行政公文写作函定稿培训课件

2020/7/30
正确使用“函”
• 向上级机关请求指示、批准时用“请示” 、
• 向不相隶属的有关主管机关、部门请求批 准时，用“函”（求批函）。
• 答复下级机关、单位的请示，用“批复” 、
• 答复平级机关或不相隶属机关、单位的求 批事项，用“函”（审批函）（不论对方 来文是“请示”还是“函”。
• 向平级机关或是不相隶属机关、单位告知 202具0/7/3体0 事项，用“函”（告知函），不用“
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• 具体来说，函的适用范围包括四个方面： • 1．平级机关或不相隶属机关单位之间的商
洽性、询问性和答复性公务联系。 • 2．向无隶属关系的业务主管部门请求批准
有关事项。 • 3．业务主管部门答复或审批无隶属关系的
机关请示批准的事项。 • 4．机关单位对个人的公务联系，如复群众
来信等。
2020/7/30
［例文4］ 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函
中华人民共和国驻毛里求斯大使馆： 贵馆陈添进领事一九九○年八月三日给我市外事办的信
函收悉。关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事 ，由于时间太急，来不及办理各种手续，无法在九月下 旬成行，届时拟以市长名义发一贺电，祝贺波塞雄市建 市一百周年。访毛里求斯一事，推迟到年底待牌楼设计 方案定下来才出访，届时是否顺访波塞雄市，请贵馆 酌定。
一、泛读例文
• (一)商洽函 ［例文1］
关于商请派车运送民工的函 ×××省交通厅：
为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过 年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆 不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车20辆， 与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。 妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。
向“不婆婆的婆婆”归口主管部门请求批准事项，是用“函 ”还是用“请示”？
• 我单位隶属重庆渝中区环境卫生管理局，单位性质为集体事业单位（环卫局所辖 其他二级单位均为全民性事业单位）。由于性质特殊，每年我单位的环卫经费计 划是渝中区城乡建设委员会下达，而不是由上级机关——区环卫局下达（环卫局 所辖其他二级单位的环卫经费计划由区环卫局下达）。因此，我单位在向区城乡 建委所行的要求追加环卫经费计划的文件选用了“请示”这一文种。我曾就该文种的 选用问题询问执笔人员，执笔人员的回答是：“区城乡建委代区政府管理区环卫局 、区园林局、区市政局等单位，区建委显然是我们的上级机关，所以理所当然用‘ 请示’行文”。而我则认为，即使区城乡建委代区政府行使对环卫局等单位的管理权 ，也只是在业务上进行管理，即存在业务指导关系，而并非行政上的领导（因为 区环卫局隶属于渝中区人民政府领导）。所以，在向区建委行文要求追加环卫经 费计划时应当选用“函”这一文种。请问如何正确选用文种？
特此函复。 附：录用人员名单
××省人事厅 一九九六年三月二十九日
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• ［析评］ • 例文5和例文6是请批函和批准函例文。 • 请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背景、
依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以附件 24份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。 • 批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项 作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复” 作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份 。“附”字后应加“件”字构成“附件”。
××省交通厅 ××××年×月×日 ［析评］ 这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨 ，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的 压力。
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(二)询问ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ答复函
［例文3］ 关于商请报价的函
×××茶厂： 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟定购君山毛尖茶。我公司要求
该茶叶品质一级，规格为每包100克，望贵厂能就单价报表和交货日期、 结算方式等给予回复。 如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司 将考虑大批量订货。
××××副食品公司 ××××年×月×日 [评析] 这是一则询问函。开头提出对对方产品有定购的意图，接着提出请对 方报价及有关事宜作出回复的要求。一般来说，正文至此也可以结束了， 然作者继而又强调若对方报价合理，将考虑大批量订货，这样写，可以促 使对方给出较低价，可谓匠心独运，棋高一招，这种写法值得借鉴。
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• 教学目的：通过学习和训练，写出合格的函。
• 教学重点：1.函的适用范围及特点
•
2.函的结构和写法
•
3.例文析评
• 教学难点：函的结构和写法
• 教学程序：泛读例文 —— 必需知识 —— 例文析 评 —— 复习与训练
• 教学时数：理论教学2 学时
• 实训教学 学时
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附件：录用审批材料24份 ××省安全厅
一九九六年三月二十五日
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2.批准函例文 ［例文6］
关于批准录用×××等 ××名同志为国家公务员的函 省安全厅：
你厅《关于拟录用1996届大中专毕业生的函》(国安 政 ﹝1996﹞18号)收悉。
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于部分 省级机关从1996年应届高校、中专毕业生中考试录用 国家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试 、考核合格，批准录用×××等××名同志为国家公务员 。
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二、必须知识
（一）函的由来及演变 • 函，本意为舌、含、包含、包容，引申为匣、盒子，
再引申为封套、书套。因信件有封套，故把信件称为 函。 • 函作为正式公文是在辛亥革命之后。 • 新中国成立后，“函”一直被列为公文的一个文种，起 初有“公函”与“便函”之分。 • 1981年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理 暂行办法》取消了“公函”与“便函”，把“函”单列为一个 文种。
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（二）含义 2012年党政机关公文处理工作条例(中办发〔2012〕14号)第
二章 公文种类第八条（十四）函。适用于不相隶属机关之间
商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 不相隶属机关：在行政组织系统上， 没有领导与被领导； 在业务系统上， 没有管辖与被管辖。
• 不能因为主送机关的行政级别高于发文机关、或为了“尊重” 主送机关而将应当用函的公文改用“请示”。
佛山市人民政府 一九九○年八月二十日 ［析评］ 这是一则答复函。行文针对来函询问的问题，谈 了困难和处理办法，明确、具体地作了答复，措词得当 ，言简意赅。
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(三)请批、批准函 1．请批函例文 ［例文5］
关于拟录用1996届大中专毕业生的函 省人事厅：
根据中共××省委组织部、××省人事厅《关于 1996年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的 通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕 业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。 经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录 用审批材料报上，请审批。