公司文件资料归档管理制度.doc
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
公司文书归档管理制度
建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。
第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。
第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。
第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。
工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。
第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。
第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。
2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。
第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。
3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
建筑公司文件归档管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件归档工作，确保文件资料的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目工程及各类文件资料的归档管理工作。
第三条文件归档工作应遵循真实性、完整性、准确性、及时性和安全性的原则。
第二章归档范围第四条公司文件归档范围包括：1. 公司规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等行政管理类文件；2. 项目立项、设计、施工、验收、保修等工程技术类文件；3. 人员、财务、合同、物资采购、招投标等业务管理类文件；4. 新闻报道、荣誉证书、专利、资质证书等综合性文件；5. 其他对公司具有保存价值的文件。
第三章归档要求第五条文件归档应满足以下要求：1. 文件材料齐全完整，包括正本、副本、附件等；2. 文件内容真实、准确，无篡改、伪造现象；3. 文件立卷有序，便于查阅和保管；4. 文件命名规范，便于分类、检索和利用。
第六条归档文件应按照以下步骤进行：1. 归档前，由各部门负责人对文件进行审核，确保文件符合归档要求；2. 归档时，应按照文件类型、时间顺序、项目名称等进行分类整理；3. 归档文件应进行编号，并填写归档登记表；4. 归档文件应使用标准档案盒，并贴上标签，注明文件名称、类别、归档时间等信息。
第四章归档保管第七条归档文件应妥善保管，确保文件安全。
1. 公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 档案室应保持清洁、通风、干燥，防止文件霉变、虫蛀、火灾等事故；3. 档案员应定期对归档文件进行检查，确保文件完好无损。
第五章文件利用第八条公司文件归档后，应建立健全文件查阅制度，确保文件有效利用。
1. 公司内部人员查阅文件，应填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准；2. 外部单位查阅文件，应出示相关证明，并经公司领导批准；3. 查阅文件时，应遵守档案保管规定，不得擅自复制、借出或损坏文件。
第六章奖励与处罚第九条对在文件归档工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。
公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度.doc公司文件资料归档管理制度为了规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。
一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种：接收和发放。
接受到文件时需填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》，发放的文件需填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。
文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。
二、公司文件、资料归档的范围和归档分类本公司文件、资料应按照以下分类和归档范围进行归档：1.行政类：公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。
2.经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3.人事类：劳动人事档案、劳动工资档案等。
4.政府类：政府下发至公司的各类文件。
5.财务类：各种财务票证、票据、财务审计档案、会计档案、统计资料等。
6.音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循以下原则：统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管。
遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1.本公司所有应归档的文件、资料，一律以文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。
例如：公司办公室的编号首为XXX发来的文件编号为XXX发来文件为SWR。
