档案管理基础(第3章 档案的整理)

二、全宗的划分 （一）区分全宗的原则 1. 立档单位发生根本性变化与全宗的划分 （1）立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。立 档单位撤销后，其部分职能由其他单位接续，撤销之前形成的档案仍作 为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接 续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。 （2）由几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗， 合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中一个立档单位为中心， 兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为 同一个全宗，其他立档单位被兼并钱的档案分别构成独立全宗。 （3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其 独立之前的档案作为其原来所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的 档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成 为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并 入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。
二、档案整理工作的原则 （一）档案的整理应该充分利用原有的整理基础 1. 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求， 不要轻易打乱重整； 2. 在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻 易破坏以往整理和保存的历史状况。 （二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系主要表现在： 1. 文件在来源方面的联系 形成者之间的有机联系 2. 文件在时间方面的联系 所反映活动的阶段性和时间联系 3. 文件在内容方面的联系 形成者的特定活动，使文件之间存在密切的联系 4. 文件在形式方面的联系 文件的文种、名称、载体和记录方式上的有机联系 （三）档案的整理必须便于保管和利用
那么，我们在按问题分类的时候，就要注意： 1.按照文件中最基本的问题设置类别，如实反映立档单位的主要 面貌。通常是按照机关职能任务分类。 2.类目体系力求简明，必须符合逻辑。 3.按照文件袋饿主要内容有规律地归类。 在按问题分类的时候，有些文件所反映的问题，既可以归入A类， 又可以归入B类。这时，我们就要分辨出事物的主要方面，抓住 文件所反映的主要问题，把文件归入主要问题所在的类目。
第四节 案卷的组织
一、立卷 1. 案卷：是一组有密切联系的文件的组合体，它是在一个全宗的各 类别之下对单份文件进行整合后所形成的保管单位。 2. 立卷方法：也叫“立卷特征” 常用的立卷方法主要有：问题、题名（作者）、文种（名称）、 地区、时间、收发文机关。 按问题立卷 “问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉 及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成案卷。 一般，机关工作总是围绕一定的中心思想开展的，所以形成 的文件，也总是围绕某一问题而产生。把这些文件收集起来，就 可以组成一个案卷。


组织机构分类法 组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的 承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档 案分成几个类别。 组织机构分类法一般是按立档单位内第一层组织机构设置类 别，需要时也可以分到第二层组织机构。有一个机构就设一个类， 组织机构名称就是类别名称。 问题（主题、职能）分类法 问题分类法就是按照文件内容所反映的问题（文书工作人员 也惯称为“事由”）将全宗内档案分为各个类别。 按照问题分类时，会出现的问题： 因档案内容所反映的问题是复杂的，人们的认识水平又存在 差异和局限性，所以对类目的划分，文件如何归类，常常难以掌 握和出现意见分歧，分类的结果也往往带有主观性，导致分类不 准确。
（四）按形式分类 1.按文件种类（名称）分类。如账簿、会计凭证等。 2.按文件的载体形态分类 就是按文件制成材料及其形态划分，如光盘、磁盘、 照片、录像带等。 3.按文件的形状规格分类 如按成卷的、成张的，或是不同大小（开本）的等。
三、分类的程序
区分档案的门类
门类是指档案的形成过程中自然分化的种类。
三、全宗的补充形式 （一）什么是联合全宗？ （二）什么是全宗汇集？ （三）什么是档案汇集？ 四、全宗群 什么是全宗群？
第三节 全宗内档案的分类
一、全宗内档案分类的基本要求 1.档案类目和档案材料的划分应该具有客观性； 2.档案分类体系应该具有逻辑性； 3.全宗内档案的分类应该注重实用性； 4.全宗内档案的分类应该具有思想性； 二、分类的一般方法 （一）按时间分类 1.年度分类法 2.时期分类法 封建王朝时期档案、民国档案、建国后档案……
（4）某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或 职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为 所并入立档单位全宗的一部分。 （5）合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗； 如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。 2. 立档单位非根本性变化与全宗的划分 立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的变化、隶属 关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点 的迁移等，这些变化未引起立档单位独立性的改变，因此不会改变其全 宗。 3. 临时机构和派出机构档案的全宗归属 4. 立档单位中党、团、工会等组织档案的全宗归属 作为立档单位全宗的一部分对待。
简析
档案整理工作具有一套完整的内容，然而，由于各个单位的运行和调整 情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，我 们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。因此，需 要我们能够正确地判断所遇到的具体情况，从而设计出合理的整理方案。
第一节 档案整理工作的内容和原则


