销售发货业务流程

销售发货业务流程

一.目的

为了更好地促进订单执行工作，进一步提高发货效率，特此制定本流程。

二.适用范围

适用于公司对外的销售业务，从敲定销售订单到客户收到货物后的整个过程管理。

三.部门职能

营销中心：负责订单处理和内外协调的业务部门，包括市场部、内贸部、外贸部、采购部，由营销总监统一管理运作。

计财中心：负责销售过程中的货款查验、发票、帐务处理，由财务总监和各驻厂财务会计组成。

生产中心：负责产品的生产、包装、储存、质量、以及安全装车。

物流中心：负责货物的安全运输、调配、货物单据以及XX库管理。

四.步骤

I.合同

△业务谈判：业务员收到客户询盘后，参照公司基价，结合公司相关规定给客户报价，确定合同具体事项，直至确定合同各项条款。

△合同审批，业务员将商定的合同各项条款报领导审批，按照基价要求，逐级审批，通过后提交销售产品订单。

△合同制作与确认：

内贸业务：业务员向市场部合同专员提交销售产品订单，由其制作、传真，保存合同，合同确认后通知业务员制作内部订单；

外贸业务：业务员在订单获得批准后，制作、传真合同，由单证部审核后监督执行并保存合同，合同确认后业务员制作内部订单。

△合同执行：执行合同过程中，所有经手人员不得直接更改已经生效的合同。

II.内部订单受理

a)内部订单分发步骤，业务员根据合同各项条款填写《内部订单》，市

场部合同专员/外贸部内勤据知权范围，将《内部订单》分为四式八联，发给送各部门相关负责人，步骤入下：

●物流中心——物流经理和物流内勤

物流内勤根据《内部订单》制作《发货明细》给驻厂物流调度。若是涉及到

XX仓库发货，物流经理要和营销总监助理沟通发货事宜，开具《内部货物调配单》给工厂及时备货。

●生产中心——工厂客服、生产调度和厂长，质量部，

工厂客服根据《内部订单》的要求和先后顺序排定货物发货顺序并查款制作《发货通知单》；

生产调度和厂长按照《内部订单》要求安排生产。

质量部在产品入库和发货装车前按照《内部订单》查验货物是否符合客户要求。

●计财中心——驻厂会计

按照《内部订单》查款，开具《发票》、《出库单》。

●营销中心——营销总监和总监助理。

如果有贸易产品采购由营销中心采购部和外贸部采购组统一配合执行。

在准备发货期间，若遇到客户临时取消合同，业务员在经过部门经理同意后，第一时间通知工厂客服取消订单，并以红色订单冲销原订单，该订单号不得取消。

b)货款及交易风险管控

第一、内贸预付款合同，由财务内勤通知工厂客服到帐情况，内贸货到付款合同，财务内勤要核对该客户以往是否欠款，欠款有无恶意拖延现象，提交《账龄分析》报表，给营销中心判断，由部门经理及营销总监审批是否同意发货。

第二、外贸预付款合同，由单证查款到帐情况，并通知财务和业务员，非预付款合同，由单证提交应收账款情况，通知业务员催款，有付款风险的客户，必须经过营销总监同意方可发货。

III.发货作业

1生产备货：在生产中心收到《内部订单》之后，生产调度按照订单要求统筹安排生产，货物生产包装入库之后，仓库库管要及时通知工厂客服，在遇到供货紧张时要和营销中心总监沟通，排定货物生产备货的先后顺序，如果计划停产或者突发停产要及时通知营销中心各部门知晓；

XX仓库备货：由物流经理和营销总监助理合议，确定XX仓库备货明细，由单证部副经理开具《XX库货物调拨通知单》给工厂仓储客服，客服开具《XX库备货通知单》，一式四联分别为存根、物流、仓库、生产，交相关部门，依据本《发货流程》发货到XX库。货到XX库之后，由XX库负责保管出库。XX库出库：根据物流经理及营销助理决定，由XX库发货给客户时，由工厂客服开具《发

