工作出色,人又机灵,李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。
王秘书心想机会来了,他要精心准备一番,一定要在副总经理面前好好表现一把,不光让李经理脸上有光,说不定借此以后还可以调到总公司工作。
所以,在张副总经理视察其间,王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况,侃侃而谈,娓娓道来,从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。
对自己了解得不太准确的情况,也能灵机一动,迅速做出汇报。
对张副总经理给公司布置的任务,王秘书也毫不犹豫地承诺下来。
视察结束后,王秘书还给张副总经理留了名片,表示今后张副总要办什么事,无论公私,都可以直接找自己。
送走张副总经理以后,王秘书对自己的表现有些沾沾自喜,可是,他发现李经理的脸色有些不对头,并没有表扬他,只说了一句:“辛苦了。
秘书人员角色定位
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秘书人员角色定位我非常赞同这一说法:秘书是领导的服务者,要做好“全过程服务”领导的“参谋”:做好决策服务但不参与决策关注:项目进展、存在问题、政策举措、重要数据领导的“助手”:做好日常事务服务,如会议活动安排、公文收发运转、迎来送往接待、日程计划安排底线:廉洁自律,保密工作到位领导的“笔杆”:做好文稿起草服务领导的“臂膀”:做好推动执行服务那么构建秘书核心竞争力的基本素质和能力有哪些呢?职业形象商务礼仪时间管理:管理好自己和领导的时间,定制清晰高效的日程表目标管理:随时掌握各项任务的进度,领导关心什么你就要关心什么逻辑思维:理顺各种数据、各类信息,抽丝剥茧压力管理:时间紧任务重是工作常态,要学会在高压下工作情绪管理:职场不要玻璃心,心态要稳人际关系:要和领导建立起充分的信任;管理好与上级和同事的关系沟通表达:任何问题都可以通过沟通解决,如果没有,那就是沟通没有到位组织协调:不可自认为手握尚方宝剑,善于周旋和协调公文写作:让领导的思想精准在文字里呈现会议组织:太重要了!很多重大决策都在会议中产生公众演讲:职场话语权等于影响力,平时要做到低调透明,但有公开发言的机会,请一定把握好运营能力:懂核心业务,拿得到看得懂最新核心指标,为领导决策服务圈子文化:插花、西餐、酒/茶/咖啡文化、高尔夫、香烟雪茄、奢侈品、酒店、金融股票、宗教文化好的秘书知道领导的优先级,减少领导在低价值事件耗费的时间好的秘书懂分寸,既要成为参谋,又不能干预决策好的秘书和领导保持同频共振,一个眼神一个动作就能洞悉领导的想法好的秘书将问题处理前置化,了解和记录领导行为习惯和关注点,将其关注的问题提前解决掉,准备好答案,做事超出领导预期。
秘书角色在办公室中的地位和职责
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秘书角色在办公室中的地位和职责秘书角色在办公室中的地位和职责2023年,随着技术的发展与更新换代,办公室中的工作模式也在不断变化。
虽然办公室中出现了各种各样的新型职位,但秘书的地位和职责从未被取代或淘汰。
在这篇文章中,我们将探讨秘书角色在办公室中的重要性以及其职责。
秘书地位的重要性对于担任秘书职位的人来说,他们的职位并不是那么诱人或崇高,但却是不可或缺的。
秘书或助理负责管理一系列与行政管理有关的工作,以便让其他员工能够更好地专注于他们的职责和任务,并避免高层管理人员过度忙碌和紧张。
秘书和助理可以帮助管理人员管理日常行程、文件、邮件和电话,以便他们能够更好地管理自己的时间。
这些任务可能看起来不起眼,但它们是公司高层管理人员能够集中精力于业务目标和战略的基石。
正是由于这种重要的基础性任务,秘书在办公室中扮演着举足轻重的角色。
在过去,秘书大多是由女性担任的,但是现在,许多公司已经开始采用包容和多样化的文化,为男性提供秘书职位。
此外,很多公司也在重视将新鲜血液带入公司的工作文化。
这意味着,随着技术的进步,随着年轻助理和女性担任秘书职位的数量持续增加,秘书已经演变成为一个非常有前途的职业,能够满足公司多样性的需求。
秘书的职责2023年的办公室中,秘书的职责不仅仅是管理日程和文件,他们的职责范围更加广泛也更加具有挑战性。
以下是一些秘书要完成的具体职责:1. 行政管理:秘书必须处理公司行政管理相关的所有事务。
