公文处理规范PPT课件
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《公文写作与处理》课件
05
公文写作实例分析
通知的写作实例
总结词
简洁明了，目的明确
详细描述
通知是一种告知性的公文，通常用于向特定对象传达重要信息或要求。在写作通知时，应尽量简洁明 了地表达通知的内容和目的，避免冗长和复杂的表述。同时，要确保通知的对象明确，以便他们能够 准确地理解和执行通知中的要求。
报告的写作实例
总结词
求是地传递信息。
公文写作的结构安排
标题醒目
主送机关明确
公文标题应简短明了，准确反映公文的主 要内容，便于检索和查阅。
公文应根据需要明确标注主送机关，确保 信息传递的针对性和准确性。
正文结构完整
附件齐全
正文应包括开头、主体和结尾三个部分， 开头简明扼要地说明发文目的，主体阐述 具体事项，结尾提出要求或发出号召。
04
公文常见问题与对策
公文语言不规范问题
总结词
语言不规范、表达不准确
详细描述
公文写作中，语言表述不规范、不准确，容易 造成信息传递的歧义或误解。
总结词
语法错误、用词不当
详细描述
公文中的语法错误和用词不当，如错别字、词义混 淆等，影响公文的严肃性和权威性。
口语化、随意性强
总结词
详细描述
公文写作中过度使用口语化表达或随意性强，不符合公 文正式、严谨的文风要求。
严密、观点鲜明。
总分关系
在阐述总论点或总要求时，应 分条列出具体内容或措施，使 读者更好地理解和执行要求。
03
公文处理流程
公文的收发流程
接收公文
对收到的公文进行登记、编号 和分类，确保公文完整无缺。
审核公文
对公文的格式、内容、文字等 进行审核，确保公文符合规范 要求。
公文格式和行文规则PPT课件
正确写法为： ××省交通厅转发交通部关于组 织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程 序规定》的通知
10.11.2020
④ 标题中“批转”、“转发”和“印发”使用 不当。
“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下 级报告的认同并转发下去贯彻落实的。
“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导 讲话。
10.11.2020
② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。
10.11.2020
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
10.11.2020
② 多重转发时标题冗长。
10.11.2020
第二节 行文规则
❖ 为保证公文处理工作高效有序地进行， 必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：
10.11.2020
一、行文应当精简注重效用
❖ 一是可发可不发的文件，坚决不发； ❖ 二是凡已开会作过部署或已登报、发电话
通知、传真电报的，一般不再发文； ❖ 三是本级工作措施相比上级文件没有更具
“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。
10.11.2020
10.11.2020
④ 标题中“批转”、“转发”和“印发”使用 不当。
“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下 级报告的认同并转发下去贯彻落实的。
“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导 讲话。
10.11.2020
② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。
10.11.2020
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
10.11.2020
② 多重转发时标题冗长。
10.11.2020
第二节 行文规则
❖ 为保证公文处理工作高效有序地进行， 必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：
10.11.2020
一、行文应当精简注重效用
❖ 一是可发可不发的文件，坚决不发； ❖ 二是凡已开会作过部署或已登报、发电话
通知、传真电报的，一般不再发文； ❖ 三是本级工作措施相比上级文件没有更具
“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。
10.11.2020
党政机关公文处理工作条例PPT
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一、《条例》对原《办法》的调整 (8.简化办理环节)
例 应当经本级党委、政府同意或者授权
具 体
3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请 示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关
规
定 4.不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文
5.属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文
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一、《条例》对原《办法》的调整 (7.公文拟制程序规范)
1
1.从实际出发，分析 问题实事求是，所提政 策措施和办法切实可行
2.深入调查研究，充 分论证，广泛听取意见
3.机关负责人应主持 、指导重要公文起草。
2
需要发文机 关审议的重要 公文文稿，审 议前由发文机 关办公厅(室) 进行初审。
3
1.重要公文和上行
文由机关主要负责人 签发；
2.办公厅(室)根 据党委、政府授权制 发的公文，由受权机 关主要负责人签发或 者按照有关定签发。
❖函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项。
❖ 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。(在“记载”
后删除“传达”)
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一、《条例》对原《办法》的调整 (3.调整公文要素)