2.公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为：1 行政类；2 经营业务类；3 人事关类；4 政府类；5财务类；6 音像类。
3.公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以年月日加十位进行归编。
公司应该根据文件的性质和保密级别来归档文件和资料。
文件分为“A”一般级、“B”重要级和“C”机密级。
一般级文件包括公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
公司电脑文件归类管理制度
第一章总则第一条为规范公司电脑文件的管理，提高文件检索效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有电脑文件的分类、归档、存储、借阅、销毁等管理工作。
第二章文件分类与编码第三条公司电脑文件分为以下类别：1. 行政类：包括公司规章制度、通知、公告、会议记录等；2. 财务类：包括财务报表、凭证、发票、合同等；3. 技术类：包括产品设计文件、技术规范、操作手册等；4. 人力资源类：包括员工档案、招聘记录、培训资料等；5. 市场营销类：包括市场调研报告、客户资料、广告宣传资料等；6. 采购类：包括采购合同、供应商资料、采购订单等；7. 仓储物流类：包括库存记录、出入库单、运输单据等；8. 项目管理类：包括项目计划、进度报告、验收报告等；9. 其他类：包括不属于上述类别的其他文件。
第四条每类文件根据内容细分，并设立统一编码，便于检索和管理。
第三章文件归档与存储第五条文件归档应遵循以下原则：1. 及时性：文件产生后应及时归档；2. 完整性：归档文件应包括所有相关资料；3. 规范性：归档文件应按照规定格式进行整理；4. 安全性：归档文件应采取必要的安全措施，防止丢失、损坏或泄露。
第六条文件存储分为电子存储和纸质存储两种形式：1. 电子存储：所有电子文件应存储在公司指定的服务器或云存储平台上，并定期备份；2. 纸质存储：重要文件应制作纸质副本，并存放在公司档案室。
第四章文件借阅与使用第七条文件借阅需填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后方可借阅。
第八条借阅人应妥善保管借阅文件，不得擅自复制、泄露或损毁。
第九条借阅文件应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。
第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下原则：1. 法律法规：遵守国家有关法律法规，不得销毁有保存价值的文件；2. 审批手续：销毁文件需经公司相关部门负责人审批；3. 监督销毁：销毁文件应有专人监督，确保文件彻底销毁。
公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度一、背景公司文件资料是公司日常办公中必不可少的组成部分，包括各类合同、项目计划、商业计划、会议记录等等。
这些文件资料对于公司的正常经营和管理发挥着重要作用。
随着公司业务的不断扩大和发展，文件资料量也不断增长，无组织、无计划的存放和管理就会对后续使用带来不便，甚至会产生一系列问题。
因此，为了保证公司日常工作的顺利进行，建立一套完整的文件资料归档管理制度必不可少。
二、目的本文件对公司文件资料归档管理制度进行规定，明确文件资料的归档流程及规范，旨在提高文件资料的存储效率、提高文件资料使用的方便性，保证文件资料的安全性以及快速传递。
三、管理范围本制度适用于公司内部所有部门的文件资料归档与管理。
四、管理原则1.文件资料应按照文件类型、发文时间、文件内容等进行分类，制定归档方案和范围；2.文件资料应根据保密程度、保存期限以及使用频率等因素确定归档位置和方式；3.文件资料应统一编号，制作检索索引，方便查找和使用；4.文件资料应按照制定的文件归档标准进行归档，避免交叉归档和混乱存储；5.文件资料应定期整理、清理、审查和保护，确保文件的完整性、准确性和安全性。
五、管理流程步骤一：文件整理1.对于已处理完成的原始文档，如会议记录、报告等文件，应立即整理到临时存放区；2.对于硬件设备上的文件，应首先进行清理和整理，删除无用文件并按照日期和文件格式整理存储。
步骤二：文件分类1.将整理好的文件根据类型进行分类，如合同类、会议记录类等；2.根据文件内容进行进一步的细分，如根据项目、客户等分类。
步骤三：文件编号1.根据制定的文件编号规则进行编号，包括文件名称、文件类型、编号、时间等；2.对于文件编号的修改，应以记录为准，避免编号的重复或错乱。
步骤四：文件归档1.将文件进行归档，包括电子文档和纸质档案，分别存储到相应的归档文件夹和档案柜中；2.对于一些重要的原始文件，如合同、协议等，应定期做备份和归档，避免遗失和损毁。
文件管理与档案归档制度
文件管理与档案归档制度1. 前言为了有效管理企业的文件和档案，保障企业信息的安全、完整和有序，提高工作效率和决策水平，订立本《文件管理与档案归档制度》。
2. 文件管理要求2.1 文件分类与命名•全部文件必需依照文件类型进行分类，并在文件夹中明确标注。
•文件命名应简洁明确，包含文档主题、日期和版本号，并使用英文或数字进行命名。
•在文件名中避开使用特殊字符、空格以及中文乱码。
2.2 文件存储与备份•全部文件必需存储在企业共享文件夹中，确保文件的统一管理和共享。
•文件夹中的文件必需依照文件类型和日期进行分类，并严格掌控文件夹的层级。
•文件在存储后需要进行定期备份，并妥当保管备份数据，确保在文件丢失或损坏时可以进行恢复。
2.3 文件权限管理•对于敏感和机密文件，必需进行权限掌控，只授权给需要知晓的人员。
•普通员工只能查看和编辑与其工作相关的文件，没有修改文件权限的权利。
3. 档案归档要求3.1 档案分类与标识•档案依照文件类型和内容进行分类，并在档案盒上标注清楚的档案名称和编号。
•每个档案盒必需粘贴条码标签，并建立相应的档案编号索引表格。
