公司文件管理制度制度范本格式
公司制度文件格式规定三篇
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公司制度文件格式规定三篇篇一:公司制度文件格式规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化,特制定本规定。
二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。
三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门,为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档;2、各部门领导负责本部门的公文拟稿;3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核;4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。
四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。
各项规章制度:公司在管理中依照执行的各项制度(规定/办法/准则/政策/措施)等;公务文书:请示(申请)、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等;事务性文件:说明、各类统计报表等;公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。
1、规定/办法/准则/政策/措施:对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度;2、请示(申请):用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项;3、报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级的询问;4、通知:传达公司指示、要求,告知各部门办理中需要的事情;5、通报:公司认定的,表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况;6、通告:公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项;7、决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项;8、决定:对重要事项或重大行动做出安排,对有关部门及人员的奖惩,组织变更或人事任免等;9、函:于对外沟通,用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽,联系工作的,或称公函(可不受行文规定拟定);10、会议纪要:用于各类会议的记录、整理与总结;11、说明、表格:用于日常事务工作,由撰写部门领导决定是否受行文进行制定;五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm,左右边距为2.0cm,表格排版上下左右边距为2cm;2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中,正文为小四、宋体;表格版标题为二号、宋体加黑,表内文字为五号、宋体;3、文字行距1.5倍行距;段落设置一般为首行缩进2个字符;4、文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体;5、页眉页脚:对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(编号格式见本规定附录)”;页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗、带格式线;对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”;页脚同对内行文;6、落款为4号、宋体、加黑,发文单位写在公文下面偏右,写全称;发文日期在发文单位下面向右错开,写全年月日,日期为发文公布日为准;7、发文中有附件,应在正文后、落款前,注明附件数及附件名称;六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式,除第五条的各项外,包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。
文件管理制度(优秀4篇)
![文件管理制度(优秀4篇)](https://img.taocdn.com/s3/m/2a6747170622192e453610661ed9ad51f01d54f1.png)
文件管理制度(优秀4篇)管理制度由具有权威的管理部门订立,在其适用范围内具有强制管束力,一旦形成,不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度(优秀4篇),希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含:上级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件,实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管,不得个人保管,如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后,分送领导和承办部门阅办,紧要文件或急件应马上呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法,发布通知、决议和沟通信息,向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿,起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作,再依据文件内容填制统一格式的文件签发单,并将文件按学校统一规定编号、登记,之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿,仔细地、分门别类地登记文件的实在信息(如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等)。