货通知单》注明XX库发货，一式三联，分别为存根、财务、物流（XX库），将物流联通过传真、或邮件、或扫描形式通知XX库出货，财务开具《出库单》交仓库登记台帐。涉及到液体产品糠醇糠醛亏库的问题，参照公司的亏涨称处理规定处理。

2XX库作为公司二级库，既XX仓库等同于工厂仓库，具体发货流程按本发货流程规定操作。

3工厂发货：

◆确认发货

内贸货物

内贸款到发货客户，工厂客服根据驻厂财务的《到款通知》，结合《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，若具备发货条件则确认发货；若是内贸货到付款客户，则工厂客服只需按照《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，确认发货。

外贸货物

工厂客服根据单证部的《入货通知/订舱确认单》，结合《内部订单》之要求，事前确认仓库存货情况，并且和业务员联系，若具备发货条件则确认发货；

◆通知发货

工厂客服开具《发货通知单》给工厂物流调度员找车，同时将《发货通知单》给财务和仓库各一份，财务作为开具《出库单》的依据，仓库作为备货的依据。车到厂后，再开具《发货程序》和《收货确认单》给物流调度，并通知业务员发货和预计到货时间。同时，客服在装车前通知财务开具《出库单》交仓库。

◆物流执行

物流调度在收到《发货通知后》找车，确定运输车辆后结合物流内勤给的《发货明细》和司机签订《运输协议》，同时开具《装车单》、《运费结算凭证》，合并将《收货确认单》、其他票据或者物件一起交给司机，要求司机按《内部订单》要求送货，并监督车辆送货货途中的交货情况。

◆货物装车

仓储部经过核对《出库单》与《装车单》无误后，按《装车单》要求装车；货物监装过程由质量部、物流调度及司机一起执行。质量部按照《内部

订单》之要求查验质量是否符合，不符合则必须征求业务员意见再做不合格处理。物流调度和司机必须指导装卸工装车，同时负责核对产品包装和数量，出厂数量不对，工厂概不负责。

◆货物出库、出厂及送达

物流调度带领司机一起到仓库，凭《装车单》和《发货程序》到仓库装车；仓库库管查验单据后装车，装车完毕，仓库库管在《装车单》上签章，其中一联作为《出门证》给司机出厂，每天早晨9点前财务收回出门证并核对，发现错误及时处理；货物按规定送抵客户后，司机要返回《收货确认单》给工厂客服留存，《运费结算凭证》则由客服签章后交给物流结算运费。

4外贸贸易产品发货，合同签订后，贸易产品采购组按照合同要求进行采购，若是我司原材料则按照发货流程执行。纯贸易产品，如果需要我司自行倒包和贴唛头，则按照发货流程，将货物拉至我司仓库（XX仓库）按合同要求处理。贸易产品可以直接发港口的合同，由外贸业务员和单证操作进行操作，具体流程参照《单证业务流程》

5外贸发货详细流程补充

5.1）外贸部单证订舱、准备单据

5.1.1）据付款方式不同，如L/C付款，需要催证、审证、改证。

5.1.2 ）订舱

订好船后，传《订舱委托书》给货代。

5.1.3 ）准备单据

去外管局申领《核销单》，海关购买《报关委托书》《出口报关单》，如是危险品去商检局办理《危包证》，如是法捡产品还要领取《换证凭条》，据客户要求在商检局办理《重量证》《品质证》《产地证》，或者贸促会办理《一般产地证》。自己制作《发票》、《装箱单》。

5.1.4）危险品申报、报关

将《核销单》、《报关委托书》、《出口报关单》、《发票》、《装箱单》、《合同》、《危包证》、《换证凭条》寄与货代进行危险品申报、报关。

5.1.5 ）原材料采购

采购部据订单及生产计划采购原材料。