❖ 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日 期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等组成。
❖ 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工 作。其中，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节（《办法》中，3个环节均属发文办理）。
《条例》同时将整理(立卷)、归档划归公文办理范畴。
一、《条例》对原《办法》的调整 (8.简化办理环节)
例 应当经本级党委、政府同意或者授权
具 体
3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请 示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关
规
定 4.不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文
5.属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文
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一、《条例》对原《办法》的调整 (7.公文拟制程序规范)
1
1.从实际出发，分析 问题实事求是，所提政 策措施和办法切实可行
2.深入调查研究，充 分论证，广泛听取意见
3.机关负责人应主持 、指导重要公文起草。
2
需要发文机 关审议的重要 公文文稿，审 议前由发文机 关办公厅(室) 进行初审。
3
1.重要公文和上行
文由机关主要负责人 签发；
2.办公厅(室)根 据党委、政府授权制 发的公文，由受权机 关主要负责人签发或 者按照有关定签发。
❖函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项。
❖ 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。(在“记载”
后删除“传达”)
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一、《条例》对原《办法》的调整 (3.调整公文要素)
❖ 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日 期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等组成。
❖ 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工 作。其中，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节（《办法》中，3个环节均属发文办理）。
《条例》同时将整理(立卷)、归档划归公文办理范畴。
公文处理(收发文处理)--ppt课件
ppt课件
18
拟稿过程中应该注意的事项
文稿前要使用稿头纸。认真填写。
文件发范围要明确、具体。分两种：单 称、全称，注意简称。
拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的 依据附在文稿后面。
主管部门拟以领导机关名义发文，要经 部门领导审核签字，涉及其他部门的， 要送其他部门会签。
ppt课件
19
十、签 发
签发原则：按职权划分的原则、集体负 责的原则、授权代签的原则；加签的原 则、会签的原则。
签发的格式：核准意图要具体（注意圈 阅）。签发人的姓名要写全。签发日期 要写全。
ppt课件
20
签发过程中应注意的问题
以本机关名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本 单位名义制发的下行文或平行文，由主 要负责人或者由主要负责人授权的其他 负责人签发。
ppt课件
13
传阅-专传法
由专人将传阅文件送给领导审批。主要在 特殊情况下采用：一是特急件；二是绝 密件。一般领导及时批示后送第二个领 导批示，时间短，安全。
ppt课件
14
六、催 办
1 . 催办方法： ①电话催办；②书面催办； ③登门催办； ④承办部门来汇报。
2 . 催办要求：①重视催办工作；②制度化； ③催办登记；④催办检查。
ppt课件
17
发文件、简报、刊物等。
行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。 发文处理：拟稿、核稿、会签、签发、①/②
登记、编号、印制、分装、搞送等。 核稿要领：公文正式印制前，文秘部门应当进
行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是 否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格 式、文种使用、文字表述是否统一、规范。
25
谢谢！
党政公文处理PPT课件
6
公文处理工作是指公文 拟制、办理、管理等一 系列相互关联、衔接有 序的工作。
7
公文处理要遵循的基本原则
➢实事求是原则 ➢准确规范原则 ➢精简高效原则 ➢安全保密原则
8
公文一般由份号、密级和保密期
限、紧急程度、发文机关标志、
发文字号、签发人、标题、主送
机关、正文、附件说明、发文机
关署名、成文日期、印章、附注、
17
通知
适用范围。通知用于发布、 传达要求下级机关执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、 转发公文。 主要特点。一是适用范围广。 二是使用频率高。三是专项性强。
18
通报
适用范围。通报用于表彰 先进、批评错误、传达重要 精神和告知重要情况。 主要特点。一是目的性。 二是时效性。
19
报告
程序性。
23
纪要
适用范围。纪要用于记 载会议主要情况和议定事项。 主要特点。一是纪实性 (客观性)。二是概括性(提要 性)。三是内部性。
24
函
适用范围。函适用于不相 隶属机关之间商洽工作、询问 和答复问题、请求批准和答复 审批事项。 主要特点。一是广泛性。 二是灵活性。三是单一性。
25
近似文种异同辨析
14
公告
适用范围。公告用于向国内外宣布重要
事项或者法定事项。其中“重要事项”是
指有关国家政治、经济、文化、军事、科
技、人事、外交等方面的大事；“法定事
项”是指由国家权力机关、行政机关等依
据法律法规和法定程序公开的事项。
主要特点。一是发文机关的特定性。二
是内容的庄重性。三是告知范围的广泛性。