这些可能包括策划和协调会议、准备会议纪要、处理日常邮件和电话、处理文件和数据等。
2. 管理和协调日程:秘书需要保持及时的提醒,确保管理人员的日程安排合理,而且不能有任何疏漏。
另外,秘书还需要管理管理人员的旅行计划。
3. 数据收集和处理:秘书有时也需要收集和处理数据。
这可能包括收集与业务相关的数据,并为管理人员准备报告。
4. 组织文档和文件:秘书需要负责处理和更新公司文件和敏感信息,以确保这些文件和数据不会出错或被外泄。
秘书应准确把握自身角色
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秘书应准确把握自身角色社会的迅猛发展对秘书提出了新的要求。
准确把握自身角色, 认识自身的工作职责, 是秘书工作者做好本职工作的重要条件。
培养和强化正确的角色意识, 是秘书做好工作的关键。
随着科学技术不断进步, 社会发展日新月异,秘书已不再是传统意义上抄抄写写的文书工作者, 而应该是高层次的组织管理型人才, 既懂政治又懂业务, 并擅长处理各种棘手问题。
既善于协调, 又能吃苦耐劳。
作为秘书人员, 要想干好自己的工作, 必须深刻了解自己所担任角色的社会地位与行为规范, 必须明确自己的权利和义务, 才能更好地把握自身的角色。
从单位内部来说, 好的秘书是领导与员工之间的一座桥梁, 能正确、适时地反映内部存在的问题, 实现正常的沟通。
而不称职的秘书, 则是领导与员工之间的一堵墙。
对外而言, 秘书人员是单位、领导的部分脸面: 问题处理得当, 可以给单位、领导增添光彩, 创造效益。
反之, 只能造成损失。
因此, 秘书要时刻谨记自身角色, 树立角色意识, 使公司上下协调一致, 使单位内外融洽配合, 与领导形成默契, 促进工作良性健康发展, 成为领导的得力助手。
一、角色定位秘书与领导的关系是秘书最重要、最基本的社会关系, 秘书人员所承担的角色, 更集中地体现在领导活动以及秘书与领导的关系中。
概括地说, 秘书的基本角色是领导的助手, 基本职责是协助领导开展领导活动和商务活动, 实行组织、行政领导和社会管理工作。
其具体角色为:上传下达的枢纽。
在上级与下级的多维关系中, 秘书是负责疏通的渠道, 是沟通事务、传递文件的载体。
领导事务的帮手、助手。
为领导出谋划策, 协助领导抓大事, 处理一些日常小事, 使领导摆脱琐碎行政事务纠缠;在领导的授意下直接处理公司的行政、商务事务。
领导信息的资料库。
秘书负有搜集、掌握、储存大量信息并及时向领导提供必要情况的责任, 掌管机关档案文书, 保管与工作有关的社会资料。
领导公关活动的组织者和随员。
浅谈如何把握好秘书的角色
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目 录•秘书的职责与定位•秘书的职业素养•秘书的工作艺术•秘书的自我提升•秘书在工作中的挑战与对策•秘书的角色拓展与职业发展秘书的职责与定位秘书是协助领导处理日常工作、负责内外沟通、信息传达、文件管理以及其他行政事务的人员。
秘书的定义秘书的职责包括撰写文件、处理邮件、安排日程、接待来访、协调内部事务以及执行领导交办的其他任务。
秘书的职责秘书的定义与职责010203辅助领导秘书是领导的得力助手,为领导提供全方位的支持,协助领导处理各项工作。
沟通协调秘书是组织内各部门之间的桥梁,负责协调沟通,确保各项工作的顺利进行。
文件与信息管理秘书负责处理文件、保管档案、收集信息,为领导决策提供有力支持。
秘书在组织中的定位1.A 1.B1.D1.C高效有序秘书需要具备高效的工作能力,能够有序地安排工作,确保任务按时完成。
细致认真秘书的工作涉及许多细节,必须细致认真地处理每一项任务,避免出现错误。
保密意识由于秘书经常接触到机密信息,因此必须具备高度的保密意识,严格遵守保密规定。
灵活应变秘书需要具备灵活应变的能力,能够应对各种突发情况,及时解决问题。
秘书的角色要求秘书的职业素养扎实的专业知识0102 03具备扎实的秘书专业知识,包括秘书工作基本理论、办公自动化、文档管理、沟通协调等方面的知识。
了解相关法律法规和政策规定,熟悉单位内部规章制度和业务流程。
掌握秘书工作所涉及的领域知识,如企业管理、市场营销、人力资源等方面的知识。
掌握沟通技巧,能够妥善处理各种人际关系,化解矛盾和纠纷。
具备跨文化沟通的能力,能够适应不同文化背景的交流需求。
具备良好的口头和书面沟通能力,能够准确传达信息,善于表达意见和观点。