3.2 档案存放和管理•档案必需存放在指定的档案库房中，保证存放环境的安全、干燥和通风。
•档案必需依照编号和时间次序进行摆放，避开混乱和遗漏。
•档案管理人员必需定期检查存放档案的完整性和数量，并填写档案管理记录。
3.3 档案借阅与归还•档案借阅需填写借阅申请表，并由主管审批后方可借阅。
•档案借阅期限一般不超出30天，逾期需重新申请延期。
•归还的档案必需重新检查完整性和数量，并及时更新档案管理记录。
3.4 档案销毁与保护•档案需要进行合理的存档时间，超出规定时间后，必需进行销毁。
•档案销毁必需由专人负责，依照销毁程序进行操作，并填写销毁记录。
•对于需要长期保管的档案，必需进行档案保护，包含适当的存档环境和防火、防水措施。
4. 管理措施4.1 监督与培训•管理部门负责对文件管理和档案归档制度进行监督执行，并定期进行巡查和检查。
公司档案资料管理制度(5篇)
公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。
2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。
第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。
6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。
7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。
第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。
3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年终据此进行整理、剔除。
4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
公司文件与文档归档与管理制度
公司文件与文档归档与管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范公司文件和文档的归档与管理工作，确保文件和文档的安全性、可追溯性和便捷性。
本制度适用于公司内部全部文件和文档的归档与管理工作。
第二条定义1.文档：包含但不限于公司内部文件、合同、报告、备忘录、电子邮件、会议纪要、项目文档等各类文字、图像、声音等形式的信息载体。
2.归档：指将文件和文档依照规定的分类标准整理、编号、保管和管理的过程。
3.管理：指对文件和文档进行分类、存储、检索、借阅、销毁等活动的过程。
第二章文件和文档的归档第三条分类标准1.文件和文档依照内容和用途可以分为归档文件、工作文件和临时文件三类。
2.归档文件：包含公司重要政策、制度、规章、紧要决策、合同协议、财务报表等需要长期保管的文件。
3.工作文件：包含工作计划、项目文档、会议纪要、业务报告等需要较长时间保管，但不需要长期保管的文件。
4.临时文件：包含日常工作中的便签、草稿纸、临时记录等需要短期保管的文件。
第四条归档流程1.归档文件的归档流程：（1）文件责任人负责将文件整理并依照分类标准确定文件编号。
（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。
（3）文件责任人将归档文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。
2.工作文件的归档流程：（1）文件责任人负责将工作文件整理并依照分类标准确定文件编号。
（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。
（3）文件责任人将工作文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。
3.临时文件的归档流程：（1）临时文件不进行归档，可以直接放置在文件柜的临时文件夹内。
（2）每月末，档案管理员负责将临时文件进行清理和销毁。
第五条文件编号1.文件编号的编制原则：（1）归档文件和工作文件的编号由文件责任人依照统一的编号规定进行编制。
公司档案资料管理制度(五篇)
公司档案资料管理制度适应企业现代化、规范管理的需要和上级关于档案工作有关规定，结合我公司的实际情况，现作如下规定：一、公司内部文件记录、合同文本、技术图纸、工艺配方等资料一律由办公室专人负责收集、整理、建档、保存。
二、公司所属各单位必须坚持文件材料形成、积累、整理和归档的制度，归档的材料要齐全、完整、字迹工整、图样清晰。
三、公司领导及科室工作人员因公外出参观学习、考察、参加各种会议，所获取的文件材料要按照归档范围的规定及时交档案室归档。
四、因工作需要借阅档案时，档案资料原则上不得带出档案室；特殊情况下，报请公司主管领导批准后方可带出时，最多不超过一个月，如到期不能归还，严格履行检查程序。
五、借阅人员，不经档案部门同意，不准复印、抄录。
六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。
对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。
七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。
九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。
公司档案资料管理制度（二）是为了保障公司档案资料的安全、完整和可查阅性，规范公司档案资料的创建、整理、存储、借阅和销毁等一系列工作流程而制定的规章制度。
一、档案资料的创建与整理1. 标准化的文件模板：公司内部各种文件、报告和合同等资料的创建应遵循标准化的文件模板，确保文档格式一致、内容清晰。
2. 档案编号与命名规则：每份档案资料都应有唯一的档案编号，并按照一定的命名规则进行命名，便于检索和管理。
3. 定期整理：定期对档案资料进行整理，清除过期和无效的文件，确保档案资料的及时更新和整齐有序。