四是传播的公开性。
21
批复
适用范围。批复用于答复 下级机关请示事项。 主要特点。一是针对性。 二是权威性。三是简明性。
公文处理工作是指公文 拟制、办理、管理等一 系列相互关联、衔接有 序的工作。
7
公文处理要遵循的基本原则
➢实事求是原则 ➢准确规范原则 ➢精简高效原则 ➢安全保密原则
8
公文一般由份号、密级和保密期
限、紧急程度、发文机关标志、
发文字号、签发人、标题、主送
机关、正文、附件说明、发文机
关署名、成文日期、印章、附注、
17
通知
适用范围。通知用于发布、 传达要求下级机关执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、 转发公文。 主要特点。一是适用范围广。 二是使用频率高。三是专项性强。
18
通报
适用范围。通报用于表彰 先进、批评错误、传达重要 精神和告知重要情况。 主要特点。一是目的性。 二是时效性。
19
报告
程序性。
23
纪要
适用范围。纪要用于记 载会议主要情况和议定事项。 主要特点。一是纪实性 (客观性)。二是概括性(提要 性)。三是内部性。
24
函
适用范围。函适用于不相 隶属机关之间商洽工作、询问 和答复问题、请求批准和答复 审批事项。 主要特点。一是广泛性。 二是灵活性。三是单一性。
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近似文种异同辨析
14
公告
适用范围。公告用于向国内外宣布重要
事项或者法定事项。其中“重要事项”是
指有关国家政治、经济、文化、军事、科
技、人事、外交等方面的大事；“法定事
项”是指由国家权力机关、行政机关等依
据法律法规和法定程序公开的事项。
主要特点。一是发文机关的特定性。二
是内容的庄重性。三是告知范围的广泛性。
四是传播的公开性。
21
批复
适用范围。批复用于答复 下级机关请示事项。 主要特点。一是针对性。 二是权威性。三是简明性。
公文处理规范PPT课件
文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收
页数 单位
日期
收文第二步：登记
➢在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
➢如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
➢目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编日 号期
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第三步：签发
➢涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 ➢涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 ➢在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
➢审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 ➢文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。
收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
发文第一步：拟稿
公文处理培训(课件一)
公文处理流程错误：未按照规定流程处理公文，导致公文处理延误或错误
汇报人：PPT
标题：应简洁明了，突出主题
段落：应段落分明，段落之间应有适当的间距
字号：应使用统一的字号，如12号、14号等
页眉页脚：应使用统一的页眉页脚，如公司名称、日期等
附件：如有附件，应在正文后注明，并注明附件名称和页码
公文格式检查工具：可以使用公文格式检查工具进行自查，如PPT公文助手等
印章格式错误：应使用规范的印章格式，如印章位置、印章大小等
明确主题：明确公文的主题，确保内容与主题相符
语言规范：使用规范的语言，避免使用口语和网络用语
格式正确：按照规定的格式进行写作，确保公文的规范性
简洁明了：避免使用复杂的句子和词汇，使读者容易理解
逻辑清晰：确保句子之间的逻辑关系清晰，使读者容易理解文章的结构
规范严谨：使用规范的语言和格式，符合公文写作的要求
准确无误：确保用词准确，避免产生歧义或误解
解决方案：严格按照公文格式要求进行写作，包括标题、正文、落款等
问题：公文格式不规范 解决方案：严格按照公文格式要求进行写作，包括标题、正文、落款等
解决方案：确保公文内容具有针对性和实用性，避免空话、套话
解决方案：注意公文语言的规范性和准确性，避免出现错别字、病句等
PPT,A CLICK TO UNLIMITED POSSIBILITES
汇报人：PPT
ห้องสมุดไป่ตู้
目录
CONTENTS
公文处理：指对公文进行接收、登记、分发、传递、保管、销毁等操作
概念：公文处理是政府机关、企事业单位等组织内部管理的重要环节
重要性：公文处理是保证组织内部信息畅通、提高工作效率的重要手段
公文处理公文格式精品PPT课件
公文处理实务操作
综合办 范帆
培训内容
一、公文和公文处理工作的相关定义 二、科创区的发文流程 三、公文的各项格式要素 四、收文办理及具体流程
公文的定义
公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单 位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定 格式的应用文。
根据《党政机关公文处理工作条例》第一章第 三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行 职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文 书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和 规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置， 在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后一个 签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份 应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序 号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）， 自每年第一件起按发出顺序编排，在阿拉伯数字 后加“号”字。