高超的沟通技巧良好的职业道德具备高度的职业道德和诚信意识,能够保守机密、遵守纪律、忠诚勤勉地履行职责。
尊重他人、团结协作、积极进取,以良好的工作态度和服务意识赢得信任和尊重。
遵守单位内部的规章制度和工作流程,严格执行工作标准和要求。
论秘书的角色定位与能力结构
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论秘书的角色定位与能力结构近年来,随着企业形势的发展,秘书的角色从传统向多样化转变,如何把繁杂任务梳理清楚,为领导分忧、为基层服务、为同级助力,秘书的角色定位就显得尤为重要。
本文从秘书的定义引出秘书的角色定位要从做人和做事做起,阐述了企业对秘书人员写作、执行、沟通、创新等能力的要求和工作标准,以便更好的实现秘书角色转化,更好的融入工作环境,成为一名专业、成熟的秘书。
标签:秘书;角色定位;能力结构秘书是指专门从事办公室程序性工作,协助领导处理政务和日常事务,为辅助领导决策实施服务的人员,是从事办公室事务,办理文书,负责联络沟通,确保办公室及领导工作正常运作,为领导服务的助手。
角色是指个人在社会关系中所处的位置和状态,以及这种位置要求的行为模式。
任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。
当个人在执行与社会地位、身份相适应的社会职能时,其心理与行为必然要符合相应角色。
秘书的角色,是由秘书在社会中的活动内容和活动方式规定的,是对自己所处的地位和地位所需要的社会责任的认识,是对周围种种人物关系的认识和协调。
秘书工作的特点决定了这一职业角色是主观能动和复杂的,秘书如果不能在职业活动中很好的适合这个角色,或难以在不同的情况下顺利过渡并进行角色转换,就会在心理上体验到角色冲突,影响秘书的心理健康和职能作用的发挥。
因此,秘书要正确认识秘书职业的角色职能,顺利成功的完成角色心理和职业行为的适应。
秘书要做好领导交给的每一项工作,了解秘书的职能和责任,注重培养秘书的角色定位,加深秘书工作的理解,对发挥他们的潜能,促进领导活动,完善工作机制,提高办公效率,都具有很强的现实意义和理论意义。
秘书角色因为角色定位点的不同而包括两个方面:一方面是个人自身的角色定位;另一方面是组织和领导对秘书角色的定位,这种定位更多以角色期望和组织具体的角色规范体现。
秘书是否经常意识到自己是“秘书”,实现社会对秘书角色的期望,是能否进入秘书角色,适应岗位的关键。
浅谈如何把握好秘书的角色
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浅谈如何把握好秘书的角色作为一名优秀的秘书,除了要承担繁重的日常工作,还需要清楚地把握好自己的角色和职责。
下面,我将从以下几个方面谈谈如何把握好秘书的角色。
一、了解方方面面的信息作为秘书,第一要务就是了解公司或领导的方方面面信息,包括市场情况、竞争对手、大事小情等。
只有了解了这些信息,才能更好地为领导提供支持和建议,切实提高工作效率。
此外,秘书还需要掌握领导的日程安排、出差安排等,为领导提供有效的前期筹备工作,以提高整个团队的工作效率。
二、注重服务质量和形象作为团队中的重要一员,秘书的服务质量和形象对整个团队形象也有重要影响。
优秀的秘书除了工作中要做到严谨细致,还要注重自己的形象和气质。
如着装得体、修养良好以及接待客户走访时的礼仪规范等。
这些细节上的体现都能让自己在团队中为领导增光添彩。
三、维系良好的内外部关系秘书在日常工作中,会面对各种各样的人,包括公司内部的同事、客户、政府部门、渠道商、媒体等等。
因此,与人相处应注重礼貌、沟通得体、能够虚心接受各类对与负面意见并及时改进。
要积极维系内外部良好关系,关心同事、关注员工满意度、了解顾客需求等等,才能成为团队中的重要一员。
四、善于分析和解决问题秘书作为一名重要的工作人员,能否快速找到问题的关键点,并有针对性地解决问题,不仅是秘书的职责所在,而且是领导和团队对秘书的期待。
因此,秘书在工作中应该多思考、多学习,通过对工作、行业、市场的分析与思考逐渐提升自己的解决问题的能力,减少领导和团队的负担。
五、具有高度的机密意识作为一名优秀的秘书,需要高度的机密意识,严防机密泄露。
因此,不管是在合同签署、业务洽谈、重要会议等场合中,都应当严格遵守保密规定,防止敏感信息泄露。
同时,秘书还应建立起科学、顺畅的机密信息交流渠道,保证团队的机密信息安全。