学校任何发文都必需登记在册,该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失,并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印,文件稿的首页需用统一的格式(学校红头文件纸)。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文,可以采纳内部电子邮件系统,将文件分别发送至学校领导和各处室,并作好相关的发送记录,作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录,依照文件编号次序完整保管并定期整理(一学年)。
公司管理制度文件抬头
![公司管理制度文件抬头](https://img.taocdn.com/s3/m/3f35f340974bcf84b9d528ea81c758f5f61f2981.png)
一、文件编号:XX公司制〔2022〕第001号二、文件名称:XX公司管理制度三、发布单位:XX公司行政部四、发布日期:2022年1月1日五、适用范围:本制度适用于XX公司全体员工,包括但不限于各部门、各岗位及临时工作人员。
六、制定目的:1. 规范公司内部管理,提高工作效率;2. 保障公司各项业务有序进行,确保公司利益;3. 维护公司形象,增强员工归属感和凝聚力;4. 促进公司持续、稳定、健康发展。
七、制度总则:1. 本制度以国家法律法规、行业规范和公司实际情况为依据,遵循公平、公正、公开的原则;2. 本制度适用于公司内部各级管理人员和全体员工;3. 各部门、各岗位应严格遵守本制度,确保各项工作顺利开展;4. 本制度由行政部负责解释和修订,经公司总经理批准后发布实施。
八、组织架构:1. 公司设立董事会、监事会、总经理室、各部门及下属子公司;2. 董事会负责公司重大决策,监督公司经营管理;3. 监事会负责对公司财务、业务活动进行监督;4. 总经理室负责公司日常经营管理;5. 各部门负责本部门业务范围内的具体工作;6. 下属子公司按照公司统一要求,独立经营,自负盈亏。
九、人事管理:1. 招聘与录用:公司根据业务发展需要,按照招聘流程,公开、公平、公正地选拔人才;2. 培训与晋升:公司为员工提供各类培训,提高员工业务能力和综合素质;根据员工表现,实施晋升机制;3. 考核与绩效:公司建立绩效考核制度,对员工进行定期考核,考核结果与薪酬、晋升等挂钩;4. 离职与解聘:员工离职需提前一个月向公司提出书面申请,公司按照相关规定办理离职手续。
十、财务管理:1. 公司财务部门负责公司财务核算、资金管理、税务申报等工作;2. 公司严格执行国家财务制度,确保财务报表真实、准确、完整;3. 公司加强成本控制,提高资金使用效率;4. 公司建立健全内部控制制度,防范财务风险。
十一、安全生产:1. 公司高度重视安全生产,严格执行国家安全生产法律法规和行业标准;2. 各部门、各岗位应加强安全生产教育,提高员工安全意识;3. 公司定期进行安全检查,确保生产安全;4. 发生安全事故,立即启动应急预案,及时上报并妥善处理。
公司文件命名管理制度范本
![公司文件命名管理制度范本](https://img.taocdn.com/s3/m/b9d93e8d51e2524de518964bcf84b9d529ea2c4e.png)
一、目的为规范公司文件命名,提高文件管理效率,确保文件检索、存储和传递的准确性,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件,包括但不限于合同、报告、计划、通知、会议纪要、技术文档等。
三、文件命名规则1. 文件命名应遵循简洁、规范、易识别的原则。
2. 文件命名格式:部门简称+年份+序号+文件类型+文件标题。
3. 部门简称:根据公司组织架构,采用简短、易于识别的部门名称,如“财务部”可简称为“财”。
4. 年份:采用四位阿拉伯数字表示,如“2023”。
5. 序号:采用两位阿拉伯数字表示,按文件生成顺序排列,如“01”、“02”等。
6. 文件类型:根据文件内容,采用以下类型名称:a. 合同:CTb. 报告:RPTc. 计划:PLNd. 通知:NOTe. 会议纪要:MINf. 技术文档:DOC7. 文件标题:根据文件内容,采用简洁、明了的标题,不超过30个字。
四、文件命名示例以下为文件命名示例:- 财202301CT项目合同- 财202301RPT年度财务报告- 财202301PLN部门工作计划- 财202301NOT部门通知- 财202301MIN部门会议纪要- 财202301DOC项目技术文档五、文件命名变更1. 文件命名变更需经文件所属部门负责人审批。
2. 文件命名变更后,需在文件首页注明变更原因及变更日期。
六、监督与考核1. 各部门负责人对本部门文件命名进行监督,确保文件命名符合本制度要求。
2. 公司定期对文件命名情况进行检查,对不符合要求的文件进行整改。
3. 对违反本制度规定,导致文件命名混乱、难以检索等情况,将追究相关部门及人员的责任。
七、附则1. 本制度由公司行政部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施,原有相关规定与本制度不一致的,以本制度为准。
3. 本制度如需修改,由公司行政部提出修改意见,经公司领导批准后发布实施。
公司日常管理制度红头文件
![公司日常管理制度红头文件](https://img.taocdn.com/s3/m/8a4844142f3f5727a5e9856a561252d380eb2087.png)
红头文件文号:[公司名称]发〔〔年份〕〕〔号〕一、总则为了加强公司内部管理,提高工作效率,保障公司各项工作的正常进行,根据国家有关法律法规和公司实际情况,特制定本制度。
二、管理制度范围本制度适用于公司全体员工,包括但不限于办公室、生产部门、销售部门、财务部门、人力资源部门等。
三、工作纪律1. 上下班制度(1)员工应按时上下班,不得迟到、早退、旷工。
(2)工作时间不得擅离岗位,如需离岗,应办理请假手续。