二、档案资料的存储与保管1. 存储设施：公司应提供专门的档案室或档案柜，配备防火、防潮和防蛀等设施，并定期进行检查和维护。
2. 分级存储：根据档案的重要性和保密级别，进行分级存储，将核心资料和重要档案储存在安全级别较高的区域。
办公室文件归档制度范本
办公室文件归档制度一、目的和意义为了加强办公室文件的管理，确保文件的安全、完整和便于查阅，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
本制度适用于公司办公室各类文件的收集、整理、归档和保管工作。
二、文件分类1. 文件分为纸质文件和电子文件两大类。
纸质文件包括：公司内部文件、外部来文、宣传资料、合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。
电子文件包括：电子邮件、办公文档、扫描文件、音频视频资料等。
2. 文件按照内容分为：综合管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、研发技术类、生产运营类等。
3. 文件按照密级分为：公开级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。
三、文件收集与整理1. 各部门应在文件形成时，明确文件类别、密级，并进行初步整理。
纸质文件应逐页编号，标注页码；电子文件应进行适当压缩，并标注文件名称。
2. 各部门应在每月末对本月产生的文件进行汇总，填写《文件汇总表》，提交给办公室负责人。
3. 办公室负责人对提交的文件进行审核，确保文件符合归档要求。
四、文件归档1. 文件归档采用纸质档案和电子档案双重管理方式。
纸质档案按照文件类别、密级和形成时间顺序进行整理，装订成册，放置在专门的档案柜中。
电子档案存储在公司的服务器或云存储平台上，设置访问权限。
2. 办公室负责人定期对归档文件进行审查，确保文件完整、准确、可用。
对不符合归档要求的文件，应要求相关部门进行整改。
3. 归档文件应保留原始痕迹，如签字、盖章等。
文件复印件、打印件应注明“复印件”或“打印件”字样，并加盖骑缝章。
五、文件保管与查阅1. 办公室负责人负责文件保管工作，确保文件安全。
办公室应配置防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保文件不受损坏。
2. 办公室负责人建立健全文件查阅制度，明确查阅范围、查阅人员、查阅程序。
未经批准，不得擅自查阅、复制、借阅、销毁文件。
3. 查阅文件时，应在办公室内进行，不得将文件带出办公室。
如有特殊需要，须经办公室负责人批准，并办理借阅手续。
公司档案归档管理制度
一、总则1. 为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司各部门、各项目及个人在从事各项工作和经营管理活动中形成的具有保存价值的各类档案资料。
3. 公司档案归档工作遵循统一领导、分级管理、责任到人的原则。
二、归档范围1. 公司发展规划、年度计划、重大决策、会议记录、合同、协议、财务报表、审计报告等文件资料。
2. 各部门、各项目形成的业务文件、技术文件、项目管理文件、人力资源文件、设备管理文件等。
3. 各类宣传材料、出版物、音视频资料、照片等。
4. 公司内部刊物、工作简报、内部通报等。
5. 其他对公司有保存价值的文件资料。
三、归档要求1. 归档文件资料应完整、准确、规范，符合国家档案管理法规和公司内部规定。
2. 归档文件资料应分类整理，便于查阅和利用。
3. 归档文件资料应使用规范的档案装具，确保文件安全。
4. 归档文件资料应填写归档目录，包括文件名称、编号、日期、页数、归档人等信息。
5. 归档文件资料应按照规定期限归档，逾期未归档的，由归档人承担相应责任。
四、归档程序1. 归档人将文件资料按照归档范围和要求进行整理。
2. 归档人将整理好的文件资料提交给所在部门负责人审核。
3. 部门负责人对文件资料进行审核，确保其完整、准确、规范。
4. 审核通过的文件资料由部门负责人签字确认后，提交给档案管理员。
5. 档案管理员对文件资料进行分类、编号、装订、填写归档目录等工作。
6. 档案管理员将文件资料归档到档案库房，确保其安全。
五、档案借阅1. 档案借阅需填写借阅申请，说明借阅目的、期限等。
2. 档案管理员对借阅申请进行审核，确保借阅目的合法、合理。
3. 经审核通过的借阅申请，档案管理员办理借阅手续，并登记借阅记录。
4. 借阅人需爱护档案，按期归还，如遇特殊情况需延长借阅期限，应提前与档案管理员沟通。
六、档案销毁1. 档案销毁需按照国家档案管理法规和公司内部规定执行。
公司材料归档管理制度
第一章总则第一条为加强公司材料管理，确保材料归档工作的规范化、标准化，提高材料利用效率，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有材料的归档管理，包括但不限于文件、图纸、合同、报表、照片、录音、录像等。
第三条材料归档工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保所有材料齐全，不得遗漏；2. 准确性原则：材料内容准确无误，符合国家法律法规和公司规章制度；3. 及时性原则：材料归档应及时，不得拖延；4. 安全性原则：确保材料安全，防止丢失、损坏和泄露。
第二章材料归档范围第四条公司材料归档范围包括：1. 公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件；2. 公司与外部单位签订的合同、协议、合作协议等；3. 公司内部各部门提交的报表、统计报表、财务报表等；4. 公司内部各部门产生的项目文件、设计文件、施工图纸等；5. 公司内部各部门产生的会议记录、纪要、报告等；6. 公司内部各部门产生的其他重要材料。
第三章材料归档程序第五条材料归档程序如下：1. 收集：各部门在材料产生后，应按照归档范围进行收集，并确保材料的完整性和准确性。