即文件标题）、附件、发送单位 、报、抄送”等5栏内容、本 人姓名和拟稿时间。
步骤3： 若部门有指定的核稿人员，核
稿人员在进行文字校对后应在“ 核稿”一栏签署自己的姓名和核 稿日期。若无核稿步骤，该栏可 不填写。
（一）部门拟稿，部门自行发文
单一签发人的 签发格式
多个签发人共 同签发的签发 格式
公文的各项格式要素
三、公文标题 一般由发文机关全称或规范化简称、事由和 文种组成，用2号小标宋体字，编排于红色分隔 线下空两行的位置，分一行或多行居中排布。 回行时，要做到词意完整，排列对称，长短 适宜，标题排列使用梯形或者菱形。
该标题为梯形排列 该标题为菱形排列
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
综合办 范帆
培训内容
一、公文和公文处理工作的相关定义 二、科创区的发文流程 三、公文的各项格式要素 四、收文办理及具体流程
公文的定义
公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单 位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定 格式的应用文。
根据《党政机关公文处理工作条例》第一章第 三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行 职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文 书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和 规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置， 在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后一个 签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份 应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序 号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）， 自每年第一件起按发出顺序编排，在阿拉伯数字 后加“号”字。
即文件标题）、附件、发送单位 、报、抄送”等5栏内容、本 人姓名和拟稿时间。
步骤3： 若部门有指定的核稿人员，核
稿人员在进行文字校对后应在“ 核稿”一栏签署自己的姓名和核 稿日期。若无核稿步骤，该栏可 不填写。
（一）部门拟稿，部门自行发文
单一签发人的 签发格式
多个签发人共 同签发的签发 格式
公文的各项格式要素
三、公文标题 一般由发文机关全称或规范化简称、事由和 文种组成，用2号小标宋体字，编排于红色分隔 线下空两行的位置，分一行或多行居中排布。 回行时，要做到词意完整，排列对称，长短 适宜，标题排列使用梯形或者菱形。
该标题为梯形排列 该标题为菱形排列
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
党政机关公文处理工作条例解读PPT(共 81张)
询问答复函
请示批准函与请示区别 ：一是类型不同 ；二是 主送机关不同 ；三是内容范围不同 ；四是受文机 关复文方式不同
按文面规格分：公函和便函 按行文方向分：去函（又称来函）、复函 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议 定事项。 办公会议纪要、其他会议纪要 纪要与决议区别： 一是适用范围不同 二是涉及内容重要程度不同 三是形成程序不同 四是涉及内容范围不同 五是作用不同 六是发布方式不同
第三章 公文格式 一、用纸格式
（二）文面格式和排版
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、 附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 等组成。
版头、主体、版记
版头由公文份数序号、秘级和保密期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分 隔线等组成。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、 发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关 的发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置，居中 排布。也就是说发文机关标志下边沿距版头中 的分隔线约30 mm，年份、发文顺序号用阿拉 伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编 虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的 发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人 姓名处在同一行。
文书 ：公务文书 ；私人文书 公文有狭义和广义之分 （二）什么是党政机关公文
二、公文的特点 （一）作者的法定性 （二）特殊的工具性 （三）法定的权威性 （四）体式的特定性 （五）严格的程序性
三、公文的作用 （一）规制令使作用 （二）明事通情作用 （三）参谋决策作用 （四）宣传舆论作用 （五）商洽联络作用 （六）存储凭证作用
请示批准函与请示区别 ：一是类型不同 ；二是 主送机关不同 ；三是内容范围不同 ；四是受文机 关复文方式不同
按文面规格分：公函和便函 按行文方向分：去函（又称来函）、复函 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议 定事项。 办公会议纪要、其他会议纪要 纪要与决议区别： 一是适用范围不同 二是涉及内容重要程度不同 三是形成程序不同 四是涉及内容范围不同 五是作用不同 六是发布方式不同
第三章 公文格式 一、用纸格式
（二）文面格式和排版
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、 附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 等组成。
版头、主体、版记