(3)工作时间不得进行与工作无关的活动。
2. 着装规范(1)员工应按照公司规定的着装要求着装,保持仪容整洁。
(2)工作期间,不得穿着拖鞋、背心等不符合工作要求的服装。
3. 通讯纪律(1)工作时间,员工应保持手机静音,不得在工作时间拨打或接听私人电话。
(2)不得在工作时间内使用公司通讯工具进行与工作无关的通讯。
四、会议制度1. 定期召开公司会议,传达上级指示,部署工作任务。
2. 各部门应定期召开部门会议,总结工作,研究解决工作中遇到的问题。
3. 会议应做好记录,并及时上报。
五、请假制度1. 员工因事、因病需请假,应提前向部门负责人提出申请,经批准后方可离岗。
2. 请假期间,员工应主动与部门负责人保持联系,了解工作动态。
3. 请假手续办理完毕后,员工应及时返回工作岗位。
六、保密制度1. 公司内部资料属于公司保密范畴,员工应严格遵守保密规定。
2. 未经公司授权,不得对外泄露公司商业秘密。
3. 对违反保密规定的行为,公司将依法进行处理。
七、奖惩制度1. 公司对表现突出的员工给予奖励,对违反公司制度的员工给予处罚。
2. 奖励和处罚的具体办法由公司另行制定。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司人力资源部负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜,由公司董事会决定。
特此通知。
[公司名称][年月日]。
公司会议文件管理制度范文
![公司会议文件管理制度范文](https://img.taocdn.com/s3/m/a1a60675ec630b1c59eef8c75fbfc77da26997f4.png)
一、总则为规范公司会议文件的管理,提高工作效率,确保会议文件的准确性和保密性,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有会议文件的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。
三、会议文件的定义会议文件是指在公司会议中产生的各类文件,包括会议通知、会议记录、会议纪要、报告、提案、决定、批示等。
四、会议文件的管理职责1. 会议组织者负责会议文件的起草、审核、发布和归档工作。
2. 文件管理员负责会议文件的收集、整理、归档和保管工作。
3. 各部门负责人负责本部门会议文件的审核和归档工作。
五、会议文件的管理流程1. 起草与审核(1)会议组织者根据会议议题,起草会议文件。
(2)会议组织者将起草的会议文件提交给相关部门负责人审核。
(3)相关部门负责人对会议文件进行审核,并提出修改意见。
(4)会议组织者根据审核意见修改会议文件。
2. 发布与收集(1)会议组织者将审核通过的会议文件发布给参会人员。
(2)文件管理员负责收集参会人员提交的会议文件。
3. 整理与归档(1)文件管理员对收集到的会议文件进行整理,包括分类、编号、装订等。
(2)文件管理员将整理好的会议文件归档到指定的档案柜中。
4. 保管与使用(1)文件管理员负责会议文件的保管工作,确保文件安全。
(2)各部门需使用会议文件时,应向文件管理员提出申请,经批准后方可使用。
5. 销毁与更新(1)会议文件保管期满后,由文件管理员提出销毁申请。
(2)会议组织者对销毁申请进行审核,确认无误后,由文件管理员负责销毁。
(3)会议文件需更新时,由会议组织者负责更新,并按照本制度的相关规定进行归档。
六、会议文件的保密要求1. 会议文件涉及公司机密内容,未经批准,不得擅自对外泄露。
2. 文件管理员应加强对会议文件的保管,防止文件丢失、损坏或被窃取。
3. 参会人员应遵守会议文件的保密要求,不得擅自复制、传播会议文件。
七、奖惩措施1. 对在会议文件管理工作中表现突出的个人或部门,给予表彰和奖励。
公司制度文件下发模板范文
![公司制度文件下发模板范文](https://img.taocdn.com/s3/m/85ca2926f56527d3240c844769eae009581ba22b.png)
公司制度文件下发模板范文一、文件下发背景为了加强公司内部管理,规范员工行为,提高工作效率,根据国家相关法律法规和公司实际情况,公司决定对现有制度进行修订和完善,并下发本文件。
二、文件主要内容1. 总则(1)本制度的制定目的是为了规范公司内部管理,保障公司合法权益,促进公司持续发展。
(2)本制度适用于公司全体员工,包括管理人员、技术人员和后勤人员。
(3)公司各级领导和员工应当严格遵守本制度,如有违反,公司将按照本制度的规定进行处理。
2. 组织架构(1)公司设立董事会、监事会和总经理办公室,分别负责公司的决策、监督和日常管理工作。
(2)公司设立各个部门,部门负责人对本部门的工作负责。
(3)公司设立员工代表大会,代表员工行使合法权益。
3. 人力资源管理(1)招聘与选拔公司招聘员工应当遵循公开、公平、公正的原则,通过面试、考核等手段选拔合格员工。
(2)培训与发展公司应当为员工提供培训机会,提高员工的工作能力和综合素质。
(3)薪酬福利公司应当为员工提供合理的薪酬待遇和福利保障。
4. 财务管理(1)财务预算公司应当根据业务发展计划制定财务预算,并按照预算执行。
(2)财务审批公司财务支出应当按照规定的权限和程序审批。
(3)财务报告公司应当定期向董事会提交财务报告。
5. 资产管理(1)资产采购公司采购资产应当按照规定的程序进行。
(2)资产使用公司应当合理使用资产,确保资产的安全和有效利用。
(3)资产处置公司处置资产应当按照规定的程序进行。
6. 安全生产管理(1)安全生产责任制公司应当建立健全安全生产责任制,明确各级领导和员工的安全生产职责。
(2)安全生产规章制度公司应当制定安全生产规章制度,保障员工的生命安全和身体健康。
(3)安全生产培训公司应当定期组织安全生产培训,提高员工的安全生产意识。
7. 保密管理(1)保密制度公司应当建立健全保密制度,保障公司商业秘密的安全。
(2)保密责任公司员工应当遵守保密制度,对公司的商业秘密保密。
公司管理制度文件红头文件
![公司管理制度文件红头文件](https://img.taocdn.com/s3/m/7856176a30126edb6f1aff00bed5b9f3f90f72e7.png)