总之,作为秘书来说,仅是完成日常工作远远不够。
秘书要具备面面俱到的素质,从源头抓好信息,注重服务质量和形象,加强良好的内外部关系,善于分析和解决问题以及具有高度的机密意识,努力做到将自己与团队的工作质量不断提升,与领导真正做到有益合作,一起共同创造更为出色的业绩和口碑。
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浅谈秘书的角色定位摘要进入21世纪,随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,秘书工作者的角色也由传统向多样化转变,文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题,了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析,以便更好的实现其角色的转化,更好的融入工作环境,成为一名专业而成熟的秘书工作者。
[ 关键词] 秘书;角色;定位进入21世纪,特别是中国假如WTO后,我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,社会对秘书工作者的要求也随之提高,而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。
在社会中,有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解,认为秘书是领导的高级保姆,认为其不需要专业的技能,学会察言观色即可,而在现代社会中,方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到:秘书是领导者,主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员,他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能,是领导者的参谋和助手。
因此,秘书作为一种特定的社会角色,不仅有自己重要的工作内容,而且有自己独立的人格,秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的,而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置,要参与单位的许多重要活动,秘书人员对外要联系工作,接受文电处理信息等,对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中,因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路,耳听八方”的这并不是一种夸张,而是秘书工作的真实写照,因此如何定位秘书角色成为其关键。
而秘书的角色定位要从做人和做事做起。
一、做人做人首先强调两个方面,分别是人品和人样,所谓人品就是人的品质和道德修养,俗话说:要做事先学做人,而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。
秘书人员的职业道德则显得尤为重要,秘书是公司服务的办公室人员,最关键的是要以公司为荣,为公司效力,为公司尽力,即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。
有了这个态度秘书在本职岗位上将是兢兢业业,任劳任怨。
在这个社会中,一旦走上岗位,去扮演一名秘书的角色,就必须民明白自己作为公司的一员,要遵守公司的职业道德,俗话说:“做一天和尚撞一天钟”,一个负责任的和尚即使中午要还俗,早上该撞的钟也不该漏,这就是职业道德、职业伦理,也是秘书人员所必须遵守的。
如果你是卖瓜的,即便卖的是老板的瓜,既然拿了老板的薪水为他工作,就应当尽量说瓜甜,即便瓜不甜,也不该当着顾客的面说“别买这瓜,其淡如水”。
这么说,不是希望每个人都帮老板去赚不义之财,也不鼓励大家去参加骗人的行当,“道不同,不相为谋”“君子绝交,不出恶声”。
你可以因为理念不同而求去,最少不能穿着人家的制服,站在人家的屋里,吃这人家的饭,却砸人家的锅,也许不少刚走上工作岗位的年轻人年轻气盛,接受不了这样的结果,那么即便是选择离开也要在位一天,遵守一天,职业道德是你作为一名秘书人人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则,要遵守职业道德必须做到以下两个方面:(一)要遵守职业道德,必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。