2. 分类：根据材料内容，将其分为不同类别，便于管理和查询。
3. 编号：对收集到的材料进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查询。
4. 归档：将编号后的材料按照类别、编号顺序进行归档，归档地点应通风、干燥、防火、防盗。
5. 审查：档案管理人员定期对归档材料进行审查，确保材料完整、准确、及时。
6. 查询：各部门需要查询材料时，应向档案管理人员提出申请，档案管理人员应及时提供所需材料。
第四章材料归档管理职责第七条公司设立档案管理部门，负责材料归档工作的组织实施和监督管理。
第八条档案管理部门职责：1. 制定和完善材料归档管理制度；2. 指导各部门进行材料归档工作；3. 对归档材料进行审查、整理和保管；4. 对材料归档工作进行监督检查，确保制度落实；5. 为各部门提供材料查询服务。
留存资料归档管理制度范本
资料归档管理制度第一章总则第一条为了加强公司资料归档管理，规范资料归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部室、项目组及全体员工，对公司资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作进行规范。
第三条公司资料归档管理工作应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则，确保公司档案资料的安全、有效和充分利用。
第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司各类文件、资料，包括政策法规、管理制度、工作规程、合同协议、工作总结、工作计划、会议记录等；2. 公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等；3. 公司财务报表、会计凭证、账簿、财务分析等财务档案；4. 公司项目立项、设计、施工、监理、验收等工程档案；5. 公司研发、生产、质量、安全、环保等业务档案；6. 其他具有保存价值的资料和物品。
第五条归档要求：1. 资料归档应遵循文件的生成、发展和利用顺序，保持文件之间的有机联系；2. 资料应采用耐久性好的材料，字迹清晰，格式规范，易于阅读；3. 资料归档应逐页标注页码，分类编制目录，便于检索；4. 资料归档应确保原件与复印件、电子文件与纸质文件、正本与副本的一致性；5. 归档资料应进行审核、审批，确保资料的真实性、完整性和准确性；6. 归档资料应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露等风险。
第三章归档流程与责任第六条归档流程：1. 资料生成部门或个人应在资料生成后及时进行初步整理，确保资料的完整性和准确性；2. 资料整理完毕后，提交给档案管理部门或档案员进行归档；3. 档案管理部门或档案员对提交的资料进行审核，确认无误后进行归档；4. 归档后的资料应按照分类编制目录，便于检索和利用；5. 档案管理部门应定期对归档资料进行审查、清点、核对，确保档案的完整性和准确性。
第七条归档责任：1. 公司各部室、项目组负责人为本部门、项目组资料归档工作的第一责任人，对本部门、项目组归档资料的真实性、完整性和准确性负责；2. 档案管理部门或档案员负责公司整体资料归档工作的组织、协调和监督，对归档资料的完整性和准确性负责；3. 全体员工应按照本制度的要求，及时、准确、完整地提交归档资料，并对提交资料的真实性负责。
内部资料归档管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司内部资料的管理，确保资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部资料的归档、保管、利用和销毁。
第三条本制度遵循保密原则、完整性原则、准确性原则和方便利用原则。
第二章归档范围第四条归档范围包括但不限于以下资料：1. 公司章程、规章制度、工作流程、操作手册等规范性文件；2. 各部门、各岗位的工作计划、总结、报告、会议记录等业务资料；3. 项目方案、合同、协议、招投标文件等业务往来资料；4. 设计图纸、技术文档、专利证书等研发资料；5. 财务报表、审计报告、税务申报等财务资料；6. 人力资源档案、培训记录、考核结果等人力资源资料；7. 保密文件、内部通知、工作指示等内部管理资料；8. 其他对公司工作有重要参考价值的资料。
第三章归档程序第五条资料归档前，应进行分类整理，确保资料完整、准确。
第六条资料归档时，应填写《内部资料归档登记表》，包括资料名称、类别、数量、归档日期、归档人等信息。
第七条资料归档后，由档案管理员负责入库、上架、编号等工作。
第八条归档资料应按照分类方案进行排列，便于查找和使用。
第四章资料保管第九条档案管理员负责归档资料的保管工作，确保资料安全、完整。
第十条归档资料应存放于通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案室。
第十一条归档资料应定期进行清点、检查，确保资料无缺失、损坏。
第十二条对涉及保密的资料，应采取加密、封存等措施，确保信息安全。
第五章资料利用第十三条公司员工因工作需要查阅归档资料时，应向档案管理员提出申请，填写《内部资料查阅登记表》。
第十四条档案管理员在确认查阅申请合法、合规后，方可提供资料。
第十五条查阅资料时，应遵守以下规定：1. 不得擅自复制、摘抄、传播资料；2. 不得将资料带出档案室；3. 不得损坏、污损资料。
第六章资料销毁第十六条归档资料达到保管期限，或因其他原因需销毁时，应按以下程序进行：1. 提出销毁申请，填写《内部资料销毁申请表》；2. 经相关部门审核、批准后，方可进行销毁；3. 销毁前，应进行清点、核对，确保资料完整；4. 销毁后，应将销毁情况记录在案。
公司档案管理制度归档时间