红头文件文件编号:XX公司制〔2023〕1号颁布单位:XX公司颁布日期:2023年4月1日执行日期:2023年4月15日一、总则为了加强公司内部管理,规范员工行为,提高工作效率,确保公司各项业务健康、有序、高效地开展,特制定本管理制度。
二、组织架构1. 公司设立董事会、监事会、总经理、各部门及岗位。
2. 各部门负责人对总经理负责,各部门内部实行岗位责任制。
3. 各岗位应严格按照岗位说明书要求履行职责。
三、员工管理1. 招聘与录用:公司按照岗位需求,通过招聘渠道选拔合适人才。
录用员工需经过面试、体检等程序,签订劳动合同。
2. 培训与发展:公司定期组织员工培训,提高员工专业技能和综合素质。
员工有权利也有义务参加公司组织的培训。
3. 绩效考核:公司实行绩效考核制度,根据员工岗位职责和工作表现,定期进行绩效考核,作为薪酬调整、晋升、奖惩的依据。
4. 奖惩制度:公司对表现优秀的员工给予奖励,对违反公司规定的员工给予相应处罚。
四、财务管理1. 公司财务活动必须遵守国家有关法律法规,严格执行财务制度。
2. 公司财务部门负责公司财务核算、资金管理、成本控制等工作。
3. 各部门应严格按照预算执行,不得超预算支出。
五、生产与质量管理1. 公司严格执行产品质量标准,确保产品质量。
2. 生产部门负责生产计划、物料采购、生产过程管理等工作。
3. 质量管理部门负责产品质量检验、不合格品处理等工作。
六、安全管理1. 公司高度重视安全工作,严格执行国家安全生产法律法规。
2. 各部门应建立健全安全管理制度,定期进行安全检查,及时消除安全隐患。
3. 员工应遵守安全操作规程,提高安全意识。
七、保密管理1. 公司对涉及商业秘密的信息进行严格保密。
2. 员工应遵守保密规定,不得泄露公司商业秘密。
八、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自颁布之日起执行。
特此颁布。
XX公司(公司印章)2023年4月1日。
公文管理制度范本(6篇)
![公文管理制度范本(6篇)](https://img.taocdn.com/s3/m/80dd8b8d370cba1aa8114431b90d6c85ed3a8854.png)
公文管理制度范本一、总则1.为了保证公司公文制作的规范性和公文严谨性,明确公文的草拟、流转、审批、收发等环节的要求,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合本公司的实际情况,特制订本制度。
2.本制度适用于本公司。
二、分则____公文的格式按照同期国家公文相关标准执行。
____公文管理流程2.1文件的拟稿和审批应按以下程序执行:根据公司经营管理工作事由的需要,公司职能部门的相关人员应自行拟稿,并填写《发文审核单》。
部门负责人对公文初稿进行审核。
由拟稿部门负责人明确参与会签的人员,然后交由各会签人员签署意见,并依据会签意见进行修订,再报公司领导审批。
公司领导对报上来的公文及其审核、会签意见进行审阅,并作出明确批示。
2.2文件的签发。
对需要发文的公司文件,原则上由总经理进行签发(书面或网签)。
2.3文件的制作和发布由拟稿人将稿件连同其电子文件交办公室完成公文编号、格式调整,文字校核等。
对经过办公室整理后的拟发文件,再由拟文部门进行附件内容和专业内容的校对后进入审签程序。
3.发文管理公司名称logo管理制度公司对外发(报)文时,一般采用纸制文件的形式,公司对政府相关职能部门的报告(请示),由公司相关职能部门或办公室负责送达,并负责跟踪回复意见。
4.收文管理办公室室收到重要外来文件后,按轻重缓急对需要办理的文件提出拟办意见(急办、交办、传阅、待办),送公司领导批示,并按批示意见交相关承办部门予以处理,承办部门应备注承办时限。
文件处理结束后,由处理部门或处理人填写处理结果,并将文件及《文件处理单》一并交办公室存档。
处理部门或处理人对于重要事项的处理结果须向作出批示的公司领导报告。
三、附则1.本制度解释权归办公室。
2.本制度经公司董事长签发后实施,修改时亦同。
3.本制度从____年____月____日起生效。
公文管理制度范本(2)[单位名称]公文管理制度范本(3)第一条总则为规范和统一本单位的公文管理工作,提高办公效率和工作质量,制定本公文管理制度。
公司红头文件管理制度模板
![公司红头文件管理制度模板](https://img.taocdn.com/s3/m/37ad59b7f9c75fbfc77da26925c52cc58ad6905b.png)
第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理,确保红头文件的质量、安全和使用效率,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有红头文件的起草、审核、签发、收发、归档、保管和销毁等环节。
第三条公司红头文件是指公司以公司名义发布的具有规范性、指导性、命令性和权威性的正式文件。
第二章文件分类与编号第四条红头文件分为以下类别:(一)公司章程、规章制度;(二)会议纪要、决议;(三)工作计划、报告;(四)通知、通报;(五)命令、决定;(六)其他具有公司行政命令性质的文件。
第五条红头文件应按照类别和发布顺序编号,编号格式为“年份+类别代码+序号”。
第三章文件起草与审核第六条红头文件由各部门根据工作需要起草,起草人应熟悉业务,确保文件内容准确、规范。
第七条起草的红头文件需经起草部门负责人审核,审核内容包括文件内容、格式、编号等。
第八条审核通过的红头文件报公司办公室进行正式审核,审核内容包括政策法规的符合性、行文规范等。
第四章文件签发与印发第九条经审核通过的红头文件由公司法定代表人或授权的负责人签发。
第十条签发后的红头文件由公司办公室负责印发,印发前应进行排版、校对。
第十一条红头文件的印发范围和方式由公司办公室根据文件性质和内容确定。
第五章文件收发与管理第十二条公司办公室负责红头文件的收发工作,确保文件及时、准确地送达相关部门。
第十三条收到的红头文件需登记在册,并由接收部门负责人签字确认。
第十四条红头文件应按照类别和编号进行分类存放,便于查阅和管理。
第六章文件归档与保管第十五条红头文件执行完毕后,由公司办公室负责归档。
第十六条归档的红头文件应按照档案管理要求进行分类、编目、上架。