版头由公文份数序号、秘级和保密期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分 隔线等组成。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、 发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关 的发文字号。
编排在发文机关标志下空二行位置，居中 排布。也就是说发文机关标志下边沿距版头中 的分隔线约30 mm，年份、发文顺序号用阿拉 伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编 虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的 发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人 姓名处在同一行。
文书 ：公务文书 ；私人文书 公文有狭义和广义之分 （二）什么是党政机关公文
二、公文的特点 （一）作者的法定性 （二）特殊的工具性 （三）法定的权威性 （四）体式的特定性 （五）严格的程序性
三、公文的作用 （一）规制令使作用 （二）明事通情作用 （三）参谋决策作用 （四）宣传舆论作用 （五）商洽联络作用 （六）存储凭证作用
公文写作规范大全ppt课件
此处的发 文机关可 以写，也 可省略。
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
机密★×年
特
急
关于××××××工作的通知
×××××（主送机关名称）： （ 正 文 ） ××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××× ×××× ×××××××× ×××× 。
附件：1．××××× 2．×××××
××××（发文机关名称） 二×××年×年×日（印章） （附注：×××××） 主题词：×× ×× 通知
抄送：×××××，×××××。
×××××（印发单位） 2×××年×年×日印发
2. 主 送 机 关 ， 即公文的主 要行文对象。 除直接面向 社会发布的 普发性公文 外，一般都 有主送机关
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
机密★×年
特
急
关于××××××工作的通知
×××××（主送机关名称）： （ 正 文 ） ××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××× ×××× ×××××××× ×××× 。
附件：1．××××× 2．×××××
××××（发文机关名称） 二×××年×年×日（印章） （附注：×××××） 主题词：×× ×× 请示
抄送：×××××，×××××。
×××××（印发单位） 2×××年×年×日印发
6. 上 报 的 公文需标 识签发人 姓名 。此 时发文字 号居左侧。
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
四、公务文书的格式
000001
公文处理的基本规范PPT课件
《国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定》 （国发〔2004〕16号）
2019/9/22
2．指挥性决定。安排重要工作，要求下级 机关贯彻执行。如：
《国务院关于加强节能工作的决定》 （国发〔2006〕28号）
2019/9/22
3．奖惩性决定。对有关单位或工作人员进行 奖励或处分。如： 《交通部关于表彰全国交通职业教育工作先进集体 和先进个人的决定》（交科教发〔2004〕484号）。
2019/9/22
三、公 告
公告适用于向国内外宣布重要事项或者 法定事项。其特点是知照范围广泛，一般不 写主送单位，而且行文机关多为国家高级领 导机关，基层机关和企事业单位不能使用这 一文种。
公告一般通过各种媒体发布。
2019/9/22
四、通 告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
2019/9/22
•命令、决定和通报用于奖励时如何区分:
命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各 级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖 励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况， 选择使用相应的文种。 命令一般单位不能使用: 决定偏重于表彰、授予称号：通报则更偏重于宣 传先进事迹。
2019/9/22
2019/9/22
2．情况通报：如 《国务院办公厅关于1999年各部门报送公文简报情
况的通报》国办函〔2000〕26号 此类通报一般由详细情况、基本分析和提出要
求等部分组成，
2019/9/22
•通报与通知的主要区别:
1.内容范围不同。知照性通知和通报都有告知的作用，但通知告知的主 要是一般事项，以及需要遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型， 或有关重要的精神或情况。 2.目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容 具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，不能怎样办理，要 求遵照执行，有严格的约束力；通报的目的主要是交流、了解情况，通 过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。 3.表现方法不同。通知的表现方法主要是陈述，告知人们做什么，怎样 做，叙述具体，语言平实；通报的表现方法则常用叙述、说明、分析和 议论，有较强的感情色彩。
2019/9/22
2．指挥性决定。安排重要工作，要求下级 机关贯彻执行。如：
《国务院关于加强节能工作的决定》 （国发〔2006〕28号）
2019/9/22
3．奖惩性决定。对有关单位或工作人员进行 奖励或处分。如： 《交通部关于表彰全国交通职业教育工作先进集体 和先进个人的决定》（交科教发〔2004〕484号）。
2019/9/22
三、公 告
公告适用于向国内外宣布重要事项或者 法定事项。其特点是知照范围广泛，一般不 写主送单位，而且行文机关多为国家高级领 导机关，基层机关和企事业单位不能使用这 一文种。
公告一般通过各种媒体发布。
2019/9/22