(二)要尽忠职守,维护工作岗位和工作伙伴的权益,不能吃里扒外,资奸通敌。
其次,在人事问题上我们必须面白自己的身份,秘书职业只是领导工作的辅助人员,我们不能代替领导作出决策,这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题,所以不挂把你认为你的决策是多么正确,领导的决定是多么的荒谬,我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他,而不是你带他作出决定,即便事实证明你是对的,那你也休想再在他身边待下去了。
刘墉曾在其作品中提到这样一则例子,张小姐是王经理的一名秘书,张经理遥望小姐发一封信给某公司,将其骂一顿,并称其为骗子,后来张经理发现使自己误会了此家公司,要亲自过去道歉,王小姐却说不用了,那封信她没寄,王经理如释重负的松了口气,半晌,突然说“我当时不是叫你立刻发的吗?”张小姐浅笑:“是啊!但我才到您会后悔,所以压下了。
”“压了三个礼拜?”“对啊,您没想到吧?“我是没想到,可是我叫你发,你怎么能压,那么我叫你发南美的那封你也压了?”“我没压,我知道什么该发什么不该发…”“你做主,还是我做主?”王经理沉声问,后来,张小姐被记了一过,后到孙经理的办公室诉苦,希望调到他的部门,“不急,不急!”孙经理笑笑“我会处理。
”隔了两天,张小姐被开除了。
我们肯定会说:明明张秘书挽救了公司,他们非但不感激,还恩将仇报,对不对,那么你错了,正如王经理所说-“你做主还是我做主”假使一个秘书,可以不听命令,自由心证的把主管要他发出去的信压了三个礼拜不发,她岂不是成了主管?如果有这样的“黑箱作业”以后交代他做事谁还可以放心?再进一步说,自己部门的事,跑去跟别的主管抱怨,工作的忠诚又在哪里?如果孙经理收了她。
会不会跟王经理对上,孙经理会不会想“那天她会不会有倒伐,跟别人告我一状?”所以,你必须明白,在不该佐助的时候做主,就得付出代价,还有你无论帮老板管了多少事情,也不论老板多糊涂,甚至依赖你,到了没你在,他连电话都不会博的地步,但他毕竟还是你老板,也早该他做主。
此外,老板永远向着老板,就算工作上对立,你的魅力也不会大到让他为了你与别的老板翻脸,因为老板在立场上也一致,正所谓一个不忠于自己老板的职员也不会得到别的老板的欣赏。
所谓人样,也就是职场礼仪。
职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。
从你走进公司的那天起,你的角色就发生了转变,你已经不再是每天素面朝天T恤、牛仔、运动鞋的学生,也不是每天浓妆艳抹、头发五颜六色、大耳环、穿着暴露随便的时髦女郎。
作为一名秘书人员,往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触,秘书的整体形象象征了企业的形象,因此,塑造一个良好的秘书形象,不仅给人于好感,而且有助于你的工作和提升公司的信用度。
(一)、仪容作为一名文秘人员一般不素面朝天,化妆是为了对自己容貌上的某些缺陷加以弥补,以期扬长避短,使自己更加美丽,更为光彩照人。
经过化妆之后,人们大多可以拥有良好的自我感觉,身心愉快,振奋精神,缓解来自外界的种种压力,而且可以在人际交往中表现得更加放松,更为自尊、自信,更加潇洒自如。
在社交场合中,通过恰到好处的化妆,可以充分展示自己容貌上的优点,维护自己的形象,反映一个人对某种活动的重视,因其他人好感,对他人表示尊重,而优雅清淡的淡妆会增加你的自信心与亲和力,更好的与对方沟通。
(二)、仪表仪表多指穿衣。
服装被称为人的“第二肌肤”,其可美化人体,扬长避短,展示个性,反映精神面貌,体现生活情趣,发挥多种装饰性功能。
孔子曾经说过:“人,不可不饰,不饰无貌,无貌不敬,不敬无礼,无礼不立。
”其“饰”则指服装,而在一般生活中,别人对你的第一印象取决于你的服装,在企业中,尤其作为一名代表上司与公司形象的秘书人员,在服饰上的要求则更加严格,它是社交取得成功的重要前提,因此,在公司或与外界沟通适应船公司规定的制服、套装、套裙、工作服等。
注重着装的系统性,整体考虑精心搭配。
着装是整个部分应各个部分相呼应、配合。