第十七条红头文件的保管期限按照国家档案管理有关规定执行。
第七章文件销毁第十八条红头文件达到保管期限或因其他原因需要销毁的,由公司办公室提出销毁意见,经公司领导批准后销毁。
第十九条销毁红头文件应进行登记,并由监销人监督销毁过程。
第八章附则第二十条本制度由公司办公室负责解释。
公司文件命名管理制度范本
![公司文件命名管理制度范本](https://img.taocdn.com/s3/m/8c58158e51e2524de518964bcf84b9d528ea2cca.png)
第一章总则第一条为规范公司文件命名,提高文件管理效率,确保文件检索和使用便捷,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件,包括但不限于文档、报告、通知、函件等。
第三条文件命名应遵循统一、规范、简洁、易记的原则。
第二章文件命名规则第四条文件命名格式:文件名 = 年份(四位数)+ 月份(两位数)+ 文件类别代码 + 文件序号 + 文件主题名称 + 扩展名第五条文件类别代码:1. 文档:D2. 报告:B3. 通知:T4. 函件:F5. 其他:Q第六条文件序号:1. 每个文件类别下的文件按时间顺序编号,从001开始。
2. 每年年初,将上一年度的文件序号归零,重新开始编号。
第七条文件主题名称:1. 简明扼要地反映文件内容,避免使用过于复杂的词汇。
2. 主题名称应使用中文简体字。
第八条扩展名:1. 根据文件类型选择相应的扩展名,如:- 文档:.docx- 报告:.pdf- 通知:.txt- 函件:.doc- 其他:根据文件格式选择相应扩展名第三章文件命名示例示例一:2023年3月公司工作报告文件名:202303B001-公司工作报告.pdf示例二:2023年4月员工培训通知文件名:202304T002-员工培训通知.txt示例三:2023年5月市场调研报告文件名:202305B003-市场调研报告.pdf第四章文件命名执行与监督第九条各部门负责人负责本部门文件的命名工作,确保文件命名符合本制度要求。
第十条信息管理部门负责对文件命名工作的监督和指导,对不符合命名规范的文件进行纠正。
第十一条对违反本制度规定,未按照规范命名的文件,由信息管理部门责令改正,并视情节轻重对相关责任人进行处罚。
第五章附则第十二条本制度由公司信息管理部门负责解释。
第十三条本制度自发布之日起实施。
注:本范本仅供参考,具体实施时可根据公司实际情况进行调整。
公司管理制度文件的发文模板
![公司管理制度文件的发文模板](https://img.taocdn.com/s3/m/caeed2a4c9d376eeaeaad1f34693daef5ff71365.png)
【发文编号】:[公司名称]制发〔[年份]〕第[编号]号
【发文标题】:关于发布[管理制度名称]的通知
【发文单位】:[公司名称]
【发文日期】:[年月日]
【受文单位】:[各部门、子公司名称]
【正文】:
一、目的
为加强公司内部管理,规范工作流程,提高工作效率,保障公司各项业务顺利开展,特制定本管理制度。
二、适用范围
本管理制度适用于公司所有员工及子公司,包括但不限于[具体适用部门或岗位]。
三、管理制度内容
1. [管理制度名称]的具体内容如下:
(一)[制度条款1]:[具体条款内容]
(二)[制度条款2]:[具体条款内容]
(三)[制度条款3]:[具体条款内容]
……
2. 本制度未尽事宜,可参照公司其他相关制度执行。
四、实施与监督
1. 本制度自发布之日起正式实施。
2. 各部门、子公司应认真贯彻执行本制度,确保各项工作有序进行。
3. 公司人力资源部负责本制度的解释和修订。
4. 公司审计部负责对各部门、子公司执行本制度的情况进行监督检查。
五、附则
1. 本制度由[制定部门]负责解释。
2. 本制度如有未尽事宜,由[制定部门]负责修订。
3. 本制度自发布之日起生效,原有相关规定与本制度不一致的,以本制度为准。
【发文单位盖章】
【发文单位负责人签名】
【发文单位联系电话】
【附件】:
1. [管理制度名称]全文
2. 相关附件材料
特此通知。
[公司名称]
[年月日]。
公司文件收发管理制度
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公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度(通用7篇)在当今社会生活中,很多情况下我们都会接触到制度,制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢?下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度,希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。
2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。
其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序:(1)拟稿:公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
(2)核稿:核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。
(3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。
(4)签发:以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期。
(5)发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制。
文件管理制度