一个机关内部，按照问题结合其他方法立卷是一种最常用的方法。 按问题立卷，在运用中也具有很打的灵活性。“问题”可以具体， 也可以笼统。所以，在机关立卷中，一般都把问题的范围放大一些。这 样就便于归类一些问题相对模糊的文件。 按作者立卷 “作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。 将属于同一作者的文件组合在一起，便于反映本机关的工作以及其他机 关与本机关的联系。 由于作者的职能和地位不同，按作者立卷也就适当地区分了文件的 重要程度和保存价值。所以，按作者立卷也是机关立卷的一种常用方法。 按文种（名称）立卷 就是把文件种类名称相同的文件组合在一起。 例如：XXX，“1995年各项工作计划”，XXX，“常委会议记录”等， 这些都可以按文种立卷。 文件的文种反映了文件的效能和作用。按照文种立卷也能较好地反 映机关的工作活动，并可以适当区分文件袋饿重要程度和保存价值，是 一种不可缺少的立卷方法。
第二节 全 宗
一、全宗的概念 全宗是一个独立的机关、组织和个人在社会活动中形成的档案有机整 体。 全宗的概念包含以下几层意思： （1）全宗是一个有机整体 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 那么，如何确定全宗？ 全宗的构成者，即“立档单位”必须具备的条件： 第一，可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；（主要依据） 第二，财务独立，可以编制财务预算和计划； 第三，人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。
1.
2.
3.
4. 个人书信 包括收到别人的书信和本人发出的书信。 5. 经济材料 包括反映本人和家庭财产状况以及经济活动的材料。 6. 亲属材料 包括全宗构成者的直系亲属和其他主要亲属能够反映和说明全宗 构成者生平、活动、经济等方面的材料。 7. 评价材料 包括别人所写和收集的关于纪念、评述和回忆全宗构成者的文章、 创作材料、祭文和悼词等。 8. 音像材料 包括反映和记述全宗构成者及其亲属、朋友、同学、同事各方面 活动的照片、画册、录音和录像等材料。 9. 其他材料


年度——问题分类法 先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。 如： 1980年 综合类 人事机构类 农林水利类 …… 1981年 综合类 人事机构类 农林水利类 …… 这种分类方法，多用于单位内部组织机构复杂多变的情况。因组 织机构的复杂多变，导致无法用机构分类方法进行分类，但是， 形成文件所反映的单位活动却有规可循。所以，采用年度下按问 题来分类的方法。
上面我们讲了按照年度、组织机构及问题对文件的分类，是否意 识到：在对一份文件分类的时候，会遇到可以同时把它按照不同 的大类进行划分，也可能以一种分类方法对其无法明确划分。这 种情况下，我们又该如何进行文件的分类呢？
wk.baidu.com、复式分类法的选择和分类方案的编制

年度——机构分类法 顾名思义，就是首先把全宗内档案按照年度分开，然后在每个年 度下再分组织机构。 如：中央某部全宗档案分类 1985年 办公厅 X X司 X X司 …… 1986年 办公厅 X X司 X X司 …… 这种方法适用于：立档单位内如机构变化不复杂的全宗。
选择分类方法 和设置类别
分类方案是用文字或图标的形式表示全宗内 档案分类体系的文件；其作用是对分类工作进行 指导，并最终纪录全宗内档案分类的结果。 分类方案在实践过程中，也会根据实际情况 进行调整。
编制分类方案
文件归类
四、全宗内常用分类方法的应用

年度分类法
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案 分类的方法。 运用年度分类法，要求根据文件的准确日期归入相应年度类 别。 两种特殊情况的处理： 1.文件上有属于不同年度的几个日期； 文件上有写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、 公布日期、发文和收文日期等等。 对于具有2个以上日期的文件，就要根据文件的特点，确定 一个主要日期。比如：一般文件应以成文日期为主；收文以收文 日期、或公布、生效日期为主；指示、命令等以签署日期；跨年 度的计划放入开始的年度，跨年度的总结放入最后的年度，跨年 度的案件、来往文书等，可放入关系最密切的或最后结案的年度。
（二）按来源分类 1.组织机构分类法 2.作者分类法 就是按成文机关或文件责任者来分类。 3.通讯者分类法 就是按照与立档单位有来往通讯关系的机关或个人 分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件 者分类。 （三）按内容分类 1.问题（主题、职能）分类法 2.实物分类法：按实物名称分类 3.地理分类法：按地域名称分类

问题——年度分类法 先把全宗内档案按照问题分开后，在每个问题下再分年度。 如： 综合类 1990年 1991年 …… 生产类 1990年 1991年 …… 这种方法，多用于已经撤销机关或历史档案的分类。对现行机关 档案，一般不宜按照问题——年度分类。
五、人物全宗内档案的分类
人物全宗内档案的分类，有一些不同于机关、组织全宗内档 案分类的特点。一般来说，人物全宗内的档案，大致可分为如 下几类： 生平传记材料 主要包括个人自传、履历表、学历证明、身份证明、奖状、 遗嘱等。 创作材料 此类包括作家的创作手稿，作曲家的乐谱手稿，画家的画稿， 科学家的著作手稿，以及他们的日记、回忆录、记事簿等。 公务活动材料 指反映全宗构成者公务活动和社会活动的某些文件材料。
第三章
档案的整理工作
案例
××市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第 三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组 建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收过 程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档 案如何管理的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限 分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案 零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、 立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应当如何完成这些工作呢？
如果文件上没有日期，就需要考证和判定文件的准确日期或 近似日期，并据以按照年度合理归类。 在实际生活中，还有一些特别的年度分类，比如：粮食年度、 教学年度、兵役年度、会计年度等。 按一般年度划分：2008年度档案 按“学年”来划分：2008-2009学年度档案 通常需要结合一般年度划分和特殊年度划分来对文件进行归 类。

定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的 档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 一、档案整理工作的内容 主要包括：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目 录的编制。 档案馆（室）内的档案整理一般有如下三种类型： 1. 系统排列和编目； 2. 局部调整； 3. 全过程整理；
组织机构——年度分类法 首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再 分年度。 比如：某公司全宗内档案 办公室 1990年 1991年 …… 人事部 1990年 1991年 …… 财务部 1990年 1991年 …… 这种划分方法，适用于立档机关内部机构长期保持稳定不变的情况， 或者是已经撤销机关档案、历史档案的划分。