在整体上尽可能的完美和谐,恪守服装本身约定俗成的搭配,并且好的职业服饰应具有实用性、审美性和象征性等职业服饰的基本特征,能体现人的责任与义务,使人产生庄重、自尊的心理,并且利落、大方、干练,更一波的客户的信任。
但此时必须注意一点,在服装上也有禁忌,风头切不可盖过老板,遵守自己的秘书角色。
(三)、仪态仪态,强调的是坐姿、站姿、及走姿的问题,要做到站有站相,坐有坐姿,行有风度,因为仪态是一个人意识的直接显露的直接反映,也是外界对一个人的形象、气质、修养判断的一大方面。
因此,作为一名秘书人员,并且是时时带边上司与公司形象的职业秘书来说,优雅的仪态显得尤为重要,在很多时候,它甚至会是一笔生意成败的决定因素,收起你自以为耍酷、另类、帅气的姿态将肆无忌惮的大笑变成优雅的微笑,优雅的仪态会让你在与外界的沟通和社交上大大提分,增加你的魅力与亲和力,增加你业务成功的几率。
二、做事做事即在企业中的办事能力,随着时代发展的要求,对秘书要求掌握的技能也越来越严格,因此一名合格的秘书人员必须具备以下基本能力:(一)、写作能力(办文能力)办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用,因此写作成了秘书工作极为重要的内容,即使在信息化时代的今天。
并且要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术,采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。
秘书撰文应注意以下几点:1、明却自己代笔者的地位,明确表明组织或领导意图,不掺杂个人情感。
2、准确使用规范文种,选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文。
3、要选用准确庄重的语言表达,并且充分考虑到领导的个人风格及现场氛围。
4、要根据领导要求反复修改。
5、要一据可靠,禁止违法。
只有这样,才能不辜负领导与组织对执笔秘书的信任。
(二)、执行能力执行能力在秘书的工作中主要表现为办事与办会能力。
1、办会办会是秘书的一项经常性工作,不仅要求能够操办具体的会务工作,而且还要根据领导意图拟定大中型会议的筹备计划,具有组织会务工作有序进行的管理和协调能力,作为一名刚走上工作岗位的秘书人员,应虚心向本单位的老职工学习,掌握会务管理技巧,诸如会前拟定会议筹办方案和应急方案;检查审核会议状况并及时与领导沟通;汇中队会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理;会后对会议的总结等等。
2、办事办事是秘书的重要任务,要高效周密的按程序办理日常办公事务。
如:办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理及信息管理。
还要忠诚可靠、不折不扣的完成领导交办的事项和协助领导处理各种突发事件。
领导活动安排往往是秘书的重要工作内容,此项工作需要较强的组织协调能力和总结工作的经验。
在管理信息网络中,秘书往往处于枢纽位置,需要敏锐的洞察和敏捷的分析综合能力,是上司得到一手的有效信息,便与其做出正确的决策,要有效的进行人机配合具体操作管理信息系统的运作。
在秘书办事过程中,秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作,这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项,并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意图。
此外,秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力,熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术,只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。
从执行能力看,其共组内容都是具体而琐细的,其作用在于减轻领导者的事务工作负担,要有熟练的办公技巧,接待、应对电话等方面的技巧,还要有良好的服务态度和敬业精神,注重礼仪,善于处理人际关系。
(三)、沟通能力成功沟通是秘书开展工作的基础,是人际环境产生活力的源泉,也是形成企业凝聚力的根本。