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文件管理制度文件管理制度(范本5篇)文件管理制度(一):第一章:总则一、为了增强办公室办理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际景象,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实,根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责,简化管理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章:职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作,保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系,为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达种种指令,实时做出整理,当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作,完成上级交接的其他工作,如:名片印制、收发传真等。
第三章:工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章:办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的关键组成部分,文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的,档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理,并对文书管理制度做以下划定。
(一)文件管理制度第一条:管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速率和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
公司管理制度文件标准字体
![公司管理制度文件标准字体](https://img.taocdn.com/s3/m/dbf1ae12e55c3b3567ec102de2bd960590c6d9a7.png)
第一章总则第一条为加强公司管理制度文件的规范化管理,提高文件质量和阅读效果,特制定本规范。
第二条本规范适用于公司内部所有管理制度文件,包括但不限于规章制度、操作规程、通知、报告、请示等。
第三条公司管理制度文件应使用标准字体,确保文件的统一性和规范性。
第二章标准字体选择第四条公司管理制度文件的标准字体为宋体。
第五条宋体字具有清晰、易读、规范的特性,适用于正式的书面文件,符合公司形象要求。
第六条宋体字的具体字体样式如下:(一)正文字体:宋体,小四号字,行间距为1.5倍行高。
(二)标题字体:宋体,三号字加粗,行间距为1.5倍行高。
(三)副标题字体:宋体,小二号字加粗,行间距为1.5倍行高。
(四)编号字体:宋体,小四号字,加粗。
(五)落款字体:宋体,小四号字。
第三章文件排版要求第七条公司管理制度文件应采用A4纸标准格式,上下左右页边距各为2.5厘米。
第八条文件标题应居中排列,副标题在标题下方空一行居中排列。
第九条正文内容应分段排列,每段开头空两格,段落之间空一行。
第十条标题和正文内容之间应空一行。
第十一条文件落款应位于页面底部,右对齐排列。
第四章附则第十二条本规范自发布之日起施行。
第十三条本规范由公司行政部门负责解释。
第十四条本规范如有未尽事宜,由公司行政部门根据实际情况予以补充和完善。
第五章特殊情况处理第十五条对于特殊情况,如涉及保密内容,可使用特定的字体和字号,但应确保文件内容的可读性和规范性。
第十六条对于涉及图形、表格等内容的文件,字体和字号可根据实际情况进行调整,但应符合整体文件的规范要求。
第十七条本规范未涉及的其他方面,可参照国家相关法律法规和行业标准执行。
第十八条本规范如有修改,由公司行政部门发布通知,并重新印发。
本规范旨在规范公司管理制度文件的字体和排版,提高文件质量和阅读效果,确保公司管理工作的顺利进行。
请各部门和员工严格遵守本规范,共同维护公司形象。
公司资料文件管理制度模版
![公司资料文件管理制度模版](https://img.taocdn.com/s3/m/127bd82c0a1c59eef8c75fbfc77da26925c596f4.png)
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范,以保障文件的安全、完整和可检索性,进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工,涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别,如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统,便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”,仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置,电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件,应采取加密或其他安全措施,限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更,应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记,并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统,确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时,应遵循“最小必要权限”原则,仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份,防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划,确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计,评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为,应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效,由公司管理层负责解释和修订。