四、通 告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
2019/9/22
•命令、决定和通报用于奖励时如何区分:
命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各 级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖 励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况， 选择使用相应的文种。 命令一般单位不能使用: 决定偏重于表彰、授予称号：通报则更偏重于宣 传先进事迹。
2019/9/22
2019/9/22
2．情况通报：如 《国务院办公厅关于1999年各部门报送公文简报情
况的通报》国办函〔2000〕26号 此类通报一般由详细情况、基本分析和提出要
求等部分组成，
2019/9/22
•通报与通知的主要区别:
1.内容范围不同。知照性通知和通报都有告知的作用，但通知告知的主 要是一般事项，以及需要遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型， 或有关重要的精神或情况。 2.目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容 具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，不能怎样办理，要 求遵照执行，有严格的约束力；通报的目的主要是交流、了解情况，通 过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。 3.表现方法不同。通知的表现方法主要是陈述，告知人们做什么，怎样 做，叙述具体，语言平实；通报的表现方法则常用叙述、说明、分析和 议论，有较强的感情色彩。
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公文处理规范
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。
• 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
一、收文处理
• 区中心的指令性和指导性公文 • 下级请求性和询问性公文 • 上级机关的批复性和答复性公文 • 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 • 内部刊物和“简报” • 其他文书材料
发文第一步：拟稿
符合法律法规、区中心的政策制度 规范 做到主题明确、观点鲜明、情况属 实、条例清楚、标点准确，篇幅力 求简短 公文应当一事一文，请求性公文更 应如此。
发文第二步：审核
①审核重点：是否符合程序、应不应 该发、内容是否符合政策、要求能否 实现、文字表达是否准确、行文关系 是否正确、公文格式是否妥当。 ②审核负责人：一般由部门或分中心 负责人负责审核。
②作用：备忘待查，为日后了解某一公文 的承办过程、方式、结果提供依据。
收文第九步：立卷归档或销毁
文件经承办后，收文办理程序即 告结束，文件即由文件管理员或综 合部保管，到一定时期就进入归档 或销毁的终结处理程序。
对有价值的文件进行归档，对无 价值的文件进行销毁。
发文流程
拟稿 审核 会签或签发 编号 复核 缮印 校对 用印 分发
文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收来自页数 单位日期
收文第二步：登记
在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编日 号期
收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
承办
凡批办意见中要求由某部门或分中心 牵头处理的，该部门或分中心应当准 备好有关文件和处理意见，邀请有关 单位一起会商，并负责归纳整理意见 ，将定稿送有关部门会签后再报领导 审定。参加其他部门主持的会商或会 签工作时，也应当积极负责，共同做 好工作。
承办
如果某份专业性文件在承办的同时还需 要发文，那么业务人员不但要承办这份 文件，还要参与发文办理时的“草拟” 工作，以保证文件内容的专业性。
• 对于有指定对象的文件，应严格传阅。
• 文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员 保管，不得随意存放在个人手中。
文件传阅单
来文标题
字号：
编号：
单位：
时间：
传阅范围
阅件人签名 阅件时间 阅件人签名 阅件时间
收文第七步：承办
负责承办的部门或员工收到领导批 办的文件后，要见文即办，不得积 压和拖延，凡是可以通过口头、电 话、派人联系等方式解决的问题， 都必须复文，力求精简公文数量， 但必须做好回复记录。
文件处理笺
收文第四步：拟办
在区中心一般是由业务部门部长，分中心 一般由业务员或者内勤提出。
对文件的办理提出初步的处理意见。 意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时 限。
收文第五步：批办
• 是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和 要求。
• 我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负 责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办 意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的 公文必须由正职领导批办。
文件名
文件 来文 处理 字号 单位 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发分中心等
收文第三步：分送
也称分办或者分发。是指在收到文件进 行登记后，按照文件的内容、性质和办理 要求，及时准确地将收文分送给有关领导 、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批 的文件，要先填写《文件处理笺》，并列 于文件前随文运转。
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
谢 谢！
发文第六步：缮印
发文第七步：校对