一、引言为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确和系统性，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、归档时间规定1. 归档周期（1）一般文件：公司各部门应于每月月底前将当月形成的各类文件材料整理归档。
（2）重要文件：涉及公司重大决策、重要项目、重要会议等内容的文件，应在形成后3个工作日内整理归档。
2. 年度归档（1）年度归档时间：每年12月31日前，各部门应完成本年度档案的整理、立卷和归档工作。
（2）年度归档材料范围：包括但不限于以下内容：①公司年度工作报告、总结、计划等；②年度财务报表、审计报告等；③年度生产经营指标完成情况；④年度重要会议记录、纪要等；⑤年度合同、协议等；⑥年度人事变动情况；⑦年度其他重要文件材料。
3. 特殊情况归档（1）涉及国家秘密、商业秘密的文件材料，按照国家有关保密法律法规的规定进行归档。
（2）公司内部文件材料，因特殊情况需要延长归档时间的，应向公司档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。
三、归档要求1. 归档材料应完整、准确、系统，确保档案的真实性和完整性。
2. 归档材料应按照档案分类、编目、立卷等要求进行整理。
3. 归档材料应按照档案保管期限进行分类，妥善保管。
4. 归档材料应实行电子化和数字化管理，提高档案的利用效率。
四、归档流程1. 归档申请：各部门在归档前，应向公司档案管理部门提交归档申请。
2. 归档审核：公司档案管理部门对各部门提交的归档申请进行审核，确保归档材料符合要求。
3. 归档整理：各部门按照归档要求，对归档材料进行整理、立卷。
4. 归档入库：公司档案管理部门对归档材料进行验收、登记、入库。
5. 归档利用：各部门和个人需查阅档案时，应按照档案管理部门的规定进行。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
3. 各部门应认真执行本制度，确保公司档案管理工作规范化、制度化。
安全生产文件资料归档管理制度
第一章总则第一条为加强公司安全生产文件资料的管理，确保文件资料的完整性、真实性和有效性，为安全生产工作的开展提供科学依据和依据保障，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有与安全生产相关的文件资料的收集、整理、归档、保管和利用。
第三条本制度遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司内部所有安全生产文件资料实行集中统一管理，确保资料齐全、完整、有序。
（二）规范操作原则：按照国家相关法律法规和行业标准，对安全生产文件资料进行规范化操作。
（三）分级管理原则：根据文件资料的重要性和保管期限，实行分级管理，确保资料安全。
第二章职责第四条公司总经理负责安全生产文件资料归档管理工作的总体规划和监督实施。
第五条安全生产管理部门负责安全生产文件资料归档管理的具体实施，包括以下职责：（一）建立健全安全生产文件资料归档管理制度；（二）负责收集、整理、归档安全生产文件资料；（三）负责安全生产文件资料的保管、查阅和借阅；（四）负责安全生产文件资料的鉴定和销毁。
第六条各部门负责人对本部门安全生产文件资料的收集、整理、归档工作负责，确保文件资料齐全、完整。
第三章文件资料收集与整理第七条安全生产文件资料包括以下内容：（一）国家有关安全生产的法律法规、标准、规范和规章制度；（二）公司安全生产规章制度、操作规程、应急预案；（三）安全生产会议记录、培训记录、检查记录、隐患排查治理记录；（四）安全生产事故报告、调查处理报告、整改措施及落实情况；（五）安全生产设施设备、安全技术措施等相关资料；（六）其他与安全生产相关的文件资料。
第八条安全生产文件资料的收集应当做到及时、准确、完整。
各部门在产生文件资料时，应按照规定及时报送安全生产管理部门。
第九条安全生产文件资料的整理应当遵循以下要求：（一）按照文件资料的类别、时间顺序等进行分类；（二）对文件资料进行编号、标注页码；（三）填写文件资料登记表，包括文件名称、编号、日期、页数、来源等；（四）对破损、褪色的文件资料进行修复或复制。
文件、材料收集归档制度模版（3篇）
文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。
1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。
第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。
2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。
第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。
第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。
第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。
第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。
企业归档管理制度
企业归档管理制度第一章总则为了规范企业的文件和资料管理工作，提高文件管理效率和工作质量，保障企业信息安全，保持公司的业务流畅和稳定，特制定本管理制度。
第二章文件管理的基本要求1. 凡属企业的各类文件、资料，无论形式，都应当建立档案，且应该进行定期归档。
2. 文件的归档，应当遵循分类管理、及时入库、保密性的原则，确保文件的准确性、完整性和及时性。
3. 文件的保存周期应根据文件的性质、用途以及法律法规的规定来确定，原则上不得随便销毁，应当依照规定办法办理文件的销毁手续。
4. 处理文件时，应遵循严格的程序和规定，所有文件的保密性要求应当得到充分的重视。
5. 应保证文件管理工作的规范性，不得弄虚作假或者对文件内容进行篡改。