公司文件规章制度文字格式
![公司文件规章制度文字格式](https://img.taocdn.com/s3/m/f9c635022f3f5727a5e9856a561252d381eb206f.png)
公司文件规章制度文字格式第一章总则第一条为规范公司内部文化建设,保障员工权益,维护公司利益,根据公司整体发展需要制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司全体员工,在公司内部具有法律效力。
第三条员工应遵守公司规章制度,维护公司形象,提高员工素质,努力完成工作任务。
第四条公司领导应加强对员工执行规章制度的监督,及时发现违规行为,严格处理。
第二章员工权利与义务第五条员工有下列权利:1.有权获得公司提供的合理培训、晋升机会;2.有权享受公司规定的各项福利待遇;3.有权依法享受劳动报酬;4.有权享受劳动法规定的其他权利。
第六条员工有下列义务:1.遵守公司规章制度,服从公司管理;2.遵循公司工作安排,认真履行各项工作任务;3.保守公司商业秘密,维护公司形象;4.积极学习,不断提高自身素质;5.维护公司内部和谐稳定。
第七条员工应当爱岗敬业,互相尊重,不得有损公司利益的行为。
第八条员工在工作中发现违规行为,有权向公司主管部门举报。
第三章工作制度第九条公司实行标准工作时间制度,员工应按时上下班,不得迟到早退。
第十条公司采用签到制度,员工上班前需在规定地点签到,下班后需签退。
第十一条公司禁止员工在工作中私自接收外部业务,发展个人私人利益。
第十二条公司实行严格考勤制度,对迟到早退的员工做出相应处罚。
第十三条公司严禁员工在工作中使用手机、上网等影响工作效率的行为。
第四章安全保密第十四条公司要求员工在工作中严守商业秘密,不得向外泄露公司机密信息。
第十五条员工应加强安全意识,认真执行公司安全规定,确保公司财产和人员安全。
第十六条公司对员工进行保密意识培训,加强保密工作。
第五章奖惩制度第十七条公司对表现优秀的员工给予奖励,对违规的员工做出相应处罚。
第十八条公司建立奖惩档案,对员工的奖惩行为进行记录。
第十九条公司严格执行奖惩原则,公平公正处理奖惩事宜。
第六章附则第二十条本规章制度自颁布之日起生效,解释权归公司领导层所有。
第二十一条员工如有异议,可向公司相关部门提出申诉。
公司体系文件管理制度4篇
![公司体系文件管理制度4篇](https://img.taocdn.com/s3/m/f5491170326c1eb91a37f111f18583d049640f3c.png)
公司体系文件管理制度4篇公司体系文件管理制度11.编订依据本公司为了规范化质量流程,提升任务运营流转效率,以对接国际化质量管理为努力方向,为完善内部质量追溯管理,特编制此制度。
2.适用范围本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理,是对公司记录和文件编号的诠释文件,适用于本公司现涉及的所有记录和文件。
3.责任部门本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。
4.制度细则4.1记录编号规定4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。
4.1.2内部记录的设定格式为:QR + 某某 + 某某 + X/X记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号4.1.3外来记录的设定格式为:(WL)QR + 某某 + 某某外来记录缩写+隶属部门+记录编号4.2公司文件编号规定4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。
内部文件可以有:(1)标准操作指导书:SOP(2)标准检验指导书:SIP(3)标准管理程序:SMP4.2.2质量手册的编写格式为:TXJY + QM + X/X公司简称+质量手册缩写+手册版本号4.2.3程序文件的设定格式为:TXJY + QP + 某某 + X/X公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为:SOP/SMP/SIP+ 某某 + 某某 + X/X文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号4.2.5外来文件的设定格式为:WL + 某某 + 某某外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号4.3部门编号的规定4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准,如:行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。
4.4文件编写格式的确认4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。
4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号,以保证字体标头清晰醒目。
表格宽度设定为15厘米,表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐,行间距设置为单倍行距,段前首行缩进2字符,段前段后间距设置为0,同时设定为自动调整中文与数字的间距。
公司文件管理制度及流程(通用16篇)-规章制度
![公司文件管理制度及流程(通用16篇)-规章制度](https://img.taocdn.com/s3/m/220b809a09a1284ac850ad02de80d4d8d05a0168.png)