校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或 需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为 问题向有关人员提出，由签发人员更正； 依据定稿，检查板式、标题是否端正，页 码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面 是否美观。
发文第八步：用印（略）
发文第九步：分发（检查是否缺页、 倒页、错页。保密要求。）
收文流程
公文签收 登记 分送 拟办 批办 传阅 承办 注办
立卷归档或销毁
收文第一步：签收
收到材料后，在对方的《公文投递单 》或者《送文登记薄》上签字，以明 确交接双方的责任。
签收文件要做好清点（核对文件名、 份数，如有不符，可以拒签或在签收 单上注明）、检查（是否缺页、破损 ）、签字（检查无误后签字确认）。
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第三步：签发
涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。
• 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
一、收文处理
• 区中心的指令性和指导性公文 • 下级请求性和询问性公文 • 上级机关的批复性和答复性公文 • 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 • 内部刊物和“简报” • 其他文书材料
发文第一步：拟稿
符合法律法规、区中心的政策制度 规范 做到主题明确、观点鲜明、情况属 实、条例清楚、标点准确，篇幅力 求简短 公文应当一事一文，请求性公文更 应如此。
发文第二步：审核
①审核重点：是否符合程序、应不应 该发、内容是否符合政策、要求能否 实现、文字表达是否准确、行文关系 是否正确、公文格式是否妥当。 ②审核负责人：一般由部门或分中心 负责人负责审核。
②作用：备忘待查，为日后了解某一公文 的承办过程、方式、结果提供依据。
收文第九步：立卷归档或销毁
文件经承办后，收文办理程序即 告结束，文件即由文件管理员或综 合部保管，到一定时期就进入归档 或销毁的终结处理程序。
对有价值的文件进行归档，对无 价值的文件进行销毁。
发文流程
拟稿 审核 会签或签发 编号 复核 缮印 校对 用印 分发
文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收来自页数 单位日期
收文第二步：登记
在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编日 号期
收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
承办
凡批办意见中要求由某部门或分中心 牵头处理的，该部门或分中心应当准 备好有关文件和处理意见，邀请有关 单位一起会商，并负责归纳整理意见 ，将定稿送有关部门会签后再报领导 审定。参加其他部门主持的会商或会 签工作时，也应当积极负责，共同做 好工作。
承办
如果某份专业性文件在承办的同时还需 要发文，那么业务人员不但要承办这份 文件，还要参与发文办理时的“草拟” 工作，以保证文件内容的专业性。
• 对于有指定对象的文件，应严格传阅。
• 文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员 保管，不得随意存放在个人手中。
文件传阅单
来文标题
字号：
编号：
单位：
时间：
传阅范围
阅件人签名 阅件时间 阅件人签名 阅件时间
收文第七步：承办
负责承办的部门或员工收到领导批 办的文件后，要见文即办，不得积 压和拖延，凡是可以通过口头、电 话、派人联系等方式解决的问题， 都必须复文，力求精简公文数量， 但必须做好回复记录。
文件处理笺
收文第四步：拟办
在区中心一般是由业务部门部长，分中心 一般由业务员或者内勤提出。
对文件的办理提出初步的处理意见。 意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时 限。
收文第五步：批办
• 是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和 要求。
• 我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负 责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办 意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的 公文必须由正职领导批办。
文件名
文件 来文 处理 字号 单位 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发分中心等
收文第三步：分送
也称分办或者分发。是指在收到文件进 行登记后，按照文件的内容、性质和办理 要求，及时准确地将收文分送给有关领导 、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批 的文件，要先填写《文件处理笺》，并列 于文件前随文运转。
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
谢 谢！
发文第六步：缮印
发文第七步：校对
校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或 需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为 问题向有关人员提出，由签发人员更正； 依据定稿，检查板式、标题是否端正，页 码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面 是否美观。
发文第八步：用印（略）
发文第九步：分发（检查是否缺页、 倒页、错页。保密要求。）
收文流程
公文签收 登记 分送 拟办 批办 传阅 承办 注办
立卷归档或销毁
收文第一步：签收
收到材料后，在对方的《公文投递单 》或者《送文登记薄》上签字，以明 确交接双方的责任。
签收文件要做好清点（核对文件名、 份数，如有不符，可以拒签或在签收 单上注明）、检查（是否缺页、破损 ）、签字（检查无误后签字确认）。
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第三步：签发
涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。