第三章文件管理的基本流程1. 归档申请员工在完成相关工作后，应当向所在部门或者相关负责人提出归档申请，清单包括文件标题、编码、文件性质、涉及部门（或人员）等基本信息。
2. 文件整理相关部门或人员在收到归档申请后，应当对相关文件进行整理，确保文件的准确性和完整性。
3. 文件分类根据文件的不同性质和用途，进行分类归档，并将文件编码报送给计算机中心进行档案管理。
4. 文件入库分类归档完成后，将文件送至档案室，由档案管理员负责入库，做好档案管理。
5. 文件保管根据文件的性质和保密级别，将文件存放在指定的位置，并严格保证文件的保密性，防止文件的泄密。
6. 文件查询当有文件需要查询时，员工首先要向档案管理员提出查询申请，并凭借相关证明办理文件查阅手续，保证文件的安全。
7. 文件销毁按照规定的保存周期和文件销毁规定，对文件进行销毁，销毁手续需严格按照规定程序办理，确保销毁后文件不得再次利用。
第四章文件管理的要求1. 对公司的业务性文件、重要资料、管理科学资料等都应归档存档，并在公司制度建设方面加强管理。
2. 应具备类别多、级别分、层次化、科学规范和分类明确的档案管理系统。
3. 严格制定文件管理规范和流程，保障文件的及时性、完整性和准确性。
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公司文件资料归档管理制度1 公司文件资料归档管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,
实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、资料的来源和范围
文件、资料的来源有两种：接收和发放。
1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。
2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。
文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。
二、公司文件、资料归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类:
本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。
2、经营业务类:
公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:
劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、政府类：政府下发至公司的各类文件。
5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。
遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。
如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:
1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。
分为“一般级”“重要级”“机密级”。
以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“C”机密级文
档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。
例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB120*********(A)。
四、档案的保管、调阅与归还
1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保
管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。
并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。
调阅时须填写《文档调阅申请表》。
一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。
重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。
机密级公司文档
, 须经公司经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。
五、归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。
公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。
劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、五年保存: 根据需要须保存的文档。
财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
六、档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。
重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。
机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
七、附表的管理
本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。
附表的编号为：启用时的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。
本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
另附：附表1《文件接收登记表》
附表2《文件移交登记表》。