公司文件管理制度及流程(通用16篇)-规章制度篇1:公司文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据有关规定,结合企业实际情况,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门,在签收和拆封时,秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告有关部门,并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办,重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等,由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转,秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间,当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处,阅批文件一般不得超过两天,阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”、“拟办意见”,秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书,切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
公司公文管理制度样本
![公司公文管理制度样本](https://img.taocdn.com/s3/m/5984d57c3868011ca300a6c30c2259010302f355.png)
公司公文管理制度样本第一章总则第一条为规范公司公文的起草、审批、签发与存档,提高效率,提升工作效能,制定本管理制度。
第二章公文的定义第二条公文是公共单位用以行文公务的文件。
公司公文是指内部文件和对外公文。
第三条公文内容应当真实、准确,格式规范,条理清晰,表述得当。
第四条公文分为内部公文和对外公文。
内部公文主要用于公司内部部门之间的传达与协调;对外公文主要用于与外部单位、组织和个人的联系与沟通。
第五条公文应当明确主题、重点和要求,不得含有不实信息或虚假内容。
第六条公文应当明确起草、审批、签发、印章单位、日期等基本要素。
第三章公文的类型第七条公文主要包括命令、通知、通告、简报、报告等不同类型。
第八条命令是领导人向下属给出具体工作任务或指示,要求对方按照规定时间和要求完成。
第九条通知是领导人向下属、部门或团体传达某项工作安排或重要事项的文件。
第十条通告是公开信息或通知的一种形式,主要用于公司内部重要事项的通报。
第十一条简报是领导人就某一问题或工作事项向其他领导或部门作出简要报告。
第十二条报告是对某一问题或工作进行详细分析和总结,向领导人或上级机构汇报工作情况的文件。
第四章公文的起草第十三条公文的起草应当遵循以下原则:真实准确、简明扼要、格式规范、条理清晰、语言得体。
第十四条公文的起草人应当具有一定的文字功底和表达能力,能够合理组织语言,准确表达意思。
第十五条公文的起草人应当根据实际需要,选择合适的公文类型和内容,遵循领导的指示和要求。
第十六条公文的起草人在起草公文时,应当注意审慎思考,不得含有错误、模棱两可或不实信息。
第十七条公文的起草应当反映公司的方针政策、公司形象和工作要求,具有统一性和时效性。
第五章公文的审批第十八条公文的审批应当遵循以下原则:依法审批、主体明确、程序规范、内容合理。
第十九条公文的审批程序分为初审、复核和批准。
初审人对公文进行初次审查,检查公文是否符合规定格式和内容要求;复核人对初审通过的公文再次审核,确认其合法性和准确性;批准人对复核通过的公文作出最终决定,签署公文。
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六、公司文件管理制度
(一)总则
第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的
文件,应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将文件底稿分别交两办审核。
党委、厂部同意发文,则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。
群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由党委书记或厂长批准签发。
其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围:
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议
纪要和会议简报,均属发文范围。
2.党委、厂部下发文件主要用于:
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布。
5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序与要求
第十条发文程序规定:
1.各单位需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请;
2.党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经两办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。
如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
(六)文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围:
1.凡下列文件统一分别由两办负责归档:
(1)上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复;
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份。
(接交单位各留存一份备查)。
(七)文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,两办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件,应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。