费用报销流程及管理制度(版)培训资料

费用报销流程及管理制度(2011版)

费用报销流程及管理制度

为严格控制费用支出，加强费用管理，为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

一、借款管理制度

1、借款审批流程

根据工作需要，公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款（现金或支票），借支人应填写《借款单》，借支额度根据实际情况确定，并注明借款事由及行程，由部门经理审签后，并送副总经理、财务总监及总经理签批。

2、借款申请要求

（1）现金借款：员工因公参加会议、学习、办理业务需要借现金的，应填写《借款单》，详细注明借款的内容、金额；并依照审批流程签批后，方可交财务部记账存档。员工每次借款原则上不得超过人民币5000元，员工须在工作完毕后的当月将合法的报销单据整齐粘贴后，填写报销单，依照审批流程签批后再交财务部办理报销，结清借款。对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。

（2）其他预付款项：如购买办公用品、维修费、加油费等，通过填写《领用支票审批单》，写明用途、金额，办理审批手续后，财务予以支付。实行定额备用金的借支人须每年结清一次。

注：实行定额备用金制度的人员须经财务总监和总经理签批认可。

3、借款流程：经办人预借现金时，填制借款单，按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证，由财务负责人复核、签章，出纳根据复核后的记账凭证，向经办人支付现金，同时经办人须在记账凭证上签字。如需领用支票，经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。

现金借款流程：经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳；

支票、电汇申请流程：经办人→部门经理→财务经理→总经理→出纳→费用核算员。

二、差旅费报销管理制度

1、因公出差审批权限

员工因公出差（包括参加工作会议、学习、培训等），应事先填写“出差审批单”。凭审批后的“出差审批单”到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。

（1）部门经理出差必须经主管副总经理或总经理批准；

（2）部门副职及普通员工出差必须经部门经理同意后，呈总经理批准；

（3）总经理外出时，员工出差由副总经理批准。

2、出差人员的交通费标准

（1）公司班子成员公出可乘火车软席、轮船二等舱位、飞机普

通舱位、乘坐其他交通工具按实报销；

（2）部门经理及员工出差使用交通工具为长途汽车、火车硬席、二等座、轮船等普及工具按实报销，乘坐交通工具8小时以上可乘坐火车硬卧，超标准的费用自行承担；

（3）出差人员乘坐飞机要严格控制，因工作需要或遇出差任务较急的，经批准后可以乘坐飞机的普通舱位，，由办公室相关负责人统一询价后订票。

3、出差人员的住宿费标准

（1）出差人员的住宿费用在规定的限额标准内凭据报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分需经财务总监审批，并将酒店的结算清单附在住宿费发票后面，否则不予报销；

（2）住宿费的限额等级标准：

（3）出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费发票的，一律不予报销住宿费；

4、出差补贴标准

（1）公司员工到外地执行公务按自然天数可享受差旅费补贴，每天30元；

（2）经批准参加各种会议的人员，可凭据报销会务费、宿费、交通费，但其他杂费及补助不予报销；

（3）如出差人员由接待单位免费招待，一律不予发放差旅费补贴；

（4）如出差人员发生招待费，招待期间不发放相应差旅费补贴；

（5）出差期间餐费及交通费补贴规定如下：

a、交通费补贴：

①工作人员出差期间，不分职务高低，一律按自然天数，每人每天发给市内交通费10元，包干使用，不再凭票据报销交通费；

②经批准乘坐飞机的，其乘坐往返机场的专线客车及民航客车的费用，可凭票据报销，不再发给交通费补助；

③公出期间不得乘坐出租汽车，如情况特殊，需乘坐出租汽车的，必须经总经理批准，可据实报销，但不再发给交通费补助；

④下列人员不实行交通费包干办法：

★参加各种培训班、学习班的人员；

★自带交通工具或接待单位提供交通工具的人员。

b、餐费补贴：

①工作人员出差的餐费补助，不分途中和住勤，每人每天补助标准为20元；

②工作人员经批准外出参加各种会议，会议期间不再报销餐费补助。

5、差旅费包干的开支标准

（1）包干开支标准

凡符合上述条件的业务员经批准公出的，可按下列标准报销差旅费:

①到省内的抚顺、鞍山、辽阳、铁岭、本溪五市及沈阳市所辖的辽中、新民、康平、法库四县，当天往返无住宿的，每人每天包干补助30元；

②到省内地区有住宿的，市级每人每天包干补助120元；县级以下100元；

★上述包干补助费包括宿费、伙食费、市内交通费、夜餐费及其他附加费，不再另行报销住宿费，但必须附住宿费发票；

（2）差旅费包干的报销办法

①享受差旅费包干的人员，不分途中和住勤，一律按出差的日历天数，以到达地的标准为准，报销差旅费；

②报销差旅费时，必须将公出期间实支的住宿发票贴在报销单上，作为原始单据保存；同时，在报销火车票时，必须将标明乘车

日期、车次及时间的原车票一同贴在原始单据上，作为公出起止日期的证明。上述2种原始单据不齐全的，不予报销差旅费；

6、补助天数：计算补助的天数按出差期间的工作日计算。出差期间天数，以乘交通工具所取得的有关凭据上注明的离开区域所在地、抵达区域所在地的时间为准。对首日和尾日以中午12：00为界线进行折算，中午12：00前出发的按一天计算，12：00以后出发的按半天计算；回程时计算方法一样，中午12：00前抵达的按半天计算，12：00以后抵达的按一天计算。计算出出差期间的天数后减去其中的休息日即为应付出差补助的天数。出差时间最短不得少于6个小时。

三、日常费用报销管理制度

公司各部门的各项费用报销应严格按照年度费用预算指标执行，由财务部定期审核。

（一）通讯费

通讯费报销标准（移动电话、住宅电话）

总经理元/月

副总经理、助理总经理元/月

部门经理元/月

部门副经理元/月

业务经理元/月

普通员工元/月